Глава 2. 5 страница

Осуществление "задач повышенного внимания" может также помочь вам

постепенно достичь поставленных целей. Коммивояжер может ставить перед собой

задачу найти хотя бы одного крупного заказчика в течение дня. Начальник цеха

по сборке автомобилей может поставить себе задачу проверить качество хотя бы

одного автомобиля, лично проехав на нем от заводских ворот до дома.

Журналист может записывать хотя бы три идеи, которые впоследствии он бы мог

разработать на досуге. Начальник может выделить хотя бы две минуты в день,

чтобы постараться поближе познакомиться хотя бы с одним сотрудником. Для

всех этих занятий можно всегда найти небольшие периоды времени, если только

вы будете постоянно помнить о том, что вам надо сделать еще один шаг для

решения "задач повышенного внимания".

Иногда для этого может потребоваться не более одной минуты в течение

дня. Допустим, одной из ваших жизненных целей является интеллектуальное

развитие.

А для развития вашего интеллекта вы решили расширить ваш словарный

запас. Вам понадобится всего одна минута для того, чтобы найти в словаре

хорошее слово, узнать его значение и придумать пару предложений, в которых

встречается это слово. Постарайтесь употребить это слово пару раз в

разговорах в течение дня.

Гимнастику для мышц лица можно проделывать во время приготовления еды

или дозваниваясь по телефону. Если вы будете помнить о необходимости решать

"задачу повышенного внимания", то вы найдете немало небольших отрезков

времени, в течение которых вы сможете осуществлять различные

интеллектуальные занятия или физические упражнения.

Решение этих "задач повышенного внимания" не только помогут вам

приблизиться к реализации ваших заветных целей, но и придадут вам бодрость

духа. Вы увидите, что каждый день вы приближаетесь к осуществлению ваших

жизненных целей.

Для того, чтобы ваши особые задачи постоянно были в поле вашего

внимания, вы можете записать их на отдельном листке и держать его в кармане

пиджака. Можно держать эту запись и постоянно перед глазами. Я предложил

одному моему клиенту, который слишком подолгу говорил по телефону, чтобы он

сделал соответствующую надпись, которую мог бы все время видеть перед собой.

Прикрепив к телефону листок с призывом к краткости в разговорах, он добился

резкого выигрыша во времени.

Одна домашняя хозяйка, которая имела привычку чрезмерно долго

застревать на кухне за различными делами, повесила плакатик на стену:

"Убирайся с кухни и займись чем-нибудь интересным!"

Итак, вы говорите, что у вас нет времени? Бросьте себя дурачить!

Глава 9.

Как распределять приоритеты

Мне потребовалось несколько месяцев, чтобы отгадать главный секрет

того, как можно делать больше в течение каждого дня Когда я стал искать

способы более эффективного использования времени, я стал расспрашивать

людей, добившихся высокого положения, в чем причина их успеха. Я помню, как

вице-президент компании "Стандард ойл оф Калифорниа" ответил мне:

"Просто я всегда держу под рукой список необходимых дел. Сначала я

пропустил этот ответ мимо ушей, даже не подозревая о его значении.

На следующий день я отправился в крупный город, чтобы провести там

семинар по вопросам контроля над временем. Там мне довелось пообедать с

одним предпринимателем, который фактически держал весь этот город в своих

руках. Он был председателем правления газовой и электрической компании,

президентом пяти промышленных фирм и совладельцем дюжины других предприятий.

По всем меркам он был олицетворением успеха в предпринимательстве. Я задал

ему тот же самый вопрос о том, каким образом он успевает много сделать, и

получил тот же ответ: "Это - легко. У меня есть список "Что надо сделать".

Но это был необычный список. Он сказал мне, что для него этот список был

игрой.

Когда он приходил утром на работу, то прежде всего составлял список

дел, которые он хотел бы сделать в течение дня. Вечером он проверял, что из

этого списка осталось невыполненным, и определял счет игры с самим собой.

Его целью было добиться "сухого" счета, чтобы ни одно из намеченных дел не

осталось нереализованными.

