Навчальна практика

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

до організації, оформлення та написання звіту

з технологічної практики студентами

спеціальності 5.02010501 Діловодство

Хмельницький 2013

Методичні рекомендації до організації, оформлення та написання звіту з навчальної практики студентами спеціальності 5.02010501 Діловодство

Укладач: Королевська О.Д., викладач вищої категорії, викладач-методист

Рецензент: Лучицька Н.Ю., викладач вищої категорії, викладач-методист

Розглянуто та схвалено на засіданні циклової комісії діловодства, інформаційних дисциплін та математики

“__” _______ 2013 року, протокол № _

Голова циклової комісії ________Н.Ю.Лучицька

ЗМІСТ

1.Загальні засади щодо організації, проведення та проходження технологічної практики
2.Методичні рекомендації до виконання студентами завдань програми технологічної практики
3. Методичні рекомендації до оформлення друкованого звіту з практики
4. Рекомендована література

І Загальні засади щодо організації, проведення та проходження технологічної практики

Технологічна практика студентів спеціальності "Діловодство” є завершальним етапом навчального процесу, важливою частиною підготовки висококваліфікованих фахівців сфери інформаційно-документальних комунікацій суспільства. Вона проводиться з метою узагальнення та вдосконалення знань, практичних вмінь і навичок на базі конкретного суб’єкта господарювання, оволодіння професійним досвідом та готовності майбутнього фахівця до самостійної трудової діяльності, збору матеріалів для здачі державних кваліфікаційних екзаменів.

Метою практики є закріплення теоретичних знань, які були отримані в процесі навчання, формування в студента професійного вміння приймати самостійні рішення в певних виробничих умовах, оволодіння студентами сучасними методами, формами організації, знаряддями праці в галузі їх майбутньої спеціальності.

Завданнями практики є ознайомлення студентів із специфікою майбутньої спеціальності, отримання професійних вмінь і навичок із загально-професійних і спеціальних дисциплін, робітничих професій, передбачених навчальним планом спеціальності.

Технологічна практика організовується в державних та підприємницьких закладах, де накопичуються відповідні інформаційні ресурси і створюються бази даних: центри науково-технічної інформації, архіви, відділи інформації та служби маркетингової інформації організацій та підприємств, рекламних агентств, консалтингові та аудиторські фірми, інформаційні підрозділи засобів масової інформації, інформаційні служби центрів зайнятості населення тощо.

Обсяг, зміст і строки проведення технологічної практики визначаються наскрізною програмою практики, а також робочою програмою технологічної практики.

Тривалість практики: 5 тижнів (25 днів)

Під час практики студент-практикант зобов'язаний: повністю виконувати завдання, які передбачені програмою практики; дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку установи-бази практики; нести відповідальність за виконану роботу та її результати на рівні із штатними працівниками; вести облік виконаної роботи у звіті та своєчасно звітувати про підсумки проходження практики; в час, який залишається після виконання програмних завдань, брати участь у плановій роботі колективу установи-бази практики.

Тривалість робочого дня студента-практиканта складає 6 годин на добу. У разі хвороби або інших поважних причин, що мали місце під час проходження практики, студент зобов’язаний відпрацювати у повному обсязі всі пропущені робочі дні. У період проходження практики студент повинен у повному обсязі зібрати фактичну та нормативно - методичну інформацію, здійснити обробку практичного матеріалу. Значне місце в навчальній практиці посідає самостійна робота, виконуючи яку, студент повинен опанувати частину матеріалу самостійно. Результати проходження практики повинні бути представлені у формі звіту, підготовленому на комп’ютері Тому необхідно ознайомитись із методичними рекомендаціями до оформлення друкованого звіту з практики Від того, наскільки відповідально віднесеться студент до оформлення своєї роботи, багато в чому буде залежати її якість і підсумкова оцінка. Звіт складається з двох частин: текстової і документальної. В текстовій частині необхідно дати відповіді на всі питання, передбачені програмою, коротко описати виконану студентом роботу. У другій частині додати відповідні додатки і обов’язково заповнені документи підприємства-бази практики або оформлені самим студентом. Після виконання кожного завдання та самостійної роботи до нього студент обов’язково повинен написати висновки про те, як організоване виконання певної роботи на підприємстві та надати свої пропозиції щодо покращення, удосконалення роботи

Перевірка звіту керівником практики від коледжу здійснюється поетапно згідно затвердженого графіку консультацій та захищається в останній день проходження практики.

Обов’язковою умовою зарахування звіту є представлення щоденникатехнологічної практики форми № Н-7.03, завірений підписами керівників практики від підприємства та коледжу.

