Тема 1.5. Первичное наблюдение, документация и инвентаризация

Лекционные вопросы:

Понятие о документах и их роль. Классификация документов. Требования, предъявляемые к документам. Реквизиты документов. Учетные регистры, их сущность и значение. Виды бухгалтерских регистров.. Документооборот и его сущность. Способы исправления ошибок. Инвентаризация, ее роль в бухгалтерском учете. Виды инвентаризаций, порядок проведения и отражения в учете. Формы бухгалтерского учета.

Важнейшей составной частью метода бухгалтерского учета является документация, которая представляет собой первичную письменную регистрацию хозяйственных операций. Практически документация означает составление первичного бухгалтерского документа – технического носителя информации о данной операции. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственной операции или о праве на ее совершение. Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее совершения и де

лает бухгалтерскую запись юридически законной.

Фиксирование хозяйственных операций в первичных документах - первый этап учетных работ. Следовательно, документация - это способ сплошного и непрерывного наблюдения за производственно-хозяйственной деятельностью отдельной организации и отражения их в специальных носителях информации, придающих ей юридическую силу.

Необходимость придания бухгалтерской информации юридической силы обусловлено тем, что отражаемые в системе бухгалтерского учета хозяйственные отношения одновременно являются и правоотношениями (начисление заработной платы и премий; оформление приема (передачи) материальных и денежных средств; расчетов с поставщиками и т.п.). Поэтому использовать бухгалтерскую информацию для управления хозяйственными правоотношениями можно только в том случае, если она имеет правовую силу. Таким образом, придание информации юридической силы является объективно необходимой закономерностью метода ведения бухгалтерского учета.

Документы бухгалтерского учета на долгое время сохраняют подлинную характеристику каждой хозяйственной операции, что позволяет проверить правильность, закономерность и целесообразность ее проведения за любой прошедший период. Поэтому документы имеют большое значение в осуществлении контроля и проведении ревизии производственно-хозяйственной деятельности организации. Особое значение имеют документы в деле сохранности имущества.

В составе документов бухгалтерского учета различают (рис. 5):

первичные документы; учетные регистры; отчетные документы.

Состав бухгалтерских документов

первичные документы

учетные регистры;

Отчетные документы.

Рис. 5. Состав документов бухгалтерского учета

Первичные бухгалтерские документы

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Каждый документ должен давать все сведения, необходимые для исчерпывающей характеристики хозяйственной операции. Сведения об операции, внесенные в документ, составляют его содержание и называются реквизитами. Реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные. Обязательные реквизиты обеспечивают бухгалтерским документам юридическую силу. В соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа (формы), код формы;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• дату составления;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйст-

венной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи и расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники)

По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и др. по усмотрению организации.

Все первичные документы имеют унифицированные, т.е. типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д.

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

Все записи в документах производятся четко, разборчиво, чернилами, пастой шариковых ручек или с применением оргтехники (принтеров и т.д.). Производить записи простым карандашом не разрешается. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры (п. 7 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»). Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны утверждаться приказом руководителя организации вместе с учетной политикой.

В банковских и кассовых документах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачеркиваются аккуратно, чтобы было видно зачеркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма, оговаривается надписью «исправлено».

Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, ответственных за этот документ, с указанием даты внесения исправления.

Документирование активов, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте РФ — в рублях и на русском языке. Если документы составлены на иных языках, то они должны иметь построчный перевод на русском, языке. Свободные строки, графы и колонки подлежат обязательному прочеркиванию.

Документы по финансовым, кредитным и денежным операциям должны иметь подписи руководителя организации и главного бухгалтера или на то уполномоченными ими лицами. Список лиц, имеющих право первой и второй подписи, оформляется приказом организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (п.3 ст. 7 ФЗ «О бухгалтерском учете»).

За достоверность содержащихся в документе данных, доброкачественность его составления ответственность несут должностные лица, подписавшие документ.

Учетные регистры

Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций.

Основанием для записи в учетные регистры являются первичные документы. запись ведется по назначению регистров в хронологическом порядке, начиная с 1-го числа до окончания месяца. Переписываются все реквизиты первичных документов. В конце месяца производится подсчет по строкам и графам, а также проверка данных.

Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последовательности их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

По содержанию регистры подразделяются на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные, в которых ведется одновременно синтетический и аналитический учет. К синтетическим регистрам относятся, например, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета — платежные ведомости, лицевые счета работников и т.д.

