Контроль и регулирование при реализации проекта

Контроль - систематически протекающий процесс обработки информации, предназначенный для выявления различий между плановыми величинами и величинами, взятыми для сравнения, а также анализа выявленных отклонений. Контроль должен обеспечить:

· мониторинг (систематической и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта);

· выявление отклонений от целей реализации проекта;

· прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

· обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.

Различают 3 вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по реализации проекта и направлен на соблюдение определенных правил и процедур. Он включает в себя контроль трудовых, материальных и финансовых ресурсов с точки зрения установления требований к ним и предельных величин.

Текущий контроль осуществляется непосредственно при реализации проекта. Он основан на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками. Различают следующие виды текущего контроля:

· времени (достижение промежуточных целей и объемов работ);

· бюджета (уровень расходования финансовых средств);

· ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов);

· качества (уровень качества работ).

Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта в целом.

Система контроля должна обеспечивать оперативную оценку состояния реализации проекта для обоснования и принятия решений по управлению временем, стоимостью, ресурсами и качеством выполняемых работ. На этапе построения системы контроля необходимо определить:

· состав и уровень детализации работ, подлежащих контролю;

· состав показателей и формы представления первичной информации;

· сроки представления первичной информации и сводно-аналитических отчетов;

· лиц, ответственных за полноту, достоверность и своевременность представляемых данных;

· состав, методы и технологию аналитических и графических отчетов;

· комплекс используемых программно-аналитических средств.

В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии:

¨ контроль в моменты окончания работ (метод «0-100»);

¨ контроль в моменты 50-% готовности работ (метод «50-50»);

¨ контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам);

¨ регулярный оперативный контроль (через равные промежутки времени);

¨ экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Для контроля исполнения календарных планов и расходования ресурсов используют те же методы, что и при их составлении. Это сетевые графики, S-кривые (кривые хода работ), матричные расписания и т.д.

В состав основных задач регулирования хода реализации проекта входят: контроль за фактическим выполнением работ, выявление и анализ возникающих отклонений от плановых заданий, корректирование и осуществление организационно-технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и эффективное достижение заданной цели проекта. Процесс регулирования состоит в циклическом повторении с принятой периодичностью следующих процедур:

· сбор и подготовка оперативной информации о состоянии комплекса работ и представление ее в проектную команду;

· обновление моделей и подготовка данных для их расчета;

· расчет (пересчет) сетевых моделей и актуализация календарных планов;

· анализ фактического состояния комплекса работ и подготовка решений по его дальнейшей реализации;

· разработка оперативно-календарных планов и доведение их до ответственных исполнителей и руководителей соответствующих уровней.

Мониторинг проекта - механизм осуществления постоянного наблюдения за важнейшими текущими результатами реализации проекта с целью своевременного обнаружения отклонений от календарного плана и бюджета.

3. Управление изменениями.

Источники изменений могут происходить из внутреннего или внешнего окружения проекта. К внешним источникам изменений относятся политические, экономические социальные, законодательные, технологические, экологические, международные, географические и др. аспекты. Внутренние источники изменений формируются в процессе отношений между участниками проекта. Изменения оказывают существенное влияние на:

· ценность и эффективность проекта;

· продолжительность и сроки завершения проекта;

· стоимость и бюджет проекта;

· качество выполнения работ и спецификации требований к результатам;

Внесение изменений в проект предполагает:

· возникновение дополнительных затрат;

· нарушение плановых сроков осуществления проекта;

· невозможность достижения требуемого качества или результата проекта.

по мере продвижения проекта стоимость вносимых изменений возрастает, а практическая ценность часто убывает.

Под управлением изменениями понимается процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрация всех потенциальных изменений для оценки их последствий, одобрения или отклонений, а также организация мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте. Предпосылкой для эффективного управления изменениями является наличие описания базисного состояния, которое отражает исходное состояние системы для последующих изменений и называется описанием конфигурации текущего состояния проекта. Это комплекс технической документации, которая характеризует общее состояние соответствующей системы в определенный момент времени.

В зарубежной практике используются следующие документы, регламентирующие и протоколирующие прохождение изменений:

1. Отчет о проблеме (Problem report) - описание проблемы, возникающей в ходе реализации проекта. Формируется на начальной стадии.