Он играл в список "Что надо сделать", как иные играют в лотерею. Он

вычеркивал номер за номером по мере того, как в течение дня открывались

возможности для выполнения различных дел: ведя намеченные разговоры по

телефону, делая запланированные замечания во время выступлений на

заседаниях, обсуждая планы с женой вечером. Он всегда старался начинать с

самого важного. В конце же дня он делал такие звонки, писал такие письма или

осуществлял такие дела, которые не были самыми важными, но могли сделать его

счет "сухим".

О списке "Что надо сделать" вспоминали снова и снова преуспевавшие

бизнесмены и крупные правительственные служащие, с которыми я беседовал.

Поэтому на одном из моих семинаров я спросил присутствовавших, кто из них

составлял подобные списки. Оказалось, что почти все. Тогда я задал им

вопрос, сколько из них добросовестно составляли такие списки каждый день,

размещали дела в порядке их важности, вычеркивали дела по мере их

исполнения. Я обнаружил, что лишь меньшинство вели такие списки каждый день.

В то же время многие составляли подобные списки, лишь когда у них было

особенно много дел, и они боялись забыть некоторые из них, а для их

исполнения у них было мало времени.

Список каждодневных дел

Люди, занимающие высокое положение, и люди, занимающие скромное

положение, - все знают о списках "Что надо сделать". Разница между ними лишь

в том, что люди, оказавшиеся наверху, используют списки "Что надо сделать"

каждый Божий день и применяют его для того, чтобы более продуктивно

контролировать свое время. Люди же, не достигшие вершин, знают об этом

инструменте, но не умеют им правильно пользоваться. Главный секрет умения

делать больше и делать лучше -это составлять список "Что надо сделать"

каждый день, держать его постоянно перед глазами и использовать его в

качестве гида во время вашего дневного перехода.

Так как список "Что надо сделать" является существенным инструментом,

помогающим контролировать время, давайте рассмотрим его более внимательно.

Он предельно прост: его заглавие - "Что надо сделать", потом - перечень

различных дел, которые вы собираетесь сделать. Обращение с ним тоже

несложно: вычеркивайте дела, которые вы выполнили, добавляйте новые дела,

если в этом возникает необходимость, перепишите его заново к концу дня или

раньше, если его станет трудно читать.

Одним из секретов успеха является умение сохранять эти списки. Для

этого лучше держать их вместе и не писать на разрозненных клочках бумаги,

которые теряются. Может быть вам лучше записывать их в одной записной

книжке, или хранить эти списки в специальном блокноте, или в особой папке. Я

знал одну женщину, которая никогда не покупала платья, если в нем не было

кармана, в котором она могла бы держать свой список "Что надо сделать".

Одна домашняя хозяйка постоянно теряла списки, которая она составляла.

Она больше тратила времени на поиски вчерашнего списка, чем на составление

сегодняшнего. Чтобы помочь ей взять время под контроль, я сложил все ее

списки в записную книжку. Благодаря этому она могла постоянно пополнять свои

текущие списки делами "А", оставшиеся невычеркнутыми в предыдущих списках.

Что должно быть в списке

Должны ли вы записывать все, что вам надо сделать, включая обычные

дела? Должны ли вы включить в список лишь дела исключительные? Нужен ли вам

список, в котором будет упомянуто только то, что вы сможете сделать сегодня

или только то, что вы непременно решили сделать сегодня? Существует много

вариантов, и у различных людей существуют разные способы решений. Я

рекомендую вам, чтобы вы не включали в список обычные дела, а включали лишь

те, которые сегодня имеют для вас большое значение и могут остаться

несделанными без особого внимания с вашей стороны.

Не забудьте включить дела, относящиеся к решению ваших жизненных целей,

в ваш список "Что надо сделать". Хотя может показаться странным увидеть

перечень таких дел, как "начать изучение французского" или "найти новых

друзей" в том же списке, в котором будет упомянуто: "купить открытку для

поздравления с днем рождения" или "принести домой пакет молока", но это

будет лишь означать, что вы хотите этим заняться в один и тот же день. Если

вы будете пользоваться вашим списком "Что надо сделать" для работы над

следующими списками, вам надо, чтобы там были упомянуты и ваши долгосрочные

проекты. Таким образом вы не забудете их в момент принятия решений и поэтому

будете работать над ними.

