Рекомендации. С точки зрения приобретения свободного ПО как компонента ИТ-инфраструктуры можно рекомендовать следующее документальное оформление этого акта

С точки зрения приобретения свободного ПО как компонента ИТ-инфраструктуры можно рекомендовать следующее документальное оформление этого акта, которое позволяет снизить вероятность проблем с контролирующими органами.

Если свободное ПО было предоставлено организации Компанией-поставщиком в рамках заключения договора гражданско-правового характера (договор поставки, подряда и т. п.) в письменной форме согласно действующему российскому законодательству, рекомендуется предоставить правоохранительным органам:

- Декларацию соблюдения прав авторов и разрешенных способов использования программных продуктов, подписанную и заверенную печатью организации-поставщика.

- Оригинал договора, подписанный сторонами и заверенный печатями организации, либо его нотариально заверенную копию.

- Оригиналы документов, подтверждающих передачу программного продукта (накладная, акт приема-передачи экземпляров программного продукта, подписанный сторонами, либо его нотариально заверенную копию).

- В случае, если условия передачи авторских прав на программный продукт сформулированы в тексте самого договора и/или акта, необходимо обратить внимание представителей правоохранительных органов на соответствующие статьи договора и/или акта.

- Документы, подтверждающие факт оплаты договора.

- Оригинал лицензионного договора на программный продукт, в случае, если такой договор подписывался сторонами отдельно.

- Распечатки оригиналов лицензионных договоров, на условиях которых распространяются свободные программные программы, на английском языке и их перевод на русский язык (желательно — нотариально заверенный).

- Упаковку от программного продукта, если данный продукт был предоставлен компанией-поставщиком в «коробочной» версии.

- Также целесообразно продемонстрировать представителям правоохранительных органов интерфейсы (экраны) компьютерных программ, входящих в Сборник, содержащие тексты лицензионных договоров.

Если экземпляры свободного ПО были получены организацией путем безвозмездного скачивания их с сайта Компании-поставщика на условиях, определенных Компанией-поставщиком (путем акцепта публичной оферты Компании-поставщика и т.д.), рекомендуется предоставить правоохранительным органам:

- Ссылку на Интернет-сайт Компании-поставщика, где размещена информация об условиях предоставления экземпляров и прав на свободное ПО, а также информация о возможности бесплатной загрузки экземпляров программного продукта с сайта производителя; либо распечатки с сайта, переведенные на русский язык. Возможно также открыть и продемонстрировать соответствующую страницу Интернет-сайта в режиме он-лайн.

- Распечатки оригиналов лицензионных договоров, на условиях которых распространяются свободные программные продукты, на английском языке и их перевод на русский язык (желательно — нотариально заверенный).

- Декларацию соблюдения прав авторов и разрешенных способов использования произведений (при наличии).

- Также целесообразно продемонстрировать представителям правоохранительных органов интерфейсы (экраны) компьютерных программ, входящих в Сборник, содержащие тексты лицензионных договоров.

Если экземпляр был приобретен, например, через Интернет-магазин, документами, подтверждающими правомочность владения в случае возмездного приобретения, могут быть:

- документы, подтверждающие передачу экземпляра пользователю – накладная, акт приема-передачи;

- документы, подтверждающие оплату, в качестве которых могут выступать: кассовый чек; платежное поручение в банк или его копия об оплате экземпляра по безналичному расчету; банковская выписка по счету; документы, подтверждающие осуществление денежного почтового перевода; документы (распечатанные или в электронном виде) из систем электронного документооборота в случаях, когда платеж осуществлялся через электронные платежные системы (например, данные «Интернет-кошелька» или его аналога); выписки от соответствующих юридических лиц – операторов электронных платежных систем.

- при получении экземпляра средствами почтовой связи – извещения о регистрируемых почтовых отправлениях, простые уведомления о вручении почтовых отправлений. Пользователь может также в устной или письменной форме предоставить правоохранительным органам данные почтового отправления (дата, номер и т. д.) и предложить представителям указанных органов запросить данные, подтверждающие рассылку, в соответствующем почтовом отделении.

Во всех случаях рекомендуется иметь полный пакет оригиналов или нотариально заверенных копий документов не только в головном офисе организации, но и во всех филиалах и отделениях организации, где используется указанное программное обеспечение.

Рекомендуется отражать все операции по приобретению программного обеспечения на балансе предприятия.