Руководство пользователя. АРМ «Администратор гостиницы» предназначен для использования в гостиницах, санаториях, домах отдыха

Общее описание

АРМ «Администратор гостиницы» предназначен для использования в гостиницах, санаториях, домах отдыха. Он позволяет выполнять операции управления номерным фондом: бронирование комнат(или путевок), оформление заселения, переселения, выезда. При этом информация о текущем и плановом состоянии номерного фонда визуально отображается на экране.

АРМ «Администратор гостиницы» является внешним приложением програмного комплекса «Учет.Анализ.Управление» и использует его объекты и механизмы.

С помощью АРМа можно выполнять следующие операции:

· Бронировать места в комнатах для клиентов(отдыхающих) на любой период

· Искать свободные места в номерах требуемой категории на определенный период

· Регистрировать заселение клиента

· Формировать счета на оплату, счета фактуры и акты выполненных работ

· Оформлять выезд клиентов

· Получать информацию о проживающих в номере за любой период

АРМ позволяет получать следующие печатные формы:

· Планируемое заселение отдыхающих(клиентов) на период

· Планируемый выезд отдыхающих(клиентов) на период

· Журнал регистрации отдыхающих(клиентов)

· График заезда в корпуса

· Занятость номерного фонда за период

Руководство пользователя

2.1 Общие принципы работы

Все операции выполняются через форму, отображающую плановое, текущее и прошлое состояние номерного фонда за определенный интервал времени (рис.1). Колонки таблицы соответствуют дням периода, строки – местам в комнатах (номерах). Ячейка таблицы характеризует состояние места в комнате на определенную дату. Каждому состоянию соответствует свой цвет.

Рис.1 Внешний вид формы АРМ «Администратор гостиницы»

Возможны следующие состояния комнат: «забронировано», «занято», «не занято».

Кроме того, отдельным цветом отображается прошлое состояние «Занято», то есть можно видеть кто жил в комнате в любой прошлый период времени.

При открытии формы отображаются данные за тридцать дней, начиная от текущей даты. Чтобы увидеть данные за другой период, надо изменить период и нажать кнопку «Заполнить».

В АРМе используются следующие справочники програмного комплекса «Учет.Анализ.Управление»:

Справочник системы «Учет.Анализ.Управление»	Назначение в АРМ «Администратор гостиницы»
Подразделения	Номерной фонд. Группа справочника будет соответствовать корпусу.
Товары	Путевки
Клиенты	Организации или физические лица, бронирующие места
Физические лица	Физические лица, проживающие в гостинице
Прочая аналитика	Пол проживающих. (Используется на этапе бронирования)

Работа с этими справочниками описана в руководстве ПК «Учет.Анализ.Управление».

Свойства номеров («Категория» и «Количество мест в номере») определяются через характеристики элемента справочника «Подразделения» как показано на рис.2.

Рис.2 Ввод свойств номеров (комнат)

2.2 Выполнение операций

Для выполнения какой-либо операции, надо нажать кнопку мыши в ячейке таблицы, соответствующей месту в комнате и дате операции. Высветится меню, состав которого зависит от исходного состояния выбранной ячейки(состояния комнаты на указанную дату).

2.2.1 Бронирование мест

Меню с операцией «Бронирование» высвечивается только для исходного состояния ячейки «Не занято».

После выбора меню «Забронировать», в открывшейся диалоговой форме будут заполнены поля «Планируемая дата заселения» и «Комната» значениями исходной ячейки (рис.4).

Рис.3. Бронирование мест

Рис.4 Форма ввода заявки на бронирование мест

Если места заказывает частное лицо(физическое лицо), надо ввести его реквизиты в соответствующие поля формы. Элементы справочников «Клиенты» и «Физические лица» будут созданы автоматически. В случае если клиент не в первый раз бронирует места и в справочнике «Клиенты» уже есть соответствующий ему элемент, или, если места заказывает организация, необходимо выбрать элемент из справочника «Клиенты».

Также обязательно надо заполнить поля табличной части «Дней в путевке», «Путевка» и «Пол проживающего». Одной заявкой можно забронировать несколько мест в одной комнате.

Для удобства работы с табличной частью используются кнопки:

- копирования текущей строки.

- изменения значений всех реквизитов текущей колонки на значение из текущей строки.

- удаление текущей строки.

После нажатия кнопки «Забронировать» будет зарегистрирована операция бронирования. Это будет отбражено в таблице формы.

Рис.5 Информация о забронированном месте отобразилась на экране.

Для ячеек в состоянии «Забронировано» доступны следующие строки меню:

· «Занять» - регистрация заселениея в номер.

· «Освободить» - отмена бронирования текущего места в номере.

· «Открыть» - открывается форма заявки для просмотра или изменения.

· «Снять» - снятие заявки (в отличие от «Освободить» - отменяется бронирование всех мест, указанных в заявке).

· «Счет на оплату» - формирование счета на оплату путевки.

· «Сводный счет на оплату» - формируется счет на оплату всех путевок, заказанных организацией за текущий день.

· «Акт выполненных работ» - формирование акта выполненных работ.

Рис.6. Меню состояния «Забронировано»

2.2.2 Регистрация заселения в номер

При выборе меню «Занять» откроется форма регистрации заселения в номер.