Прежде чем вы начнете выполнять задания вашего списка, просмотрите его

и подумайте какие дела вы можете поручить другим. Речь не идет о няне для

ухода за вашим ребенком или ваших подчиненных. Подумайте о том, не помогут

ли вам справиться- с этими делами люди, находящиеся в положении равном с

вами или даже ваше начальство: не смогут ли они сделать эти дела быстрее и

легче, или хотя бы предложить вам более простые и короткие пути решений

стоящих перед вами проблем.

Если это позволяют условия вашей работы, то вы можете попытаться

составить список необходимых дел к концу каждого дня. Если это возможно,

обязательно сделайте так. Не исключено, что вы заранее знаете о

невозможности выполнить все намеченные дела. Когда у вас в списке слишком

много дел, то лучше заранее выбрать дела, которые можно выполнить, и дела,

которые вы не сможете сделать, что лучше делать, (а что не делать), чем

положиться на волю случая.

Я хочу особо подчеркнуть: вы должны определить приоритеты. Некоторые

люди хотят включить в списки как можно больше разных дел. В результате у них

высок процент выполнения их планов, но эффективность их деятельности -

низка, потому что задания, которые они выполняют относятся к группе "В".

Другие люди любят начинать выполнять дела по порядку в строгом соответствии

с их очередностью в списке, не зависимо от значимости этих дел. Самое лучшее

- это взять ваш список и поставить возле каждого дела "А", "Б" или "В" в

зависимости от их важности для вас. Постарайтесь внимательнейшим образом

отнестись к распределению приоритетов.

Я знаю одного человека, который любил раскрашивать записи в списке и

помечал менее значимые дела черным цветом, а более значимые - красным. Для

людей, которым нелегко придерживаться приоритетного распределения дел, я

рекомендовал разделять список на три листка: на первом записывались дела

"А", на втором -дела "Б", а на третьем - многочисленные дела из группы "В".

При этом списки "А" и "Б" помещались поверх списка "В". Поэтому всякий раз,

если вы обращались к списку "В" прежде, чем дела из первых списков не были

завершены, вы осознавали, что используете свое время не самым лучшим

образом.

Дела, упомянутые в списке "Что надо сделать", можно группировать

по-разному. Их можно распределить в зависимости от характера дел:

"поговорить по телефону", "написать", "подумать", "принять решение",

"продиктовать". Вы можете объединить ваши дела по сходству содержания дел

(допустим, "о загрязнении окружающей среды") или по общему месторасположению

(несколько ваших клиентов, проживающих в одном и том же месте). Можно

объединить вместе дела, относящиеся к одному и тому же лицу (несколько дел,

требующих внимания вашего начальника).

Не переживайте, если вы не смогли выполнить все в вашем списке

А теперь начинайте работать по списку, выполняя задания "А" до того,

как приступили к делам "Б", а Дела из категории "Б" исполняйте до того, как

сделаете дела "В". Возможно, что иногда вы выполните все дела из вашего

списка, но скорее всего у вас не хватит времени, чтобы справиться со всеми.

Если вы делаете их в порядке их значимости, то и в этом случае может так

получиться, что вы не сделаете все дела "А". Иногда вы сможете сделать дела

"А" и "Б". Другой раз - все дела "А", "Б" и лишь несколько дел "В". Лишь

редко вы сможете добраться до конца вашего списка. При выполнении списка

важна не сокрушительная победа над ним, а ваше активное участие в правильном

использовании времени. Если вы справились с выполнением дел из группы "А",

не спешите переходить к делам "Б" и "В", а подумайте:

не включить ли в список другие дела "А", о которых вы думали, но не

включили, например, переделку вашей системы досье, завершение чтение "Войны

и мир", выбор подарка вашей тете на день рождения. Раз уж у вас появилось

дополнительное время, почему бы не начать эти дела сегодня?

Многие служащие, домашние хозяйки и научные работники приходили на мои

семинары, потому что хотели, чтобы "их организовали". Через пару месяцев

большинство из них сообщало, что они "стали более организованными" благодаря

тому, что они регулярно определяли задания на день и распределяли их в

порядке важности. Заведующая санитарной частью в одной больнице, обнаружив,

как ей помогает в работе определение заданий и распределение приоритетов,

решила использовать этот же метод в домашних делах. Правильное использование

времени пригодится не только на работе, но и дома. Нет необходимости

внедрять трудовой ритм в домашнюю жизнь, но вы сможете лучше организовать

выполнение необходимых дел с помощью списка "Что надо сделать" и,

избавившись от них, сумеете лучше расслабиться.

