Контроль і оцінка діяльності

План.

1. КОНТРОЛЬ ЯК ФУНКЦІЯ УПРАВЛІННЯ.

2. КРИТЕРІЇ ОЦІНКИ ДІЯЛЬНОСТІ.

3. ОЦІНКА ВИРОБНИЧОЇ ДІЯЛЬНОСТІ.

4. ОЦІНКА ЕФЕКТИВНОСТІ РОБОТИ ЗА ПОКАЗНИКОМ ВИТРАТ.

7.1. КОНТРОЛЬ ЯК ФУНКЦІЯ УПРАВЛІННЯ.

У системі управління підприємством і його підрозділами важ­ливу роль відіграє контроль. У широкому розумінні контроль – це перевірка відповідності фактичних характеристик (процесів, діяльності, об'єктів) установленим вимогам (обмеженням). Конт­роль є обов'язковою функцією управління будь-якою складною системою. На підприємстві контролю підлягають усі матеріальні та грошові потоки, виробничі процеси, діяльність людей, витрати ресурсів і результати. Такий глобальний контроль дає змогу з'ясувати, наскільки діяльність підрозділів усіх ієрархічних рів­нів відповідає чинному регламенту, установленим завданням і наскільки вона ефективна.

У процесі контролю збирається й аналізується необхідна ін­формація, виявляються відхилення фактичних показників від установлених (планових, стандартних) та їх причини. Поряд із терміном «контроль» досить поширене поняття «контролінг», яке, будучи близьким за змістом, охоплює ширше коло функцій. Однак ці функції чітко визначені лише на окремому підприємстві (контроль, аналіз, забезпечення інформацією всіх заінтересова­них менеджерів, координація, а часто й планування).

Контроль на підприємстві має різні напрямки і форми. Це пе­редусім контроль матеріалів і продукції на всіх стадіях її оброб­ки, а також технологічних процесів. Цей вид контролю тісно пов'язаний з технологічним процесом, тому в нас він має тради­ційну назву технічного контролю. Технічний контроль є важливою складовою системи управління якістю продукції на кожному підприємстві.

Велике дисциплінуюче значення має контроль трудової дис­ципліни, дотримання організаційного регламенту та якості вико­нання своїх функцій працівниками (якості праці).

Особливу роль у системі внутрішнього контролю виконує контроль результатів виробництва і витрачених ресурсів, які ра­зом характеризують ефективність діяльності. Для внутрішньо-коопераційних підрозділів, що є витратними центрами відпові­дальності (місцями витрат), результати виражаються в кількості виготовленої продукції певної номенклатури, а витрати ресур­сів – у кошторисі. У підрозділах – центрах прибутку ці два по­казники трансформуються в єдиний цільовий показник результа­ту – прибуток.

Технологія контролю витрат і результатів полягає в порів­нюванні фактичних показників з плановими, виявленні причин відхилень та їх аналізі, що є основою для прийняття певних рішень відповідальними працівниками. Отже, контроль тісно пов'язаний з плануванням і через функцію регулювання впли­ває на нього. Так, відхилення фактичних показників від плано­вих, виявлені в процесі контролю, можуть привести до двох рі­зних регулюючих дій. У більшості випадків уживаються за­ходи для приведення фактичних результатів у відповідність із запланованими показниками. Але, оскільки планові показники завжди є певною мірою ймовірними величинами, результати контролю можуть бути підставою для їх коригування з набли­женням до фактичного рівня (наприклад, деякі витрати, які важко нормувати, втрати від браку та ін.). Таким чином, конт­роль є важливим елементом у системі управління зі зворотним зв'язком.

Порівняння фактичних і планових показників у процесі конт­ролю, аналіз відхилень повинні проводитись упорядковано і сис­тематично згідно з календарним розподілом планових завдань. На основі результатів аналізу розробляються і впроваджуються заходи з адаптації роботи підрозділів і робочих місць до тих змін. які відбулися або очікуються на підприємстві. Вони повинні забезпечити ліквідацію пов'язаних з цими змінами негативних на­слідків або допомогти усвідомити нові можливості. Але це вже стосується організації планомірної роботи підприємства, у якій контроль є лише однією із функцій.