Керівник від бази практики організовує: проходження переддипломної практики студентів; здійснює постійний контроль за роботою студентів-практикантів; надає допомогу у виконанні завдань програми практики; консультує з виробничих питань; контролює ведення звіту, щоденника, підготовку необхідної до звіту документації; складає на студентів-практикантів виробничі характеристики про виконання програми практики, ставлення студентів до роботи

Методичні рекомендації до організації, оформлення та написання звіту з технологічної практики укладено відповідно до робочої програми технологічної практики для студентів ІІІ курсу спеціальності 5.02010501 Діловодство. Вони пояснюють мету і завдання практики, містять тематичний план проходження практики, рекомендації щодо її проходження. Методичні рекомендації…» орієнтовані на допомогу студентам у написанні та оформленні звіту практики, містять вказівки щодо виконання завдань та самостійних робіт, послідовність та особливості їх виконання.

Методичні рекомендації можуть бути використанні студентами ІІІ курсу спеціальності 5.02010501 Діловодство, а також викладачами, призначеними керівниками технологічної практики від навчального закладу.

4. Структура навчальної практики

Назви змістових модулів і тем

Кількість годин

денна форма

Заочна форма

усього

у тому числі

усього

у тому числі

л

п

лаб

інд

с.р.

л

п

лаб

інд

с.р.

Модуль 1

Змістовий модуль 1

Тема 1 Вступ до фаху.

Змістовий модуль 2

Тема 1 Ознайомлення з базою практики.

Разом за модулем 1

Модуль 2

Змістовий модуль 3

Тема 2 Технологічні процеси з документаційного забезпечення управління

Разом за модулем 2

Модуль 3

Змістовий модуль 4

Тема 3 Вдосконалення документацій них процесів в умовах нових інформаційних технологій

Змістовий модуль 5

Тема 4 Нові інформаційні технології, використання спеціальних функцій

Разом за модулем 3

Усього:

ІІ Методичні рекомендації до виконання студентами завдань програми навчальної практики

Змістовий модуль 1

Тема. Вступ до фаху

Тема 1 Ознайомлення з базою практики

План

1. Ознайомитись з історією та структурою установи-бази практики, основними напрямами її діяльності із статуту та положення про організацію.

2. Пройти вступний інструктаж, інструктаж з техніки безпеки і охорони праці.

Для виконання завдання необхідно:

1. Характеристика установи, підприємства повинна містити коротку історію його виникнення (створення), кількість кадрового персоналу та структуру їх підпорядкованості. Структуру підприємства складають структурні підрозділи – відділи. В даному пункті завдання необхідно вказати основні функції та вказати на роботи, які виконують працівники відділів. Необхідно ознайомитися зі Статутом (Положенням) підприємства, а якщо базою практики є сільська рада – з Регламентом. Ці документи є основними для установи і регламентують її діяльність.

До звіту студент-практикант повинен додати копію статуту (регламенту) чи положення установи.

2. Для виконання другого завдання необхідно пройти вступний інструктаж, інструктаж з техніки безпеки та охорони праці. Коротко проаналізувати дані інструкції.

Самостійна робота

1. Визначити організаційно-правову форму діяльності бази практики на основі документів, що її визначають: статут, положення про організацію, штатний розпис.

2. Ознайомитись з інструкціями з техніки безпеки в установі. Зняти копії та додати їх до щоденника.

1. Після детального вивчення статуту (регламенту) чи положення установи у звіті необхідно відобразити основні, узагальнені уявлення про правовий статус та сферу діяльності підприємства. Вивчаючи документ, необхідно вникнути в його суть, визначити організаційно-правову форму діяльності підприємства, вказати мету та завдання діяльності. Необхідно визначити з тим, якому відомству підпорядковується установа, з’ясувати кількість підрозділів та підзвітних (підпорядкованих) установ, які підпорядковані і звітують перед даною установою.

2. Для виконання другого завдання необхідно ознайомитись з інструкціями з техніки безпеки в установі. Зняти копії та додати їх до щоденника.

Література:

1. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В Іванова, Л.П. Піддубна - К.:Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.

2. Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.- Постанова Кабінету Міністрів України від 30листопада 2011 р. N 1242.\\ Відомості Верховної Ради України. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua

Тема 1 Ознайомлення з базою практики

1. Ознайомитись у Типовій інструкції з діловодства із метою, завданнями, функціями та структурою діловодної служби, встановити взаємовідносини цієї служби з іншими структурними підрозділами установи-бази практики. Схематично зобразити взаємозв'язок служби діловодства із структурними підрозділами.

2. Ознайомитися з нормативно-методичною документацією (розпорядчими матеріалами вищих інстанцій, положеннями державних стандартів, положенням про канцелярію та ін.), якою керується секретар щодо організації діловодства. Зробити записи у щоденнику.

Для виконання завдання необхідно:

1. На основі положення про службу діловодства і Типової інструкції з діловодства потрібно вказати на мету, основні завдання та функції цієї служби (загального відділу, канцелярії), а також з’ясувати її організаційну структуру та встановити взаємовідносини з іншими структурними підрозділами (відділами) установи. Якщо ж в установі немає служби діловодства, то вказати на кого покладається відповідальність за організацію діловодства, йог зв'язок з іншими відділами.

