Информационное обеспечение управления

Владения информацией означает владения реальной властью - ведь нехватка информации, как и излишек ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Существует прямая связь между информированностью и удовлетворенностью работой.

Информационное обеспечение процесса управления представляет собой совокупность сведений о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений.

Понятия «информация» отличается от понятия «даны».

Данные - это факты и цифры, полученные вследствие прямого наблюдения за событиями.

Информация - это превращенные в определенном контексте данные, что есть содержательными и полезными для конкретных пользователей.

Эффективность процесса управления во многом определяется уровнем качества информации. К характеристикам высококачественной информации относятся:

1. Временное измерение:

- своевременность - предоставления информации по мере необходимости;

- срочность - оперативное восстановление информации;

- периодичность - доступность информации про минувшее, действительное и будущее;

2. Содержательное измерение:

1. точность - достоверность информации;

2. уместность - соответствие информации требованиям конкретного пользователя;

3. полнота - предоставления всей необходимой информации;

4. сжатость - обеспечения только необходимой информацией.

3. Формальное измерение:

1. четкость - информация должна даваться в простой и понятной форме;

2. детальность - обеспечения более подробной или итоговой информации;

3. представительность - представления информации в описательной, цифровой или пространственно-наглядной форме.

Информация, которая используется в процессе управления, может быть классифицирована за разнообразными признаками:

1. По смыслу: экономическая, правовая, торгово-оперативная, организационная, социальная т техническая информация.

2. По назначению: отчетная, плановая, статистическая, контрольная, нормативная.

3. По степени преобразования:

1. первичная - совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из источника возникновения;

2. вторичная - информация, полученная путем переработки первичных данных.

4. За источниками возникновения:

1. внутренняя - бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследования;

2. внешняя - информация, полученная от посредников, поставщиков, покупателей, деловых партнеров, средств массовой информации, промышленный шпионаж.

5. По месту образования и направления информационных потоков:

1. входная - информация, которая охватывает сведения, которые поступают в торговое предприятие (сопроводительные документы, законодательные акты)

2. исходная - информация, которая выходит из торгового предприятия (реклама, заказ на снабжение товаров)

6. По степени надежности:

1. достоверная информация;

2. возможная информация. Ее характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника точные сведения, поскольку, например, имеющиеся методы не разрешают это сделать или сознательно распространяются ошибочные сведения.

7. По средствам распространения: устная, письменная и комбинированная.

Основным носителем информации есть документ, то есть материальный объект, который содержит информацию в зафиксированном виде, оформленное в установленном порядке и имеет в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Управленческий документ – документ, который содержит сведения организационного, распорядительного или уведомительного характера и создается с целью управления.

Требования к документам:

1) четкость в отношении к цели;

2) достоверность, убедительность;

3) надлежащее оформление;

4) определенность в отношении к получателю.

Виды документов:

1) Распорядительные документы: приказ, указание, распоряжения.

2) Организационные документы: положения, устав, инструкция, протокол.

3) Информационно-справочные документа: справка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, командировочное удостоверение. Письмо бывают разных видов: письмо-вопрос, претенциозное письмо, письма-напоминания, циркулярные письма – инициативные письма, которые рассылаются в подведомственные подразделы и носят распорядительный характер.

4) Личные документы: автобиография, заявление, поручения.

Деятельность управленческих работников связанная с делопроизводством– созданием, приемом-передачей, сохранением, обработкой документов.

Формы делопроизводства:

1) Централизованная форма – предусматривает выполнения всех операций с документами в специализированных структурных подразделах (канцелярия).

2) Децентрализованная форма – предусматривает выполнения всех операций с документами в структурных подразделах предприятия. Эта форма обеспечивает оперативное и качественное выполнения операций с документами, но не экономическая.

3) Смешанная форма – наиболее распространенная в предприятиях торговли и общественного питания.

Основной функцией делопроизводства подразделов и работников есть организация рационального документооборота. Документооборот – движение документов на предприятии с момента или получение создания к окончанию илиd выполнение отправления их.

Информационные системы – представляют собой системы, которые базируются на использовании компьютеров, и направляют аппаратные средства, программное обеспечение и человеческие ресурсы на поддержку организационной информации и удовлетворение коммуникативных потребностей (табл.6.3).

Таблица 6.3 - Основные категории информационных систем

Операционные информационные системы обрабатывают получаемые в походке бизнесов-операций данные	Информационные системы менеджмента обеспечивают информацию и поддержку принятия эффективных управленческих решений	Другие информационные системы
Системы обработки трансакций регистрируют и обрабатывают данные об бизнесах-операциях (системы с помощью которых ведется учет продажи потребителям, закупок у поставщиков, изменений запасов, выплаты заработной платы рабочим)   Системы контроля над производственными процессами осуществляют мониторинг и контроль над процессами производства и сбыта   Офисные автоматизированные системы разрешают ускорить офисные процедуры, оказывают содействие улучшению коммуникаций и повышению производительности (электронная почта, процессоры редакторы, телекоммуникации, создания компьютерных баз данных)	Информационные системы отчетности обеспечивают информацией в форме предложенных отчетов   Системы поддержки принятия решений - это интерактивные компьютерные информационные системы, в которых используются разные модели принятия решений и специализированные базы данных, которые обеспечивают деятельность ответственных за принятие решений рабочих.   Системы информации исполнительного руководства обеспечивают высший менеджмент специально организованною информацией. Они облегчают принятия стратегических решений на высшему равные управления, так как предоставляют возможность быстрого доступа к необходимой внутренней и внешней информации	Система поддержки групповых решений – это интерактивные компьютерные системы, которые облегчают принятия групповых решений (система рабочего сотрудничества). Облегчает взаимодействие членов команды, разрешает оперативно получать необходимую информацию.   Экспертные системы копирует умственные процессы, свойственные профессионалам и менеджерам. Экспертные системы разрабатываются с помощью копирование знаний специалистов по области правил принятия решений, которые записываются в компьютерною программу, которая в свою очередь моделирует определенную стратегию решения задач. Применяются для работы с повторяемыми пробами-леммами в узких сферах деятельности.

Тема: Власть, лидерство и стили управления

1. Основы власти и ее источники

2. Руководство и лидерство в организации

3. Понятия стиля управления и их виды

4. Конфликтология, как средство управления