Ієрархічно контроль організується в тому самому порядку, що й планування: контроль робочих місць, підрозділів певного ієрархічного рівня і підприємства в цілому. У цьому ж порядку по­казники контролю інтегруються, трансформуються із числен­них конкретних величин у більш загальні, й на рівні підприєм­ства керівництвом контролюються найважливіші показники, що характеризують ступінь досягнення поставленої мети згід­но зі стратегією його розвитку, становище на ринку та фінан­совий стан.

Контроль здійснюється в різних формах щодо методів збору необхідної інформації та частоти контрольних операцій. Стосов­но певних об'єктів і операцій контроль може здійснюватись як візуально, так і інструментальне. Економічні процеси, що нас ці­кавлять насамперед, контролюються документально. Це стосується руху матеріальних цінностей, витрат, виготовлення продук­ції та ін.

Частота контрольних операцій буває різною залежно від конт­рольованих показників, ступеня їх календарного узагальнення і призначення результатів контролю. З огляду на це виділяють контроль поточний, періодичний і разовий.

Поточний контроль здійснюється щоденно як систематич­ний моніторинг за рухом матеріальних цінностей, незавершеного виробництва і продукції. Його основним інструментом є опера­тивний облік у системі диспетчерського регулювання виробницт­ва. Поточний контроль відіграє важливу профілактичну роль, оскільки дає змогу оперативно реагувати на небажані відхилення в ході виробництва.

Періодичний контроль здійснюється у формі усталеної ре­гулярної звітності підрозділів підприємства. Звіти про основні показники роботи підрозділів з належними поясненнями (аналі­зом) подаються, як правило, за ті періоди, на які встановлюють­ся планові завдання. До таких періодів належать місяць, квар­тал, рік тощо. У звіті зазначаються планові, фактичні показники діяльності за певний період, а також підсумкові дані з початку року (кварталу). Звіти підрозділів складаються на основі опера­тивного й бухгалтерського обліку показників, що є об'єктами контролю.

Разовий контроль не має усталеного змісту і попередньо встановленої регулярності. Його мета та діапазон контрольова­них показників визначаються в кожному окремому випадку кері­вництвом підприємства чи іншим компетентним органом. Разо­вий контроль має здебільшого такі форми, як інвентаризація матеріальних і фінансових активів, ревізія діяльності та аудитор­ська перевірка.

7.2. КРИТЕРІЇ ОЦІНКИ ДІЯЛЬНОСТІ.

Планування і контроль є не тільки важливими регулюючими чинниками. Вони створюють необхідну інформаційну базу оцінки діяльності організаційних підрозділів підприємства й окремих працівників, на якій будується механізм їх мотивації. Оцінка діяльності – логічне продовження контрольних операцій. Через таку оцінку стимулюється реакція працівників на результа­ти своєї діяльності і можливі відхилення фактичних показників від установлених (планових, нормативних, граничних) чи бажану динаміку останніх.

Оцінка діяльності здійснюється за допомогою певної системи показників. Ці показники не можуть бути однаковими для різних підрозділів, зважаючи на специфіку їх функціонування, але є де­які загальні вимоги до змісту і формування таких показників. Ко­ротко розглянемо ці вимоги.

Показники підрозділів мають бути узгоджені з показниками роботи підприємства, утворювати з ними єдину систему показ­ників і водночас ураховувати специфіку діяльності підрозділу. Необхідність взаємоув'язки показників по вертикалі (підприєм­ство – цех – дільниця – бригада – робоче місце) випливає з єдності цілей діяльності підрозділів усіх рівнів – випуск про­дукції згідно з установленими потребами з мінімальними витра­тами, що на рівні підприємства забезпечує максимальний при­буток.

Змістовна ув'язка показників по вертикалі не означає пря­мого їх перенесення на нижчі рівні в незмінному вигляді. Та­кий формалізм у побудові системи планово-оцінних показни­ків підрозділів, що іноді трапляється на практиці, не має сенсу. Якщо, наприклад, показник прибутку є визначальним на рівні підприємства, то це ще не означає, що він обов'язково має за­стосовуватись на рівні цеху, а тим більше дільниці. На низових рівнях його замінює в більшості випадків показник витрат. Продуктивність праці та інших ресурсів на рівні підприємства обчислюється на основі обсягу товарної продукції у грошово­му виразі, на рівні підрозділів це може бути обсяг продукції у трансфертних цінах, нормо-годинах, натуральних вимірниках тощо. Різні модифікації може мати показник витрат. Отже, основні показники діяльності підприємства трансформуються на рівні підрозділів із урахуванням конкретних умов (закінченості циклу виготовлення продукції, стану нормативної бази, обліку та ін.).