До звіту додати схему взаємозв’язку служби діловодства з іншими відділами.

2. Слід зазначити, що у своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами, положеннями Типової інструкції з діловодства, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами. Наступним кроком є ознайомлення із законами та іншими нормативними, інструктивними актами, що регулюють документаційне забезпечення управління на підприємстві бази практики. Потрібно скласти перелік нормативно-методичної документації, якої керується секретар щодо організації діловодства в установі, а також зазначити короткий зміст та значення цих документів. Це можуть бути положення Конституції України, закон України, нормативно-правові акти Президента України, КМУ та інші методичні документи:

1. Постанова Кабінету Міністрів України №1242 від 30.12.2011

„ Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади ”.

2. ЗУ „Про електронні документи та електронний документообіг” від 31.05.2005 р. №2599-IV.

3. Постанова КМУ № від 14.04.1997 № 348 р.

„Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”.

	Бухгалтерія		Відділ маркетингу
Аналітично-контрольний відділ		Відділ кадрів		Керівник управління
Юридичний відділ	Заступник керівника

Рис. 1.1 Схема взаємозв’язку відділу кадрів з іншими відділами

Самостійна робота

1. Вивчити функціональні обов'язки секретарів, які займаються веденням документації із Типової інструкції з діловодства.

2. Ознайомитись з посадовими інструкціями діловодів, зняти копії та додати до щоденника.

1. При виконанні даного завдання необхідно зазначити, що Типова інструкція встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі - установи), вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в установах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням. Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства, що розробляються на підставі Типової інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.Далі потрібно визначити функціональні обов'язки секретарів, які займаються веденням документації із Типової інструкції з діловодства. 2. Для виконання другого завдання слід ознайомитись з посадовими інструкціями діловодів, розкрити зміст та призначення цих нормативних документів, зняти копії та додати їх до щоденника. Література:

1. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В Іванова, Л.П. Піддубна - К.:Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.

2. Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.- Постанова Кабінету Міністрів України від 30листопада 2011 р. N 1242.\\ Відомості Верховної Ради України. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua

Тема 2 Технологічні процеси з документаційного забезпечення управління

1. Визначити обсяг та склад управлінських документів, що функціонують в установі бази практики із матеріалів документаційної служби.

Для виконання завдання необхідно:

1. В установі функціонують різні ділові документи.Потрібно структурувати систему документів за їх функціональним призначенням. Для виконання цього завдання необхідно повторити матеріал за підручником Комова М. В. Діловодство – Львів.- 2009.-с. 15-17. „Класифікація офіційно – ділових документів”. Звернути увагу на те, що за призначенням документи є щодо особового складу, довідково-інформаційні, організаційно-розпорядчі, обліково-фінансові, господарсько-договірні та ін. Більш детально студенту слід проаналізувати комплекси організаційних, розпорядчих, довідково-інформаційних документів, визначити їх питому вагу, вказати їх види за назвами.Н-д: організаційні документи-статут, положення, інструкція, правила.

Самостійна робота

1. Вказати основні носії документної інформації, які використовуються у документаційній службі (оптичні документи, перфокартки, кіно фото-фонодокументи, магнітні та інші носії).

1. Студент повинен вказати основні носії документної інформації, які використовуються діловодною службою. Залежно від використаного матеріалу розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, оптичному диску, голограми.

Література:

1. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В Іванова, Л.П. Піддубна - К.:Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.

2. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.

3. Матеріали документаційної служби бази практики.

Тема 2. Технологічні процеси з документаційного забезпечення управління

1. Взяти участь у прийнятті вхідних документів, їх первинної обробки та попередньому розгляді.

Для виконання завдання необхідно:

1. Документообіг – рух документів в організації з часу їх отримання або створення до завершення виконання або до відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом.

Документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи, структурних, підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, копіювальна-розмножувальна служба). Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Потік вхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровують керівникам, структурним підрозділом, окремим виконанням.

У даному завданні студент повинен взяти участь у прийнятті вхідних документів.

Вхідні документи – це ділові папери, які надійшли в організацію. Слід вказати особливості процесу прийняття документів, їх первинної обробки, зазначити мету попереднього розгляду та зафіксувати основні правила реєстрації вхідних документів, ознайомитись з обліковою роботою щодо цих документів. Слід пригадати, що порядок реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян здійснюють за “Інструкцією з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”, затвердженою постановою Кабінетів Міністрів України від 14. 04. 1997р.№ 348.

У щоденнику студенту необхідно проаналізувати даний процес.

Самостійна робота

1. Скласти схему технологічних циклів обробки вхідного потоку документів.

1. У цьому завдані студенту-практиканту ознайомившись із основними процесами роботи з вхідними документами, потрібно скласти схему технологічних циклів обробки вхідного потоку документів.

Література:

1. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В Іванова, Л.П. Піддубна - К.:Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.

2. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.

3. Матеріали документаційної служби бази практики.

