Организационные аспекты деятельности

Место АнИС в организационной структуре фирмы в большей степени зависит от предъявляемых к ней требований и свою очередь определяет конкретные планы работы. Поскольку в идеале АнИС должна отвечать на запросы всех функциональных подразделений, опыт показывает, что лучшие результаты достигаются, если соответствующая служба автономна и централизована в рамках определенного направления хозяйственной деятельности. При большой диверсификации производства АнИС может быть до некоторой степени децентрализована.

Для успеха любой программы необходимо, чтобы была служба (возможно, один человек), отвечающая за координацию всей поисково-аналитической деятельности. Когда определены права и обязанности службы можно начать ее деятельность с ответов на приведенные ниже вопросы:

Какая информация требуется? (Ответ на вопрос требует точности; перечислите типы важных сведений; будьте реалистичны в своей потребности в информации).

Как следует получать информацию? (Оцените все потенциальные источники требуемой информации).

Что обеспечивает надежность информации? (Обеспечьте участие в ее поиске других подразделений фирмы, многие отделы не способны осознавать свой вклад в оценку внешнего окружения).

Как организовать информацию? (Существует много способов организации информации. Доказана оправданность ведения архивов и БД на важных конкурентов, которые могут подразделяться на секции по основным категориям информации: маркетинг, продукт, производственные мощности, организация и финансы, сильные и слабые стороны, возможные стратегии и пр.).

Руководитель сам определяет политику и направления использования данных о внешнем окружении. Однако руководитель должен быть в курсе общей политики, и в начальном периоде следует у каждого запросить описание их политики использования этих данных в своей области.

При развитии и реализации системы ИБ необходимо придерживаться определенной базовой политики. Ниже приводится возможной вариант такой политики.

Ответственность участников. Совершенно обязательно определить и разъяснить роль и сферу ответственности каждого участника. Это нужно как для того, чтобы очертить разведовательные (аналитические роли тех работников организаций, кто раньше их не осозновал, так и для того, чтобы сдерживать рвение тех, кого могут- раскрыть в поисково-аналитической деятельности.

Отдел финансов. Изучает материалы по делам государственных и местных учреждений, ведающих вопросами финансовогосостояния конкурентов.

Отдел маркетинга. Обеспечивает оценку рыночных сил, влияющих на поведение конкурентов.

Отдел производственных отношений. Беседует с теми поступающими на работу, кто имел дело с конкурентами и другими активными агентами рынка, поддерживает контакты с агентствами по найму рабочей силы.

Производственный отдел. Поддерживаетконтакты с поставщиками оборудования и транспортными организациями.

Отдел снабжения. Посещает собрания агентов по закупкам, поддерживает контакты с поставщиками сырья.

Технический отдел. Определяет себестоимостьпродукции и следит за технической литературой.

Исследовательский отдел. Следит за патентами и результатами лабораторных испытаний.

Администрация фирмы. Поддерживает контакты с управляющими в своей отрасли (избегая бесед о ценах и издержках), поддерживает связи с торговой прессой и торговыми ассоциациями, Поддерживает контакты с государственной администрацией и видными консультантами университета.

Таким образом, нагрузка поисково-аналитической работы может быть распределена по всей организации, причем достигается очевидное преимущество: создается всеобъемлющая система, значительно превосходящая возможности АнИС из нескольких человек.

Безопасность в системе информации о внешнем окружении. АнИС неизбежно имеет дело с "чувствительной"информацией. Если служба действует в соответствии с этическими нормами, что вовсе не значит, что конкурент делает то же самое. Поэтому следует охранять "чувствительную информацию. Действенный подход к проблеме разработки мер безопасности может строиться не предположении самого худшего со стороны конкурентов: если они не ограничиваются методами, которые считаются этичными, то как это может сказаться на организации?Специалисты советуют, что АнИС должна иметь свою ограниченную контрразведку и систему допусков, при которой часть информации выдается по принципу -"знать лишь необходимое", а часть открыта для всех. При этом всей деятельности придается ореол респектабельности и значимости, которые помогают оправдать довольно значительные расходы на сбор данных. При планировании безопасностиинформации необходимо, в частности, учесть следующие условия:

• Полная ответственность за безопасность возлагается на одного сотрудника.

• Взаимный контроль и сопоставления.

• Тщательная проверка поступающих на работу.

• Система контроля степени секретности документов, периодическая инвентаризация, регистрация их нахождения, быстрое возвращение.

• Звуконепроницаемое помещение для обсужденияважных вопросов.

• Шкафы и столы запираются.

• Ненужные документы сжигаются или измельчаются под строгим контролем.

• Идентификационные карточки сотрудников для регистрации прихода и ухода.

• Ограниченный доступ сотрудников к множительным аппаратам.

• Специальные конверты для внутренней передачи конфиденциальных документов.

• Строгая система безопасности в экспериментальных цехах, отделах исследований и разработок, в инженерных лабораториях.

• Организационные и программно-технические средства защиты при работе с компьютерами.