Рис.7 Диалоговая форма регистрации заселения в номер. Вкладка «Проживание»

Если место в номере было предварительно забронировано, в открывшейся форме уже будут заполнены поля «Дней проживания», «Дата прибытия плановая», «Организация», «Стоимость путевки». При заселении без предварительного бронирования эти поля надо заполнить вручную. Кроме того, можно ввести дополнительную информацию о лечении и проживании.

Если срок приезда клиента не совпал с предполагаемым при бронировании, дату заезда можно изменить. Заселение регистрируется датой не позже текущей. То есть мы можем сегодня зарегистрировать вчерашнее заселение(зарегистрировано оно будет вчерашней датой), но зарегистрировать заселение заранее нельзя.

Рис.8 Диалоговая форма регистрации заселения в номер. Вкладка «Реквизиты физического лица»

Надо обязательно указать физическое лицо. Если место было забронировано частным лицом, то уже введенные рекизиты физического лица можно заполнить, нажав на кнопку . Если клиент приехал в первый раз, можно ввести его реквизиты в форму и соответствующий ему элемент справочника «Физические лица» будет создан при регистрации заселения. Если клиент уже есть в базе данных, надо выбрать его из справочника «Физические лица». Все измененные и добавленные реквизиты физического лица будут обновлены при закрытии формы.

После выполнения операции, в таблице отобразится информация о занятом месте.

Рис.9. Заселение в комнату отобразилось в таблице.

Для ячеек в состоянии «Занято» доступны следующие строки меню:

· «Освободить» - регистрация выезда из номера.

· «Переселить» - регистрация переселения в другой номер.

· «Открыть» - открывается форма заселения для просмотра или изменения.

· «Отменить» - отмена регистрации заселения.

· «Счет на оплату» - формирование счета на оплату путевки.

· «Счет-фактура» - формирование счета фактуры.

· «Акт выполненных работ» - формирование акта выполненных работ.

Рис.10. Меню состояния «Занято».

2.2.3 Регистрация выезда из номера

Программа предложит зарегистрировать выезд текущей датой.

Можно оформить выезд задним числом, но зарегистрировать выезд заранее нельзя.

Рис.12. Выезд зарегистрирован

Рис.11. Ввод даты выезда

В таблице зарегистрированный выезд отобразится другим цветом.

Для ячеек, отображающих заселение в прошлые периоды, доступны пункты меню:

· «Открыть» - открывается форма с реквизитами проживания для просмотра.

· «Отменить» - отмена регистрации выезда.

· «Счет на оплату» - формирование счета на оплату путевки.

· «Счет-фактура» - формирование счета-фактуры.

· «Акт выполненных работ» - формирование акта выполненных работ.

Рис.13.Меню состояния «Занято в прошлом периоде»

2.2.4 Переселение в другой номер

После выбора меню «Переселить» откроется диалоговая форма. Дата переселения будет равна текущей дате, оставшиеся дни проживания рассчитаны относительно текущей даты. Необходимо указать комнату, в которую требуется переселить клиента.

Рис.14 Переселение в другую комнату

На рис.15 показано как изменится отображение проживания клиента в таблице.

Рис.15. Отображение операции переселения в таблице.

2.2.5 Формирование бухгалтерских документов (счет на оплату, счет-фактура на расход, акт выполненных работ)

Бухгалтерские документы формируются автоматически при выборе соответствующих пунктов меню. В поле «Количество» записывается число мест(или путевок), количество дней проживания записывается в поле комментарий. В печатных формах документов комментарий добавляется к полю «Товар».

Рис.16. Формирование счета на оплату.

Также есть возможность сформировать сводный счет на оплату по клиенту за день(если места бронирует туристическая фирма).

2.3 Режимы формы «Администратор гостиницы»

2.3.1 Режим «Заселение»

В режиме «Заселение» выводятся только строки с комнатами, в которые по плану должны заселиться(или уже заселились) клиенты в ближайшие дни(«Интервал дней») начиная с даты начала периода формирования.

Рис.17. Режим «Заселение».

2.3.2 Режим «Выезд»

В режиме «Выезд» выводятся строки с комнатами, из которых должны выехать(или уже выехали) клиенты в указанное число дней(«Интервал дней»), начиная от даты начала периода формирования таблицы.

Рис.18. Режим «Выезд».

2.3.3 Поиск мест

На вкладке «Поиск мест» задаются критерии поиска: период поиска, количество мест и пол клиента(если необходимы места в одном номере) и категория номера.

В таблицу «Возможные варианты заезда» будут выведены строки, отвечающие выбранным условиям.

Рис.19. Поиск свободных мест.

Нажав на кнопку «Внешние модули», можно открыть диалоговую форму и сразу же забронировать выбранные места.

2.3.4 Контроль занятых мест

В системе ведется контроль количества занятых мест. Если в какой-то период времени занято или забронировано мест больше, чем указано в характеристиках номера, вверху формы выводится предупреждающее сообщение. В таблице «Ошибки при бронировании» указывается период и номер, где забронированы лишние места.

Рис.20. Контроль занятых мест.

Примечание. Если зарегистрирована путевка, которой соответствует элемент справочника «Товары» с категорией «Подселение», количество занятых мест в номере не контролируется.

Категория «Подселение» указывается на вкладке «Настройки».

2.3.5 Освобождение занятых и забронированных мест

В этом режиме автоматически отменяется бронирование всех незанятых мест, срок заезда и выезда для которых уже прошел, или, для занятых мест, регистрируется выезд всех клиентов, срок проживания которых закончился.