Кількість контрольованих і оцінювальних показників мас бути достатньою для того, щоб підпорядкувати діяльність структур­них підрозділів завданням, що стоять перед підприємством у ці­лому, але при цьому надмірно не обмежувати їх оперативну са­мостійність. Жорстка регламентація діяльності підрозділів під­приємства численними показниками, що встановлюються і конт­ролюються зверху, не створює належних умов для ефективної роботи. Функціонування підрозділу будь-якого рівня має певною мірою динамічний, імовірнісний характер, тому він повинен бути здатним до саморегулювання в певних межах. Це досягається прийняттям ряду рішень оперативно, на місці. Крім цього, зайва регламентація роботи зверху обмежує сферу прояву трудової активності та творчої ініціативи колективу працівників і керів­ництва.

Показники, за якими здійснюється контроль і оцінювання дія­льності, повинні мати кількісний вимір на основі оперативного і бухгалтерського обліку. Без налагодженого належним чином кількісного обліку економічні показники втрачають свою об'єк­тивну основу та економічне значення, перестають бути важелями управління. У принциповій схемі, що лежить в основі економіч­ного управління будь-яким підрозділом (планування – оціню­вання на основі обліку – мотивація), облік відіграє надзвичайно важливу роль. На багатьох вітчизняних середніх і великих під­приємствах деякі важливі показники не застосовують у низових підрозділах через низький рівень організації їх обліку або його відсутність взагалі. Це стосується передусім показника витрат у дільницях і бригадах.

Показники мають бути порівнянними в межах планово-оці­нювальних періодів. Це означає, що на різних етапах розрахун­кового (планового, звітного) періоду зміст і методика обчислення планових і фактичних показників мають бути однаковими. Акту­альною ця вимога є передусім стосовно визначення обсягу ви­робництва і показників, що обчислюються на його основі (про­дуктивності праці та інших факторів виробництва, скоригованих планових витрат на фактичний обсяг продукції та ін.). Так, для вимірювання обсягу продукції в цехах, дільницях, бригадах на практиці широко застосовується такий вимірник, як нормо-години, в основу якого покладено норми часу на виготовлення про­дукції. Але, як відомо, такі норми змінюються в часі при зміні трудомісткості робіт. Тому для порівняння обсягів продукції, ви­готовленої у різні календарні періоди, їх планових і фактичних величин цей показник слід обчислювати у стабільних (незмінних) нормо-годинах. Якщо з цією метою використовуються діючі по­точні норми, то їх треба скоригувати відповідно до проведених змін.

При оцінці роботи підрозділів особливе значення має порів­нянність такого важливого показника, як витрати (собівартість продукції). Це стосується складу витрат, методики їх обчислення, розподілу непрямих витрат, розмежування чинників впливу на відхилення фактичних витрат від планових на залежні (регульо­вані) та незалежні (нерегульовані) від місця їх виникнення та ін.

Згідно з розглянутими вимогами встановлюється система по­казників, за якими планується, контролюється й оцінюється ро­бота підрозділів. Серед них виділяються основні показники, що відображають кінцевий результат (мету) діяльності та її ефектив­ність. Як уже зазначалося, для внутрішньокоопераційних підроз­ділів кінцевий результат діяльності виражається у виготовленні продукції певної номенклатури, а ефективність – у сумі витрат на її обсяг (собівартість продукції). Отже, ці два показники є ос­новними для подібних підрозділів і взагалі для всіх місць витрат (центрів відповідальності). Для підрозділів – центрів прибутку основним показником діяльності є прибуток, який безпосередньо виражає загальну мету діяльності підприємства.

Усі інші показники, що можуть застосовуватись у системі внут­рішнього управління, є допоміжними і використовуються для де­талізації контролю, його посилення в певних аспектах, стимулю­вання окремих напрямків роботи, збору інформації для аналізу тощо. До таких показників належать: ритмічність роботи, проду­ктивність праці, фондовіддача, рівень завантаження устаткуван­ня, трудомісткість продукції та ін.

Планування й оцінка роботи основних і допоміжних цехів у загальних рисах однакові. Приблизно такі ж самі застосовуються і показники. Однак при виборі оцінювальних показників для до­поміжних підрозділів слід ураховувати їх специфіку й особливо­сті виготовлюваної продукції. З цієї точки зору допоміжні цехи часто поділяють на дві групи.

Перша група – це цехи, котрі виготовляють продукцію, як правило, внутрішнього призначення, що значною мірою обумов­лює технічний рівень основного виробництва. Потреба у такій продукції досить висока, частина її може реалізовуватися на сто­рону. До таких підрозділів належать цехи нестандартного (спеці­ального) устаткування, інструментальний, ремонтний та ін. Дія­льність таких підрозділів оцінюється за показниками, аналогіч­ними показникам основних підрозділів.

До другої групи відносять підрозділи з суто обслуговуючими функціями, їх основне завдання – безперебійне обслуговування основного виробництва за мінімальних витрат. При раціоналіза­ції такого обслуговування й економному використанні продукції та послуг допоміжних цехів їх загальний обсяг може знижувати­ся, що свідчить про ефективнішу роботу. До таких цехів насам­перед належать енергетичні (наприклад котельні, компресорні) та транспортні. Звідси випливає, що обсяг продукції (послуг) цих підрозділів, а також відносні показники, що обчислюються на йо­го основі, не завжди характеризують ефективність їх роботи. Маються на увазі такі показники, як собівартість одиниці проду­кції (послуг), продуктивність праці, фондовіддача та ін.

У міру зниження обсягу виробництва за інших рівних умов за­значені відносні показники погіршуються. Тому для допоміжних підрозділів другої групи основними показниками, що характери­зують результати їх діяльності, є безперебійне обслуговування підрозділів – споживачів продукції та послуг установленої номенклатури (відсутність претензій на обслуговування) та додержання витрат у межах кошторису. За ними й слід оцінювати ро­боту зазначених підрозділів.

Діяльність виробничих дільниць і бригад оцінюється за тими показниками, які залежать від їхньої роботи та обліковуються по цих підрозділах. Здебільшого до таких показників належать ви­пуск продукції (виконання робіт) у натуральному виразі згідно з установленим планом-графіком і елементи витрат, що залежать від роботи дільниці (бригади) та обліковуються на її рівні.

Суттєвим недоліком внутрішньоцехового економічного упра­вління на ряді підприємств є те, що дільницям і бригадам не встановлюють рівня витрат на виробництво. Як наслідок, посла­блюється мотивація до економного використання ресурсів. Це пов'язано передусім з відсутністю розгорнутої системи обліку витрат по дільницях. Треба насамперед планувати й обліковувати ті витрати, частка яких у загальних витратах дільниці (бригади) істотна, їх склад залежить від специфіки виконуваної на дільни­цях і в бригадах роботи. Так, для заготівельних підрозділів це пе­редусім вартість основних матеріалів, енергії технологічного призначення та інструментів. На обробних дільницях поряд з пе­реліченими витратами важливе місце займає вартість напівфаб­рикатів, на складальних – витрати на тару і пакувальні матеріа­ли у разі пакування в цехах та ін.

Основним методом оцінки роботи підрозділів за певними по­казниками є порівняння. Фактична величина показника за певний (звітний) період порівнюється з його величиною, що є базовою для оцінки. За такі базові рівні показників беруться здебільшою планові (нормативні) їх величини, які вважаються завданнями, або фактичні, досягнуті в минулому періоді.

7.3. ОЦІНКА ВИРОБНИЧОЇ ДІЯЛЬНОСТІ.

Оцінка результатів виробництва основних структурних підро­зділів підприємства є першочерговою, оскільки, як уже зазнача­лося, виготовлення продукції є головною метою і змістом їх дія­льності. При цьому слід зазначити, що самостійне значення ця оцінка має передусім стосовно внутрішньокоопераційних підроз­ділів. Що стосується предметне спеціалізованих підрозділів, орі­єнтованих на виготовлення і поставку продукції на ринок, то їх виробнича діяльність оцінюється у тісному зв'язку з комерцій­ними її наслідками – обсягом продажу і прибутком.

