Характеристика окна Просмотра объектов, Конструктора форм, Редактирования кода

Окно просмотра объектов View/Object Browser. Просмотр всех элементов, входящих в состав приложения. Имеет иерархическую структуру. 2 окна: классы и члены классов, присутств. в разраб прилож. Окно конструктора форм View/Object. Служит для настройки и проэктирования интерфейса приложения. В окне располагается модель формы ВБ с которой работает юзер. Окно редактирования кода

View/Code. Встроенный редактор программного кода. Включены разделы General, Class для модуля класса, описания переменных, Procedure стандартного модуля.

10.Настроика среды разработки. Объекты. Настроика среды разработки Tools/Option. Содержит: Editor, Edition Format, General, Docking, Environment, Advanced. Внутри используем флажки, переключатели.

11. Создание приложения: проекта, формы, события. Методы формы. Методы формы 1. Activate отображение па экране 2. Deactivate становиться неактивной 3.Load загрузка из памяти 4.Resize изменение размера 5.Terminate удаление 6. Unload выгрузка из памяти

12. Окно сообщения (MsgBox). Диалоговое окно сообщения не требует проектирования и вызывается из программы командой MsgBox или создается с помощью функции MsgBox (), которая имеет следующи синтаксис: MsgBox (prompt [, buttons] [, title] [, helpfile, context]), где: • параметр prompt – обязательный. Эта строка выдается в окне сообщения, максимальная длина текста 1024 символа; • параметр buttons – необязательный. Значение параметра целое число равное сумме значений, определяющих набор кнопок, и т. д., если его нет, то значение параметра равно 0; • параметр title – текст заголовка окна сообщения; • параметр helpfile – необязательный, представляет собой ссылку на файл справочной системы; • параметр context – необязательный, представляет собой ссылку на содержание в файле справочной системы. Два последних параметра являются необязательными и касаются справочной информации к данному сообщению. Например: Ans = MsgBox (“Закончить вычисления?”, VbYesNo + VbQuestion, “Пример окна MsgBox”) В зависимости от выбора кнопки диалоговое окно MsgBox возвращает одно из значений, заданных системными константами. Для определения активной кнопки значение переменной Ans анализируется условным оператором If. Например: If Ans = VbYes then UserForm1.Hide Функция возвращает значение, соответствующее выбранной пользователем кнопке в окне сообщения. Окно ввода информации (InputBox). Достаточно часто в диалоговом окне необходимо не только активизировать кнопки выбора действия,но и вводить определенную информацию, которая затеманализируетсяпрограммой. Для выполнения таких действий в VB можно использовать диалоговое окно ввода информации InputBox. Функция имеет следующийсинтаксис: InputBox (promt [, title] [, default] [,xpos] [, ypos] [, helpfile, context]),где: • параметр prompt – обязательный. Эта строка выдается в окне сообщения, максимальная длина текста 1024 символа; • параметр title – текст заголовка диалогового окна; • параметр default – строка в текстовом поле. Если параметр отсуствует, строка остается пустой; • параметр xpos – позиция по вертикали левого верхнего угла диалогового окна относительно левого верхнего угла экрана (поумолчанию присваивается значение, соответствующее середине экрана); • параметр ypos - позиция по горизонтали левого верхнего угла диалогового окна относительно левого верхнего угла экрана (по умолчанию присваивается значение, соответствующее середине экрана); • параметр helpfile – ссылка на файл справочной системы; • параметр context – ссылка на содержание в файле справочной системы. Окно InputBox содержит следующее: сообщение о том, какие данные должен ввести пользователь, текстовое поле для ввода данных, двекнопки <ОК> и <Отмена>, которые подтверждают или отменяют вводданных. Если после ввода данных активизируется кнопка <ОК>, то значением функции является текст, находящийся в поле ввода, а если – кнопка<Cancel>, то значением функции будет пустая строка. Например: A = InputBox (“Введите пароль”, “Окно для ввода пароля”) 13. Программы VB хранятся в программных модулях трех видов: модуль формы; стандартный модуль; модуль класса. Простое приложение, состоящее из одной формы, содержит, как правило, только модуль формы. Если в процессе создания приложения в нескольких модулях формы содержатся повторяющиеся функции, то их можно выделить в отдельный программный код, который будет являться общим для этих модулей. Такой программный код называется стандартным модулем. Для разработки модулей классов используются команды меню Project: • Add Class Module (Добавить модуль класса); • Add User Control (Добавить пользовательский элемент управления). Модули формы могут содержать объявления переменных, констант, типов данных, внешних процедур, используемых на уровне модуля, про-цедур обработки событий. Они хранятся в файлах с расширением (.frm). Стандартные модули могут содержать объявления глобальных и локальных переменных, констант, типов, внешних процедур и процедур общего характера доступных для других модулей данного приложения. Они хранятся в файлах с расширением (.bas). Модули классов. Рассматривая VB с позиций объектно-ориентированного и визуального программирования, можно говорить о созданииновых объектов с разработанными для них свойствами и методами, помещая их в модули классов в файлах с расширением (.cls). Процедуры позволяют разбивать программные модули на небольшие логические блоки. В Visual Basic существуют следующие виды процедур: • Sub • Function Процедуры Sub. Процедура Sub не возвращает значения и наиболее часто используется для обработки связанного с ней события. Ее можно помещать в стандартные модули, модули классов и форм. Она имеет следующий синтаксис: [Private] [Public] [Static] Sub имяПроцедуры (аргументы) Операторы программного кода End SubДля события, связанного с формой, процедура Sub имеет следующий синтаксис: Private Sub Form_имяСобытия (аргументы) Операторы End Sub Для события, связанного с элементом управления формы, процедурй обработки событий Sub имеет следующий синтаксис: Private Sub имяЭлементаУправления_имяСобытия (аргументы) операторы End Sub Процедуры Function. Процедуры Function в отличие от процедурSub могут возвращать значение в вызывающую процедуру. Синтаксис процедуры Function выглядит следующим образом: [Private] [Public] [Static] Function имяПроцедуры (аргументы) [As type] операторы End Function

Раздел 4.Excel

1.Краткая характеристика MS Excel. Области применения. Возможности MS Excel.

В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры. Воистину безграничны методы графического представления данных: помимо нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать свои, настраиваемые типы, помогающие наглядно отразить тематику диаграммы. Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных и построением диаграмм. Трудно представить себе область, где бы ни требовался анализ этих данных. В Excel включен мощный инструмент анализа - Сводная таблица. С её помощью можно анализировать широкоформатные таблицы, содержащие большое количество несистематизированных данных, и лишь несколькими щелчками кнопкой мыши приводить их в удобный и читаемый вид. Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программы-мастера. Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel[1]) — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic for Application). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.

2.Характеристика основных модулей Excel.Основные термины Excel.

Основные модули:

1)Вычислительный(калькуляторный); с помощью него происходит обработка данных (текстовых или числовых) в таблицах.

2)модуль для создания презентационной графики (диаграмм) он позволяет на основе числовых значений создать диаграммы разного типа.

3)Базы данных реализуют доступ к внешним БД.