Если вы будете делать больше дел "А" и меньше дел "В", то ваши ценности

постепенно изменятся. Старые дела из категории "А" будут давать стимул для

появления новых дел "А" и "Б", а старые дела "Б" уходить на второй план и

превращаться в дела "В". Некоторые же дела "В" вы будете постепенно удалять

из вашего списка.

Как делать больше наиболее значительных дел

Изменения в иерархии ваших ценностей отражают не только перемены в

ваших вкусах, но и ваше самосовершенствование. Допустим, год назад посещение

филателистической выставки было для вас делом "А". Но сейчас у вас

изменились вкусы, и курсы кройки и шитья, которые были для вас год назад

делом "Б", переместились в группу "А". Еще полгода назад выполнение простых

уроков художественного шитья было для вас делом "А". Однако с тех пор вы

достигли больших успехов и придерживаться приоритетов полугодовой давности

означало бы застыть в вашем развитии как мастера кройки и шитья.

Коммивояжер, который постоянно повышает объем своих торговых операций,

в нынешнем году уже не будет считать контракты в 100 долларов делами из

группы "А". Теперь его главной целью будут контракты в 250 долларов и выше,

сделки менее 250 долларов перейдут в категорию "Б", а заказы менее 100

долларов будут делами "В" При этом, если коммивояжер будет постепенно

отказываться от ряда дел из категории "В", то он сможет больше усилий

посвятить наиболее выгодным контрактам из группы "А". Мой опыт

свидетельствует о том, что большинство коммивояжеров только выиграют, если

они на 20 процентов сократят число своих клиентов, сосредоточившись на

наиболее прибыльных и перспективных.

Возможно, осваивая контроль над временем, вашим делом "А", на первых

порах станет изучение того, как вы тратите каждые пять минут. Только так вы

сможете разобраться, куда у вас уходит время. Однако по мере того, как вы

добьетесь совершенства в анализе ваших расходов, постоянное самонаблюдение

за расходом времени станет для вас делом "В", а потом будет осуществляться

автоматически. Правда, если вы снова пожелаете проверить или

усовершенствовать ваш контроль над временем, то наблюдение за расходованием

вами драгоценных минут снова может стать делом "А".

Человек, который научился правильно расходовать время, не будет тратить

его попусту, придерживаясь устаревших целей или пытаясь довести до

абсолютного совершенства одно из дел "А". Он будет стремиться осуществить

каждое дело "А" и будет помнить, что как только он решил, каким образом ему

стоит использовать время, он должен немедленно воплотить в жизнь свое

решение.

Глава 10.

Дела, которые лучше оставить несделанными

Вероятно многие из вас не раз с энергией занимались пустяковыми делами

(чтобы получить удовлетворение от того, что вы хорошо с ними справляетесь),

в то время как гораздо более важные дела простаивали, потому что вы боялись

приступить к ним, не справиться с ними или сделать их плохо.

Наведение порядка в письменном столе и выполнение простеньких заданий

может временно доставить вам большее удовлетворение, чем работа над важным

делом, выполнение которого чревато напряжением и огорчениями.

Возьмем наведение порядка в письменном столе. Вряд ли это будет вашим

делом "А", если только завалы на вашем столе не сделали невозможной работу

на нем. Однако, так как это дело легкое, и его результаты станут сразу же

очевидными, то вы готовы потратить на наведение порядка на столе лишние

несколько минут без особой необходимости, вместо того, чтобы встать из-за

стола и направиться в отдел кадров, чтобы разрешить острую и скандальную

проблему по поводу открывшейся вакансии.

Затурканный начальник, самолет которого улетает через сорок пять минут,

задерживается на работе для того, чтобы дать самые последние указания своим

подчиненным. Он отдается соблазну заняться делами из категории "В", ставя

под угрозу дело "А", так как рискует опоздать на самолет.

