Процесс обмена информацией

. В процессе обмена информацией можно выделить четыре ба­зовых элемента:

• отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и пере­дающее ее;

• сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов;

• канал, средство передачи информации;

• получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпрети­рует ее.

•

• Рисунок 6.2 – Коммуникационный процесс в организации,

Отправитель — это отдельный сотрудник, группа или орга­низация, которой необходимо или которая хочет довести ин­формацию до другого сотрудника, группы или организации, чтобы добиться исполнения одной или больше из трех функций коммуникаций, описанных выше.

Получатель — это отдельный сотрудник, группа или организация, для которых предназначена указанная информация.

Сообщение — это информация, которую отправителю необ­ходимо довести до других людей.

Эффективная коммуникация зависит от сообщений, которые должны быть выражены макси­мально четко и полно. Сообщение считается четким, когда оно содержит информацию, которую легко интерпретировать или понять. Сообщение счита­ется полным, если оно содержит всю информацию, необходи­мую для обеспечения общего понимания между отправителем и получателем

После того как отправитель решил, каким должно быть со­общение, следующим шагом коммуникационного процесса ста­новится кодирование, т.е. перевод сообщения в символы или язык, которые получатель сможет понять. Чтобы сообщение было эффективным, отпра­витель должен преобразовать его в такую форму, которую полу­чатель сможет понять. Например, когда идеи преобразуются в слова, отправитель должен выбирать те слова, которые получа­телю понятны.

После того как сообщение закодировано, оно передается по­лучателю через какую-то среду. Среда (канал передачи инфор­мации) — это пространство, через которое закодированное со­общение передается получателю. В деятельности организации к помехам и барьерам (шу­мам), нарушающим качество сигнала, относятся:

• отвлечения;

• неправильная интерпретация со стороны приемников или тех, кто послал сиг­нал;

• различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми (семантические проблемы);

• статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный раз­рыв между ними;

• приемник слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка). Можно добавить и случаи, когда не понят шифр; когда получатель не увязывает информа­цию с положением лица, посылающего ее; когда при передаче обнаруживаются так называемые шумы.