Коммуникационной подструктуры управления

Как известно, предметом и результатом управленческого труда является информация. В зависимость от эффективности передачи информации (в сыром или переработанном виде) поставлена эффективность всего процесса управления. Таким образом, управленческая и коммуникационная подструктуры создают условия эффективного управления, а процесс коммуникации является основополагающим процессом функционирования.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается и то, как это «что» передается. Для того, чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей, обладание определенными способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать, наличие у каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличие определенной степени взаимного понимания.

Классификация коммуникаций

1. По содержанию коммуникация, как процесс взаимодействия между элементами управленческой структуры, может носить характер: информационного, административного или технического взаимодействия.

В процессе информационного взаимодействия субъекты управленческой деятельности обмениваются сведениями, необходимыми для принятия решений. Сведения бывают официальными, закрепленными юридически, и неофициальными, не обладающими никаким правовым статусом, но помогающими ориентироваться в ситуации.

В процессе административного взаимодействия вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, инструкции, рекомендации, получают от них отчеты, осуществляют процесс контроля.

Техническое взаимодействие между субъектами управленческой структуры реализуется в процессе их участия в практической деятельности, например, в подготовке и проведении совещаний, переговоров, обмене опытом, ведении делопроизводства, сборе, фиксации, хранении, выдаче различного рода документов и пр.

Но в основе всех видов взаимодействия, однако, находится информация.

2. Взаимодействие может быть также прямым или косвенным. Прямое взаимодействие основывается на контактах сторон. Косвенное взаимодействие подразумевает, что одна из сторон создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких бы то ни было команд, выполняет требующиеся от нее действия.

3. Если при контактах между элементами управленческой структуры отсутствует промежуточное звено, говорят о непосредственных коммуникациях, иначе – об опосредованных.

4. В зависимости от используемых каналов связи коммуникации могут быть горизонтальными, вертикальными, диагональными; односторонними и двусторонними; формальными и неформальными.

Если коммуникационные каналы связывают элементы управленческой структуры, принадлежащие к различным ее уровням они являются вертикальными, а если к одному – горизонтальными. Каналы, связывающие элементы, относящие не только к разным уровням, но и к различным частям структуры могут быть названы диагональными. Обычно они предназначены для осуществления не административных, а в основном информационных и технических взаимодействий. Большинство горизонтальных и диагональных каналов относятся к разряду неофициальных или полуофициальных.

По вертикальным каналам сверху вниз передаются команды и инструкции, а в обратном направлении – отчеты о проделанной работе и, если позволяет сложившийся стиль управления – советы и рекомендации руководству. Поскольку работники разных уровней не всегда хорошо понимают и представляют себе работу друг друга, при обмене информацией между ними имеют место ее значительные потери. Исследования показывают, что в крупных организациях при переходе от одного уровня к другому теряется до 30% информации, а в целом по цепочке при движении сверху вниз ее потери достигают 80%, а снизу вверх – 90%.

Горизонтальные каналы непосредственно связывают равные по положению или статусу элементы организации, обеспечивают наиболее эффективное решение общих проблем за счет повышения оперативности этого процесса, возможности действовать инициативно и самостоятельно с учетом конкретной ситуации. Поскольку сотрудники одного уровня, даже работающие в разных подразделениях, лучше знают и понимают проблемы друг друга (не в последнюю очередь благодаря неформальным контактам), потери информации здесь не столь велики – обычно не более 10%.

Формальное взаимодействие предполагает передачу только официальной информации, обладающей правовым статусом. Неформальное взаимодействие – передача как официальной, так и личной информации по неформальным каналам связи.

5. В зависимости от субъектов информационного обмена коммуникации могут быть межличностными и групповыми.

6. В зависимости от выбора носителя послания коммуникация может быть вербальной и невербальной.

Понятие коммуникационной подструктуры

Связи (совокупность каналов взаимодействия элементов структуры управления) образуют коммуникационную подструктуру организации. Различают глобальные (охватывающие организацию в целом) и локальные (охватывающие часть организации, например, подразделение)коммуникационные подструктуры.

Осуществление взаимодействия только через одно какое- то центральное звено означает, что коммуникационная структура является централизованной, а само это звено выступает в качестве не только посредника, но и источника и контролера коммуникаций, имеющих в основном форму вертикальных связей.

В то же время структура коммуникаций может быть полицентричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъектов, осуществляющих концентрацию и перераспределение информации, или децентрализованной, когда большая ее часть (обычно по содержанию второстепенная) минует центральное звено.

Наличие в коммуникационной структуре параллельных и пересекающихся каналов свидетельствует о ее сложности, дающей гарантию того, что желаемое взаимодействие состоится даже в условиях тех или иных сбоев и неполадок в ней. В то же время в сложной структуре заложена потенциальная возможность искажения обмениваемой информации.