Почему у людей часто возникает стремление погрязнуть в ничтожных,

пустых делах? Одна из причин этого состоит в том, что многие из дел высшей

категории не могут по своей природе быть выполнены хорошо. Отчасти это

объясняется тем, что многие из них никогда прежде не осуществлялись вами или

организацией, в которой вы работаете. Такими делами являются создание

комитета для рассмотрения производства оригинального продукта, который может

принести невиданные прибыли, изучение вами китайского языка, переход на

вегетарианскую пищу, поиск иных способов времяпрепровождения по вечерам,

кроме сидения у телевизора.

Домашняя хозяйка, которая вырезала из журнала еще один замечательный

кулинарный рецепт, уже имеет в своей коллекции более пятисот неиспробованных

рецептов. Она испытывает большое удовлетворение от нового приобретения, но в

сущности она занимается пустой тратой времени, потому что она даже не

пытается попробовать те рецепты, которые она собрала. Она тратит время на

резку прессы вместо того, чтобы накормить себя, своего мужа и своих детей

замечательными кушаньями, которые описаны в собранных ею рецептах. Возможно

она развлекает себя фантазиями о том, каким замечательным кулинаром она

является, но на самом деле она - хорошая составительница досье, но не

выдающаяся повариха.

Не следует рассчитывать на то, что вы сразу же добьетесь совершенства в

осуществлении дела "А". С реализацией такого дела связаны поиск

неопробованных, новых методов, риск, неопределенность, а возможно и

поражение. Дело "А-1" может оказаться чрезмерно сложным или потребует

слишком много времени. Оно может потребовать согласования точек зрения

людей, которые не хотят согласия или не способны его достичь.

Когда существует столько обстоятельств против того, чтобы вы занимались

трудным делом "А-1", разве не удивительно, что вы начинаете искать дело, с

которым вы сможете успешно справиться? Например, вы знаете, что легко

сможете сделать все мелкие и легкие дела из категории "В". Вы успокаиваете

себя тем, что вы делаете их для того, чтобы освободиться и приступить к делу

"А-1".

Вы очень ловко придумали обоснование, позволяющее вам оставаться дома,

пока вы как следует не приберетесь в квартире и не уберете с дороги все "Б"

и "В" с тем, чтобы впоследствии приступить к "А-1". Благодаря этому дела "Б"

и "В" получают приоритет по сравнению с "А-1".

Исполнение дел вне зависимости от их значимости и затрат времени может

доставить вам приятное ощущение. Так как вы не делаете сначала дела "А", то

вы можете тратить время на дела "В" и испытывать ощущение, что вы делаете

свою работу хорошо, начиная легкие дела и быстро их завершая, вычеркивая их

из вашего списка. Но не обманывайте себя: вы не приступаете к делам "А" не

потому, что у вас не хватает времени, а только потому, что вы занимаетесь

пустяковыми делами "В".

Правило 80/20

Когда я имею дело с людьми, которые утверждают, что они перегружены,

один из способов, который им может помочь - это облегчить их жизнь,

воздержавшись от дел "В". Однако люди не решаются отказаться от этих дел.

Поэтому я предлагаю им правило 80 20.

Правило 80/20 гласит: "Если все предметы разместить в порядке их

ценности, то 80 процентов ценности приходится на предметы, составляющие 20

процентов от их общего числа, в то время как 20 процентов ценности

приходится на предметы, составляющие 80 процентов от их общего числа".

Возможны некоторые отклонения от этого соотношения, но я думаю, что в целом

правило 80/20 - верное.

Исходя из правила 80 20, в списке из 10 дел - 2 дела обеспечат вам 80

процентов успеха. Найдите эти два дела, включите их в группу "А" и

осуществите их. Оставьте остальные 8 несделанными, потому что ценность их

результатов будет гораздо меньше, чем у двух, наиболее плодотворных дел.

Нижеследующие примеры из каждодневной жизни позволят вам почувствовать

большую уверенность, если вы сосредоточитесь на задачах, приносящих

наибольшие результаты, даже если вы будете игнорировать многие задачи с

наименьшей отдачей:

80 процентов стоимости торговых сделок обеспечивает 20 процентов всех

клиентов.

80 процентов производства обеспечивает 20 процентов предприятий.

80 процентов времени, пропущенного по болезни, приходится на 20

процентов работающих.

80 процентов досье, находящегося в употреблении, приходится на 20

процентов папок досье.

80 процентов грязи скапливается на 20 процентов площади пола, по

которой больше всего ходят.

80 процентов стирки приходится на 20 процентов предметов одежды.

80 процентов лучшего телевизионного времени приходится на 20 процентов

программ, наиболее любимых телезрителями.

80 процентов времени читатели газет тратят на чтение 20 процентов

материалов, опубликованных в газете.

80 процентов телефонных звонков делают 20 процентов телефонных

абонентов.

80 процентов еды поглощается в 20 процентах наиболее популярных

ресторанов.

Необходимо напоминать себе снова и снова об опасности увязнуть в делах,

приносящих слабые результаты, и о важности сосредоточиться на 20 процентах

дел, которые дают наиболее обильные плоды.

Кандидат на местных выборах попросил у меня совета за два месяца до

начала выборов. Его соперником был опытный политический деятель, который в

течение многих лет занимал выборные посты. Мой клиент отдавал себе отчет &

том, что для своей победы ему придется использовать время, оставшееся до

выборов, с максимальной отдачей. Но он уже согласился выступить перед

многими группами избирателей и обнаружил, что его расписание основательно

перегружено. У него оставалось мало времени для встреч с большими

аудиториями и обедов, на которых будут присутствовать влиятельные люди.

Он понял, что не сумел проявить разборчивости в тот момент, когда

принимал приглашения для выступлений. Он понял, что уже не может отменить те

встречи, на которые он обещал прийти, и поэтому решил проявлять большую

осторожность в распределении приоритетов, когда он будет принимать новые

приглашения. Мы внимательно просмотрели перечень его состоявшихся и будущих

выступлений и обнаружили, что 80 процентов его воздействия на общественное

мнение было результатом 20 процентов его выступлений. 80 процентов его

времени отняли выступления, которые мало способствовали популяризации его

программы. Кроме того, именно эти выступления так его вымотали, что у него

уже не оставалось сил для выступлений, которые могли существенно повлиять на

избирателей. Кандидат вспомнил, что Никсон потратил последние дни

избирательной кампании 1960 года на визиты в малолюдные штаты, такие как

Аляска, Гавайские острова, Вайоминг, чтобы сохранить верность своему

обещанию - посетить все 50 штатов страны. Кеннеди же сосредоточил свои

усилия на крупных штатах, которые помогли ему получить победу большинства

избирателей.

К концу нашей беседы мой клиент пришел к выводу, что он может

отказаться от нескольких выступлений для малозначащих аудиторий, так как

окончательной договоренности о них еще не было. Вместо этого он добился

организации встреч с аудиториями, которые могли оказать большое влияние на

исход голосования. Это решение оправдало себя: он победил на выборах.

Богатая светская женщина оказалась перегруженной множеством

общественных обязательств. На нее рассчитывали все и во всем - от

заклеивания конвертов до оказания давления на сенаторов США. Она

почувствовала, что не получает большого удовольствия от этой активности, так

как позволяет другим людям за нее решать, что ей следует делать. Ей

следовало признать, что до 80 процентов ее общественной деятельности - это

суетня, не приносившая ей никакого удовольствия, а истинную радость

доставляли лишь несколько занятий.

Мы с ней составили список из ста с лишним видов общественной

деятельности, в которых она участвовала (или согласилась участвовать) за

последние три месяца. Затем она внимательно их рассмотрела и выделила в

класс "А" следующие занятия: помощь политическим кандидатам, встречи с

интересными людьми, охрана окружающей среды, коллекционирование предметов

искусства. В категории "Б" оказались: организация благотворительной помощи,

помощь школьным родительским комитетам. Все остальное попало в группу "В",

включая участие в деятельности церковных, больничных и музыкальных

организаций.

Когда не надо делать дела "В"

Одним из лучших способов найти время для дел "А" - это сократить число

дел "В", на которые вы тратите время.

"Что я не должен делать?" - вот вопрос, который вы должны ставить перед

собой, когда вы знакомитесь с делами "В". Подумайте о том большом

удовлетворении, которое вы испытаете, когда без каких-либо трудов избавитесь

по крайней мере от одного из дел "В" в вашем списке "Что надо делать".