Кроссворд

По горизонтали: 1) запись информации на различных носителях по установленным правилам; 2) установление количества и состава документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах; 3) учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного учета документов; 4) учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров; 5) предусмотренные нормативными документами условия использования архивных и конфиденциальных документов; 6) цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку; 7) свойства документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение; 8) восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению; 9) средство тиражирования документов; 10) учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов; 11) применение информации документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан; 12) справочник, в котором информация о документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации; 13) документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; 14) изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов; 15) первый или единичный экземпляр официального документа; 16) юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд; 17) средство хранения документов.

По вертикали: 1) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; 18) запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; 19) документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку; 20) организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием, длительное или постоянное хранение документов с целью использования; 21) средство специальной банковской оргтехники; 22) копия части текста документа, оформленная в установленном порядке; 23) средство изготовления изобразительных документов; 24) специально оборудованное помещение для хранения архивных документов; 25) повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; 26) физическое или юридическое лицо, создавшее документ; 27) официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов; 28) отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Тесты (ответы от 0 до 4)

1. Отражение производственных, управленческих задач и ситуаций в документах – это: а) делопроизводство; б) документооборот; в) документирование; г) стандартизация.

2. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение – это: а) документирование; б) документооборот; в) делопроизводство; г) документационное обеспечение управления.

3. Деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними – это: а) делопроизводство; б) документооборот; в) документирование; г) унификация.

4. К принципам организации документооборота относится: а) возвратное движение документов; б) параллельность выполнения различных операций; в) рассылка документов всем сотрудникам; г) установление максимального единообразия в прохождении и обработке конкретных видов документов.

5. Установление единообразия в составе и формах документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач – это: а) унификация; б) стандартизация; в) сертификация; г) лицензирование.

6. Напишите термин – «Уменьшение многообразия и видов изделий одинакового функционального назначения; установление единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач».

7. Укажите этапы документооборота: а) экспедиционная обработка входящих документов; б) предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения; в) рациональное движение документов внутри организации; г) обработка исполненных и отправляемых документов.

8. К оригинальным задачам в делопроизводстве относятся те, которые: а) повторяются и поэтому целесообразно стандартизировать как технологию их решения, так и формы представления информации; б) можно унифицировать и стандартизировать в полном объеме; в) нельзя унифицировать и стандартизировать в полном объеме, но для них могут быть стандартизированы принципы решения; г) нельзя унифицировать и стандартизировать в полном объеме, для них не могут быть стандартизированы также принципы решения.

9. Инициативный документ – это: а) документ, созданный на данном предприятии для внутреннего использования; б) документ, созданный на данном предприятии и от­правленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле; в) документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса; г) документ, полученный от других организаций (лиц).

10. Обработка входящих документов включает их: а) предварительное рассмотрение; б) регистрацию; в) согласование; г) удостоверение.

11. При получении документов их упаковка уничтожается, если: а) в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя; б) в документах имеются все реквизиты; в) на упаковке имеется гриф «Лично»; г) получена доплатная корреспонденция.

12. Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения: а) удостоверение документа; б) исполнение документа; в) визирование; г) регистрация.

13. Рассмотрение документа руководством сопровождается: а) подписанием документа; б) написанием резолюции; в) проставлением отметки о поступлении; г) регистрацией документа.

14. Обработка исходящих документов включает их: а) отправку; б) подготовку проекта; в) согласование; г) удостоверение.

15. Отправка документа требует: а) проставить исходящий регистрационный индекс; б) адресовать документ; в) проверить наличие приложений; г) согласовать документ.

16. Подлинный документ можно передать только посредством: а) факсимильных аппаратов; б) электронной почты; в) пневмопочты; г) факс-модемов.

17. Не подлежат регистрации: а) приказы; б) приглашения; в) отчеты; г) информационные материалы.

18. Документ регистрируется: а) в канцелярии; б) секретарем; в) журнале факсограмм; г) только один раз.

19. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме – это:

а) каталог дел; б) номенклатура дел; в) классификатор; г) архивный перечень.

