Цели и назначение деловых приемов

При словах прием, банкет, ужин обычно возникают ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой. Однако прием в деловой сфере это прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.

Основные цели деловых приемов:

- заключение взаимовыгодных сделок;

- празднование юбилея фирмы, достижение финансовых результатов, расширение сферы деятельности фирмы.

- завязать полезные знакомства, обсудить выгодные контракты, расширить имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями на экономические, финансовые и прочие позиции, притязания будущих партнеров.

Выделяют следующие виды деловых приемов.

Дневные приемы:

1. Рабочий завтрак: начало в 8.15-9.00. Длительность - от 30 минут до 1 часа.
Одежда - повседневный деловой костюм. Цель - решение принципиальных вопросов по намечаемым договорам, сделкам и пр. Алкогольные напитки не подаются, меню ограничено, супруги бизнесменов не приглашаются. (не более 5 чел)

2. Завтрак: начало - 12.00-12.30. Продолжительность - 1-1,5 часа. Одежда - повседневная деловая. Меню: холодные закуски, одно-два горячих блюда, десерт, кофе. Напитки - сухие вина, шампанское. Супруги бизнесменов не приглашаются (но может быть исключение). Дневные приемы носят менее торжественный и более деловой характер, чем вечерние.

Вечерние приемы:

1. Коктейль, бокал шампанского - небольшой по длительности прием (1,5-2 часа), как правило, проходит стоя. Напитки, как и горячие и холодные закуски, разносятся официантами. Иногда такой вид обслуживания дополняется еще несколькими буфетами-стойками, где желающим предлагаются напитки. Начало приема – приблизительно в 17 часов.

2. Аля фуршет (a la fourchette - фр. - вилкой: так как а - предлог, обозначающий творительный падеж, a lafourchette - вилка). Продолжительность та же, что и у приема типа "коктейль", время начала приема - также около 17 часов. Этот прием проводится стоя, но есть следующее отличие: на приеме "а ля фуршет" накрываются столы с закусками, горячими блюдами, а также с посудой и приборами. Гости сами накладывают в свои тарелки желаемые блюда. Однако название приема подсказывает, что на столах находятся только те блюда, которые можно есть без использования ножа, стоя, т.е., держа тарелку в левой руке, а вилку - в правой. Одежда на приемах типа "коктейль", бокал шампанского и "а ля фуршет" - обычный костюм, но более темного цвета, женские костюмы более нарядные, менее жесткие требования к украшениям.

3. Буфет-обед - прием, начало которого назначается примерно на 18-20 часов. В зале устанавливаются столы, и приглашенные, самостоятельно выбрав закуски, садятся за столы. Столы ставятся таким образом, чтобы за каждым могли разместиться 4-6 человек.

4. Обед - самая торжественная форма приема. Отметим, что на обед часть самых уважаемых гостей, например, первые лица фирмы, могут быть приглашены с супругами (на все прочие перечисленные формы деловых приемов супруги не приглашаются).

Приглашение -обычно выполнены типографским способом, а дополнительные сведения, такие, как (фамилия, имя, отчество приглашенного или просто количество приглашенных) могут быть вписаны от руки. В приглашении не ставятся дата отправления и подпись.

Во второй части приглашения указывается, какой будет форма приема (обед, коктейль и др.), когда он состоится и где. Приглашение, как правило, содержит просьбу о подтверждении намерения присутствовать на приеме. Принято эту просьбу обозначать заглавными французскими буквами: (R.S.V.P. - "Ответьте, пожалуйста"). Ответить полагается в течение суток со дня получения приглашения. Можно также сделать это по телефону или факсу - последнее предпочтительнее, так как сохраняет текст подтверждения. Отказ рекомендуется обязательно оформить письменно - в виде почтового послания или по факсу; в письме-отказе кратко указывается причина, по которой приглашенный не может присутствовать.

Рассмотрим различные виды презентации с точки зрения требований делового этикета.

1. Цель презентация организации (акционерного общества, общественного движения, и т.п.). - рекламирование организации, ее миссии, стратегии, целей, создание благоприятной репутации в глазах присутствующих представителей СМИ и деловых кругов.

2. Цель п резентация продукта (товара). - распространение информации о новой, выпускаемой впервые продукции, или о новом, впервые поступающем в продажу товаре, представление качеств (свойств) этой продукции (товара), условий выпуска и продажи, ознакомление с особенностями транспортировки, хранения продукции (товара) и спецификой ее (его) применения.

3. Презентация проект имеет целью информирование деловых кругов, общественности, СМИ о новом проекте (программе), затрагивающем интересы различных групп населения. Формирование заинтересованности у лиц, которые могут оказать материальную поддержку проекту. Этот вид презентации наиболее труден для устроителей, так как восприятие заинтересованных кругов может быть многозначным, противоречивым, взаимоисключающим.

4.

Цель презентация объема выполненных работ. - ознакомить достаточно узкий круг людей (например, акционеров) с результатами, объемами и стоимостью работ.

5. Презентация плана работ предполагает информирование круга лиц, имеющих прямое отношение к будущим работам, о том, что будет сделано в определенный период, описание будущих работ, сведения об исполнителях, предполагаемые результаты, средства, которые необходимо будет израсходовать.

Подготовка презентаций – сложный процесс, требующий участия различных специалистов, таких, как:

· протокольная группа, обеспечивающая полное соответствие требованиям современного делового протокола;

· дизайнеры, художники, архитекторы, оформители, отвечающие за оформление помещения, где будет проходить презентация, за качество представляемых демонстрационных материалов, за дизайн экспозиции, ее расположение и т.п.;

· специалисты по деловой риторике, которые помогут составить наиболее результативные выступления тем, кто проводит презентацию;

· специалисты по деловым приемам, банкетам и пр.

Процесс подготовки презентации состоит из следующих этапов:

I этап. Определение цели презентации.

II этап. Составление списка и анализ состава приглашенных на презентацию.

III этап. Разработка плана презентации.

IV этап. Выбор метода представления продукта (услуги), проекта и пр.
V этап. Подбор демонстрационных материалов.

VI этап. Подготовка выступлений.

VII этап. Подготовка к ответам на вопросы.