Лекция 4. Техническая база системы управления

Технической базой системы управления считается совокупность материально-технических средств длительного пользования, используемых аппаратом управления в процессе осуществления своей деятельности. При этом под длительным пользованием понимается неоднократное применение какого–либо средства в нескольких управленческих циклах. Поэтому к технической базе управления относятся практически все средства управленческого труда.

С позиций менеджмента неоднократное применение технических средств управленческого труда важно при проектировании и оснащении рабочих мест. При этом не имеет значения стоимостная характеристика конкретных предметов, что отличает управленческий подход от экономического, когда к категории малоценного инвентаря и быстроизнашивающегося имущества относятся как материалы, так и дешевые технические средства управленческого труда.

Совокупность средств технической базы системы управления делится на две принципиально отличающиеся друг от друга категории: активную часть и пассивную часть. Критерием данного деления является характер участия в процессе обработки данных.

Активная часть технической базы системы управления – это средства, которые непосредственно участвуют в процессе обработки данных и обеспечивают выполнение конкретных технологических процедур.

Перечень активных средств обработки данных чрезвычайно обширен и разнообразен. Кроме того, технический прогресс в этой области постоянно предлагает новые виды различных устройств. Так как перечислить их практически невозможно, то достаточно ограничиться лишь общей характеристикой и назначением. Совокупность активных составляющих технической базы системы управления целесообразно разделить на две группы: простые орудия и приспособления; сложные устройства (машины). Критерием деления в данном случае является организация эксплуатации данных средств.

Простые орудия и приспособления – это средства индивидуального применения, которыми оснащается рабочее место менеджера. Поэтому в случае поломки данные средства не подлежат ремонту и восстановлению. Это существенно упрощает их эксплуатацию.

Сложные устройства (машины) в случае их выхода из строя подлежат ремонту и восстановлению. Следствием этого является необходимость организации данного процесса. В крупных организациях это выражается в создании собственных ремонтных служб, что в свою очередь влечет комплектование их необходимыми деталями. В небольших организациях обычно устанавливаются деловые связи с различного рода ремонтно-эксплуатационными специализированными организациями. Таким образом, эксплуатация сложных устройств требует дополнительных материальных и финансовых затрат.

К простым орудиям и приспособлениям можно отнести: средства для записи буквенно-цифровой информации – авторучки, карандаши, фломастеры, письменные приборы, штампы, печати и т.п.; средства для графического изображения информации — чертежный инструмент и приспособления, магнитные доски и т.п.; средства для хранения и поиска информации – картотечные приспособления, средства для вертикального хранения документов и т.п.; средства для обработки документации – ножницы и другие инструменты для резки бумаги и вскрытия конвертов, дыроколы и другие приспособления для скрепления документов; средства для выполнения счетных операций – калькуляторы.

Сложные устройства (машины) могут выполнять как какую-нибудь конкретную функцию, так и комплекс различных функций: получение, отображение, фиксация, хранение, копирование и размножение, передача, преобразование и обработка информации. Это могут быть измерительные и регистрирующие приборы, телевизионные установки, табло, пульты и щиты, пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, графопостроители, типографское и иное копировально-множительное оборудование, средства сигнализации, телефонная, селекторная и телеграфная связь,пневмопочта. Особо важную роль на современном этапе развития научно-технического прогресса играет компьютерная техника и сопутствующее ей оборудование, а также средства, позволяющие передавать документированную информацию. Среди последних средств чрезвычайно важную роль играет факсимильная связь, позволяющая передавать на большие расстояния не только содержание документов, но и реквизиты, удостоверяющие их подлинность – изображение личной подписи, оттиск печати или отпечатки пальцев.

Кроме необходимости ремонта эксплуатация сложных устройств требует специальной профессиональной подготовки кадров. Поэтому при использовании устройств децентрализованного применения необходимо проводить соответствующий инструктаж и обучение работников аппарата управления. В первую очередь это относится к таким устройствам, как персональные компьютеры и другие связанные с ними средства электронной обработки данных. Однако для эксплуатации некоторых видов сложных устройств целесообразно создавать специализированные централизованные службы. Примерами таких устройств могут служить типографское оборудование, телефонные станции и т.п. Для работы в таких централизованных службах привлекаются соответствующие специалисты, что позволяет избежать необходимости обучения широкого круга персонала аппарата управления.

Пассивная часть технической базы системы управления – это такие ее элементы, которые не принимают непосредственного участия в технологическом процессе обработки данных, но являются объективно необходимыми, так как создают для этого процесса соответствующие условия.

Основные составляющие пассивной части технической базы системы управления – это здания или отдельные помещения, всевозможные варианты мебели, а также оборудование для создания комфортных условий труда: осветительные приборы, кондиционеры, средства дизайна и кухонное оборудование.

Особенностью пассивной части технической базы системы управления является универсальный характер применения ее элементов не только для процессов управления, но и для других видов трудовых процессов. Однако специфика управленческого труда нередко предъявляет свои особые требования и условия, что приводит к проявлению специализированных вариантов традиционных составляющих пассивной части технической базы.