20. Номенклатура дел решает задачу: а) классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела; б) ориентирования в сроках хранения дел; в) ориентирования в ценности документа; г) построения информационно-поисковой системы организации.

21. Номенклатура дел может быть: а) типовой; б) примерной; в) индивидуальной; г) сводной.

22. В заголовках дел не употребляются формулировки типа: а) «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары»; б) «Разные материалы»; в) «Общая переписка»; г) «Протоколы заседаний совета директоров за 2003 г.».

23. Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела – это: а) формирование дела; б) опись документов дела; в) оформление дела; г) регистрация документов дела.

24. В дело обычно формируются документы одного календарного года, кроме: а) личных дел; б) переходящих дел; в) дел в высших учебных заведениях и театрах; г) дел выборных органов и их постоянных комиссий.

25. Экспертиза документов – это: а) применение информации документов в культурных, научных, политических и других целях, для обеспечения законных прав и интересов граждан; б) установление количества и состава документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах; в) восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению; г) отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

26. Экспертиза ценности документа включает: а) отбор документов для их передачи на постоянное хранение в государственные архивы России; б) отбор документов для их уничтожения; в) установление или изменение сроков хранения документов; г) присвоение грифа ценности.

27. К критериям оценки документа относится: а) время и место образования документа; б) подлинность и копийность документа; в) дублетность документа; г) значение информации, содержащейся в документе.

25. Опись документов - это: а) учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного учета документов; б) учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров; в) учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов; г) справочник, в котором информация о документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.

28. Дубликат документа - это: а) повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; б) официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов; в) копия части текста документа, оформленная в установленном порядке; г) документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

29. Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку - это: а) дело; б) каталог; в) альбом форм документов; г) табель форм документов.

30. Коммерческая тайна – это: а) несекретные сведения, утверждаемые и вводимые в действие приказом директора фирмы и являющиеся собственностью фирмы; б) государственные секреты, охраняемые государством; в) предусмотренные нормативными документами условия использования архивных и конфиденциальных документов; г) свойства документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.

31. К организационным и технологическим особенностям конфиденциального делопроизводства относятся: а) формирование дел и составление внутренней описи документов; б) проведение систематических проверок наличия документов; в) регистрация данных о документе, фиксация всех этапов его прохождения и местоположения; г) ограниченный доступ к документам.

32. Первый или единичный экземпляр официального документа – это: а) его дубликат; б) его копия; в) подлинник документа; г) выписка из документа.

33. Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами – это: а) формирование дела; б) опись документов дела; в) оформление дела; г) регистрация документов.

34. Понятие «обращение граждан» включает: а) предложение; б) заявление; в) жалобу; г) ходатайство.

35. Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются: а) термины, используемые при работе с управленческой информацией; б) организационные структуры организаций, учреждений и предприятий; в) управленческие функции; г) управленческая документация.

36. Принимает и обрабатывает входящую документацию: а) секретарь фирмы; б) работник канцелярии; в) сотрудник общего отдела; г) дежурный.

37. К числу документов-оснований к приказам по личному составу относятся: а) личное заявление работника; б) докладная записка; в) представление; г) служебное задание.

38. Дубликат трудовой книжки выдается, если: а) гражданин работает одновременно в нескольких местах; б) работник утратил трудовую книжку; в) трудовая книжка пришла в негодность; г) в трудовой книжке имеются ошибочные записи.

39. К числу унифицированных кадровых документов относятся: а) личные заявления работников; б) личные карточки работников; б) трудовая книжка; в) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

40. Для осуществления секретарем кассовых операций на предприятии необходимо: а) установить лимит остатка кассы; б) установить цели расхода наличных средств; в) установить конкретных работников, расходующих средства; г) установить сроки расходования наличных средств.

41. Секретарь проводит кассовые операции, применяя документы: а) приходный кассовый ордер, б) платежное поручение; в) чек; г) авансовый отчет.

42. Договорные отношения между предприятиями устанавливаются на основании: а) Гражданского кодекса РФ; б) уставов предприятий; в) нормативных актов, издаваемых местными органами власти; г) нормативных актов, издаваемых отдельными министерствами и государственными комитетами.