Тема 2. Технологічні процеси з документаційного забезпечення управління

Самостійна робота

1. Ознайомитись та проаналізувати порядок оброблення внутрішніх та вихідних документів.

2. Скласти схеми проходження внутрішніх та вихідних документів.

1. Виконуючи завдання, слід нагадати, що потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.

Документи, які створені в установі для скерування адресатам за її межами становлять потік вихідних документів.

Студент повинен ознайомитись, та проаналізувати у щоденнику порядок реєстрації внутрішніх та вихідних документів, порядок оброблення та надсилання вихідних документів в установі. У процесі роботи студент-практикант повинен набути практичних навичок оброблення внутрішніх і вихідних документів.

2. Необхідно розробити схему проходження внутрішніх та вихідних документів.

Література:

1. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В Іванова, Л.П. Піддубна - К.:Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.

2. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.

3. Матеріали документаційної служби бази практики.

Тема 2 Технологічні процеси з документаційного забезпечення управління.

1. Ознайомитися з номенклатурою справ, що існує в установі-базі практики, встановити основні види справ, що вона фіксує.

Для виконання завдання необхідно:

1. Для відпрацювання завдання необхідно повторити тему: “Складання номенклатур справ” за підручником Комова М.В. Діловодство - Львів 2009- с 104-112, а саме такі питання: мета складання номенклатур справ, їх види, призначення, вимоги до номенклатури справ, принципи побудови зведеної номенклатури справ.

Потім студенту-практиканту потрібно познайомитися з номенклатурою справ, що існує в установі встановити основні види справ, що вона фіксує: н-д: “Протоколи нарад”, “Бізнес-плани”, „Накази з питань загальної діяльності” тощо. Потрібно занотувати у щоденник на підставі яких документів складають номенклатуру справ структурного підрозділу зведену номенклатуру справ, який порядок розміщення справ у цих номенклатурах. Слід з¢ясувати принцип внутрішньої побудови зведеної номенклатури, та охарактеризувати особливості індексування справ за номенклатурою. Прийняти безпосередню участь у виконані цієї роботи.

Самостійна робота

1. Навести фрагмент номенклатури справ у додатку до щоденника практики

1. Ознайомившись з номенклатурою справ, навести фрагмент номенклатури або її копію в додатку до щоденника.

Література:

1. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В Іванова, Л.П. Піддубна - К.:Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.

2. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.

3. Матеріали документаційної служби бази практики.

Тема 2 Технологічні процеси з документаційного забезпечення управління

1.Оформити декілька організаційних документів у справи. Записати у щоденник послідовність оформлення.

Для виконання завдання необхідно:

Виконуючи завдання студент-практикант повинен набути практичних навичок оформлення справ. Для цього потрібно вивчити поняття “справа” та формування її відповідно до правил та з¢ясувати, як групують різні види документів у справах. Для набуття навичок оформлення справ студент–практикант повинен самостійно оформити документи у справи та записати у щоденник послідовність оформлення.

Самостійна робота

1. Ознайомитись з організаційними документами установи. Копії Правил внутрішнього розпорядку, Положення про персонал додати до щоденника.

1. Для опрацювання завдання самостійної роботи необхідно з'ясувати, які організаційні документи (статут, регламент, положення, правила, інструкції) наявні в установі. Далі слід охарактеризувати, розкрити їх значення, наявні реквізити. Опрацювати правила внутрішнього розпорядку, положення про установу чи структурні підрозділи і занотувати у щоденник. додавши їх копії, характеристику розділів тексту, наявні реквізити.

Література:

1. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В Іванова, Л.П. Піддубна - К.:Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.

2. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.

3. Матеріали документаційної служби бази практики.

Тема 2 Технологічні процеси з документаційного забезпечення управління

1. Охарактеризувати підстави для створення розпорядчих документів.

2. Оформити декілька розпорядчих ділових документів наказ, вказівку, розпорядження.

Для виконання завдання необхідно:

1. Охарактеризувати підстави для створення розпорядчих документів.

2. З метою набуття навичок оформлення розпорядчих документів, студент–практикант повинен пригадати значення, види та зміст усіх цих документів (наказ, вказівка, розпорядження, рішення, ухвала, постанова), вимоги до їх оформлення. Оформити декілька розпорядчих документів, а саме: наказ, вказівку, розпорядження.

Самостійна робота

1. Проаналізувати особливості складання та оформлення розпорядчої документації.

Необхідно опрацювати матеріал щодо розпорядчих документів, ознайомитись з порядком складання, з¢ясувати наявність реквізитів і порядок їх розташування.

Література:

1. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В Іванова, Л.П. Піддубна - К.:Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.

2. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.

Тема 2 Технологічні процеси з документаційного забезпечення управління

1. Охарактеризувати інформаційно-довідкові документи.

2. Оформити декілька інформаційно-довідкових документів: протокол, акт, довідку, доповідну записку. Додати до щоденника.

Для виконання завдання необхідно:

1. Переважна більшість документів, які відправляються із установ та надсилаються (надходять) до них, є інформаційно-довідковими. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації.

Повторити види, значення інформаційно-довідкових документів, правила їх оформлення. Далі опрацювати декілька видів цієї групи документів (протокол, акт, довідку, доповідну записку), занотувати особливості їх складання та вимоги до оформлення.

2. З метою набуття практичних навичок оформлення довідково–інформаційних документів, студент - практикант повинен скласти протокол, акт, довідку, доповідну записку відповідно до вимог оформлення і додати їх до щоденника.

Самостійна робота

1. Проаналізувати інформаційно-довідкові документи, наявні на базі практики.

Необхідно проаналізувати інформаційно-довідкові документи, наявні на базі практики. А саме: їх види, обсяг, відповідність оформлення.

Література:

1. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. Друге видання перер. і допов. / Л. Погребна. – Х.: Фактор, 2008.- 416 с.

2. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

3. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.

4. Глущик; С.В., Дияк О.В., Шевчук; С.В.Видання 6-те доп. і переробл.-К.:Арій, 2009. – 512 с.

5. Шевчук С.В. Ділове мовлення.Модульний кур; с. Підручник. 3-те вид. /; С.В.Шевчук - К.: Арій, 2008. – 448 с.

Тема 2 Технологічні процеси з документаційного забезпечення управління

1. Проаналізувати комплекс засобів організаційної техніки, яка використовується службою діловодства, визначити питому вагу. Занотувати в щоденник.

Для виконання завдання необхідно:

1. Робоче місце секретаря оснащують багатьма технічними приладами – це персональний комп¢ютер, різні засоби телефонного зв¢язку, множильна техніка, принтер, сканер тощо.

Саме у цьому завданні студент повинен з¢ясувати зміст поняття “оргтехніки”, вказати види засобів організаційної техніки, їх призначення. Також потрібно проаналізувати комплекс засобів організаційної техніки, яка використовується службою діловодства в даній установі, визначити їх питому вагу.

Самостійна робота

1. Охарактеризувати ефективність контролю секретаря за проходженням, виконанням та оформленням ділових паперів в терміни, що встановлені нормативами у примірній та посадовій інструкції. Зробити записи у щоденнику.

1. У цьому завданні необхідно охарактеризувати, як здійснює секретар контроль за виконання документів установи. Для виконання завдання в першу чергу, необхідно взяти участь у здійсненні контролю за виконання документів в даній установі. Тому спершу слід з¢ясувати, які документи підлягають взяттю на контроль, а також переліки їх виконання (можуть бути вказані в самому документі або встановлені законодавчими актами) чи конкретизовані в інструкції діловодства установи. Далі необхідно брати участь у формуванні картотеки контрольованих документів, яка складається з реєстраційно-контрольних карток (РКК), занотовувати у щоденник особливості заповнення РКК, у яких записують відомості про термін виконання документів та його продовження. Слід з¢ясувати, які відмітки роблять на документах і за якими ознаками групують РКК документів в картотеці (за термінами виконання документів, за виконавцями, або за групами документів), що перебувають на контролі. Потрібно також охарактеризувати як секретар проводить перевірки і регулює хід виконання документів, проводить облік і узагальнює результати контролю за виконанням документів та інформує про це керівника. Студенту-практиканту необхідно з¢ясувати, які записи роблять на РКК при знятті документа з контролю.

Студент-практикант, проаналізувавши, як здійснює секретар контроль за виконанням документів, повинен записати у щоденнику пропозиції щодо оптимізації технологій виконання та оформлення документів у терміни, що встановлені нормативами.

Література:

1. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. Друге видання перер. і допов. / Л. Погребна. – Х.: Фактор, 2008.- 416 с.

2. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

3. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.

Тема 2 Технологічні процеси з документаційного забезпечення управління

Самостійна робота

1. Взяти участь у машинописному виготовленні, оперативному розмноженні та розповсюдженні документів. Навести зразки копій документів. Додати у щоденник.

2. Ознайомитися з роботою факсимільного зв’язку і оформленням факсу. При відсутності телефаксу обґрунтувати його необхідність.

1. Студент-практикант повинен взяти участь у машинописному виготовленні, оперативному розмноженні та розповсюдженні документів для набуття практичних навичок.

Для цього він з¢ясовує і записує у щоденник вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами, порядок розміщення реквізитів на документах, а також хто визначає порядок розмноження документів за допомогою техніки, правила розмноження великих за обсягом документів. Додати у щоденник зразки копій 4 документів.

2. Різні організації, фірми, установи передають чи приймають факси (узагальнена назва різноманітних за змістом документів) за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв¢язку.

Записати у щоденник етапи роботи по передачі факсу. Якщо ж в установі відсутній телефакс обґрунтувати його необхідність.

Література:

1. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. Друге видання перер. і допов. / Л. Погребна. – Х.: Фактор, 2008.- 416 с.

2. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

3. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.

Тема 2 Технологічні процеси з документаційного забезпечення управління

1. Ознайомитися з інструкціями по експлуатації сучасних копіювальних апаратів. Занотувати у щоденник.

Для виконання завдання необхідно:

1. Виконуючи дане завдання, студент повинен набути практичних умінь навичок експлуатації сучасних копіювальних апаратів. Для цього слід ознайомитись з інструкцією по експлуатації копіювальних апаратів та занотувати у щоденник основні її положення, етапи роботи при копіюванні.

Самостійна робота

1. Скласти текст факсу. Записати у щоденник.

1. При виконанні завдання студент повинен набути практичних навичок складання тексту факсу (ксерокопія документа, що передається до організації).

Для набуття навичок складання тексту факсу, студент-практикант повинен скласти самостійно, використовуючи реквізити установи факс. Слід підкреслити, що текст факсу складається без скорочення.У процесі роботи студент-практикант повинен ознайомитись з роботою телефаксу і набути практичних навичок по оформленні і передачі факсу. скласти самостійно, використовуючи реквізити установи факс. Слід підкреслити, що текст факсу складається без скорочення.

Література:

1. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. Друге видання перер. і допов. / Л. Погребна. – Х.: Фактор, 2008.- 416 с.

2. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

3. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.

Тема 3 Вдосконалення документаційних процесів в умовах нових інформаційних технологій

1. Встановити наявність локальної комп'ютерної мережі, баз даних та інших автоматизованих робочих місць.

Для виконання завдання необхідно:

1. У цьому завданні студент-практикант повинен встановити наявність локальної комп¢ютерної мережі, баз даних в установі, а також з¢ясувати, чиї робочі місця є автоматизованими і занотувати ці дані у щоденник.

Самостійна робота

1. Надати у щоденнику типологію локальної комп'ютерної мережі. При її відсутності обґрунтувати необхідність впровадження системи електронного документообігу.

1. Для виконання самостійної роботи студенту необхідно надати у щоденнику типологію локальної комп'ютерної мережі. Під топологією комп'ютерної мережі звичайно розуміється фізичне розташування комп'ютерів мережі один щодо іншого та спосіб їх з'єднання лініями зв'язку. Важливо відзначити, що поняття топології ставиться, насамперед, до локальних мереж, у яких структуру зв'язків можна легко простежити. У глобальних мережах структура зв'язків звичайно схована від користувачів і не надто важлива, тому що кожний сеанс зв'язку може виконуватися по своєму власному шляху.

При відсутності локальної комп'ютерної мережі обґрунтуйте необхідність впровадження системи електронного документообігу.

Література:

1. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. Друге видання перер. і допов. / Л. Погребна. – Х.: Фактор, 2008.- 416 с.

2. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

3. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.

Тема 3 Вдосконалення документаційних процесів в умовах нових інформаційних технологій.

1. Скласти специфікацію файл серверу, робочих місць та периферії локальної комп'ютерної мережі установи-бази практики.

Для виконання завдання необхідно:

1. З¢ясувати і скласти специфікацію файл серверу, робочих місць та периферії локальної комп¢ютерної мережі установ і записати у щоденнику. Слід пам’ятати, що Файл-сервер — це виділений сервер, який має призначення виконувати файлові операції вводу-виводу іякий зберігає файли будь-якого типу.

Самостійна робота

1. Визначити наявність баз даних, які використовує секретар у персональному комп’ютері.

1. Студенту-практиканту, під час виконання даного завдання, слід визначити наявність баз даних, які використовує секретар у персональному комп¢ютері.

Необхідно пригадати, що побудована належним чином база даних забезпечує доступ до оновлених і точних відомостей. Оскільки правильна структура є необхідною умовою для досягнення поставленої мети під час роботи з базою даних, доцільним буде вивчення принципів правильної побудови бази даних.

Література:

1. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. Друге видання перер. і допов. / Л. Погребна. – Х.: Фактор, 2008.- 416 с.

2. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

3. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.

Тема 4 Нові інформаційні технології, використання спеціальних функцій

1. Взяти участь у поповненні баз даних: введення даних, актуалізація, пошук засобів (Microsoft Word, Excel, Access, тощо) в організації системи електронного документообігу установи.

Для виконання завдання необхідно:

1. У цьому завданні студенти-практиканти повинні набути практичних навичок введення даних, пошуку засобів (Microsoft Word, Excel, Access тощо) в організації системи електронного документообігу в установи. Для цього студент повинен взяти безпосередню участь у поповненні баз даних.

Самостійна робота

1. Обґрунтувати переваги електронних документів. Занотувати у щоденник.

1. Під час виконання самостійної роботи студент-практикант повинен обґрунтувати переваги електронних документів і занотувати у щоденнику.

Література:

1. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. Друге видання перер. і допов. / Л. Погребна. – Х.: Фактор, 2008.- 416 с.

2. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

3. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.

Тема 4 Нові інформаційні технології, використання спеціальних функцій

1. Охарактеризувати забезпечення схоронності документів на базі практики.

Для виконання завдання необхідно:

Продовжити напрацювання навиків роботи з різними комп¢ютерними програмами. Необхідно охарактеризувати забезпечення схоронності документів на базі практики, записати у щоденник. Так, документи з грифом «Для службового користування» повинні зберігатися у службових приміщеннях, які надійно замикаються і опечатуються. Які програми наявні на базі практики для забезпечення збереження документів.

Самостійна робота

1. Взяти участь у підготовці 2-3 електронних ділових документів. Додати до щоденника.

1. Продовжити напрацювання навиків роботи з різними комп¢ютерними програмами. Взяти безпосередню участь у підготовці 2-3 електронних ділових документів, враховуючи вимоги до документів, виготовлених засобами ПК. Додати до щоденника ці документи на паперовій основі.

Література:

1. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. Друге видання перер. і допов. / Л. Погребна. – Х.: Фактор, 2008.- 416 с.

2. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: навч. посіб. / В.А.Блощинська. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

3. Комова М.В. Діловодство. 3-тє вид.\ М.В.Комова. Національний університет «Львівська політехніка», інститут гуманітарних і соціальних наук. Львів-Київ.: «Тріада Плюс», «Алерта», 2009.- 220 с.

Тема 4 Нові інформаційні технології, використання спеціальних функцій

1. Завершити оформлення щоденника.

2. Скласти письмовий звіт про підсумки практики.

Для виконання завдання необхідно:

По закінченні практики студент-практикант завершує оформлення щоденника і складає письмовий звіт про підсумки навчальної практики, який повинен містити короткий опис бази практики, відомості щодо організації її діяльності та конкретної роботи, що виконана студентом за період практики, висновки, пропозиції по удосконаленню змісту навчальної практики.

ІІІ Методичні рекомендації

до оформлення друкованого звіту з практики

1. Загальні положення

Результати проходження практики повинні бути представлені у формі звіту підписаного і оціненого безпосередньо керівником від бази практики.

Підготовка звіту є індивідуальною роботою кожного студента. Зміст звіту повинен розкривати знання й уміння студента, набуті ним у вирішенні питань, визначених метою і завданням практики. При цьому увага має приділятись виявленню не лише позитивних, а й негативних факторів, що виникли під час практики.

Звіт повинен бути підготовлено на комп’ютері відповідно до правил складання технічної документації (ДСТУ 3008-95 Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення).

Перевірка звіту керівником практики від коледжу здійснюється поетапно згідно затвердженого графіку консультацій та захищається в останній день проходження практики.

Звіт захищається в комісії, яка призначається заступником директора навчального закладу. До складу комісії входять керівники практики від коледжу, від бази практики, викладачі циклової комісії.

Звіт повинен бути виконаний українською мовою, без стилістичних і граматичних помилок. Виклад ведеться короткими пропозиціями, без зайвих подробиць і повторень.

Основні вимоги до подання інформації в тексті: чіткість, стислість, конкретність, обґрунтованість.

До звіту додається щоденник проходження практики, завірений підписами керівників практики від підприємства та коледжу.

Важливим етапом у роботі над звітом є його оформлення. Від того, наскільки відповідально віднесеться студент до оформлення своєї роботи, багато в чому буде залежати її якість і підсумкова оцінка.

2. Структура звіту

Структура звіту повинна мати такі структурні елементи:

- титульний аркуш;

- зміст;

- основна частина згідно програми практики;

- висновки;

- список використаних джерел;

- додатки.

Кожен структурний елемент починається з нової сторінки.

3. Вимоги до структурних елементів

3.1 Титульний аркуш

Титульний аркуш звіту оформляється за встановленою формою

(додаток 1).

3.2 Зміст

Зміст повинен містити назви структурних елементів, розділів (тем), підтем із зазначенням нумерації та номери їх початкових сторінок.

3.3 Основна частина

У вступі (1-2 стор.) висвітлюється загальна мета практики, завдання, характеристика об’єкта, та предмету дослідження

Суть звіту – це викладення відомостей про предмет (об’єкт) дослідження, згідно до програми практики.

Викладення матеріалу по кожному завданню повинно вестися в обсязі 2-5 сторінок.

3.4 Висновки (1-2 стор.)

Висновки повинні містити короткий виклад результатів проходження практики, конкретні результати досліджень, оцінку отриманих результатів роботи, пропозиції щодо покращення діяльності.

3.5 Список використаних джерел

Список використаних джерел формується згідно вимог в алфавітному порядку.

3.6 Додатки

Додатки розміщують після основної частини роботи. У додатках розташовують матеріал, що є громіздким, але необхідним доповненням роботи.. Додатками можуть бути, наприклад, графічний матеріал, таблиці великого формату і т.д. В якості додатків можуть виступати форми фінансової звітності (Форма №1 "Баланс" та форма №2 "Звіт про фінансові результати").