4) Модуль программирования позволяет создавать собственные программные модули на языке VB для автоматизации процедуры работы в Excel.

Основные термины:

Рабочая книга- по умолчанию 3 рабочих листа на 256 столбцов, рабочий лист содержит 55 тысяч строк каждый рабочий лист имеет имя представлено на ярлыке.

Ссылка- основной элемент при проведении вычислений бывает 3 видов:

1. относительный А5

2. абсолютный $A$5

3. смешанный $A5 или A$5

Имя- могут присваиваться ячейкам и диапазонам ячеек и диапазонам ячеек рабочего листа и использовать их вместо ссылок в формулах.

3)Ссылки на ячейках в формулах(примеры). Вставка гиперссылок.

Ссылка- основной элемент при проведении вычислений бывает 3 видов:

1. относительный А5

2. абсолютный $A$5

3. смешанный $A5 или A$5

Вставка гиперссылок:

Создание гиперссылки копированием и вставкой из листа Excel

Откройте лист Excel, с которым нужно создать связь, и выберите связываемую ячейку или диапазон ячеек.

Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать в контекстном меню.

Откройте документ Word, в котором требуется создать гиперссылку.

На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку Вставить и затем выберите команду Вставить как гиперссылку.

4)Назначение колонтитулов. создание колонтитулов. Ориентация страницы.

Назначение колонтитулов:

На колонтитулы возлагаются две задачи: оформительская и информационная. С одной стороны, они украшают страницу, а с другой — упрощают работу с документом. В частности, в колонтитулах принято размещать следующие элементы:

• номер печатной страницы (колонцифра);

• общее количество печатных страниц;

• название документа;

• название текущего раздела;

• сведения об авторе или предприятии;

• дата и время создания документа;

• имя файла документа и путь доступа к нему;

• любые другие текстовые или графические данные, например логотип предприятия и другие элементы корпоративного стиля.

Создание колонтитулов:

1.Вставить колонтитул в лист Excel можно или в режиме Разметки страницы (кнопка в строке состояния в правом нижнем углу), или же в Параметрах страницы - вкладка Разметка страницы группа Параметры страницы.

2. На панели инструментов у вас появится дополнительная панель Работа с колонтитулами и вкладка Конструктор. С помощью данной вкладки вы можете форматировать колонтитулы, вставить дату, рисунок, номер страницы и т.п.

3. В диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Колонтитулы можно выбрать вид колонтитула нажав на стрелочку в поле Верхнилий/Нижний колонтитул

4. Если ни один из предложенных вариантов вас не устраивает, можно создать свой колонтитул нажав на кнопку Создать верхний/нижний колонтитул… В данном случае откроется дополнительное диалоговое окно Вехний/Нижний колонтитул.

5. В этом окне, по умолчанию, колонтитул разделен на три части - левую, центр и правую, в каждую из которых вы можете вписать свой текст, вставить номер страницы, картинку, название файла и т.п.

Ориентация страницы:

Еще один способ разместить больше столбцов на одной странице — повернуть страницу набок. Большинство страниц печатаются в Excel в книжной (вертикальной) ориентации. Однако ориентацию можно изменить на альбомную (горизонтальную).

При печати в книжной ориентации на странице помещается больше строк, но меньше столбцов. Если же развернуть страницу на 90 градусов и напечатать ее в альбомной ориентации, на странице будет больше столбцов, но меньше строк.

Чтобы сменить ориентацию страницы, в режиме предварительного просмотра нажмите кнопку Страница (или в обычном режиме выберите в меню Файл команду Параметры страницы). На вкладке Страница установите переключатель Ориентация в положение альбомная.

Чтобы вместить больше данных на страницу, можно также увеличить размер бумаги (например, вместо «Letter» выбрать «Legal»).

Чтобы подобрать оптимальное сочетание размера бумаги, ориентации и величины полей для печатаемых данных, возможно, потребуется сделать несколько попыток. Главное, вам не придется расходовать бумагу и тратить время, бегая от стола с компьютером к принтеру и обратно.

5.Форматирование рабочего листа: форматирование ячеек. Назначение окна диалога Формат/ячейки, краткая характеристика вкладок диалогового окна.(число, выравнивание, шрифт, границы, вид, защита).

Форматирование условное:

1.выделить диапазон ячеек в которых числа.

2.команда формат/условное форматировании

3.открыть окно в нём можно задать от 1 до 3 условий.

3 Форматирование рабочего листа: форматирование ячеек.

Назначение окна диалога Формат/Ячейки, краткая характеристика вкладок диалогового окна (Число, Выравнивание, Шрифт, Границы, Вид, Защита).

Для внешнего вида ячеек листа нужно: выделить диапазон ячеек для изменения внеш. вида; Формат – Ячейки – окно диалога из вкладок Число (содержит различные числовые форматы - общий, финансовый, денежный, процентный, дата и время и т.д.), Выравнивание (позволяет изменить выравнивание и ориентацию данных в ячейках), Шрифт (изменяет шрифт, начертание и цвет данных в выделенных ячейках), Граница (позволяет выделить ячейки на рабочем листе; задаёт шрифт, начертание, размер, цвет шрифта, подчёркивание; Эффекты: 1. Зачёркнутый 2. Верхний индекс 3. Нижний индекс), Вид (позволяет задать цвет и узор), Защита (устанавливает защиту на ячейки и рабочий лист). Изменение выравнивания. Команды Формат – Ячейки – Выравнивание – по вертикали (по горизонтали) позволяют изменить выравнивание и ориентацию данных в ячейках.

6, 7, Обработка информации в списках. Сортировка строк и столбцов, создание пользовательского порядка сортировки, использование автофильтра для поиска записей.

Списком называется таблица с данными, разделенная на столбцы-поля и строки-записи. В сущности, список представляет собой базу данных. Со списком можно выполнять следующие процедуры:

• Использовать список ячеек в качестве базы данных.

• Сортировать записи по одному или нескольким полям.

• Найти важные записи с помощью фильтров.

• Создавать сводные таблицы.

Создание списка в Excel происходит следующим образом:

1. Открыть новую книгу или новый лист в существующей книге.

2. Создать заголовки для каждого поля в списке, затем выровнять и отформатировать жирным шрифтом.

3. Отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в соответствии с данными, которые в них должны храниться. Это подразумевает наложение числовых форматов (денежных и даты), изменение выражения и т.д.

4. Ввести новые записи (т.е. данные) под заголовками. При этом нужно соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаимосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым, но не более 65 536 записей.

5. Сохранить книгу.

Для облегчения обработки данных в списке, имеется команда Данные – Форма, предназначенная для добавления, удаления и поиска записей.

При вводе данных в список желательно контролировать тип вводимой информации и свести к минимуму ошибку при вводе. Средство проверки ввода – команда Данные – Проверка – включить Параметры. В области Условия проверки выбрать формат значений выделенных ячеек и в дополнительных текстовых полях ввести дополнительные ограничения. При этом можно задать Сообщение для ввода и Сообщение при ошибке.

Сортировка строк и столбцов.

После того, как записи будут организованы в список, можно воспользоваться командами меню Данные для перестановки и анализа данных. Команда Сортировка позволяет переставлять записи в другом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются в убывающем, возрастающем или выбранном пользователем порядке.

Порядок:

1. Выделить ячейку в списке, которую надо сортировать.

2. Данные/Сортировка.

3. В окне диалога Сортировка диапазона указать или установить

а) Заголовок столбца, по которому производится сортировка,

б) Тип сортировки.

4. ОК

5. При сортировке по нескольким столбцам надо указать:

а) поле для первичной сортировки,

б) поле вторичной сортировки,

в) выбрать столбец для сортировки в последнюю очередь.

6. Отмена сортировки осуществляется сразу же после ее проведения командами Правка/Отменить/Сортировка.

Задание пользовательского порядка сортировки.

Создание пользовательского списка сортировки выполняется так:

1. Выполнить команду Сервис – Параметры – включить Списки

2. Выбрать из перечня Списки значение Новый Список, в поле Элементы списка появляется курсор. Здесь следует ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки.

3. Ввести значения в нужном порядке для сортировки и нажать кнопку Добавить. Вводить значения через запятую.

4. Закрыть окно диалога Параметры кнопкой ОК.

Сортировка в пользовательском порядке.

1. Выделить любую ячейку в списке

2. Команда Данные – Сортировка. Открывается окно Сортировка диапазона.

3. Выбрать в списке Сортировать По поле для первичной сортировки, и задать вид сортировки. Указанное направление также относится и к пользовательским порядкам сортировки.

4. Открыть окно диалога Параметры сортировки кнопкой Параметры. В нём имеется раскрывающийся список с пользовательскими порядками сортировки.

5. Выбрать из раскрывающегося списка Сортировка по первому ключу нужный вариант пользовательского порядка сортировки. Пользовательский порядок сортировки может быть указан и для вторичных сортировок.

6. Нажать ОК в каждом из окон диалога.

Использование автофильтра для поиска записей.

Иногда требуется временно скрыть все записи в списке кроме тех, которые удовлетворяют некоторому критерию; для этого применяется команда Данные/Фильтр/Автофильтр. Эта команда помешает в верхней ячейке каждого столбца раскрывающийся список.

Применение команды Автофильтр для поиска записей следующее:

1. Выделить любую ячейку в списке.

2. Выполнить команду Даиные/Фильтр/Автофильтр.

3. В верхней ячейке каждого столбца появляется раскрывающийся список. Щелкнуть мышкой стрелку списка в том столбце, который используется для сбора записей. Появляется список возможных вариантов фильтрации.

Excel скрывает все записи, не удовлетворяющие указанному критерию, и выделяет стрелку активного фильтра.

Для отображения НУЖНЫХ записей можно поставить несколько фильтров. Очень удобно для больших списков. Для возвращения на экран всех записей списка выполнить команду Данные/Фильтр/ Показать всё. Удаление раскрывающихся списков автофильтра производится выключением режима Автофильтр в подменю Фильтр.

Создание пользовательского автофильтра.

При возникновении необходимости в отборе записей по диапазону числовых значений или иной настройке критерия следует выбрать значение Условие из раскрывающегося списка Автофильтра. Откроется окно диалога Пользовательский автофильтр. В окне имеются два раскрывающихся списка с операторами отношения и еще два, служащие для создания нестандартных диапазонов в фильтрах.

Процедура создания пользовательского автофильтра следующая:

1. Выделить любую ячейку в списке.

2.Выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр. В верхней ячейке каждого столбца появляется раскрывающийся список.

3. Щелкнуть на стрелке раскрывающегося списка рядом с тем заголовком, который будет использоваться в пользовательском фильтре, и выбрать в меню значение Условие. Открывается окно диалога Пользовательский Автофильтр.

4. Щелкнуть на первом списке с операторами и оказать оператор отношения (=, <, < =, > и т д.), который будет применяться в фильтре, после чего щелкнуть на первом списке со значениями и ввести границу для критерия.

5. При необходимости задания 2-го диапазона установить переключатель И или ИЛИ. Выбрать оператор отношения и границу критерия из 2-го списка значений.

6. Нажать кнопку ОК.

Создание сводных таблиц

Наиболее мощным средством обработки данных в Excel является команда Сводная таблица. В результате её выполнения создастся на-страиваемая таблица для организации полей на - тете в новых сочетаниях. Методика сводных таблиц позволяет превратить строки в столбцы и наоборот, а также решать многие другие задачи.

Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таблиц, который следит за вводом информации, помогает производить вычисления и форматировать таблицу. Сводная таблица создается следующим образом:

1. Выделить любую ячейку в списке, который будет рассматриваться с помощью сводной таблицы.

2. Выполнить команду Данные/Сводная таблица. Появится окно диалога Мастер сводных таблиц, в котором следует указать источник данных для таблицы. Для этого установить переключатель В списке или базе данных Microsoft Excel и нажать кнопку Далее.

3. Поскольку список находился на экране в момент запуска Мастера, Excel выделит его, иначе его следует выделить мышью.

4. Нажать кнопку Далее: в следующем окне необходимо указать расположение полей в сводной таблице. Поля перечислены на подвижных кнопках в правой части окна.

5. Определить исходную структуру сводной таблицы перетаскиванием кнопок с полями в области Строка и Столбец, Страница и Данные. Поля в области Данные будут просуммированы функцией СУММ. Область Страница предназначена для полей, которые необходимо просмотреть более внимательно.

6. Нажать кнопку Далее - открывается последнее окно Мастера сводных таблиц. По умолчанию Excel создает сводную таблицу на новом листе, однако, можно выбрать уже существующий лист и даже указать точное расположение ячеек. Затем нажать кнопку Готово.

8. Анализ данных: классификация встроенных функций и их краткая характеристика.

Основные встроенные функции Microsoft Excel

Набор встроенных функций Excel предназначен для решения специализированных задач. При помощи хорошо организованных формул и функции можно взглянуть на деловые данные в новом ракурсе.

Функции - это специализированные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления.

Основные встроенные функции делятся на следующие категории:

- математические функции.

Синтаксис функций, Описание:

=СУММ (число) - суммирует множество чисел, аргумент числа может включать до 30 элементов.

=ABS (число) - возвращает абсолютное значение числа. =ЗНАК (число) - определяет. является ли аргумент положительным, отрицательным или нулевым значением. Например, =ЗНАК(СУММ(А1:АЗ)). если сумма равна- 15, возвращает-1.

= ОКРУГЛ (число; число_цифр) округляет число, задаваемое ее до указанного количества десятых разрядов. Например. =-ОКРУГЛ(123.4563:-2) возвращает 100. =ПРОИЗВЕД (числа)-перемножает все числа, аргумент числа может содержать до 30 элементов.

=ЧИСЛКОМБ(число;число_выбранных) определяет число возможных комбинаций или групп для заданного числа элементов. Например, =ЧИСЛКОМБ(17,12) возвращает значение 6188

Excel поддерживает 5 встроенных логарифмических функций:LOG 10. LOG, LPM. EXP, СТЕПЕНЬ и более 50 тригонометрических функций.

-текстовые функции:

=РУБЛЬ(число,число_знаков) – преобразует число в денежном формате с заданным числом десятичных знаков. Например, =РУБЛЬ(45,899;2)возвратит 45,90. =ФИКСИРОВАННЫЙ (число; число-знаков;без_ разделителей) – округляет число, форматирует с разделителями групп разрядов, возвращает результат в виде текста. Например, =ФИКСИРОВАННЫЙ(4798.786;2;истина) возвратит текстовую строку 4798,79.

=СОВПАД(текст1;текст2) – сравнивает 2 строки текста на полную идентичность с учетом регистра букв. Возвращает ИСТИНА, если текст1 и текст2 идентичны.

-логические функции (большинство для определения истинности условия):

=ЕСЛИ(логическое выражение;значение_если_истина; значение_если_ложь)

=И(логическое_значение1; логическое_значение2; …; логическое значение30)

=ИЛИ(логическое_значение1; логическое_значение2; …; логическое значение30)

=НЕ(логическое значение)

-функции просмотра и ссылок.

Ряд функций таких, как АДРЕС, ВЫБОР, ПОИСКПОЗ, ВПР, ГПР и другие, позволяет «просматривать» информацию, хранящуюся в списке или таблице, а также обрабатывать ссылки.

9. Подбор параметра, использование этого инструмента для определения размера ссуды с использованием функции ПЛТ.

Сервис/Подбор параметра:

С помощью команды Сервис – Подбор параметра можно определить известную величину, приводящую к требуемому результату.

Пример. Определить, какую максимальную ссуду на 30 лет можно взять, если процентная ставка = 6,5% и вы можете постепенно выплачивать не более 2000 рублей в месяц.

Для работы с командой Подбор параметра необходимо, чтобы в листе находились:

- формула для расчета;

- пустая ячейка для искомого значения;

- все прочие величины, встречающиеся в формуле.

Ссылка на пустую ячейку, должна присутствовать в формуле; она является той самой переменной, значение которой ищет Excel.

Формула для расчета содержит функцию ППЛАТ. Функция ППЛАТ вычисляет размер периодической выплаты, необходимой для погашения ссуды за указанное число периодов. Эта функция имеет следующий синтаксис.

=ППЛАТ (ставка; число периодов; текущее значение или размер ссуды).

Предположим, 500000 – начальное значение.

А В

1 Сумма 500000

2 Ставка 6.5%

3 Срок 30

4 Выплата =ППЛАТ(Ставка/12;

Срок*12;Сумма)

Решить задачу сначала следует с каким-нибудь начальным значением, например, 500000. После ввода формулы в ячейке В4 будет 3160,34.

Затем выполнить следующие действия:

1. Сделать ячейку с формулой В4 активной

2. Выполнить команду Сервис – Подбор параметра

3. В окне диалога Подбор параметра в поле Установить в ячейке будет адрес $B$4, оставить его без изменения.

4. В поле Значение ввести максимальное значение –2000 (это значение формулы Выплата (с минусом)).

5. В поле Изменяя значение ячейки ввести ссылку на ячейку $B$1 или щелкнуть на ней.

6. Нажать кнопку ОК. На экране появится окно диалога Результат подбора параметра.

7. Ответ на вопрос находится в ячейке, заданной ранее в поле Изменяя значение ячейки, т.е. в ячейке В1.

8. Чтобы сохранить это значение следует нажать кнопку ОК в окне диалога Результат подбора параметра.

10. Поиск решения, использование этого инструмента для решения задачи «Проведение фирмой рекламной акции нового изделия».

В случаях, когда оптимизационная задача содержит несколько переменных величин, для анализа сценария необходимо пользоваться надстройкой Поиск решения.

Поиск решения – это инструмент, который может применяться для решения задач, включающих много изменяемых решений и позволяет найти комбинацию переменных, которые максимизируют или минимизируют значение в целевой ячейке. Здесь же можно задать одно или несколько условий ограничений, которые должны выполняться при поиске решений. Команда Поиск решений - это надстройка, поэтому перед работой надо убедиться в ее наличии.

Сервис/Надстройка/флажок Пакет анализа

Порядок.

1.Сервис/Поиск решения.

2.Задание цели. В поле Установить целевую ячейку задается цель, которую должен достичь поиск решения.

3.Задание переменных. Указать изменяемые ячейки.

4.Задание ограничений. В окне диалога Поиск решений нажать кнопку Добавить и заполнить окно диалога Добавление ограничений. Ограничение состоит из трех компонентов: ссылка на ячейку или диапазон, оператор сравнения, значение ограничения. Ограничение состоит из трех компонентов: ссылки на ячейку, оператора сравнения и значения ограничения.

После заполнения окна диалога Поиск решений нажать кнопку Выполнить. Поиск решений находит оптимальное решение для заданной целевой ячейки при выполнении всех ограничений и выводит окно диалога Результаты поиска решений. Возможные последующие действия: 1) Сохранить найденные решения, 2) Отмена, кот. восстановит значения, кот. были перед активизацией Поиска решений. 3) Сохранить сценарий для сохранения найденных значений в качестве сценария решения.

11. Диспетчер сценариев, использование этого инструмента для сохранения и сравнения сценариев рекламной акции нового изделия с помощью отчетов по сценариям.

Командой Сервис – Сценарии можно создавать новые и просматривать уже существующие сценарии для решения задач и отображать консолидированные отчеты.

Создание сценария.

Сценарием называется именованная модель «что-если», в которую входят переменные ячейки, связанные одной или несколькими формулами. Модель «что-если» - это любой рабочий лист, в котором можно подставлять различные значения для переменных, чтобы увидеть их влияние на другие величины, которые вычисляются по формулам, зависящим от этих переменных. Изменяемые ячейки – это ячейки, содержащие значения, которые следует использовать в качестве переменных.

Создание сценариев происходит так:

1.Команда Сервис – Сценарии. Открывается окно диалога Диспетчер сценариев.

2.Кнопка Добавить, чтобы создать первый сценарий. Открывается окно диалога Добавление сценария.

3.Ввести имя и нажать клавишу ТАВ.

4.в поле Изменяемые ячейки указать те переменные ячейки, которые изменяются в сценарии. Вводимые ссылки, имена или диапазоны отделяются при вводе точкой с запятой.

5.кнопка ОК, чтобы создать первый сценарий. Открывается окно диалога значение ячеек сценария с полями для каждой изменяемой ячейки. По умолчанию там находятся те значения, которые в данный момент были введены на рабочем листе.

6.ввести значения в соответствующие поля или оставить без изменения. Если ячейкам были присвоены имена, то слева полей будут выделены эти имена, в противном случае ссылки на эти ячейки.

7.Чтобы создать другой сценарий, нажать кнопку Добавить для возврата в окно диалога Добавление сценария. Когда все сценарии будут введены, нажать в окне диалога Диспетчер сценариев кнопку Закрыть.

Просмотр сценария.

Excel сохраняет сценарии вместе с листом текущей книги, и просмотр их командой Сервис – Сценарии возможен только при открытии данного листа.

Просмотр выполняется следующим образом:

1.Команда Сервис – Сценарии. Открывается окно диалога Диспетчер сценариев.

2.Выбрать из списка сценарий для просмотра.

3.Нажать кнопку Вывести. Excel заменяет содержимое ячеек листа значениями из выбранного сценария.

4.Выбрать из списка другие сценарии и воспользоваться кнопкой Вывести для сравнения результатов моделей.

Создание отчетов по сценарию.

Часто возникает необходимость в создании отчета с обобщенной информацией о различных Сценариях листа. Эта задача легко выполняется с помощью кнопки Отчёт в окне диалога Диспетчер сценариев. Созданный сводный отчёт будет автоматически отформатирован и скопирован на новый лист текущей книги.

Создание отчета по сценарию происходит следующим образом:

1.Выполнить команду Сервис – Сценарии. Откроется окно диалога Диспетчер сценариев.

2.Нажать кнопку Отчет. Откроется окно диалога Отчёт по сценарию, в котором следует выбрать ячейки, входящие в отчет, а также его тип. Отчёт типа Структура представляет собой форматированную таблицу, которая выводится на отдельном листе. Отчет Сводная таблица является специальной таблицей, которую можно настраивать за счет перестановки строк и столбцов, также выводится на новом листе.

3.указать ячейку результата, значение в которой необходимо включить в отчет, установить переключатель типа отчета, например Структура и нажать ОК.

Для удаления Правка – Удалить лист.

Для редактирования и удаления сценария следует использовать кнопки Изменить и Удалить в окне диалога Диспетчер сценариев. Кнопка Объединить в окне этого диалога служит для копирования сценариев из других открытых книг на текущий лист – при ее нажатии открывается окно диалога Объединение сценариев, в котором следует указать исходную книгу и лист.

Раздел 5. MS Access

1.Понятие БД и СУБД. Функции СУБД. Архетиктура Access.Краткая характеристика объектов Access.

БД- совокупность специально обр. организованных данных хранимых в памяти и отражающих состояние объектов и их взаимосвязей в рассматриваемой области.

СУБД(система управлении БД)-это комплекс языковых программ предназначенных для создания ведения и совместного использования БД многими пользователями. Рассмотрев СУБД мы ориентируемся на этот программный продукт как инструментарий создания разработки информационных систем. По характеру использования СУБД делятся на: 1)однопользовательские: Access, Paradox;

2) многопользовательские: MS SQL, Jasmin

Хранимые в БД данные имеют определённую логическую структуру тоесть описывают некоторые модели данных. Существуют следующие виды моделей: 1. иерархические 2.реляционные 3.сетевые В настоящее время спросом пользуются реляционная модель. Реляционная модель была предложена сотрудниками американской фирмы ИБМ и основывается на понятие отношения. Отношение представляет собой двумерную таблицу содержащую записи-кортежи. Записи в свою очередь состоят из полей которые называются атрибутами отношений.

Архетиктура СУБД:

Основные функции СУБД:

1.Определение данных: можно определить какая именно информация будет храниться в БД задать структуру и определить тип данных.

2.обработка данных: как правильно обработать данные осущ. Через запросы с помощью них можно выбирать сортировать записи подводить итоги с вычислением итоговых значений

3.управление данными: можно указать кто может пользоваться данной информацией а кто может корректировать записи можно так же определить правила коллективного пользования данными.

Таблица-объект который вы определяете и который используете для хранения данных, для каждой таблицы определяются ключевые поля индексы.

Запрос – объект который позволят пользователю отображать записи согласно заданным критериям при этом все делятся на 2 класса QBE и SQL.

Форма – объект предназначенный для ввода данных в таблицу и отображения в красивой и удобной форме записи из таблицы.

Отчёт – объект предназначенный для печати документов или включение его в други документы.

Модуль – это программа написанная на языке VB для автоматизации работы.

2.Элементы окна БД. Порядок создания БД. Способы создания таблиц.

Запуск Access. Элемент окна БД. Порядок создания БД. Способы создания таблиц.

Для запуска Microsoft Access можно использовать меню Пуск, затем с помощью мыши выбрать.Microsoft Access в разделе Программы, либо выбрать пиктограмму Microsoft Access с помощью проводника, если она отсутствует на рабочем столе Windows.

На экране появиться главное окно Microsoft. Access – это система управления реляционными базами данных (СУБД), где данные описывают различные сущности (предметы, события и т.д.) и хранятся в отдельных таблицах. Отношения между данными превращаются в связи между таблицами, а все данные вместе и связи между ними образуют реляционную базу данных и связи между ними.

Окно Microsoft Access состоит из следующих областей:

Заголовок находится в верхней части главного окна и содержит 3 объекта: копию пиктограммы программы, заголовок главного окна и пиктограмму управления этим окном.

Строка меню содержит меню текущего окна - Ниже расположена панель инструментов, содержащая набор кнопок, состав которых зависит от назначения конкретной панели инструментов.

Строка состояния расположена в нижней части главного окна. На ней может отображаться описание полей, таблицы или формы, индикаторы режима работы и друга полезная информация.

Окно газы данных состоит из 6 вкладок: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Каждая вкладка содержит объекты текущей базы данных, тип которых указан на вкладке. В правой части окна базы данных находятся кнопки открыть, конструктор и создать. Кнопка открыть предназначена для открытия выбранного объекта. Этим объектом может быть таблиц, запрос или форма. Кнопка конструктор используется для изменения структуры выбранного объекта, а кнопка создать — для его создания.

Создание и открытие базы данных

По умолчанию при запуске Access не открывается никакая база данных. Пользователю предоставляется возможность создать новую базу данных для хранения данных и других объектов, или открыть существующую базу данных. В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных: вы можете создать собственную базу данных, либо выбрать создание предлагаемой базы данных с помощью мастера. В обоих случаях у вас остается возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных. Чтобы создать новую базу данных необходимо:

- находясь в главном окне Microsoft Access, выбрать Создать базу данных в меню Файл; на экране откроется окно диалога "Создание", содержащее две вкладки.

- Для создания новой пустой базы перейдите на вкладку "Общие" и нажмите кнопку "OК". В открывшемся диалоговом окне в поле "Имя файла" введите имя файла для новой базы данных, а затем нажмите кнопку "Создать" данного окна диалога.

- Для создания новой базы с помощью мастера перейдите на вкладку "Базы данных". Из появившегося списка баз данных выберите наиболее подходящую вам базу и нажмите кнопку "ОК".

- Затем из раскрывающего списка «Папка» выберите папку, в которую предполагаете поместить создаваемую базу данных. В поле «Имя файла» введите ее имя. Затем нажмите кнопку «Создать».

- В следующем диалоговом окне мастер сообщает, какую информацию будет содержать создаваемая база данных. Диалог с мастером поддерживается с помощью следующих кнопок:

- Отмена — прекращает работу мастера;

- Назад - позволяет вернуться к предыдущему шагу;

- Далее - позволяет перейти к следующему шагу:

- Готово - запускает мастер на создание базы данных с установленными параметрами.

- Для продолжения работы нажмите кнопку Далее.

- Открывшееся окно диалога содержит список таблиц базы данных и список полей выбранной таблицы. Устанавливая и снимая флажки для полей, вы можете выбрать поля таблицы. Затем нажмите кнопку Далее.

- В появившемся диалоговом окне выберите один из предлагаемых образцов оформления экрана. Затем нажмите кнопку Далее.

- В новом диалоговом окне выберите вид создаваемых отчетов базы данных- Затем нажмите кнопку Далее.

- Следующее диалоговое окно позволяет задать название базы данных и рисунок, который будет появляться в отчетах.

- Нажав кнопку Готово в последнем окне диалога, вы запускаете мастера на построение базы данных с установленными параметрами. Используя кнопку назад, вы можете вернуться на любой из предыдущих этапов и изменить параметры базы данных

Работа в окне базы данных

В окне базы данных перечислены составляющие ее объекты: Таблица – это набор данных о некотором предмете. Данные в таблице хранятся в виде строк и столбцов, строки – это записи, столбцы – это поля;

Запрос – это реализация в БД вопроса, который задается о данных. Данные, которые являются ответом на вопрос могут быть извлечены запросом как из 1, так и из нескольких таблиц. Выборка данных из 1 и нескольких таблиц, являющихся результатом запроса называется динамическим набором. Динамический набор представляет собой измененный вид набора записей, определенных таблицей или запросом.

Форма – это удобный вид представления данных для ввода, изменения просмотра записей. При создании формы указывается, как именно должны отображаться Данные. При открытии форм Access извлекает эти данные из таблиц и отображает их в форме на экране или печати. В формах можно определять списки значений для последующего выбора значений из списка, выделять данные цветом, отображать сообщение об ошибках при вводе неверных данных, отображать результаты вычислений и автоматического заполнения некоторых полей.

Отчет – это определенным образом сформированные данные для вывода на печать. В отчете предусмотрены возможности вычисления промежуточных и итоговых сумм по наборам записей.

Макрос – это список действий, который Access выполняет без участия пользователя. Макросы могут использоваться практически везде: в форме, отчете; при создании комбинированных клавиш или команде меню.

Программный модуль – это процедура на языке Access Basic, встроенный в Access. Созданные пользователем процедуры служат для выполнения операций требующих более сложных действий, чем позволяют макросы.

Окно базы данных предназначено для создания новых и изменения существующих объектов.

4.Таблицы. Создание таблицы в режиме конструктора.

Таблицы. Создание проекта (спецификации) таблицы в режиме Конструктора.

Для хранения сведений в базе данных Microsoft Access использует таблицы. Прежде чем приступить к разработке остальных объектов базы данных, например запросов и форм, необходимо создать таблицы.

Таблица - это объект, предназначенный для хранения сведений по конкретному вопросу, например, о сотрудниках и заказах. Каждая запись в таблице содержит сведения об отдельном объекте. Одна база данных может состоять из несколько таблиц, каждая из которых содержит разные сведения. Каждая таблица может содержать данные разных типов, в том числе текст, числа, даты и рисунки.

Создание таблицы

Только что созданная таблица является пустой. При разработке таблицы указывается, для хранения каких типов данных она предназначена. Сразу после сохранения таблица становится пригодной для заполнения данными.

Чтобы создать таблицу необходимо:

1. Открыть главное окно базы данных и перейти на вкладку Таблицы.

2. Нажать кнопку Создать.

3. Откроется окно «Новая таблица»

Выбор одного из режимов позволяет:

1. Режим таблицы - создать новую таблицу в режиме таблицы.

2. Конструктор - создать новую таблицу в конструкторе таблиц.

3. Мастер таблиц - создать новую таблицу с помощью мастера.

4. Импорт таблиц - осуществить импорт таблиц из внешнего файла и текущую базу данных.

5. Связь с таблицами - осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

Выберите требуемый вариант создания таблицы и нажмите кнопку ОК. Создайте структуру таблицу и присвойте таблице имя,

Создание таблицы в режиме конструктора

Записи в таблице могут содержать несколько элементов информации. Для хранения каждого элемента информации в таблицу должно быть добавлено отдельное поле.

Создание таблицы начинается с ввода сведений о полях в верхнюю часть окна таблицы. В каждую строку необходимо ввести имя поля и выбрать для него тип данных. Кроме того, можно включить необязательное описание, которое отображается в строке состояния при вводе данных в это поле.

Верхняя часть окна таблицы в режиме конструктора содержит описание полей таблицы, а в нижней части отображаются свойства текущего поля.

Рассмотрим определение полей таблицы.

Наименование поля вводится в столбце Имя поля. При задании имени поля необходимо учитывать следующее:

• Наименование поля может содержать до 64 символов.

• Наименование поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки, восклицательного знака, прямых скобок и управляющих символов с кодами ASCII 0-31.

• Наименование поля не может начинаться с пробела.

• Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наименований.

Тип данных поля вводиться в поле Тип данных. В Microsoft Access допустимыми являются следующие типы данных:

• Текстовый

• Числовой

• Денежный

• Счетчик

• Даты/времени

• Логический

• Поле MEMO

• Поле объекта OLE

• Гиперссылка

• Мастер подстановок

Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе «Свойства поля» окна конструктора.

Рассмотрим свойства общие для всех типов данных.

Размер поля - задает максимальное число символов для ввода в данное поле.

Новые значения - определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей.

Формат доля - задает формат вывода значений данного поля.

Число десятичных знаков - определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел.

Маска ввода - задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.

Подпись - определяет текст, который выводится в качестве подписи поля.

Значение по умолчанию - позволяет задать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.

Условие на значение - определяет требования к данным, вводимым в поле.

Сообщение об ошибке - позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение.

Обязательное поле — указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.

Пустые строки - определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк.

Индексированное поле - определяет индекс, создаваемый по одному полю.

4. Поля: типы полей и их характеристика, свойства полей и их назначение.

Текстовые поля.

Текстовые поля могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Максимальная ширина поля составляет 225 символов.

При вводе поля с текстовым типом, по умолчанию, ширине поля присваивается значение 50.

Числовые поля.

Могут иметь следующие форматы:

• Байт - числа от 0 до255 без дробной части.

• Целое - числа от -32768 до 32767 без дробной части.

• Длинное целое - числа от - 2147483648 до 2147483647 без дробной части.

• С плавающей точкой (4 байт) - числа от - 3.402823*1038 до 3.402823*103*

• С плавающей точкой (8 байт) - числа от -1.79769313486232+1030* до 1.79769313486232+10308

• Код репликации — уникальный глобальный идентификатор.

Для указания количества десятичных знаков используется свойство поля Число десятичных знаков. Оно может принимать значение от 0 до 15. Атрибут Авто данного свойства служит для автоматической установки количества знаков после запятой..

Поля денежного типа.

С помощью полей денежного типа можно производить вычисления с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. Во всем остальном денежное поле аналогично цифровому.

Поля типа счетчик.

Предназначены для хранения данных, значение которых не редактируется, а устанавливается автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Они могут быть любыми случайными числами или числами, последовательно возрастающими на единицу.

Поля дат/времени.

Используются для хранения дат и времени в спец. форматах.

Конкретный вариант отображения даты/времени устанавливается в свойстве Формат поля окна конструктора таблиц. При вводе дат Microsoft Access проверяет формат данных и не допускает ввод неправильных дат.

Логические поля.

Используются для хранения данных, которые могут принимать одно из 2-х возможных значений. Специальные форматы логических полей Microsoft Access: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/Вкл.

Поля МЕМО.

Это текстовые поля - произвольной длинны. Могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля, но при этом размер поля МЕМО может достигать 65 535 символов.

Поле OLE.

Используются для хранения в базах данных изображений, звукозаписей данных электронных таблиц, любых двоичных данных. Объем данных поля этого типа может; содержать один Гбайт,

Пота гиперссыди.

Предназначены для хранения строк, состоящих из букв и цифр представляющих адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять из 3-х частей: текст, адрес, дополнительный адрес.

Тип данных мастер подстановок

Выбор этого типа данных, запускает мастер подстановок, предназначенный для создания поля, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося! списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

5. Понятие и назначение индекса. Виды индексов. Операции над индексами: создание, удаление, добавление и сохранение индексов.

Одним из главных требований, предъявляемых к системам управления базами данных, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди большого объема данных.

Использование индексов позволяет значительно ускорить поиск данных в таблицах. В зависимости от количества полей, используемых в индексе, различают простые и составные индексы.

Ключевые поля таблиц индексируются автоматически. Невозможно создать индекс для MEMO - полей и полей объектов OLE. Все остальные поля имеет смысл индексировать при совпадении следующих условий:

• Поле является текстовым, числовым, денежным или даты/времени.

• Планируется выполнять поиск конкретных значений или значений, лежащих в указанном диапазоне, в данном поле или сортировать таблицу по этому полю.

• Поле должно содержать много разных значений. Если поле содержит много одинаковых значений, то ускорение выполнения запросов может быть незначительным.

Основное назначение индекса - ускорение выполнения запросов, поиска и сортировки. Если эти операции и так выполняются достаточно быстро то возможно, не стоит создавать индекс, кроме того, при • необходимости его можно добавить в любой момент. Как правило, индексы ускоряют выполнение поиска, однако необходимо учитывать, что реальный выигрыш во времени зависит от числа записей в таблице и использование индексов замедляет ввод данных в таблицу.

Чтобы создать индекс, необходимо:

• В окне конструктора таблицы в верхней половине окна выбрать поле, для которого создается индекс.

• В нижней половине окна для свойства Индексированное поле выбрать одно из значений:

• Да - допускаются совпадения.

• Да - совпадения не допускаются (обеспечение уникальности каждого значения данного поля) Чтобы создать составной индекс или изменил» существующие индексы, необходимо:

• Открыть таблицу в режиме конструктора.

• Выполнить последовательность команд Вид /Индексы

• В появившемся окне диалога ввести имя индекса в первом пустом поле столбца Индекс. В качестве имени индекса можно использовать имя одного из полей, включенных в индекс, или любое допустимое имя.

• В столбце Имя поля той же строки нажмите кнопку раскрытия списка я выберете первое поле индекса.

• В столбце Имя поля следующей строки выберите имя следующего поля индекса. Поле столбца Индекс остается в этой строке пустым. Определите, таким образом, остальные поля индекса. (Индекс может содержать до 10 полей) Закончив выбор полей для индекса, выберите в столбце Порядок сортировки вид сортировки данного индекса. При сортировке таблицы по составному индексу записи сначала сортируются по полю, которое идет первым в списке полей в окне «Индексы». Если первое поле содержит повторяющиеся значения, то записи упорядочиваются по второму поля в этом списке и т.д.

Для корректировки индексов проведите соответствующие изменения (удаление, вставку, замену полей таблицы) в окне «Индексы».

6. Понятие ключевого поля. Виды и способы создания ключа в таблице. Установка связей между таблицами.

Эффективность работы Microsoft Access повышается при наличии в таблице ключа. Ключ таблицы — это одно или несколько полей таблицы, совокупность значений которых однозначно определяет каждую запись этой таблицы.

Как правило, ключевым назначается поле, содержащее уникальный код или номер.

Таблица в которой определены ключи обладает следующими свойствами:

• Существенно ускоряется выполнение запросов и некоторых других операций.

• По умолчанию записи в форме или таблице изображаются в порядке, определяемом ключом.

• Автоматически поддерживается уникальность записей в таблице, т. к. Microsoft Access не допускает наличия в таблице записей с одинаковыми значениями ключа.

Кроме того, наличие ключа необходимо для установки связей между таблицами и одновременного обновления нескольких связанных таблиц..

В связи с тем, что Microsoft Access использует для хранения в базах данных связную совокупность данных, задание ключевых полей является обязательным для каждой таблицы. Поэтому, если ключ в таблице не задан, Microsoft Access создает его автоматически. Он создает поле КОД с типом данных Счетчик. Это означает,, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика увеличивается на 1. Этот номер и является первичным ключом для каждой новой записи.

Чтобы определить ключ, необходимо:

• Выделить строку с описанием нужного поля. Для того чтобы создать составной ключ, нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделите по очереди все нужные поля.

• На панели инструментов «Конструктор таблиц» нажмите кнопку Ключевое поле.

Для последующего изменения или удаления ключа используется окно «Индексы».

В большинстве случаев достаточно определить одно. ключевое поле, однако если ни одно поле таблицы не содержит уникальных значений, можно определить составной ключ, состоящий из нескольких полей. Ключи необходимы для установки связей между таблицами и одновременного обновления нескольких связанных таблиц.

Чтобы создать составной ключ, надо:

1. Удерживая Ctrl выделить поля, составляющие ключ.

2. Удерживая Ctrl выполнить команду Правка – определить ключ

Первичный ключ – это специальный вид индексированного поля, каждая таблица должна иметь первичный ключ. Это позволит лучше упорядочить данные в таблице.

Правила при создании первичного ключа

1. Таблица должна иметь только один первичный ключ, хотя индексы могут создаваться для каждого поля

2. Если при создании таблицы первичный ключ не был назначен, Access делает запрос и напомнит о необходимости создания первичного ключа.

3. В большинстве случаев первичным ключом будет первое поле, но иногда его функции могут выполнять несколько полей и тогда ключ будет составным

1. В качестве ключей не могут быть использованы поля типа MEMO, OLE и логические

2. Записи автоматически сортируются по первичному ключу, благодаря чему данные в таблице содержатся в порядке

3. По умолчанию значения в поле ключа должны быть уникальными

4. Для Access не имеет значения, где физически в таблице находится ключевое поле.

Главное качество первичного ключа – это уникальность, т.е. значения, находящиеся в этом поле не должны повторяться. Если такого поля в таблице нет, то рекомендуется ввести поле счетчик, в котором автоматически Access введет для каждой новой записи уникальный порядковый номер.