43. Принципом информационного обеспечения работы руководителя является: а) полнота информации; б) оперативность; в) адресность; г) достоверность.

44. Законченный в смысловом отношении отрезок текста, позволяющий установить значение входящего в него слова или фразы – это: а) аннотация; б) реферат; в) контекст; г) конспект.

45. Формой представления секретарем обобщенной информации руководителю является: а) тематический реферат; б) информационно-аналитическая справка; в) сводная таблица; г) подборка документов.

46. Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием, длительное или постоянное хранение документов с целью использования: а) канцелярия; б) секретариат; в) архив; г) экспедиция.

47. Назовите средство составления и изготовления документов: а) ксерокс; б) диктофон; в) резательная машина; г) фотоаппарат.

48. К средствам специальной банковской оргтехники относится: а) компьютер; б) калькулятор; в) детектор валют; г) банкомат.

49. Назовите средства обработки документов: а) конвертовскрывающие машины; б) компьютер; в) ксерокс; г) ламинатор.

50. Укажите носителя современной информации:а) бумага; б) скоросшиватель; в) принтер; г) кинолента.

51. К средствам хранения и перемещения документов относится: а) лифт;

пневмопочта; в) папка; г) принтер.

52. Средством тиражирования документов является: а) ризограф; б) степлер; в) принтер; г) ламинатор.

Вопросы и задания

1. Проведите различие между терминами: «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «документирование информации», «документопотоки», «документооборот».

2. Дайте определение документооборота и разъясните, на решение каких задач направлена его организация.

3. Охарактеризуйте особенности работы с входящими документами.

4. Охарактеризуйте особенности работы с исходящими документами.

5. Объясните, с какой целью проводится анализ документооборота и какими методами сокращается его объем.

6. Разъясните цель, механизм и формы регистрации документов.

7. Разъясните содержание контроля исполнения документов, его этапы и технологию.

8. Объясните необходимость и содержание информационно-справочной работы службы ДОУ организации.

9. Напишите форму номенклатуры дел и сформулируйте общие требования к ней. Объясните виды, этапы разработки, разделы номенклатуры дел.

10. Покажите, как осуществляется текущее хранение документов и их использование. Что означают «Лист-заместитель», «Карта-заместитель»?

11. На примере «Личного дела студента» расскажите о формировании дел

12. Охарактеризуйте экспертизу ценности документов, критерии оценки документов, оформление ее результатов, работу экспертной комиссии.

13. Покажите различие между формированием дела и оформлением дела.

Объясните, почему так важно правильно и четко оформить обложку дела.

14. Составьте внутреннюю опись «Личного дела студента». Разъясните, какие бывают описи и для чего они составляются.

15. Сформулируйте обязательства сотрудника, работающего с конфиденциальными документами, и дайте пояснения.

16. Поясните отличия государственной и коммерческой тайны, процесс подготовки и издания конфиденциальных документов.

17. Охарактеризуйте систему доступа к конфиденциальной информации и каналы возможной утечки информации.

18. Разъясните работу секретаря с разными видами обращений граждан

19. Назовите функции кадровой службы, которые в небольших организациях выполняет секретарь, и кадровые документы.

20. Объясните назначение трудового договора, его структуру и срок хранения.

21. Назовите приказы по личному составу. Объясните, почему кадровые документы унифицированы и какие документы служат основанием к приказам по личному составу.

22. Рассмотрите Трудовой кодекс РФ с позиции документационного обеспечения управления.

23. Объясните назначение трудовой книжки и процедуру работы с трудовыми книжками в организации. Как трудовая книжка сочетается с трудовым договором?

24. Составьте внутреннюю опись «Личного дела работника».

25. Назовите бухгалтерские документы, с которыми приходится работать секретарю организации, и объясните необходимость этой работы.

24. Рассмотрите Гражданский кодекс РФ с работы секретаря с договорами и доверенностями.

25. Разъясните, какие правонарушения существуют в делопроизводственном процессе и как они отражены в Уголовном кодексе РФ.

