Лабораторна робота № 1

Отчет является эффективным средством наглядного представления данных в печатном документе. Отчет — это текстовый документ, отображающий текущие данные или данные на время создания отчета. Разработчик имеет возможность эффективно управлять размером, внешним видом и структурой всех компонентов отчета.

Большинство отчетов связаны с одной или несколькими таблицами и/или запросами базы данных, поля которых являются источником формирования для включаемых в отчет записей. Отчет может включать любые комбинации полей из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создается. Для создания нового отчета в OpenOffice.org Base можно использовать Мастер отчетов:

1. Откройте файл базы данных, в которой необходимо создать новый отчет.

2. В левой области окна базы данных щелкните значок Отчеты.

3. Выберите задачу Использовать мастер для создания отчета (рис. 21).

Рис. 21. Окно мастера отчетов

В результате откроется окно первого шага мастера построения отчетов (рис. 22).

Рис. 22. Первый шаг создания отчета.

Описанным ранее способом с помощью списка Таблицы или запросы в этом окне следует сформировать список Поля в отчете и с помощью кнопки Далее перейти к следующему шагу.

На втором шаге Поля меток указывается, что будут обозначать поля. В окне третьего шага можно осуществлять группировку записей в отчет. Записи отчета можно группировать на основе значений одного или нескольких полей. Выберите поля, по которым будет сгруппирован итоговый отчет. В отчете можно группировать до четырех полей.

На третьем шаге при группировке нескольких полей OpenOffice.org Base создает вложенные группы согласно их уровню группировки. В образце отчета отображается получаемая при этом структура отчета, в котором каждый следующий уровень сдвинут вправо по отношению к предыдущему уровню и обозначены поля, отображаемые на каждом уровне.

В окне четвертого шага Параметры сортировки мастер предоставляет возможность выбрать поля, по которым требуется сортировать отчет. Поля можно сортировать по четырем уровням, на каждом — по возрастанию или по убыванию. Сгруппированные поля можно сортировать только внутри соответствующих групп.

На следующем шаге Разметка выберите разметку из разных шаблонов и стилей и ориентацию страницы (книжную или альбомную). Отчет можно создать как статический или как динамический отчет. При открытии динамического отчета он отображается с текущим содержимым. При открытии статического отчета всегда отображаются те данные, которые содержались в этом документе в момент его создания.

Лабораторна робота № 1

Тема. Створення бази даних в СУБД MS Access.

Мета. Ознайомитися з основними можливостями програмного забезпечення MS Access, навчитися відкривати програму MS Access і закінчувати роботу з нею, ознайомитися з основними типами вікон програми, навчитися самостійно розробляти прості бази.

1 Короткі теоретичні відомості

Створення нової бази. Microsoft Access - це програмне забезпечення, яке відноситься до систем управління базами даних БД (СУБД). Основною функцією Access є робота з інформацією, структурованою у виді таблиці. Програма Access забезпечує:

- Створення бази даних;

- Створення таблиць в базі даних;

- Ввід даних в таблиці;

- Збереження даних;

- Опрацювання даних;

- Створення зв’язків між таблицями.

БД допомагають систематизувати і зберігати інформацію про певну предметну область, організовувати доступ до даних, їх пошук і опрацювання. Сучасні бази даних оперують інформацією від звичайних чисел до текстів і графічних та відео даних.

Реляційна база даних. Вона складається з набору зв’язаних між собою таблиць. Дані в таблицях організовані так, щоб забезпечити об’єднання різнорідної інформації, виключити дублювання.

Реляційна база використовує реляційну модель даних, яка запропонована в 1970 р. Коддом. Кодд показав, що набір двомірних таблиць може бути використаний для зберігання даних про навколишній світ. Такі таблиці називаються відношеннями (реляціями), а бази даних називаються реляційними.

Дві або більше таблиць, які мають поля з однотипними даними, між якими встановлено зв’язок, називаються реляційними. Реляційні зв’язки дають змогу звести до мінімуму дублювання одних і тих даних (полів).

Microsoft Access - це одна з найпоширеніших баз даних, що представляється сукупністю таблиць, запитів, форм, звітів макросів, модулів.