2. Запрос на осуществление изменения (Change request) - формируется на начальной стадии.

3. Описание предполагаемого изменения (Change proposal form) - информация об изменении, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за выполнение и контроль. Формируется на начальной и корректируется на последующих стадиях.

4. Заявка на изменение (Change order) - оформляется в виде письменного приказа и подписывается должностным лицом подрядчика; разрешает и указывает, какие производить изменения по проекту. Формируется на стадии принятия решения.

В общем виде технологию управления изменениями можно проиллюстрировать на рис. 7.4.

Прогнозирование изменений	Основные участники проекта (прединвестиционная фаза)
Предложение и описание изменений	Участники проекта и подразделения проектной команды
	Отдел по изменениям
Оценка последствий вносимых изменений	Отдел по изменениям и другие участники проекта
Одобрение вносимых изменений	Совещание по изменению (основные участники)	Да
	Изменение Нет одобрить?	Изменить предложение?
	Да	Нет
Организация Выполнения изменений	Отдел по изменениям и другие участники	Отклонение предложения
Контроль и координация выполнения изменений	Отдел по изменениям
Подтверждение Выполнения вносимых изменений	Отдел по изменениям

4. Обеспечение качества проекта.

Наиболее популярный принцип обеспечения качества - системное управление (TQM). Оно осуществляется по следующей схеме:

1. Проводится обследование производства и подготавливается специальный доклад.

2. На основе обследования и анализа фактического состояния производства осуществляется выбор системы управления качеством и разрабатывается Программа качества.

3. Разрабатывается Руководство по реализации Программы качества, в котором описывается сущность и механизм функционирования системы управления качеством.

4. Обсуждаются детали, сроки и организация программы качества и Руководства, вносятся необходимые исправления и принимаются решения (в том числе по вопросам аттестации и обучения персонала).

5. Мероприятия из Программы и руководства включаются в общий план проекта.

6. Программа качества и Руководство запускаются в производство.

Все работы по обеспечению качества основаны на использовании стандартов ISO серии 9000 и эквивалентных им российских стандартов.

Стандарты ISO 9001 и EN 29001 призваны обеспечить качество при проектировании, разработке, производстве, монтаже, обслуживании и состоят из следующих элементов:

· ответственность руководителей;

· система качества;

· анализ контрактов;

· управление проектированием;

· управление потоками информации;

· материально-техническое обеспечение проектов;

· изделия, поставляемые заказчиком;

· идентификация изделия;

· управление процессом создания продукции;

· контроль и испытания;

· оборудования для контроля, измерений и испытаний;

· статус контроля и испытаний;

· оформление продукции, не соответствующей требованиям;

· внесение изменений;

· хранение, упаковка и поставка;

· документация по качеству;

· обучение;

· обслуживание;

· статистические методы.

Стандарты ISO 9002 и EN 29002 призваны обеспечить качество при производстве и монтаже.

Стандарты ISO 9003 и EN 29003 призваны обеспечить качество при контроле конечной продукции и ее испытаниях.

Российский эквивалент - ГОСТ 40.9001-88.

Российская система строительных норм - «Система нормативных документов в строительстве. Основные положения» (СНиП 10.01-93) включает:

федеральные нормативные документы - строительные нормы и правила (СНиП), рекомендательные нормативные документы (РНД), государственные стандарты РФ (ГОСТ);

административно-территориальные нормативные документы - территориальные строительные нормы (ТСН), правила и инструкции;

производственно-отраслевые нормативные документы (строительно-технологические нормы - СТН, отраслевые стандарты - ОСТ, стандарты предприятий - СТП, технические условия - ТУ).

Основными элементами управления качеством инновации считаются:

1. «Философия» системы управления качеством, направленная на наиболее полное удовлетворение требований потребителя.

2. Обеспечение качества - комплекс управленческих мероприятий, направленных на обеспечение всеми участниками инновационного процесса требуемых характеристик качества.

3. Контроль качества - комплекс технических и технологических мероприятий по проверке, анализу и внесению необходимых корректирующих воздействий.

Виды и методы контроля качества представлены на рисунке.

Виды и методы контроля качества
По инструментальной оснащенности	По месту в технологическом процессе	По объему выборки	По исполнителю
визуальный	входной	сплошной	самоконтроль
инструментальный в том числе	операционный	выборочный (статистический)	Линейный персонал
· лабораторный	выходной (приемочный)		Инспекция, ОТК, лаборатория
· геодезический · метрологический

Как правило, для обеспечения качества инновации используют следующие мероприятия:

· контроль разработки проекта (проектирования) должен быть направлен на то, чтобы в проектной документации были отражены требования законодательства, промышленные стандарты, экологические нормативы, а также учтены требования потребителя;

· контроль документации - должен гарантировать, что документы и вносимые в них изменения проверены на соответствие, переданы туда, где они необходимы, и используются по назначению;

· контроль поставки оборудования и материалов должен обеспечить соответствие оборудования, материалов и услуг проектной документации;

· идентификация и контроль материалов, деталей, узлов должен позволять использования ошибочных или дефектных материалов и деталей. Это особенно важно, т.к. инновационные проекты часто требуют применения новых уникальных ресурсов, и поэтому недостаточный входной контроль может создать угрозу реализации проектом;

· проверка готовности к испытаниям должна гарантировать, что при проведении испытаний будут соблюдены все необходимые требования, а сами испытания материалов, приборов, оборудования и т.п. будут проведены в соответствующих условиях;

· проверка контрольно-измерительной аппаратуры должна гарантировать необходимый уровень точности и аккуратности при проведении испытаний;

· проверка системы управления запасами должна обеспечивать поддержание необходимого уровня запасов, их защиту, условия хранения и т.п.;

· контроль проведения испытаний и приемки;

· корректирующие воздействия должны гарантировать обнаружение и ликвидацию ситуаций, негативно влияющих на качество проекта, а также предотвращение повторения таких ситуаций в будущем;

· регистрация мер по обеспечению качества позволяет определить эффективность программы.

Организация контроля на разных фазах проекта представлена на рис.

ФАЗЫ ПРОЕКТА
Прединвестиционная	Разработка	Реализация	Завершение
Заказчик	Группа контроля проектной организации	Авторский надзор	Пусконаладочная организация
Внешняя экспертиза	Самоконтроль	ОТК предприятия	Приемочная комиссия
Менеджер проекта	Менеджер проекта	Лаборатория	Менеджер проекта
		Геодезическая инспекция
		Техническая инспекция заказчика
		Самоконтроль
		Менеджер проекта

Полномочия и ответственность отдельных лиц и организаций, осуществляющих деятельность, влияющую на качество проекта, должны быть четко установлены и закреплены документально в рамках специальной программы обеспечения качества проекта. В ней находит отражение стратегия обеспечения качества проекта. Программа определяет мероприятия, направленные на обеспечения качества выполнения работ по проекту.

Программа должна предусматривать:

· организационную структуру, в рамках которой она будет реализовываться;

· четкое распределение ответственности и уровень полномочий отдельных лиц, групп и организаций, участвующих в решении этой проблемы.

Суть работы менеджера проекта в рамках системы управления качеством состоит в сравнении текущего уровня качества с запланированным. Информацию для такого анализа дает учет и анализ затрат, связанных с обеспечением качества. Эти затраты обычно классифицируют следующим образом:

· предупредительные затраты направлены на изначальное удовлетворение требований заказчика по производству продукции без дефектов. К ним можно отнести затраты на обеспечение качества проекта изделия, обучение, программу качества и др.;

· информационные затраты связаны с желанием заказчика убедиться в том, что процесс развивается в нужном направлении. к ним можно отнести инспекционные проверки, лабораторный контроль, операционный контроль;

· затраты на устранение дефектов, связанных с внутренними проблемами, должны быть произведены для того, чтобы скорректировать процесс и сделать продукцию приемлемой для заказчика (потребителя). Это расходы на отбраковку, ремонт, устранение дефектов;

· затраты на устранение дефектов, связанных с требованиями заказчика (потребителя) - расходы на возврат продукции, жалобы потребителя, необходимые ответные меры.