Зачем нужна система автоматизации административных процессов и в чем ее специфика

В настоящее время на рынке информационных систем наблюдается потребность в решении проблемы автоматизации бизнес-процессов обработки документов. Прежде всего, это связано с изменением стиля управления в новых условиях для отечественного бизнеса. Традиционное директивное управление, опирающееся на контроль отдельных фактов управленческого процесса и не содержащего механизмов детального контроля за его ходом, сменяются на более современные методики процессного управления, при котором деятельность организации воспринимается как композиция взаимосвязанных процессов. Подобный подход, помимо большей формализации и соответственно более детализированного контроля, позволяет поддержать возможность непрерывного выявления слабых мест в структуре организационных процессов, и соответственно обеспечивает механизмы их непрерывного улучшения.

Подобный подход (получивший на западе название Total Quality Management тотальное управление качеством) закреплен в стандарте ISO 9000, приобретающем в последнее время все большую популярность в отечественных компаниях.

Однако для реализации на практике подобного подхода к управлению, требуется наличие инструментов моделирования бизнес-процессов, протекающих в организации, а также инструментов их реализации. При этом крайне важна возможность непрерывного улучшения и внесения изменений в их структуру.

С другой стороны, информационные системы достигли необходимой степени зрелости, что позволило задуматься об автоматизации не только очевидных участков деятельности (например, расчетные операции в бухгалтерии), но и процессов, связанных с общим управлением организацией. Но данный класс задач выдвигает специфические требования, такие, как высокая степень гибкости приложений, возможность внесения изменений в уже внедренные в компании приложения без остановки их работы, накопление консолидированной статистики по различным процессам, интеграция функций большого количества приложений в рамках единого рабочего пространства.

Современная информационная система более или менее крупной организации может быть весьма условно разделена на три базовые функциональные компоненты:

o Подсистема управления ресурсами. Эта подсистема обеспечивает автоматизацию сопровождения основного процесса производства и оптимизацию ресурсов, используемых в этом процессе. С автоматизации такого участка деятельности, как правило, и начинается внедрение информационной системы предприятия. В минимальном варианте это может быть набор изолированных модулей, таких как бухгалтерия, склад, управление персоналом, в идеальном случае это комплексное внедрения интегрированной ERP-системы.

o Подсистема управления взаимодействиями. Подсистема включает в себя задачи информационного обмена с контрагентами (SCM (Supply Chain Management) системы) и покупателями (CRM (Customer Relationship Management) системы), а также разного рода порталы, обеспечивающие непосредственное взаимодействие организации с внешним миром.

o Подсистема управления административными процессами. В функциональность этой подсистемы входит автоматизация общего контура управления организацией. Обычно такая подсистема представлена приложениями, автоматизирующими канцелярский документооборот и разного рода системами контроля исполнительской дисциплины (АСКИД).

Вот краткий перечень задачи, автоматизация которых может быть реализована с помощью подсистемы управления административными процессами:

o Традиционное делопроизводство

o Контроль исполнения распоряжений

o Автоматизация реализации управленческих регламентов

o Автоматизация бюджетного процесса

o Автоматизация договорного процесса

o Автоматизация менеджмент качества

o Процедуры современных управленческих практик (Management by Objective, Balanced Score Cards и т.д.)

o Средства создания интегрированного архива документов компании

Все вышеперечисленные задачи имеют определенную технологическую специфику, а именно:

o Документоцентричность – основным объектом обработки в них является документ в различных формах представления (бумажный, образ документа, электронный документ), и, как следствие:

o Большое количество работы с неструктурированными данными

o «Полубумажные» технологии, то есть находящиеся на стыке работы с бумагой и компьютерными данными

o Необходимость процессного подхода к автоматизации и технологической гибкости, в силу высокой изменчивости автоматизируемых процессов

o Активность приложений. Пользователи подсистемы могут участвовать в большом количестве процессов и играть в них разные роли, в связи с чем, приложение само должно информировать пользователя о необходимости выполнения работы и предоставить пользователю данные в необходимом контексте.

o Процессы данной группы могут включать необходимость интеграции обработки данных из других подсистем (например, финансовых модулях).

o Отсутствие стандартов организации подобного рода процессов

Таким образом, система для автоматизации подобных задач должна соответствовать следующим требованиям:

o Поддерживать высокоуровневый инструментарий для автоматизации различных бизнес процессов,

o Содержать компоненты необходимые для работы со слабоструктурированной информацией,

o Обеспечивать возможность быстрой модификации процессов без остановки системы,

o Реализовывать принцип единой очереди заданий для различных процессов обработки информации,

o Обеспечивать возможность интеграции для обработки данных из подсистем информационной системы,

o Содержать стандартные блоки для автоматизации типовых бизнес процессов

Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота, является попытка автоматизировать отдельные задачи, не учитывая возможной перспективы развития системы. Давайте кратко остановимся на задачах, которые должна решать система автоматизации документооборота компании.

Точка зрения на функции системы может существенно отличаться в зависимости от того, какой специалист будет формулировать требования к системе.

Так например, руководитель воспитанный в рамках советской системы директивного управления будет требовать реализации таких функций как, регистрация корреспонденции, контроль исполнения резолюций и распоряжений, получения отчетов об исполнении документов, то есть задач автоматизации традиционного делопроизводства.

Руководитель проектов захочет видеть в системе функции управления проектной документацией и созданию ее архивов, маршрутизацию проектных заданий и документов и средства отслеживания их состояния, интеграцию процесса обработки документов с системой управления проектами.

Начальник конструкторско-технологического подразделения потребует от системы средств ведения конструкторских и технологических документов, интегрированный с CAD системой, средств управления иерархиями документов и их версий, средства поддержки жизненного цикла документации на изделия и пр.

Юрист захочет видеть в системе функции поддержки архива нормативных документов, средства согласования и ведения архива договоров, средства управления доверенностями и пр.

Сотрудник отдела качества наверняка вспомнит о таких задачах как ведения библиотеки регламента управленческих процедур, наличие средств автоматизации подобных регламентов, средства автоматизированного сбора метрик качества исполнения процессов, автоматической генерации отчетов поля аудита и пр.

И это далеко не все специалист по маркетингу предложит внедрить в организации средств автоматизации публикации информации на WEB сайте компании, продавец - средства ведения истории переписки с компанией покупателем, сотрудник отдела кадров попросит автоматизировать кадровый документооборот, а финансист - средства утверждения бюджетных документов и заданий на платеж и так далее и тому подобное.

Более того, в каждой конкретной компании каждый отдельный контур автоматизации документооборота будет иметь ярко выраженную специфику.

При этом, очень часто функции обработки документов являются частью бизнес процессов, уже автоматизированных с помощью различных программных технологий. Вот несколько примеров подобных задач:

o отслеживание процесса обработки накладной за границами системы складского учета

o архив документов и система контроля и уведомления о своевременности взаимодействий в приложении управления контактами

o подсистема утверждения платежных документов, порождаемых в системе управления поставками

В принципе можно внедрять перечисленные приложения по отдельности «с нуля», не вкладываясь в создание дополнительной инфраструктуры. Однако подобный подход, вполне применимый при автоматизации традиционных приложений, не позволяет достичь основного эффекта от внедрения комплекса приложений автоматизации документооборота, в силу специфики данной группы приложений, а именно: