Заступник директора

вул. Миру, 49, м. Київ, 01467 тел. 48-94-23, факс 56-78-38

__________ № _________ ┌ ┐

На №_________________

┌ ┐

Реквізити “Назва організації вищого рівня”

“Назва організації”

Міністерство освіти і науки України

Дніпропетровський державний технічний університет залізничного транспорту

ДДТУЗТ

Якщо установа підпорядкована двом або більше органам державного управління

Академія наук Державний комітет

України України

з науки та техніки

Український інститут наукової і технічної інформації

УІНІТІ

Реквізит “Довідкові дані про організацію”

Проспект Перемоги, 54/2, Київ-57, 01057, т. 446-53-12, факс 441-15-12

Розрахунковий рахунок № 1286465121218514 в Укрінформбанку м. Києва

МФО 112415

Реквізит “Назва виду документа”

ПРОТОКОЛ або НАКАЗ, або ДОПОВІДНА ЗАПИСКА, або ТЕЛЕГРАМА, або ПОСТАНОВА та інші.

Реквізит “Дата документа”

12.01.2000 або 08.12.2004, або 03.02.2004

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 30 травня 1998 року.

Реквізит “Реєстраційний індекс документа”

Внутрішні документи:

Розпорядження: № 112-р; № 58-р.

Накази:

- з основної діяльності: № 14; № 258;

- з особового складу: № 215-к; № 119-к;

- про відрядження: № 142-в; № 17-в;

- з господарської діяльності: № 84-г; № 115-г.

Листи: № 139/01-15, де 139 – порядковий номер реєстрації листів, 01 – індекс структурного підрозділу, що підготував документ, 15 – індекс справи за номенклатурою, де буде зберігатися копія документа.

Вхідні документи: № 356 або 48-3815, де 48 – заздалегідь привласнений номер для кореспондента згідно зі списком кореспондентів організації-одержувача; 3815 – порядковий номер документальних матеріалів з початку року, що надійшли до організації.

Індекс спільного документа (наприклад, постанови) декількох установ складається з індексу, який присвоїла кожна установа цьому документу (проставляються згідно з послідовністю підписів авторів документу). Наприклад:

№ 41/64/59

Реквізит “Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь”

На № 572/48-14 від 16.11.2005

Реквізит “Місце складання або видання документа”

м. Київ

або

м. Новомосковськ

Дніпропетровської області

або

с. Васильківка

Богуславського району

Київської області

Реквізит “Гриф обмеження доступу до документа”

У державних установах:

“Для службового використання” або “Таємно”

У комерційних структурах:

“Конфіденційно” або “КТ”

Реквізит “Адресат”

- у разі адресування документа установі

Міністерство юстиції

України

- у разі адресування документа структурному підрозділу установи

Міністерство охорони

здоров’я України

Головне лікувальне

управління

- у разі адресування документа керівнику установи або його заступнику

Начальнику Головного

архівного управління

при Кабінеті Міністрів

України

Соломіну В.С.

- у разі адресування документа керівнику структурного підрозділу

Міністерство фінансів

України

Начальнику Управління

кадрів і навчальних

закладів

Смоляр Т.І.

- у разі адресування документа посадовій особі

Міністерство промислової

політики України

Управління справами

Головному спеціалісту

Литвину Г.Р.

- якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям

Директорам

машинобудівних

заводів

- у разі надсилання документа приватній особі

Загорецька Т.О.

Київське шосе, буд. 67, кв.4

м. Миколаїв-25

- у разі надсилання документа разовим кореспондентам

Редакція журналу

“Архіви України”

вул. Соломінського, 24

Київ-110

Реквізит “Гриф затвердження документа”

- якщо документ затверджує керівник установи (документ складено не на бланку)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України

(підпис) І.О.Мітюков

27.03.2006 р.

- якщо документ затверджує керівник установи (документ складено на бланку)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр

(підпис) І.О.Мітюков

27.03.2006 р.

- якщо документ затверджується розпорядчим актом

	ЗАТВЕРДЖЕНО Протокол засідання Ради трудового колективу 12.05.2005 р. № 2

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства фінансів України

07.09.2004 р. № 244

Перелік документів, які потребують затвердження

Акти перевірок і ревізій; прийому закінчених будівництвом об'єктів, устаткування; списання; експертизи; передачі справ; ліквідації організацій, підприємств тощо.

Договори на виконання робіт; про матеріально-технічне постачання; оренду приміщень; науково-технічне співробітництво, матеріальну відповідальність тощо.

Завдання на проектування об'єктів, технічних споруджень, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технічних робіт; технічні тощо.

Інструкції (правила) посадові; по документаційному забезпеченню управління; техніки безпеки; внутрішнього трудового розпорядку тощо.

Нормативи витрати сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо.

Звіти про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо.

Переліки посад працівників із ненормованим робочим днем; підприємств, на які поширюються певні пільги; типових документів, що утворюються в діяльності міністерств, відомств та ін. організацій із вказівкою термінів зберігання документів тощо.

Плани виробничі; будівельно-монтажних, науково-дослідних робіт; упровадження нової техніки; капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, вченої ради тощо.

Положення про міністерство, структурні підрозділи; преміювання тощо.

Програми проведення робіт і заходів, відряджень тощо.

Кошториси витрат на утримання апарата керування, будинків, помешкань, споруджень, використання засобів фонду підприємства; на підготування й освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо.

Стандарти міжнародні, державні, галузеві; технічні умови.

Структура і штатна чисельність.

Тарифні ставки.

Штатні розклади і зміни до них.

Реквізит “Резолюція”

Півненку О.О.

Підготувати інформацію

до 10.09.2000 р. Забезпечити

виконання вимог постанови

Кабінету Міністрів України від 03.06.2000 р. № 949

(підпис ) 02.09.2000 р.

Реквізит “Заголовок до тексту документа”

┌ ┐

Про надання приміщення в оренду

або

┌ ┐

Про результати літньої

заліково-екзаменаційної сесії

на денних факультетах

Реквізит “Текст документа”

1. Стислість і точність викладу інформації, відсутність двоякого тлумачення.

2. Об’єктивність і достовірність інформації, її своєчасність.

3. Складання, по можливості, простих документів, які вміщують одне питання (для полегшення роботи з ними).

4. Використання трафаретних і типових текстів при описі повторюваних управлінських ситуацій.

5. Текст повинен складатися з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основній – рішення, розпорядження, пропозиції, висновки. Такий порядок викладання має зберігатися і в тому разі, коли текст документа складається з однієї фрази.

Реквізит “Відмітка про наявність додатків”

- якщо документ має додаток, повна назва якого наводиться у тексті:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті:

Додаток: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на І квартал 1997 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік розвантажувальних робіт на ІІ квартал 1997 р. на 2 арк. в 1 прим.

- якщо документ має декілька додатків, назва яких наводиться у тексті:

Додаток: 1. Акт на 3 арк. у 2 прим.

2. Довідка на 2 арк. в 1 прим.

- якщо до документа додається інший документ, що має додатки:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 25.01.2004 р. № 4 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.

- якщо додаток зброшурований (книга, журнал) і його назва наводиться у тексті:

Додаток: брошура в 1 прим.

- якщо додаток зброшурований (книга, журнал) і його назви не наводиться у тексті:

Додаток: Програма міжнародної наукової конференції в 1 прим.

- при великій кількості додатків:

Опис

додатків до листа № 118 від 02.08.2001

№	Назва документа	Кількість аркушів	Кількість примірників
	Акт приймання-здавання виконаних робіт
	Перелік об’єктів, які потребують ремонту
	Кошторис на виконані роботи
	Протокол зауважень
	Договір на оренду приміщень

Секретар (підпис) А.В. Семиусенко

01.08.2001

У самому документі після тексту зазначається:

Додаток: згідно з описом на 1 арк.

- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами:

Додаток: на 2 арк. у 3 прим. на другу адресу.

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і індекс:

Додаток

до наказу Міністерства

фінансів України

15.09.2004 р. № 102

або

Додаток 3

до розпорядження

Голови Львівської

облдержадміністрації

08.04.2004 р. № 87

Реквізит “Підпис”

- якщо документ надрукований не на бланку:

Перший заступник

Міністра фінансів

України (підпис) С.А. Буковинський

- якщо документ надрукований на бланку:

Перший заступник

Міністра (підпис) С.А. Буковинський

- якщо за зміст документа несуть відповідальність декілька посадових осіб:

Ректор інституту (підпис) В.Д. Клименко

Головний бухгалтер (підпис) Б.С. Лоскутова

- якщо документ підписують декілька рівних за посадою осіб:

Ректор Дніпропетровського Директор фірми

державного університету “Електрон”

(підпис) І.П. Бойко (підпис) С.К. Філонов

Реквізит “Гриф погодження документа”

- якщо документ погоджується з посадовою особою:

ПОГОДЖЕНО

Начальник планового

відділу Міністерства

фінансів України

(підпис) А.Б. Василенко

31.01.2006 р.

- якщо погодження здійснюється з колегіальним органом:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

Вищої атестаційної комісії

15.10.2004 р. № 10

- якщо для погодження документа видається інший документ:

ПОГОДЖЕНО

Лист Держстандарту України

06.01.2005 р. № 17/05-13

- якщо документ погоджується більше ніж з трьома установами: