Информационный обмен, связанный с аналитической работой

Аналитическая работа на предприятии осуществляется специальной группой. Она может быть автономной или включённой в какое-либо подразделение. В последнее время создаются подразделения контроллинга, в чьи функции в качестве основной включается эта деятельность. В отдельных, особо сложных ситуациях пользуются услугами консультантов. На малых предприятиях эта работа может быть возложена на одного из заместителей руководителя или эксперта.

Для уяснения функций ИАС необходимо изучить информационный обмен, связанный с аналитической работой. В общей постановке анализ основан на переработке информации, которую аналитики должны где-то получить, и выдаче информации заинтересованным лицам или организационным единицам. Место аналитического процесса в цепочке других, связанных с управлением процессов показано на рис. 4.1.

Источники информации для анализа делятся на внутренние и внешние.

К внутренним источникам относятся:

- бухгалтерский учёт, включая аналитический и складской;

- статистический учёт,

- управленческий учёт;

- деловая переписка;

- материалы различных исследований и обследований, выполненных на предприятии

- текущая документация, в том числе материалы ревизий и аудиторских проверок и т.д.;

- зафиксированные данные опросов;

- устная информация;

- информация из баз данных, эксплуатирующихся на предприятии ЭИС и автономных автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Из перечисленных видов учёта бухгалтерский и статистический относятся к обязательным видам учёта.

К внешним источникам информации относятся:

- установочная информация из государственных органов и вышестоящих организаций (для зависимых предприятий) это правовые и руководящие документы, инструкции и т.д., определяющая условия функционирования;

- информация из специализированных информационных организаций и их информационных хранилищ, к ним относятся различные фонды, финансовые и биржевые и т.д.;

- библиотечные фонды и информационные хранилища;

- средства массовой и специализированной информации;

- глобальные информационные ресурсы, например сеть Internet и другие;

- данные деловой разведки и прочие возможные источники информации.

С другой стороны служба анализа выдаёт информацию заинтересованным потребителям. Основной потребитель её - лица, принимающие решения (ЛПР). На предприятии потребителями её являются также службы управления предприятием. К ним относятся:

- бухгалтерская и финансовая служба;

- служба контроллинга или другие её подразделения, если аналитики входят в её состав;

- маркетинговое подразделение;

- служба логистики;

- технологические и производственные;

- информационная и PR;

- другие заинтересованные структуры и лица.

На предприятии должен быть установлен порядок доступа к такой информации по причине её особой ценности и подчас конфиденциальности.

Форма представления информации

Информация для ЛПР и смежных служб может представляться на бумажных носителях в виде:

- аналитических записок;

- отчётов;

- предложений, справок и т.д.

Виды и формы документов должны соответствовать российским и международным стандартам документооборота. Это не означает, что исключаются какие-либо иные формы.

Аналитические материалы и другие данные для обоснования и принятия решений представляются и на других видах носителей. Формируются в ИАС и ИЭИС в виде тех же документов в качестве электронной копии или специально сформированных информационных массивов, которые изготовляются с учётом рекомендаций инженерной психологии, обеспечивают потребителей сжатой, доходчивой информацией с использованием всех имеющихся на предприятии средств, в том числе и мультимедийных.