26. Напишите должностную инструкцию секретаря.

27. Охарактеризуйте тематику информационных запросов руководителя к секретарю и те документы, которые секретарь составляет, выполняя запросы руководителя. Напишите аннотацию и структуру тематического реферата.

28. Назовите современные средства организационной техники, систематизировав их по отдельным функциональным группам.

29. Объясните, что представляют собой локальная, корпоративная и глобальная компьютерные сети, какие задачи они решают.

30. Охарактеризуйте Интернет/Интранет в работе секретаря.

31. Раскройте роль справочно-правовых систем в программном обеспечении управления.

32. Охарактеризуйте архивную службу Российской Федерации.

33. Объясните какие функции выполняет архив организации и какими документами сопровождается выполнение этих функций.

34. Разъясните необходимость индексации документов и дел. Раскройте механизм разработки и присвоения индекса.

35. Охарактеризуйте все возможные способы противодействия документационной службы «бумажному потоку».

Ответы на кроссворд

По горизонтали: 1) документирование; 2) учет; 3) карточка; 4) список; 5) доступ; 6) индекс; 7) ценность; 8) реставрация; 9) ксерокс; 10) опись; 11) использование; 12) каталог; 13) копия; 14) старение; 15) подлинник; 16) фондообразователь; 17) скоросшиватель.

По вертикали: 1) документооборот; 18) регистрация; 19) дело; 20) архив; 21) банкомат; 22) выписка; 23) фотоаппарат; 24) архивохранилище; 25) дубликат; 26) автор; 27) справка; 28) экспертиза.

ВОПРОСЫ ИТОГОВОГО КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ

1. Делопроизводство в Древнерусском государстве.

2. Приказное делопроизводство ХV-ХVII вв.

3. Коллежское делопроизводство ХVIII века.

4. Министерское делопроизводство ХIХ – начала ХХ в.

5. Делопроизводство в СССР и современные проблемы делопроизводства.

6. Определение и состав нормативно-методической базы делопроизводства: законодательство РФ в области документационного обеспечения.

7. Государственные стандарты, унифицированные системы, общероссийские классификаторы, ГСДОУ.

8. Понятие и состав реквизитов документов.

9. Общие требования к оформлению реквизитов документов.

10. Бланки документов. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков.

11. Система организационно-правовой документации: ее назначение и состав.

12. Составление и оформление организационно-правовых документов (устав, положение, должностная инструкция, регламент, инструкция).

13. Система плановой документации: ее назначение и состав. Составление и оформление плановых документов (программа, план, календарный план-график).

14. Система отчетной документации: назначение и состав. Составление и оформление отчетных документов (отчет).

15. Система распорядительной документации: ее назначение и состав. Процедуры издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений и коллегиальности.

16. Составление и оформление распорядительных документов (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, протокол)

17. Система информационно-справочной документации: назначение и состав. Составление и оформление информационно-справочных документов (докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, служебное письмо, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение).

18. Составление и оформление справочно-аналитических документов (акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список).

19. Понятие и состав деловой переписки. Оформление писем.

20. Унификация и стандартизация управленческой деятельности и документов. Табель и альбом документов.

21. Особенности и этикет делового документационного стиля общения.

22. Язык документа: употребления специальной лексики и типичные ошибки в текстах документов.

23. Понятие документооборота и его основные этапы.

24. Методы учета и сокращения объема документооборота.

25. Организация информационно-поисковых систем: регистрация и индексация документов.

26. Организация контроля исполнения документов.

27. Определение ценности документов. Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Номенклатура дел.

28. Обеспечение сохранности документной информации: установление сроков хранения дел и хранение документов в оперативной деятельности.

29. Состав и направления защиты документной информации. Источники и каналы разглашения конфиденциальной информации.

30. Система защиты ценной информации, технология учета и хранения конфиденциальных документов.

31. Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний и переговоров. Нормативно-методическое обеспечение защиты документированной информации.

32. Структура и функции Государственной архивной службы России (Росархив).

33. Оформление дел длительных сроков хранения. Состав учетных документов архива.

