Защита конфиденциальной информации при проведении переговоров и совещаний

Совещания и переговоры, в процессе проведения которых могут упоминаться сведения, составляющие тайну фирмы или ее партнеров, именуются обычно конфиденциальными.

Разрешение на проведение таких совещаний и переговоров с приглашением представителей других организаций и фирм дает исключительно первый руководитель предприятия.

Плановые и неплановые конфиденциальные совещания, проходящие без приглашения посторонних лиц, проводятся первым руководителем, его заместителями, ответственными исполнителями с обязательным предварительным информированием руководителя службы конфиденциального делопроизводства. По факту проведения таких совещаний в службе конфиденциальной документации заводится учетная карточка, в которой фиксируется состав рассмотренных вопросов, принятые решения и состав присутствующих на каждом вопросе сотрудников. Доступ сотрудников осуществляется на основе действующей разрешительной системы.

Ответственность за обеспечение защиты информации и сохранении тайны в ходе подготовки и проведения такого совещания несет руководитель, организующий данное совещание. В процессе подготовки совещания составляются:

Программа проведения совещания,

Повестка дня,

информационные материалы,

проекты решений,

список участников совещания по каждому вопросу повестки дня

Все документы, составляемые в процессе подготовки конфиденциального совещания, должны иметь гриф «Конфиденциально», составляться и обрабатываться с соответствии с требованиями инструкции по обработке и хранению конфиденциальных документов.

Документы (в том числе договоры, контракты), предназначенные для раздачи участникам совещания, не должны иметь конфиденциальных сведений. Эта информация сообщается участникам совещания устно при обсуждении конкретного вопроса. Цифровые значения наиболее ценной информации (технические и технологические параметры, суммы, проценты, сроки, объемы) в проектах решений и других документов не указываются или фиксируются в качестве общепринятого значения, характерного для сделок подобного рода и являющегося стартовой величиной при обсуждении. В проектах не должно быть развернутых обоснований предоставляемых льгот тех или иных партнеров, клиентов. Документы, раздаваемые и участникам совещаний, не должны иметь гриф конфиденциальности.

Список участников совещания составляется отдельно по каждому вопросу. К участию в обсуждении вопроса привлекаются только те сотрудники предприятия, которые имеют непосредственное отношение к этому вопросу. Это правило касается и руководителей. В списке участников указываются фамилии. Имена и отчества лиц, занимаемые должности, представляемые ими учреждения и наименования документов, подтверждающие их полномочия вести переговоры и принимать решения. Наименование представляемого предприятия может при необходимости заменяться ее условным обозначением.

Документы, подтверждающие полномочия лица (если это не первый руководитель) при ведении переговоров и принятии решений по конкретному вопросу может служить письмо, доверенность представляемой лицом фирмы, рекомендательное письмо авторитетного юридического или физического лица, письменный ответ фирмы на запрос о полномочиях представителя, в отдельных случаях телефонное или факсимильное подтверждение полномочий первым руководителем представляемой фирмы. Наименование документа, подтверждающего полномочия лица, может вноситься в список непосредственно перед началом совещания. Эти документы передаются участниками совещания ответственному организатору для хранения в подразделении конфиденциального делопроизводства.

Документы, составляемые при подготовке конфиденциального совещания, на которых предполагается присутствие представителей других предприятий и организаций, согласовываются с руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства и службы безопасности. Их предложения по замеченным недостаткам в обеспечении защиты конфиденциальной информации должны быть исправлены ответственным организатором совещания. После этого документы утверждаются руководителем, организующим совещание.

Одновременно с визированием подготовленных документов руководители указанных служб и ответственный организатор определяют место проведения совещания, порядок доступа участников совещания в это помещение, порядок документирования хода обсуждения вопросов и принимаемых решений, а также порядок рассылки (передачи) участникам совещания оформленных решений и подписанных документов.

Любое конфиденциальное совещание проводится в помещении, имеющим лицензию на проведение в нем подобного мероприятия и, следовательно, оборудованном средствами технической защиты информации. Доступ в такие помещения сотрудников предприятия и других организаций разрешается и осуществляется только сотрудниками службы безопасности.

Перед началом конфиденциального совещания сотрудник службы безопасности обязан убедиться в отсутствии в помещении аудио и видеозаписывающих или передающих устройств и качественной работе средств технической защиты на всех возможных каналах утечки информации. Помещение должно быть оборудовано кондиционером, т.к. открытие окон, дверей в ходе совещания не допускается. Окна закрываются шторами, входная дверь оборудуется сигналом, оповещающим о ее неплотном закрытии. В целях звукоизоляции целесообразно иметь двойную дверь (тамбур) или зашторивать дверь звукопоглощающей тканью. Проведение совещания в других или неприспособленных помещениях (кроме кабинета первого руководителя) не разрешается.

В помещении для проведения конфиденциальных совещаний не должны находиться приборы, оборудование и технические средства, которые непосредственно не используются для обеспечения хода совещания (например, телефоны городской сети, ПЭВМ, телевизионные и радиоприемники). При необходимости они размещаются в соседней, изолированной комнате.

Аудио- и видеозапись конфиденциальных совещаний, фотографирование ведутся только по письменному указанию первого руководителя предприятия и осуществляются одним из сотрудников, готовивших совещание. Магнитный или фотографический носитель информации для этих целей выдается подразделением конфиденциального делопроизводства под роспись в учетной форме и возвращается в подразделение в конце рабочего дня. Доступ участников конфиденциального совещания в помещение, в котором оно будет проводиться, осуществляет ответственный организатор при участии службы безопасности в соответствии с утвержденным списком и предъявляемыми участниками персональными документами. Перед началом обсуждения каждого вопроса состав присутствующих корректируется. Нахождение (ожидание) в помещении лиц, в том числе сотрудников данного предприятия, не имеющих отношения к обсуждаемому вопросу, не разрешается. Целесообразно, чтобы организовавший совещание руководитель перед его открытием напомнил участникам о необходимости сохранения коммерческой тайны и уточнил, какие конкретные сведения являются конфиденциальными на данном совещании.

Ход конфиденциального совещания документируется одним из готовивших его сотрудников или сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. На особо закрытых совещаниях эту работу выполняет непосредственно ответственный организатор совещания. Составляемый протокол (стенограмма) должен иметь гриф конфиденциальности необходимого уровня и оформляться в стенографической тетради, зарегистрированной в подразделении конфиденциального делопроизводства. Целесообразность записи участниками хода совещания определяется руководителем, организовавшим совещание, исходя из содержания той информации, которая оглашается. Руководитель имеет право не разрешать участникам совещания вести какие-либо записи или санкционировать ведение этих записей на листах бумаги, зарегистрированной в подразделении конфиденциального делопроизводства, с последующей сдачей их в эту службу и доставкой курьерами по местам работы участников совещания.

При необходимости вызова на проходящее совещание дополнительных лиц (экспертов, консультантов, представителей других фирм, организаций, предприятий) факт их участия в совещании фиксируется в протоколе с указанием мотивов их вызова. Присутствие этих лиц на совещании ограничивается временем рассмотрения той ситуации, по которой они были вызваны.

Участникам конфиденциального совещания независимо от занимаемой должности и статуса на совещании не разрешается:

-вносить в помещение, в котором проводится совещание, фото-, кино, видеоаппаратуру, компьютер, магнитофоны, в том числе плееры, радиоприемники, радиотелефоны и другую аппаратуру, пользоваться ею;

-делать выписки из документов, используемых при решении вопросов на совещании и имеющих гриф ограничения доступа;

- обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в местах общего пользования;

- информировать о совещании (вопросах повестки дня, составе участников, времени и месте проведения, ходе обсуждения вопросов, содержании решений и т.п.) любых лиц, не связанных с проведением совещания, в том числе сотрудников данного предприятия.

Участники совещания, замеченные в несанкционированной аудио- или видеозаписи или использовании средств связи, фотографировании, лишаются дальнейшего присутствия на совещании. По факту составляется акт, копия которого отправляется предприятию, представителем которого является данное лицо, или передается первому руководителю - организатору совещания, если это лицо является сотрудником этого предприятия. Одновременно носитель несанкционированно записанной информации передается руководителю подразделения конфиденциального делопроизводства. Устройство записи возвращается владельцу.

В процессе совещания его участники не могут оглашать большой объем конфиденциальных сведений, чем это было установлено при подготовке совещания, или сообщать сведения, не относящиеся к обсуждаемому вопросу. Состав оглашаемых конфиденциальных сведений регламентируется руководителем, организовавшим совещание.

При проведении переговоров по заключению, продлению или прекращению какого-либо договора сотрудникам фирмы, участвующим в переговорах, не разрешается раскрывать стратегию и желаемые результаты переговоров, итоги аналогичных переговоров с другими партнерами. В процессе неофициальной части переговоров обсуждение вопросов, связанных с темой совещания, не допускается.

По окончании конфиденциального совещания помещение, в котором оно проходило, осматривается сотрудником службы безопасности, запирается, опечатывается и сдается под охрану.

Документы, принятые на совещании, оформляются, подписываются, при необходимости размножаются и рассылаются (передаются) участникам совещания в соответствии с требованиями к работе с конфиденциальными документами. Все экземпляры этих документов должны иметь гриф ограничения доступа. Рассылать документы, содержащие строго конфиденциальную информацию, не разрешается.

Следовательно, подготовка и проведение совещаний и переговоров по конфиденциальным вопросам, оформление их результатов связаны с выполнением ряда обязательных процедур, необходимых для правильной организации работы организаторов и участников этих мероприятий. При несоблюдении изложенных требований возникает серьезная опасность разглашения (утечки) ценных сведений и секретов фирмы, ее партнеров и клиентов.

Вопросы и тесты для самоконтроля

- Объясните разницу между терминами "учет" и "регистрация".

- При каких обстоятельствах можно вести учет конфиденциальных документов совместно с несекретными документами? (при небольшом объёме документов с грифом "Для служебного пользования")

- Какие проблемы могут возникнуть при совместном ведении учета открытого и конфиденциального делопроизводства? (усложнится работа по регистрации, проведению проверок наличия, поиску, систематизации документов - условия для утраты документов)

- На какие виды подразделяется учёт конфиденциальных документов?

- какие документы мы называем изданные?

- Какие документы мы относим к поступившим документам?

- Что это за документы выделенного хранения?

-На какие категории их можно разделить?

- На каких стадиях процесса документирования могут ставиться на этот вид учёта документы?

- Расскажите о преимуществах карточного способа учета?

Вопросы для зачета

1. Информационные ресурсы и технологии начала 21 века.

2. Информационные ресурсы РФ.

3. Информационная безопасность России.

4. Интересы личности, общества и государства в информационной сфере.

5. Виды угроз информационной безопасности Российской Федерации

6. Профессиональная тайна.

7. Тайна частной жизни.

8. Правовые основы институтов тайны.

9. Государственная тайна.

10. Что такое коммерческая деятельность?

11. Что такое коммерческая тайна?

12. Что такое служебная тайна? Определение и принципы конфиденциального делопроизводства

13. Что такое «утечка конфиденциальной информации».

14. Задачи конфиденциального делопроизводства.

15. Особенности конфиденциального делопроизводства.

16. Определение состава конфиденциальной информации.

17. Определение сроков конфиденциальности.

18. Подготовка и издание конфиденциальных документов.

19. а) подготовка черновиков

20. б) подготовка проектов конфиденциальных документов

21. Общие требования к учету конфиденциальных документов.

22. Учет изданных конфиденциальных документов

23. Учет поступивших конфиденциальных документов

24. Учет конфиденциальных документов выделенного хранения.

25. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота

26. Система доступа к конфиденциальным документам

27. Организация исполнения конфиденциальных документов

28. Отправление конфиденциальных документов

29. Понятие " номенклатура дел"

30. Разработка номенклатуры дел

31. Заголовки дел

32. Систематизация дел в номенклатуру

33. Формирование и оформление конфиденциальных дел.

34. Экспертиза ценности конфиденциальных документов

35. Подготовка конфиденциальных дел и документов для архивного хранения

36. Подготовка конфиденциальных дел и документов для уничтожения

37. Режим хранения конфиденциальных документов.

38. Порядок обращения с конфиденциальными документами.

39. Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний и переговоров.