Програму Access можна запустити:

- З допомогою меню Пуск системи Windows;

- З допомогою ярлика на робочому столі Windows;

Файли баз даних мають розширення .mdb і відмічені піктограмою ключика на білому фоні.

Основні типи вікон БД Access. Вікно бази даних. Після відкриття існуючої або створення нової бази даних на екрані появляється вікно бази даних що показано на рис. 1.1.

Рисунок 1.1 Вікно бази даних

Вікно поділено на 3 області. В лівій частині вікна розміщена панель Об’єкти, де включені кнопки об’єктів баз даних: таблиці, запити, форми, звіти і т.д. Після клікання на кнопці відкривається вкладка відповідного об’єкту БД.

Панель інструментів дозволяє працювати з цими об’єктами. Значення кнопок на панелі інструментів:

- Відкрити (Открыть) – відкриває для перегляду або запускає на виконання вибраний об'єкт;

- Конструктор – дозволяє змінити вибраний об'єкт в режимі Конструктора;

- Створити (Создать) – створити новий об’єкт вибраного типу.

Вікно таблиці дає змогу в табличному виді переглянути в виді первинного набору і виконати необхідні операції з записами таблиці. Після рядка заголовка таблиці розміщені назви полів (колонок). Навігація в таблиці можлива за допомогою смуг прокрутки. Внизу зліва є навігаційна панель.

Вікно форми візуально нагадує вікно документу. Призначення форми – це ввід даних або перегляд таблиці по одному запису. В верхньому рядку вказано ім’я таблиці, а внизу навігаційна панель. Записи виводяться по одній парами: назва поля – значення.

Вікно запиту. Пошук інформації в таблицях здійснюється за допомогою запитів. Для запиту призначено вікно запиту. В вікні запиту є рядок заголовка, який має унікальне ім’я, присвоєно запиту. Верхня частина вікна показує таблиці, які беруть участь в запитах. На наявність зв’язків між таблицями вказує лінія об’єднання. В нижній частині вікна є спеціальні поля для вводу значень, по яких формується критерій запиту.

Таблиц і. Будь-яка таблиця складається з рядків і стовпців. В термінології БД Access рядкам відповідають записи, стовпцям – поля.

Кожна таблиця зберігає інформацію про дану тему. Представлена в таблиці інформація описує однотипні предмети, операції, або їх характеристики. По суті це список, в якому перераховані аналогічні по своїх ознаках об’єкти.

Запис містить повну інформацію про об’єкт, тобто запис це сукупність значень всіх полів про об’єкт. Кількість записів рівна кількості об’єктів.

Всім записам відповідає одна і та сама множина полів, хоч в певних полях значення може бути порожнім. При внесенні записів в таблиці, вони не впорядковуються, а зберігаються в тій послідовності, в якій внесені в таблицю.

Полем єокремий стовпчик в таблиці. В таблиці полями є прізвище, відділ, оклад і т. д. Кожне поле в межах таблиці має своє унікальне ім’я і містить дані певного типу і певної довжини. В кожне поле вноситься частина інформації про об’єкт, яка називається значенням поля.

Типи даних і їх представлення. Кожне поле таблиці зберігає дані різних типів. Типи полів вводяться для того, щоб програма знала, як обробляти дані і скільки місця виділяти для них в базі. Access підтримує такі типи даних:

Текстовий. Цей тип поля найчастіше використовується і прийнятий по замовчуванню. В такі поля вводяться як символи так і числа. Дані, що зберігаються в таких полях, не можуть використовуватися в арифметичних виразах. При виборі текстового поля необхідно вказати його розмір. Програма використовує вказане значення довжини поля, а все решту заповнює пропусками.. По замовчуванню задається розмір поля 50 символів. Максимальна кількість поля текстового типу рівна 255 символів.

Поле типу Memo. Якщо діапазон зміни текстових полів великий, то використовуються поля типу Memo, в яких для даних відводиться стільки місця, скільки вони займають реально. В ці поля, як правило, заносяться примітки, пояснення, коментарі. На відміну від текстового поля, в нього можна занести стільки знаків, скільки треба. Це текстове поле великої довжини, що зберігає до 65536 знаків.