4. Правила оформлення звіту

4.1 Загальні правила оформлення

4.1.1 Роботу оформляють на аркушах формату А4 (210х297мм).

4.1.2 Роботу виконують за допомогою комп’ютерної техніки на одній стороні аркуша білого паперу.

4.1.3 Сторінку заповнюють через 1,5 інтервалу шрифтом Times New Roman (Cyr) розміром 14 пунктів, вирівнювання – за шириною.

4.1.4 Текст роботи варто друкувати, дотримуючи наступних розмірів полів: верхнє, ліве і нижнє - не менш 20 мм, праве - не менш 10 мм.

4.1.5 Під час виконання звіту необхідно дотримуватись рівномірної щільності, контрастності й чіткості зображення впродовж усього звіту. У звіті мають бути чіткі, не розпливчасті лінії, літери, цифри та інші знаки. Всі лінії, літери, цифри і знаки повинні бути однаково чорними впродовж усього звіту.

4.1.6 Абзаци в тексті починають відступом, рівним 1, 25см.

4.1.7 Розділи і підрозділи повинні мати заголовки.

4.1.8 Заголовки підрозділів, пунктів і підпунктів звіту слід починати з абзацного відступу і друкувати маленькими літерами, крім першої великої, не підкреслюючи, без крапки в кінці. Кожен пункт, підпункт і перерахування записуються з абзацного відступу.

4.1.9 Якщо заголовок складається з двох і більше речень, їх розділяють крапкою. Перенесення слів у заголовку розділу не допускається

4.1.10 Заголовки структурних елементів роботи і заголовки розділів варто розташовувати в середині рядка і друкувати великими буквами без крапки наприкінці, не підкреслюючи. Відстань між заголовком і текстом повинна складати не менш двох рядків.

4.1.11 Не допускається розміщувати назву розділу, підрозділу, а також пункту й підпункту в нижній частині сторінки, якщо після неї розміщено тільки один рядок тексту.

4.1.12 Кожен розділ текстового документа варто починати з нової сторінки.

4.1.13 Структурні елементи "ЗМІСТ" "ВСТУП", "ВИСНОВКИ", " СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ", "ДОДАТКИ". Розділи, підрозділи варто нумерувати арабськими цифрами.

4.1.14 Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу. Номер підрозділу складається з номера розділу і порядкового номера підрозділу, розділених крапкою.

4.1.15 Після номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту крапку не ставлять, наприклад 1 Назва, 1.1 Назва, 1.1.2 Назва.

4.1.16 Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою, наприклад, 1.1.1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 і т. д.

4.1.17 Сторінки роботи варто нумерувати арабськими цифрами, дотримуючи наскрізної нумерації по всьому тексту. Номер сторінки проставляють у правому верхньому куті сторінки без крапки наприкінці.

4.1.18 Якщо звіт поділяють на частини, нумерація сторінок у другій та наступних частинах має продовжуватися

4.1.19 "Титульний лист", "Зміст" включають у загальну нумерацію сторінок роботи. Номера сторінок на титульному листі та змісті не проставляють. Окремі сторінки, на яких розташовані ілюстрації і таблиці включають у загальну нумерацію сторінок роботи.

4.2 Ілюстрацій

4.2.1 Кількість ілюстрацій повинна бути достатньою для пояснення тексту, що викладається. Ілюстрації (креслення, рисунки, графіки, схеми, діаграми) варто розташовувати в роботі безпосередньо після тексту, у якому вони згадуються вперше, чи на наступній сторінці. На всі ілюстрації повинні бути дані посилання в роботі. При посиланнях на ілюстрації варто писати “...відповідно до рис. 1.2” при нумерації в межах розділу.

4.2.2 Допускається поміщати в роботу ілюстрації, виконувані методом ксерокопії.

4.2.3 Ілюстрації можуть мати назву, що поміщують під ілюстрацією. Ілюстрація позначається "Рисунок – ", що разом з назвою ілюстрації поміщають після пояснюючих даних, наприклад: "Рисунок 3.1 – Схема розподілу прибутку".

4.2.4 Номер ілюстрації складається з номера розділу і порядкового номера ілюстрації, розділених крапкою, наприклад 3.2 – другий рисунок третього розділу.

4.2.5 При розміщенні ілюстрації від основного тексту відступаються один пустий рядок, також пустий рядок відступається після розміщення ілюстрації.

4.2.6 Якщо ілюстрація не вміщується на одній сторінці, можна переносити її на інші сторінки, вміщуючи назву ілюстрації на першій сторінці, пояснювальні дані – на кожній сторінці, і під ними позначають: “Рисунок __, аркуш __”.

4.2.7 Креслення, рисунки, графіки, схеми, діаграми, розміщені у звіті, мають відповідати вимогам стандартів “Единой системы конструкторской документации” та “Единой системы программной документации”.

Приклад оформлення ілюстрації:

(відступається пустий рядок)

Рисунок 2.5 Географічна структура експорту ТОВ "Підприємство" у 2012 році

(відступається пустий рядок)