34. Оборудование архивохранилищ, использование документов архивов.

35. Организация секретарской деятельности. Должностная инструкция секретаря руководителя. Обучающая инструкция секретаря.

36. Работа секретаря с кадровыми документами.

37. Работа секретаря с бухгалтерскими документами.

38. Работа секретаря с договорами и доверенностями.

39.Информационное обеспечение секретарем деятельности руководителя.

40. Работа секретаря с «обращениями граждан»

41. Информационные технологии: понятие, структура.

42. Средства организационной техники.

СЛОВАРЬ

Наиболее часто применяемые термины, получившие отражение в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и других нормативных разработках

Автор документа: физическое или юридическое лицо, создавшее документ

Адресат: лицо или организация, получатель документа

Адресование документа: указание получателя документа путем проставления реквизита "адресат" в правом верхнем углу листа

Акт: информационно-справочный документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий кон­кретные факты или действия

Анкета: форма документа, представляющая собой трафаретный текст, со­держащий вопросы по определенной теме и место для ответов на них

Аннотация: краткое изложение первоисточника, содержания книги, отчета, статьи, документа

Архив: организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования

Архивное дело: отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов

Архивный каталог: справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации

Архивный документ: документ, подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

Архивный фонд Российской Федерации: совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью их историко-культурного наследия Архивохранилище: специально оборудованное помещение для хранения архивных документов

Аудиовизуальный документ: документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Представляет собой стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоян­ной информацией документа и местом, отведенным для переменной

Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

Ведомственное хранение архивных документов: хранение архивных документов в ведомственных архивах государственных и муниципальных организаций в течение периода, установленного нормативными документами

Видеограмма документа: изображение документа на экране электронно-лучевой трубки

Вид письменного документа: принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения

Виза документа: реквизит документа, подтверждающий факт ознакомления должностного лица с документом и выражающий его согласие или несогласие с содержанием документа

Внутренний документ: документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан

Внутренняя опись документов дела: учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов

Входящий документ: документ, поступивший в учреждение от сторонней организации

Выборочный прием документов на постоянное хранение: прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных

Выделение документов к уничтожению: выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших свое значение, и отбор их к уничтожению

Выписка: копия части документа, оформленная и заверенная в установленном порядке

Государственная часть Архивного фонда РФ: архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью

Государственное хранение архивных документов: постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев

График: плановый документ, отражающий, как правило, план рабо­ты с точными показателями норм и времени выполнения

Гриф ограничения доступа к документу: реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа

Гриф согласования: реквизит документа, выражающий (не)согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием

Гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию

Дата документа: реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время (число, месяц и год, час и минуты) его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования

Дело: совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку; единица хранения письменных документов

Делопроизводство: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

Документационное обеспечение управления (ДОУ): процесс производства, пере­дачи и переработки документированной информации, необходимой для управления предприятием

Депозитарное хранение документов: хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда РФ на условиях, определяемых договором между собственником документов и архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы

Директивный документ: документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов

Доверенность: документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя

Договор (контракт): документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон об уста­новлении каких-либо отношений и регулирующий их

Докладная записка: документ, адресованный руководству, в ко­тором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя

Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Документальный фонд: совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица

Документирование: запись информации на различных носителях по установленным правилам

Документооборот: 1) движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки или передачи их на хранение; 2) количество входящих, внутренних и исходящих докумен­тов учреждения за определенный период времени

Документ временного хранения: документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению

Документ постоянного хранения: документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

Доступ к архивным документам: предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов

Документ на машинном носителе: документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

Досье: документы, относящиеся к какому-либо делу

Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Единица хранения архивных документов: учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение

Единица учета архивных документов: единица измерения количества документов в архиве

Журнал учета документов: журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними

Заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Заголовочная часть документа: совокупность реквизитов, расположенных в начале документа и дающих сведения об организации и первичные данные о самом документе (реквизиты 01-16)

Заголовок документа: реквизит документа, кратко излагающий его содержание

Заголовок дела: краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле

Запретная дата документа: дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат

Заявление: информационно-справочный документ, содержащий просьбу или предложение лица учреждению или должностному лицу

Извещение: документ, информирующий о предстоящем мероприя­тии (заседании, собрании) и содержащий предложе­ние принять участие

Изобразительный документ: документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта

Индексация документов: присвоение документам порядковых номеров и услов­ных обозначений при их регистрации

Индекс дела; номер дела: цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

Индивидуальный срок исполнения документа: срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации

Инициативный документ: документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса

Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству): документ, регламентирующий правила, приемы и процес­сы создания документов и порядок работы с ними

Информационная система: организационно упорядоченная совокупность доку­ментов (массивов документов) и информационных технологий

Использование архивных документов: применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан

Историческая справка к архивному фонду: документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата

Исходящий документ: официальный документ, отправляемый из учреждения, копия которого, как правило, остается в деле

Карточка (архивного) фонда (фондовая карточка): учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда РФ

Кинодокумент: изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

Коммерческая тайна: производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая в коммерческих целях и относимая пред­принимателем к конфиденциальной

Комплектование архива: систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством

Консервация документа: предохранение документа от разру­шающего действия внешней среды

Конфиденциальная информация: документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ

Копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий юридической силы

Лист (архивного) фонда: учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике

Личная карточка: документ, составляемый на работника и содержащий крат-кис сведения о нем

Личное дело: совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой и общественной деятельности, семейном положении

Машинописный документ: письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

Наименование документа: обозначение вида письменного документа

Негосударственная часть Архивного фонда РФ: архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц и физических лиц, включенные в состав Архивного фонда РФ на основании договора с собственником после экспертизы их ценности

Номенклатура дел: систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Номер входящего письма: регистрационный номер докумен­та, проставляемый адресатом

Номер исходящего документа: регистрационный номер документа, проставляемый отправителем

Нормативные документы: документы, в которых устанавлива­ются какие-либо правила, нормы

Носитель документированной информации: материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде

Обеспечение физико-химической сохранности документов: разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов

Объем документооборота: количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

Обзор архивных документов: архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов

Объяснительная записка: 1) документ, поясняющий содержа­ние отдельных положений основного документа (плана, отчета, про­екта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо дей­ствие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должно­стному лицу

Ограничительный срок секретного хранения архивных документов: срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда РФ, содержащим охраняемую законом тайну

Опись: систематизированный перечень единиц хранения дела или фонда и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания

Оригинал документа: первый, подлинный экземпляр документа

Организация работы с документами: организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

Отметка о поступлении документа: реквизит документа, проставляемый в правом нижнем углу входящего документа, состоящий из наименования предприятия, вхо­дящего номера и даты поступления

Отчет: документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и дру­гих мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как дол­жностному лицу

Официальный документ: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

Оформление документа: проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

Оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

Переменная часть реквизита документа: изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении

Печать: реквизит документа, удостоверяющий наиболее важные документы предприятия и свидетельствующий об их подлинности

Подлинник (официального) документа: первый или единичный экземпляр официального документа

Подпись: реквизит документа, придающий ему юри­дическую силу и включающий указание должности, собственноручную роспись полномочного должностного лица и ее расшифровку

Положение: правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организа­ций и предприятий

Постоянная часть реквизита документа: неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении

Постоянное хранение документов: бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

Предметный каталог: каталог документальных материалов, со­держащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, рас­положенных в алфавитном порядке

Предметный указатель: указатель основных предметных (тема­тических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке

Представление: документ, содержащий предложение о назначе­нии, перемещении или поощрении личного состава, а также реко­мендацию определенных действий и мероприятий по вопросам дея­тельности учреждения

Приказ: распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, действу­ющим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и опе­ративных задач

Программа: плановый документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (про­изводственная П.), этапы и сроки осуществления крупных работ

Протокол: распорядительно-информационный документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещани­ях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов

Проект документа: предварительный вариант документа, пред­назначенный для рассмотрения