Числовий тип. Числовий тип в СУБД Access має декілька підтипів, що наведено в табл. 1.1. Над числовими полями виконуються арифметичні операції.

Таблиця 1.1 Підтипи полів для типу Числовий

Назва типів полів	Десяткові знаки	Діапазон значень	Розмір в байтах
Байт	нема	0 - 255
Ціле	нема	-32768 - +32767
Довге ціле	нема	-2147483648-2147483648
Дійсне з одинарною точністю
Дійсне з подвійною точністю
Дійсне
Грошовий тип

Грошовий тип зберігає інформація про гроші. Цей тип заокруглюється автоматично під час обчислень.

Дата/час. Зберігає дату, є декілька форматів, займає 8 байтів.

Лічильник. Цей тип використовується для унікальної ідентифікації записів у таблиці. Також нумерує записи. Таке поле зазвичай має крок 1, або номер генерується випадковим чином. Це ціле числове значення від 1 до двох мільярдів. Тип лічильник може мати тільки одне поле, котре зазвичай використовується в ролі ключового.

Логічний тип приймає значення 1 або 0, (так, ні). Поле не може бути пустим. 0 інтерпретується як хибне значення, 1 - як істинне, займає 1 біт.

Поле об’єктів OLE зберігає рисунки, таблиці, діаграми і т.д. (до 1 Гб).

Гіперпосилання. Забезпечує зв’язок з Web-сторінкою в Інтернеті, дозволяє переходити з текучого поля до інформації іншого файлу.

Майстер підстановок. Це властивість поля, а не самостійний тип. Використовується для ефективного вводу даних. При виборі цього типу даних запускається майстер підстановок, який створює поле, що дозволяє вибрати значення з іншої таблиці або списку. Як правило в ході операції підстановки виконується запит до другої таблиці для одержання даних для підстановки.

Режими створення таблиць:

- Створення таблиць в режимі конструктора;

- Створення таблиць БД за допомогою майстра;

- Створення таблиць БД шляхом вводу даних.

При створенні таблиці в режимі Конструктора задаються імена полів таблиці й типи даних, які помішаються в ці поля (рис. 1.2).

Рисунок 1.2 Створення таблиць в режимі конструктора

При створенні таблиці за допомогою майстра відкриється вікно Майстра, в котрому знаходиться великий набір готових таблиць.(ділових, особистих). Зі списку вибираються ці таблиці, структура яких нам більше підходить (рис. 1.3).

Рисунок 1.3 Створення таблиць БД за допомогою майстра

З шаблону полів вибираються потрібні поля:

- Включення потрібного поля за допомогою значка >. Поля можна перейменовувати;

- Задання поля для ключа.

В режимі майстра можна міняти структуру таблиці, вводити дані.

При створенні таблиці шляхом вводу даних відкривається таблиця, яка має 10 полів і 21 порожній запис. При цьому поля можна перейменовувати. В таблицю вводяться дані. Програм додає тип для даних по контексту (рис. 1.4).

Рисунок 1.4 Створення таблиць БД шляхом вводу даних

Ключ. Кожний запис в таблиці повинен бути унікальним. В реляційних базах даних для цього вводиться унікальний ідентифікатор – первинний ключ, котрий унікально характеризує кожний запис в межах таблиці. В ролі такого ключа може бути одне або декілька полів запису. До поля, що може претендувати на роль первинного ключа, є жорсткі умови, тому вибрати його не просто. Відповідно, практикується створення спеціального поля, яке виконує функції первинного ключа. З додаванням нового запису в таблицю в поле заноситься спеціальне значення, яке унікально характеризує запис. Таку нумерацію можна організувати завдяки типу даних Лічильник, який присвоює кожному новому запису певний номер, генеруючи послідовність чисел з кроком 1 (або випадковим чином). В ролі первинного ключа може бути і поле з текстовим типом, в яке вноситься унікальна текстова інформація. Ключі є прості й складні.

