Критерії класифікації документів

Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата. Відповідно до цього і згідно з унормованими вимогами за ознаками класифікації та групами вирізняють такі види документів:

- за найменуванням (автобіографія, акт, довідка, доручення, заява та ін.);

- за призначенням (щодо особового складу, обліково-фінансові, довідково-інформаційні; господарсько-договірні; організаційно-розпорядчі);

- за походженням (службові - укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу це робити, для вирішення службових питань; особисті – укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань);

- за місцем укладання (внутрішні, що мають чинність тільки у межах установи, де їх укладено; зовнішні – що є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, особами);

- за напрямом (вхідні, вихідні);

- за способом виготовлення (стандартні, типові, нестандартні, індивідуальні);

- за ступенем складності (прості, складні);

- за стадіями створення (оригінали, копії);

- за терміном виконання (термінові, звичайні безстрокові, дуже термінові);

- за ступенем гласності (звичайні, секретні, цілком секретні);

- за юридичною силою (справжні, підробні);

- за технікою відтворення (рукописні, відтворені механічним способом);

- за терміном зберігання (тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 р.), постійного зберігання).