Распорядительные документы: документы, в которых фик­сируются конкретные юридически властные предписания органов управления в целях регулирования и координации деятельности организации

Распоряжение: правовой акт, издаваемый руководи­телем органа власти или управления, учреждения, организации, предприятия, действующим единолично в целях разрешения оперативных вопросов

Регистрационный штамп: штамп, содержащий название уч­реждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ

Регистрационная карточка: карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения

Регистрация документа: запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения

Реестр: перечень (список) документов, дел, описей, применяемый в делопроизводстве

Резолюция: реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение; письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа

Реквизит документа: обязательный информационный элемент оформления служебного документа, выполняющий определенную функцию и расположенный в определенном месте документа

Рекламационное письмо: заявление об обнаружении недоста­чи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе

Реферат - краткое письменное изложение первоисточника

Решение: 1) совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными орга­нами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия; 2) распорядительный документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разреше­ния производственных задач

Система документации: совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

Система документирования: принятый в учреждении поря­док создания, оформления и исполнения документов

Сканер: устройство ввода в ПК, способное воспринимать печатный текст непосредственно с листа

Служебный документ: официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

Согласование документа: обсуждение, оценка проекта документа должност­ными лицами, организациями

Список (архивных) фондов: учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров

Справка: официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о предмете запроса

Справочно-информационный фонд: совокупность система­тизированных произведений печати и неопубликованной научно-технической документации, использующейся в целях отраслевого ин­формационного обслуживания

Срок исполнения документа: срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

Стандарт: нормативно-технический документ, устанавливающий тре­бования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ

Старение (архивного) документа: изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов

Стенограмма: дословная запись докладов и других выступ­лений на собраниях, и заседаниях коллегиальных орга­нов, осуществленная методом стенографии

Страховая копия (архивного документа): копия особо ценного и уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала

Страховой фонд документов: совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов

Табель унифицированных форм документов: перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов

Таблица: документ, содержащий текстовые или цифровые сведе­ния о ряде объектов, размещенных по графам

Тезисы: краткое изложение текста документа или выступления

Текст официального документа: реквизит, фиксирующий любым типом письма или любой системой звукозаписи всю или основную часть речевой информации документа

Текстовой документ: документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

Текстовый редактор: программа, позволяющая создавать документы. Напри­мер, Word for Windows, Лексикон

Телеграмма: обобщенное название различных по содержанию до­кументов, переданных по телеграфу

Телекс: телеграмма, посланная по телетайпу

Телетайп: телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей ма­шинки

Типовой срок исполнения документа: срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом

Типовые документы: нормативные и распорядительные документы, определяю­щие порядок работы учреждений (Т. устав) или отдель­ных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их дея­тельности

Трафаретный документ: документ, имеющий заранее отпеча­танный стандартный текст (часть текста) и свободные места для дополняющего его кон­кретного содержания.

Указание: правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методи­ческого характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления

Указатель: систематизированный перечень наименований предметов или объектов со справочными сведениями о них, с указанием их поисковых данных

Учетные документы архива: комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета

Унифицированная система документации; УСД: система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

Унифицированная форма документа; УФД: совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации

Утверждение документа: заполнение реквизита «гриф утверждения» долж­ностным лицом, как правило, руководителем.

Факсимиле: 1) воспроизведение техническими средствами точно­го изображения подписи, текста, сделанного от руки, 2) копия доку­ментов, получаемых по факсу.

Фонд пользования: совокупность копий архивных документов для их использования вместо оригиналов с целью предотвращения износа документов

Фондообразователь: юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд

Фонодокумент: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

Формирование дела: группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

Формуляр-образец документа: модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

Фотодокумент: изобразительный документ, созданный фотографическим способом

Хранение архивных документов: обеспечение рационального размещения и сохранности документов

Ценность документа: свойства документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение

Централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ: система учета документов Архивного фонда РФ в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения

Циркулярное письмо: письмо одного автора в несколько адресов

Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

Экспедиция: специальный аппарат учреждения по приему доку­ментов

Экспертиза ценности документов: отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев