Печать документа

Вопреки давним мечтам о безбумажной технологии в делопроизводстве, современные компьютеры еще не готовы оставить в покое подсоединенные к ним принтеры. В самом деле, получение бумажной копии документа с помощью принтера – это одна из самых частых операций, производимых с помощью компьютера. Не будет большим преувеличением сказать, что почти все, что мы делаем на компьютере, является лишь подготовкой для вывода на печать. И конечно, одной из основных функций Microsoft Word как программы обработки текста является вывод на печать.

Прежде чем вы сможете начать печатать, нужно правильно настроить и подключить к системе принтер. В этот процесс вовлечены как программы, так и аппаратное обеспечение: сам принтер, средства его связи с компьютером и программы, позволяющие печатать на нем. После того как вы физически установите принтер и соедините его с компьютером, вы должны позаботиться о том, чтобы «внутренности» компьютера (установленные на нем программы) знали, как они могут печатать на этом принтере. Для этого вы должны правильно выбрать тип принтера для вашего документа и установить опции печати.

Напечатать с помощью Word один экземпляр вашего документа на самом деле очень просто. Однако Word может гораздо больше этого. Вы можете печатать отдельные части документа, а также выводить на принтер специальную информацию о своем документе или о самом Word.

1.6.1 Проверка настройки принтера. Программы для управления вашим принтером скорее всего были установлены вместе с Windows программой Установка. Однако если вы не сделали этого при установке системы или с тех пор у вас появились новые принтеры, вам придется перенастроить Windows, выбрав команду меню Пуск Þ Настройка Þ Принтеры и факсы и запустив двойным щелчком по значку Установка принтера Мастера по принтерам.

Установив и настроив принтер в Windows, вы можете сразу печатать на нем из Word. Если у вас несколько принтеров, вам может понадобиться выбрать из них тот, на котором вы собираетесь печатать. Кроме того, вам может понадобиться посмотреть и изменить настройку принтера перед печатью.

1.6.2. Выбор принтера. Чтобы выбрать принтер, на котором вы хотите печатать из Word, сделайте следующее:

1) выберите команду Файл Þ Печать. В появившемся диалоговом окне Печать (рис. 1.10) вы увидите принтер, для печати на котором система настроена в настоящий момент;

Рисунок 1.10 – Диалоговое окно Печать

2) щелкните по кнопке со стрелкой вниз, расположенной справа от поля Имя. В раскрывшемся списке вы увидите все принтеры, доступные вам для печати из Windows. Выберите принтер, который вам нужен. Кнопка Свойства позволит вам просмотреть опции принтера;

3) щлкните по кнопке ОК, чтобы начать печать; если вы передумали, щелкните по кнопке Отмена.

1.6.3 Печать. Печать документа из программы Word – весьма несложная процедура, если только ваш принтер правильно установлен и настроен. Вы имеете возможность печатать не только весь документ, но и какую-то его часть, а также выводить на печать некоторую специальную информацию (например, сведения о документе) как вместе с содержимым документа, так отдельно. Чтобы напечатать один экземпляр всего документа, щелкните по кнопке Печать на стандартной панели инструментов или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+p.

1.6.4 Печать нескольких копий. Чтобы напечатать несколько копий документа, введите число копий в поле Число копий диалога Печать (можно также установить это число, нажимая кнопки со стрелками, расположенные справа в этом поле).

Обычно Word печатает несколько экземпляров один за другим – то есть сначала он напечатает все страницы первого экземпляра, затем все страницы второго и т.д. Этот режим устанавливается флажком Разобрать по копиям, рядом с которым вы видите символическое изображение страниц и экземпляров, показывающее порядок их печати. Все это расположено в области Копии диалогового окна Печать (см. рис 1.10).

Если сбросите флажок Разобрать по копиям, Word будет печатать все первые страницы всех экземпляров, затем все вторые страницы и т.д.

1.6.5. Печать части документа. Никто не заставляет вас печатать весь документ всякий раз, когда вам нужна из него лишь одна страница. Word позволяет выводить на печать текущую страницу, несколько страниц с указанными вами номерами, диапазоны страниц, а также все страницы с четными или нечетными номерами. Кроме того, можно печатать фрагмент содержимого, выделенный в документе.

- Текущая станица. Чтобы напечатать текущую страницу, установите флажок Текущая. При этом Word напечатает страницу, на которой расположен курсор вставки. Если в документе выделен фрагмент, начинающийся на одной странице и заканчивающийся на другой, Word печатает только первую страницу из тех, на которых располагается выделенный фрагмент.

- Отдельные страницы. Чтобы напечатать любые отдельные страницы, введите номера этих странниц, разделяя их запятыми, в поле, расположенном справа от флажка Номера, например: «1, 4, 7, 9». Когда вы начнете вводить что-либо в этом поле, флажок Номера будет автоматически установлен. Вы можете комбинировать отдельные страницы и диапазоны страниц, например, таким образом: «З, 4, 8-10, 13-14, 18».

- Диапазоны страниц. Вы можете печатать группу идущих друг за другом страниц, начиная и заканчивая печать на любой странице документа. Для этого в поле Номера необходимо ввести номер первой страницы группы, дефис и номер последней страницы, например: l2-9».Если документ разбит на разделы, то вы можете пользоваться этим, чтобы печатать страницы в некотором диапазоне. Для этого вам понадобится ввести подряд букву «р» (латинскую), номер страницы внутри раздела, букву «s» и номер раздела. Например, запись «p4s2» указывает на четвертую страницу второго раздела. Указанные таким образом номера страниц могут определять диапазоны страниц, выводимых на печать, а могут и указывать отдельные страницы для печати. Например: «З, p4s2-p5s3, 10-29, 69».

- Четные и нечетные страницы. Чтобы напечатать только страницы документа с четными номерами, выберите пункт Четные страницы в окне списка Напечатать, расположенном в нижнем правом углу диалогового окна Печать. Наоборот, чтобы напечатать только страницы с нечетными номерами, укажите в этом списке пункт Нечетные страницы. Как правило, с помощью этих опций печатают все четные или все нечетные страницы документа. Однако вы можете также выбрать четные или нечетные страницы из некоторого диапазона. Например, если вы введете в поле Номера диапазон 10-20 и установите опцию Четные страницы, Word напечатает страни­цы с номерами 10, 12, 14, 16, 18 и 20.

- Печать выделенного фрагмента документа. Чтобы напечатать выделенный в документе фрагмент, сделайте следующее:

1) выделите часть документа, которую вы хотите напечатать;

2) выберите команду Файл Þ Печать;

3) установите опцию Выделенный фрагмент в области Страницы диалогового окна Печать, после чего щелкните по ОК.

При печати выделенного фрагмента Word не печатает верхние и нижние колонтитулы. Кроме того, печать при этом всегда начинается с верха листа бумаги, а не с того места, где выделение начинается на странице

1.6.6 Список Вывести на печать. Word позволяет выводить на печать не только содержимое документа. В списке Напечатать вы можете выбрать другую категорию полезной информации, относящейся к вашему документу.

1.6.7 Опции печати Word. Чтобы установить или изменить дополнительные опции печати Word, сделайте следующее:

1) выберите команду Файл Þ Печать и щелкните по кнопке Параметры. На экране появится диалоговое окно Параметры с выбранной вкладкой Печать. Это же диалоговое окно можно выбрать, дав команду Сервис Þ Параметры и выбрав вкладку Печать в появившемся диалоговом окне Параметры;

2) в этом диалоговом окне вы можете установить любые нужные вам опции, после чего щелкните по ОК.

1.6.8 Опции принтера. У большинства принтеров есть возможность устанавливать некоторые опции печати, такие как разрешение печати, число экземпляров и формат бумаги. Некоторые более сложные и дорогие принтеры позволяют печатать на обеих сторонах бумаги (дуплексная печать) и даже печатать в цвете. Эти специальные опции принтера вы можете настраивать с помощью диалогового окна Свойства.

Диалоговое окно Свойства соответствует типу принтера, на котором вы собираетесь печатать. Если вы переключитесь на другой принтер, это диалоговое окно будет совсем иным (у него изменится даже строка заголовка). Например, это диалоговое окно может быть озаглавлено так: «Свойства: HP LaserJet II Series на FILE». Часть заголовка после предлога «на» указывает, куда будет направлен вывод печати – в файл, на параллельный порт (LPT) или на последовательный порт (СОМ). Чтобы установить опции в вашем диалоговом окне Свойства, сделайте следующее:

1) выберите команду Файл Þ Печать;

2) в появившемся диалоговом окне Печать щелкните по кнопке Свойства, чтобы вывести на экран диалоговое окно Свойства;

3) выберите все вкладки по очереди и измените нужные параметры принтера;

4) щелкните по ОК в диалоговом окне Свойства.