Довідка

Довідка — документ, який містить опис і стверджує певну інформацію з життя й діяльності установ, організацій, підприємств чи окремих громадян.

Довідки мають службовий або інформаційний характер, їх пишуть чи укладають на вимогу вищих інстанцій про стан виконання певної роботи, вирішення окремих питань. Якщо довідка (інформаційна) містить відомості з кількох питань, текст ділиться на розділи, кількість яких визначається кількістю питань. Текст довідки можна оформляти у вигляді таблиці. Довідки містять результат узагальнень певних обстежень, відряджень та ін. Видаються громадянам на підтвердження важливих фактів з їхнього життя чи роботи: про посаду, яку обіймають, заробітну платню, про місце навчання, проживання, про метраж житлоплощі, про склад сім'ї, стан здоров'я.

Більшість довідок заповнюється на бланках установи з незмінними обов'язковими реквізитами:

1) штамп установи (або без нього, але із вказівкою, хто видає довідку) з обов'язковим зазначенням дати видачі й порядкового номера її (реєструється в Книзі обліку в кожній установі);

2) назва документа (великими літерами без крапки після неї);

3) слово Видана (з великої літери як початок речення) із зазначенням прізвища адресата, імені, по батькові;

4) зміст (суть самої довідки);

5) мета одержання довідки;

6) ліворуч унизу — посадова особа-керівник; ініціали, прізвище — праворуч; між ними — його підпис;

7) печатка;

8) секретар (або без нього), підпис, ініціали, прізвище.

Довідки інформаційного характеру про підприємство підписує його керівник або особи, які здійснювали перевірку, вивчення, узагальнення досвіду роботи. Якщо йдеться про грошові документи, необхідний підпис головного бухгалтера установи (бухгалтера).

Зразок

ДОДАТОК II

до Інструкції про порядок складання

за 2001 рік річних фінансових звітів

установами та організаціями, які от-

римують кошти державного та/або

місцевих бюджетів