Порядок обращения с конфиденциальными документами

На каждом предприятии должен быть установлен строгий порядок обращения с конфиденциальными документами, который является составной частью внутриобъектового режима и направлен на обеспечение сохранности конфиденциальных документов и предотвращение утечки содержащейся в них информации.

Выдача (передача) конфиденциальных документов может производиться только сотрудникам, имеющим санкционированный доступ к этим документам и только под подпись в учетных формах или взамен разовой расписки.

Если сотрудники работают с конфиденциальными документами в своих служебных комнатах, то документы (кроме дел) носители информации допускается выдавать им как на один рабочий день, так и на все время, необходимое для работы с документами. В последних случаях, помимо сейфа и номерной печати, сотруднику выдаются под подпись в лицевом счете специальный портфель (кейс), имеющий устройство для опечатывания, и форма «Описи документов, находящихся у исполнителя», в которую сотрудник должен вносить каждый документ в момент его получения и вычеркивать после исполнения и передачи в подразделение конфиденциального делопроизводства. Опись может иметь следующие графы:

№ п/п	Номер и гриф конфиденциальности документа	Количество листов
Изданного документа	поступившего документа	выделенного хранения документа	носителя

Опись предназначена для осуществления самоконтроля за наличием документов. С этой целью перед сдачей документов в конце каждого рабочего дня в подразделение конфиденциального делопроизводства сотрудник должен проверить наличие находящихся у него документов и носителей и их соответствие описи. При отсутствии каких-либо документов или части их немедленно ставится в известность подразделение конфиденциального делопроизводства и организуется их поиск. После проверки документы вместе с описью помещаются в портфель, который опечатывается личной печатью сотрудника и передается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Не допускается хранить в спецпортфеле открытые документы, если они не являются приложением к конфиденциальным документам.

Сдача портфеля и его последующее получение производятся в обмен на специально заготовленную расписку (жетон), удостоверение или пропуск сотрудника. При наличии большого числа сотрудников, работающих с конфиденциальными документами, на специальную расписку может наклеиваться фотокарточка сотрудника. При приеме-передаче спецпортфеля должны проверяться соответствие номера и четкость оттиска печати.

Должностные лица, которым разрешено в нерабочее время хранить конфиденциальные документы в личных сейфах при условии подключения сейфов к охранной сигнализации, по окончании рабочего дня помещают документы в сейф, опечатывают его и сдают под охрану по специальному журналу, ведущемуся службой охраны.

По завершении работы с документами сотрудники должны своевременно возвращать их в подразделение конфиденциального делопроизводства.

При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку сотрудники сдают в подразделение конфиденциального делопроизводства все имеющиеся у них конфиденциальные документы.

Рабочее место сотрудника должно быть организовано таким образом, чтобы исключалось обозрение (в том числе и через окна) находящихся на столе конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения.

На столе должны быть только те конфиденциальные документы, с которыми осуществляется работа. Все остальные должны находиться в сейфе, закрытом на ключ. Не разрешается хранение конфиденциальных документов в ящиках столов и других не предназначенных для этого местах.

При выходе сотрудника в течение рабочего дня из служебной комнаты документы убираются в сейф, который опечатывается личной печатью. При выходе из комнаты всех сотрудников она должна быть закрыта на ключ.

Крупноформатные конфиденциальные документы на чертежных досках (кульманах) на время отсутствия сотрудника должны закрываться специальными защитными чехлами, опечатываемыми его печатью.

Подразделение конфиденциального делопроизводства обязано периодически проверять порядок хранения документов в служебных комнатах сотрудников и обращения с ними.

Нарушения порядка обращения с конфиденциальными документами целесообразно учитывать с целью последующего анализа и принятия мер по их предотвращению. Учет может осуществляться в карточке (журнале), имеющем следующие графы:

Дата нарушения	Инициалы,фамилия лица, допустившего нарушение	Краткое изложение характера нарушения	Причины нарушения	Принятые меры

О серьезных нарушениях, которые привели или могли привести к утрате документов или утечке содержащейся в них информации, подразделение конфиденциального делопроизводства должно докладывать руководителю предприятия и вносить предложения об отстранении от работы с конфиденциальными документами или привлечении к ответственности виновных лиц.

При смене руководителя и сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, их временном отсутствии, а также временном отсутствии исполнителей передача документов замещающим их лицам производится по актам или распискам с обязательной проверкой физического наличия документов. (см. тему «Проверка наличия документов»).