Простий ключ містить одне значення. Прикладом таких полів можуть бути ідентифікаційні коди, номери машин.

Складний ключ є комбінацією двох або більше полів таблиці, наприклад, Прізвище+ідентифікаційний код. На практиці складний ключ використовують для таблиць з відношенням “багато до багатьох”.

Для одної таблиці може існувати декілька полів, які задовольняють вимогам первинних ключів. Такі поля називаються можливими ключами. Один з можливих ключів є первинний ключ.

Основні правила для ключів в Access:

- В ролі первинного ключа не можуть бути поля типу OLE, Memo, Гіперпосилання;

- Поле логічного типу може бути для таблиці лише з 2-ма записами або разом з іншими полями.

- Якщо для таблиці визначений первинний ключ, то програма блокує введення в це поле значень, які повторюються.

Access автоматично сортує записи по первинному ключу. Поле первинного ключа є індексом, з допомогою якого прискорюється пошук і сортування записів. Щоб ці операції виконувалися ефективно, треба щоб поле первинного ключа було мінімальним.

Вибір первинного ключа. При проектуванні таблиць обов’язковою умовою є використання першого поля таблиці (або набору полів) для однозначної ідентифікації записів. Таке поле служить первинним ключем таблиці і приймає участь в зв’язках між таблицями.

Операції з полями. Над полями можна виконувати наступні операції:

- Додавання полів. Для додавання поля в таблицю, треба додати в пустий рядок нове поле. Для цього треба виділити поле, перед яким треба помістити нове поле. Можна також в головному меню виконати команду Вставка->Рядок. В пустий рядок вводиться ім’я поля;

- Копіювання полів. При копіюванні полів копіюється тільки структура поля, а не його значення. Для цього виконується команда Правка->Копіювати. Потім в пустому рядку виконується команда Правка->Вставити. Полю даємо нове ім’я.

- Переміщення полів. Для переміщення полів, виділяють поля, а потім їх перетягують на пусте місце в списку полів.

- Викидання полів. Вибрати поле і натиснути кнопку Delete, або викликати команду Правка->Викинути. Запит треба підтвердити.

Операції з таблицями.

Перейменування таблиць. Вибирається ім’я таблиці, клікнувши мишкою по імені, даємо нове ім’я таблиці.

Копіювання таблиць в базі даних. Для копіювання таблиць треба виконати наступні дії: Вибрати ім’я таблиці в вікні бази даних і виконати команди Правка->Копіювати, Правка->Вставити. В діалоговому вікні ввести нове ім’я таблиці. Якщо таблиця з таким іменем вже існує, то вона буде знищена і замінена новою таблицею. Для вставки таблиці є 2 опції: вставка тільки структури, структури і даних.

При додаванні даних в існуючу таблицю додаються дані, скопійовані в буфер обміну з іншої таблиці, яка має таку ж структуру. В цьому випадку вказується ім’я існуючої таблиці.

Зв’язок між таблицями. Зв’язок між таблицями здійснюється за допомогою однотипних полів. Поле первинного ключа поряд з однозначною ідентифікацією запису, дозволяє реалізувати зв’язок. Завдяки таким зв’язкам інформація з однієї таблиці стає доступною в іншій. Для БД, що складається з декількох таблиць, завдяки таким зв’язкам її робота стає ефективнішою, спрощується ввід даних, знижується ймовірність помилок, полегшується її проектування.

Закриття бази. Після роботи з базою даних її необхідно закрити. Для закриття бази потрібно натиснути комбінацію клавіш ALT+F4, клікнути на кнопці Закрити (), яка розміщена в правому верхньому куті головного меню вікна Access або вибрати команду Файл-Вихід. якщо були зроблені зміни в базі, то при виході програма Access збереже їх автоматично. При цьому програма робить запит на підтвердження їх зберігання.

2 Питання вхідного контролю

1. Яке функції забезпечує програма Microsoft Access?

2. Які бази даних називаються реляційними?

3. Як створити структуру бази даних?

4. Як створити таблиці в базі даних?

5. Перелічіть об’єкти бази даних Access?

6. Які є типи полів?