Загальна характеристика документів. Службові записки

Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага.

Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

• докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;
• протокольні документи, стенограми, звіти;
• службові листи, телеграми, телефонограми.

Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.

Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Реквізити доповідної записки:

• 1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.
• 2. Найменування структурного підрозділу.
• 3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.
• 4. Найменування документа.
• 5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).
• 6. Текст.
• 7. Перелік додатків,
• 8. Дата та місце укладання доповідної записки.
• 9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.
• 10. Вихідний номер.

Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.

Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

• документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);
• з приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах бумаги, підписує виконувач).