Виробництво продукції контролюється й оцінюється за таки­ми показниками: загальний обсяг продукції, виконання плану ви­робництва з номенклатури (комплектності), ритмічність вироб­ництва, якість продукції.

7.4. ОЦІНКА ЕФЕКТИВНОСТІ РОБОТИ ЗА ПОКАЗНИКОМ ВИТРАТ.

Ефективність роботи підрозділів підприємства оцінюється за показником прибутку або витрат. Як уже зазначалося, пока­зник прибутку характеризує ефективність діяльності тих під­розділів, які виготовляють і постачають продукцію на ринок. Він може застосовуватись і для оцінки роботи внутрішньокоопераційних підрозділів як умовний показник. В усіх цих ви­падках обсяг і динаміка прибутку однозначно характеризують ефективність діяльності. Проте в більшості випадків внутрішні підрозділи є місцями витрат, а не центрами прибутку. Тому й ефективність їх діяльності визначається за рівнем витрат на певний обсяг виробництва. Економія витрат у місцях їх фор­мування веде до зменшення собівартості продукції і збіль­шення прибутку підприємства як головної кінцевої мети його діяльності.

З точки зору оцінки діяльності підрозділу його витрати мо­жуть виражатись як абсолютним, так і відносним показниками.

Відносні показники витрат – це витрати на одиницю продук­ції (калькуляційну одиницю) або на одиницю виміру обсягу про­дукції (одну гривню, одну нормо-годину). Перший показник у вигляді собівартості одиниці продукції об'єктивно показує дина­міку витрат, співвідношення їх планової і фактичної величин. На нього не впливають структурні зрушення у номенклатурі проду­кції. Основний його недолік – обмеженість однопродуктовим виробництвом. Показник витрат на одиницю виміру обсягу про­дукції просто обчислюється на всіх рівнях управління, але він має дещо штучну побудову, дуже реагує на зміну структури про­дукції, тому застосовується рідко. Перевага відносних показників витрат полягає в тому, що їх фактичні й планові величини порів­нюються безпосередньо, без будь-яких коригувань.

Абсолютний показник витрат у формі кошторису є універ­сальним і найбільш поширеним для оцінки роботи підрозділів Він дає змогу порівняти фактичні витрати з плановими, впини­ти відхилення за окремими видами витрат і в подальшому з'ясувати їх причини. Основна проблема, яка при цьому вини­кає, полягає в необхідності перераховувати планові витрат на фактичний обсяг виробництва для забезпечення порівнян­ності фактичної і планової сум витрат. Такі перерахунки пла­нових витрат не потрібні лише в тих випадках, коли фактичний обсяг виробництва продукції точно збігається з плановим.

(Рплв=100%).

Для оперативного визначення планових витрат на фактичний обсяг виробництва треба знати їх функціональну залежність від обсягу продукції (зайнятості). Функція витрат, у якій змінною є обсяг продукції, будується на основі їх поділу на змінні та постійні витрати. Якщо обсяг виробництва продукції має нату­ральний вимір (о дно продуктове виробництво), то функція витрат виражається формулою:

C = N-C₁₀+C_n, (7.12)

де С – загальні витрати (кошторис) за певний період, грн.;

N – кількість виготовленої продукції у натуральному виразі;

С₃₀ – змінні витрати на одиницю продукції, грн.;

С_п – постійні витрати за розрахунковий період, грн.

Така залежність загальних витрат від обсягу виробництва ґрунтується на припущенні, що всі витрати чітко поділяються на постійні та змінні, а останні є тільки пропорційними. Проте в реальних умовах виробництва подібне буває рідко. Деякі змінні витрати не мають пропорційної залежності від обсягу продукції, вони можуть змінюватись як дегресивно (витрати на допоміжні матеріали для обслуговування машин, енергію для приведення їх у дію та ін.), так і прогресивно (витрати на рек­ламу, оплату праці в деяких випадках тощо). Отже, функція

ТЕМА 8