Документооборот в бухгалтерском учете

Документооборот – это движение документов от момента их выписки и до сдачи в архив.

В традиционном представлении документооборот включает след. этапы:

1. Проверка документов:

-Проверкадокументов по существу – проверка законности документов, их соответствия нормативным актам, внутренним регламентам организации.

- Проверка документов по форме – это проверка наличия всех необходимых реквизитов.

- Арифметическая проверка документов – это проверка правильности подсчета сумм и итогов.

Если при проверке выявлено отсутствие реквизитов, арифметические ошибки, документ следует вернуть на доработку. Документы, в которых выявлены подделки подписей, должны быть задержаны с целью служебного расследования

2.Таксировка документов – это денежная расценка материальных ценностей, указанных в документе.

3.Группировка документов – подбор документов в группы, пачки, однородные по содержанию.

4. Контировка документов - проставление бух. проводки (от слова конта - счет). Это - наиболее сложный этап документооборота. В наст. время эта операции еще не автоматизирована.

5.Сдача документов в архив на хранение – документы бух. учета подлежат хранению. Порядок хранения определен ст. 17 ФЗ «О БУ». Организация обязана хранить документы в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Лицевые счета работников, расчетные ведомости хранятся 75 лет – для обращения за справкой о начислении пенсии.

Документооборот должен быть хорошо организован. Документ должен проходить все этапы в минимальный срок, а каждый исполнитель должен обрабатывать документ максимально быстро. Для этого составляется график документооборота, который является приложением к учетной политике (см. «Положение о документах и документообороте» от 29 июля 1983 года)