Г 05 Інструкція по підготовці блок-схем

Блок–схема – це схематичне зображення процесу або напрямку діяльності. Вона наглядно зображує структуру системи і є засобом для розуміння і аналізу складних операцій, чого важко досягнути за допомогою детального описання словами. Нерідко внутрішні аудитори вдаються до схематичного зображення основних банківських операційних систем. Складання та використання блок-схем допоможе в майбутньому скоротити витрати часу на проведення аудиторських перевірок.

Дана інструкція описує загальний підхід, формат та умовні позначення, а також загальні стандарти, якими внутрішні аудитори повинні керуватися при документуванні основних систем внутрішнього контролю банку у вигляді блок-схем.

Більшість операційних систем розділені на окремі компоненти, призначені для обробки певних груп операцій, або цикли:

· кредити/ процентний дохід/ виписки з рахунку

· позики/ процентні витрати/ повідомлення про оплату

· нарахування заробітної платні/ особові справи

· казначейські операції/ процентні ставки/ валютні операції/ ф’ючерсні контракти

· капітал/ основні засоби/ утримання та експлуатація

В першу чергу блок-схеми допомагають виділити характеристики ключових ланок системи контролю, які забезпечують досягнення цілей контролю. У такий спосіб аудитори мають можливість виявити випадки надмірного/ недостатнього контролю та зайві (дублюючі) етапи обробки операцій. Зовнішні аудитори банку, НБУ та служба внутрішнього аудиту зможуть підвищити ефективність своєї роботи, якщо в банку існуватимуть схеми основних операційних систем та систем контролю на рівні операцій і основних точок контролю.

Блок-схеми, розроблені внутрішніми аудиторами, допоможуть виділити та зосередити увагу на п’яти основних етапах контролю, які повинна включати бухгалтерська система для забезпечення надійності, достовірності та повноти фінансової інформації:

Надання дозволу – операції здійснюються у відповідності до інструкцій керівників.

Облік – всі дозволені для здійснення операції взяті на облік по відповідному рахунку, по правильній сумі, з віднесенням на відповідний звітний період.

Схоронність - відповідальність за фізичну безпеку активів покладено на уповноважений персонал, не підпорядкований бухгалтерії;

Звірка – облікові дані звіряються з відповідними активами, документами або контрольними рахунками.

Визначення вартості – суми, взяті на облік, проходять періодичну переоцінку; у відповідності до МСБО проводиться облік списаних сум, резервів та інших передбачених коригувань.

Внутрішні аудитори повинні складати блок - схеми з дотриманням певних умовних позначок та відповідних документів. Блок – схеми повинні бути логічними, чіткими і стислими.

Основні принципи складання блок – схем

9.13. Дуже важливі чіткість і простота схем. Помилкова надмірна деталізація схем скоріше заплутає користувача, ніж виділить ключові елементи. Особливо складні елементи системи, наприклад, спеціальні системи контролю, краще описати письмово у супровідній пояснювальній записці. Слід, однак, пам’ятати, що описання схеми повинні бути стислими. В більшості випадків схема із супроводжуючим описанням буде більш наглядною, ніж просто словесне описання системи.

9.14. На схемі слід показувати тільки ті операції/ документи, які мають значення для системи контролю (наприклад, контроль за наданням доступу, обліком, схоронністю, звіркою та визначенням вартості). Цього можна досягнути, включивши у схему тільки ті функції програмного пакету, які забезпечують введення даних, зміну даних або передачу даних в інші департаменти. Щоб скласти блок-схему певного процесу, його слід розбити на складові, тобто дії і рішення. Для кожної дії слід також вказати імена та посади людей, що здійснюють операції. В символах документів зазначають назви відповідних документів.

9.15. Інформацію, необхідну для складання нових блок-схем процесів або оновлення існуючих, аудитори отримують під час бесід з персоналом про процедури, які вони виконують, а також шляхом знайомства з внутрішніми інструкціями, існуючими схемами та іншою документацією по експлуатації систем. Аудитори проводять збір типових документів та з’ясовують конкретні обов’язки кожного з відділів, що бере участь в даному виробничому процесі. Опитування персоналу можна проводити одночасно з аудитом операцій, надто якщо йдеться про оновлення розроблених раніше блок-схем.

Перевірка достовірності блок-схем процесів

1. Результати перевірки процедур контролю та попередні висновки/ рекомендації щодо їх вдосконалення, зроблені аудиторами, необхідно перевірити на пробних проводках та викласти письмово в аудиторських робочих документах. Оскільки найкраще знають систему саме ті, хто щодня з нею працюють, аудиторам слід попросити персонал на кожному робочому місці ознайомитися з блок-схемами і висловити свої зауваження щодо їх точності.

2. Після обговорення блок-схем процесів з персоналом на місцях необхідно, щоб їх перевірили керівники відділу(ів). Блок-схемами можуть користуватися всі, у кого виникає потреба. Можна також користуватися блок-схемами при плануванні наступних аудиторських перевірок.

Маленькі таємниці підготовки блок-схем

· Для забезпечення повноти і послідовності при складанні схем процесів операційних систем слід вказати конкретні завдання, які повинні забезпечувати системи внутрішнього контролю.

· На схемі системи слід виділити конкретні точки внутрішнього контролю великою стрілкою. Ці точки контролю повинні співвідноситися з конкретними завданнями, поставленими перед системами внутрішнього контролю.

· Слід користуватися стандартними символами і з’єднувальними лініями.

· Розпочинайте схему з верхнього лівого кута аркуша і рухайтеся вправо і вниз до нижнього правого кута аркуша.

· Блок-схему слід розпочинати з точки початку операції і закінчувати проводкою в головній книзі. Позначте граничними символами точки початку і завершення операції.

· Над кожним з символів необхідно вказати ім’я відповідальної посадової особи та назву відповідного департаменту.

· Використовуйте символи більшого розміру, якщо символ стандартного розміру не вміщає всієї необхідної інформації.

· Рекомендується не малювати вручну лінії, а використовувати стандартні символи для з’єднання окремих блоків схеми.