7. Установка связей между таблицами. Типы связей и примеры их использования. Удаление связи, изменение структуры связи, просмотр всех связей.

• Объединения таблиц в запросах. При добавлении в запрос связанных таблиц и запросов установленные между ними связи используются для их автоматического объединения.

• Отображения связанных записей в подчиненных формах и отчетах. Обычно подчиненные формы и отчеты используются для отображения записей из связанных таблиц. При размещении формы или отчета в другой форме или отчете установленные между ними связи используются для отбора данных, которые следует отображать в подчиненной форме или отчете.

* Поддержка целостности данных, т.е. сохранения существующих межтабличных связей при вводе, изменении и удаления записей.

Для того чтобы установить связь между таблицами или запросами, следует указать одно или несколько полей, которые содержат одинаковые значения в связанных записях. Обычно эти поля имеют одинаковые имена в обеих таблицах, и одно из этих полей является ключевым полем своей таблицы.

Базы данных могут иметь 2 основных вида связей:

1). В виде системы плоских файлов, когда все данные содержатся в 1 большом файле;

2). Реляционные базы, где данные хранятся в 2-х и более таблицах, которые связываются с помощью связывающего поля (чаще всего в этом качестве – первоначальный ключ первой таблицы, а в других таблицах это же поле является обычным полем)

Между связанными таблицами могут существовать отношения «один – к - одному», «один -к- многим», «много- к- одному» или «много - ко- многим».

Отношение «один - к - одному» означает, что каждая запись в главной таблице может быть связан* не более, чем с одной записью в под-чиненной таблице. В большинстве случаев оба связанных поля являются ключевыми гаи имеют уникальный индекс.

В случае отношения «один – к - многим» каждая запись в главной таблице может быть связана с несколькими записями в подчиненной таблице, т.е. каждое значение яз ключевого поля главной таблицы может встретиться в подчиненной таблице столько угодно раз. Аналогично рассматривается хранение данных в отношении «много - к- одному».

Отношение «много - ко- многим» возникает между таблицами, если одна из записей главной таблиц связана более чем с одной записью подчиненной таблицы и одна из записей подчиненной таблицы связана более чем с одной записью главной таблицы.

Чтобы установить связь между таблицами, необходимо:

• Открыть окно диалога <Схема данных», выполнив команды Сервис/Схема данных.

• Добавить в это диалоговое окно связываемые таблицы, с помощью команд Связи/Добавить таблицу.

• Для связывания таблиц выберите поле в первой связываемой таблице и переместите его с помощью мыши на соответствующее поле второй таблицы.

• В появившемся окне диалога связи проверьте правильность имен связываемых полей. При необходимости выберите другие имена полей. Нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне «Схема данных» можно не только создавать связи между таблицами, но и:

• Изменить существующую связь

• Удалить связь

• Удалить таблицу из схемы данных.

* Определить связи для запросов

• Просмотреть все имеющиеся связи или связи только для конкретной таблицы. (связи – показать все)

Диалоговое окно связи содержит имена связывающих таблиц, полей, по которым осуществляется связь. Имена связываемых полей можно в окне изменить. Параметры устанавливаемой связи задают следующие поля окна связи:

1). Обеспечение целостности данных

2). Наследование связи – это возможность присоединить таблицы из другой базы данных и использовать их в своей базе данных

3). Типы связей (отношения)

4). Каскадное обновление связных полей

5). Каскадное удаление связных полей

Чтобы удалить связь между таблицами или таблицу:

1. Выделить таблицу

2. Delete

Для поиска данных в таблице: Правка – Найти.

В диалоговом окне “область поиска” задается критерий поиска:

1. Проводить поиск только в текущем поле

2. Проводить поиск во всех полях таблицы

3. Проводить поиск первого вхождения

8. Понятие запроса. Классификация запросов. Связь языков SQL и QBE. Типы запросов QBE. Структура бланка запроса. Порядок создания простого запроса.

Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к информации, хранящейся в базе данных. Позволяют организовать сортировку таблицы не только уникальному ключу, но и по ключам, содержащим повторяющиеся значения, обрабатывать одновременно данные из связанных таблиц.

При выполнении запроса Microsoft Access считывает -данные из таблицы и отображает результат выполнения в режиме таблицы, образуя динамический набор данных. При этом результат выполнения запроса не сохраняется. Структура запроса хранит только инструкции о том, как должны быть организованы данные в результате запроса. На основании запроса можно разработать форму или отчет. Этот процесс не отличается от создания формы или отчета на основе таблицы.

Таким образом, запросы позволяют:

• Отображать поля. При этом необязательно включать в запрос все поля таблицы.

• Отобрать записи. При этом можно задать условия, которым должны удовлетворять записи, включаемые в набор.

• Сортировать записи.

• Получить информацию о данных, хранящихся в разных таблицах.

• Выполнять вычисления. С помощью запросов можно создавать новые поля, содержащие результаты вычислений.

• Использовать запрос в качестве источника данных для форм, отчетов, и других запросов.

• Изменять табличные данные. С помощью управляющих запросов можно обновить, удалить или добавить группу записей за одну операцию или создать новую таблицу и включить в нее данные из одной или нескольких существующих таблиц.

Чтобы создать запрос, необходимо:

• Перейти в главном окне базы данных на вкладку Запросы и нажать кнопку Создать.

• В окне диалога выбрать опцию Конструктор и нажать клавишу ОК.

• В связи с тем, что запрос должен выполняться на основе таблицы или ранее созданного запроса, выберите один из этих объектов и нажмите кнопку добавить. Закроите окно диалога. На экране появиться окно конструктора запросов. В верхней части окна конструктора запросов находится схема данных запроса. Она содержит список таблиц, включенных в запрос, и отображает связи между ними.

Нижняя часть окна содержит бланк запроса, содержащий поля и условия их выборки, который и представляет собой сам запрос.

При вызове запроса будут присутствовать только те поля, которые размещены в бланке запроса.

Для того, чтобы добавить тле в бланк запроса, необходимо выделить это поле в схеме ладных и мышкой перенести его в бланк запроса.

Для удаления поля из бланка запроса нажмите на область выбора столбца, а затем на клавишу Delete.

Порядок полей в бланке запроса определяет порядок их появления во время работы запроса.

Для того, чтобы изменить расположение поля в этом списке, необходимо:

1. Выделить перемещаемый столбец

2. Переместить его мышкой в новое место бланка запроса.

Условия, при которых происходим выборка данных из базы данных, задаются с помощью строк бланка запроса. Рассмотрим эти строки.

• Строка Поле. Содержит имена полей базы данных, обрабатываемые запросом.

• Строка Имя таблицы. Показывает, из какой таблицы выбрано данное поле.

• Строка Сортировка. Позволяет задать условия сортировки (по возрастанию, по убыванию) для данного поля. При сортировке записей по нескольким полям порядок обработки полей определяется их положением в бланке запроса (сначала сортируются значения в крайнем левом поле и далее слева направо). Нельзя сортировать MEMO и OLE поля.