Отчетные документы

Отчетность предприятия является логическим продолжением процедур финансового учета и представляет собой систему показателей, характеризующих имущественное и финансовое положение организации на отчетную дату.

Данные текущего бухгалтерского, оперативного, статистического учета периодически систематизируются и обобщаются в итоговую информацию для составления отчетности.

Отчетность- это совокупность документов иной формы, где отражены взаимосвязанные обобщенные экономические показатели о деятельности предприятия. отчетность служит руководству средством для выявления результатов и резервов роста и развития производства, а оценка финансового состояния предприятия служит повышению репутации на рынке и позволяет инвесторам определиться при выборе направления вложения средств.

Отчетность делится:

по содержанию и источникам исходных данных – на бухгалтерскую, статистическую, оперативную;

по периодичности составления – на текущую, годовую;

по уровню охватываемых предприятий – на первичную, сводную;

по направлениям использования – внутренняя (для нужд управления), внешняя (для сторонних пользователей).

На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно ответить одним словом — отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров.

Отчетность — это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ предприятие предоставляет ежеквартальную и годовую бухгалтерскую отчетность в определенном объеме типовых форм. Указанные формы бухгалтерской отчетности предоставляются в налоговую инспекцию в течение месяца по окончании квартала и трех месяцев по окончании года. Дополнительные сведения сдаются в статистическое управление.

При составлении и представлении бухгалтерской отчетности необходимо руководствоваться ФЗ, ПБУ 4/99 и иными положениями по бухгалтерскому учету, Планом счетов и инструкцией по его применению

Промежуточная квартальная бухгалтерская отчетность содержит бухгалтерский баланс (форма № 1) и отчет о прибылях и убытках (форма № 2). Годовая отчетность, кроме того, должна включать в себя:

отчет об изменении капитала (форма № 3);

отчет о движении денежных средств (форма № 4);

приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5);

отчет о целевом использовании полученных средств (форма № 6).

пояснительная записка, а также аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту.

Для подтверждения достоверности годовой бухгалтерской отчетности перед ее составлением в организации обязательно проводят полную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, осуществляют выверку всех расчетов, закрывают все счета бухгалтерского учета, подсчитывают обороты, выводят сальдо и определяют окончательный финансовый результат хозяйственной деятельности организации за отчетный период.

Основными требованиями, которые предъявляют к отчетности, являются:

достоверност ь — отчетность должна отражать реальные хозяйственные операции, которые можно легко проверить;

полнота — отчетность должна содержать все необходимые данные для заинтересованных лиц и включать в себя соответствующие комментарии;

нейтральность — отчетность не должна отражать интересы каких-либо лиц;

преемственность — последовательность применения форм отчетности и их содержания от одного отчетного периода к другому.

Классификация документов

С целью правильного использования в учетном процессе документы группируют по следующим основным признакам:

По содержанию хозяйственных операций, отражаемых в документах, различают документы по учету: основных средств; производственных запасов; труда; выработки и заработной платы; выпуска продукции; денежных средств и расчетов.

Кроме того, документы классифицируются по назначению, по порядку формирования; по способу использования информации; по месту составления; по структуре.

По назначению документы подразделяют на: распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные документы.

Распорядительными называют документы, в которых содержится письменное распоряжение (приказ) ответственных лиц на совершение (выполнение) той или иной хозяйственной операции. Например, приказ о принятии на работу или увольнении с работы; наряды, требования на получение ТМЦ и др. Адресат такого документа получает распоряжение на выполнение операции. Распорядительные документы имеют большое значение, но не подтверждают факт совершения операции, поэтому они не служат основанием для отражения ее в учете.

Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: счета-фактуры; чеки; акты приема-передачи; квитанции и др. Они удостоверяют выполнение распоряжений. Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах. Например, ведомости распределения накладных расходов; группировочные ведомости и др.

Документы могут объединять признаки всех трех групп документов. Такие документы называют комбинированными. Так, расходный ордер как распорядительный документ содержит приказ кассиру выдать деньги, после их выдачи и подписи получателя он становится оправдательным документом, на котором составляется бухгалтерская проводка, т.е. он используется как документ бухгалтерского оформления. Или, «Требование на отпуск материалов» содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции – подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ). Эти документы содержат распоряжение на совершение операции и подтверждают ее выполнение. Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно (находят широкое распространение), поскольку уменьшается их количество (поток), снижается вероятность ошибок и описок в них. Большинство кассовых и банковских документов являются комбинированными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера; платежные требования и поручения; товарно-транспортные накладные; авансовые отчеты подотчетных лиц и многие др.

По порядку формирования документы подразделяются: на первичные и сводные.

Первичные документы (оправдательные и комбинированные) содержат исходную информацию, они составляются впервые в момент совершения хозяйственных операций. К ним относятся: документы на поступление и отпуск материалов; начисление заработной платы: отгрузку продукции и др.

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости; авансовые отчеты об израсходовании сумм, ранее полученных в подотчет).

По способу использования информации документы подразделяются на: разовые и накопительные.

В разовых документах отражается одна или несколько однородных операций, совершенных одновременно. К ним можно отнести кассовые ордера, акты, накладные.

Накопительными называют документы, в которых в хронологическом порядке в течение определенного периода регистрируются (накапливаются) однородные и постоянно повторяющиеся операции (в течение дня, декады, месяца). К ним относятся: лимитные карты на отпуск материалов; наряды на сдельную работы и др. Накопительные документы облегчают учет и сокращают количество разовых документов.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные, приходные и расходные кассовые ордера, документы бухгалтерского оформления и др.).

Внешние документы поступают на предприятие от организаций (руководящих органов, поставщиков, покупателей) и лиц (приемо-сдаточные акты, платежные поручения, счета-фактуры, чеки) и используются на данном предприятии.

По структуре документы подразделяются на: анкетные, табличные, комбинированные.

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа. При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд - по табличной.

Классификация документов помогает всесторонне рассмотреть и изучить каждый документ, раскрыть его функции. Например, расходный кассовый ордер, который по содержанию служит документом учета денежных средств; по назначению является распорядительным, по мере его использования переходит в оправдательный и бухгалтерского оформления; по порядку формирования первичным; по способу использования информации - разовым; по месту составления –внутренним.

Документооборот

Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах должен осуществляется по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций документами требуется предварительно установить порядок движения документов. Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28.07.1998 г. № 34н, на главного бухгалтера возложена ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив. Известно, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, проведении документальной налоговой проверки или ревизии).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988 г., с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой 27.06.1996 г. Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости. Срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности; 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения; 10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений. 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов.

Для хранения однородных документов заводятся дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении, включая бухгалтерию. В списке дел указываются:

- индекс дела (номера папок); номер состоит из двух частей – присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии;

- наименование дела (заголоаок);

- количество дел в папке (эта графа заполняется в конце года);

- срок хранения и номер папки по перечню:

- примечание, указывающее, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов.

Приемка, проверка и исправление ошибок в бухгалтерском учете

Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учета по корреспондирующим счетам.

Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами. Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться по форме, арифметически и по существу - это является одним из этапов бухгалтерской обработки.

При формальной проверке выявляют, был ли использован бланк соответствующей формы, все ли необходимые реквизиты указаны, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений.

Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки.

Цель проверки по существу - выявить законность и целесообразность зафиксированной в документе хозяйственной операции. При этом проверяется также, была ли на самом деле выполнена эта операция и в указанном ли объеме.

Бухгалтерские документы должны быть заполнены правильно и четко, без помарок и исправлений, неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств. Но иногда при ведении учета и обработке документов возникают ошибки.

Ошибки могут быть локальные, когда искажение информации происходит в одном документе, например неверно написана дата, или транзитные — если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, например, если не верно указана сумма какой-либо операции. В документах, оформляющих денежные операции, исправления вообще не допускаются, такие документы переписывают заново.

Наиболее распространенными методами исправления ошибок являются:

корректурный; «красное сторно»; дополнительной записи.

При корректурном методе неправильный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы исправленная запись была видна, а сверху записывают правильный текст. Такой вид исправления оговаривается на полях с указанием подписи лица, сделавшего исправление.

Метод «красное сторно» применяется, когда в расчетах указана сумма больше, чем следует. При этом дополнительная запись для уточнения исправляемой суммы оформляется красной пастой (ручкой) или ее обводят в рамку. Красная сторнировочная запись считается отрицательной величиной, поэтому при подсчете итогов эта сумма вычитается.

Например, по дебету счета 20 и кредиту счета 70 вместо суммы 538 руб. указана сумма 583 руб. При исправлении ошибки методом «красное сторно» сумму превышения (55 руб.) вписывают в счета красной пастой или обводят в рамку. При итоговых подсчетах эта сумма будет вычитаться.

Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда Счет 20 «Основное производство»

Дебет	Кредит		Дебет	Кредит
		— >
	[55]		[55]

Метод дополнительной записи используется в том случае, если запись сделана в сумме меньшей, чем следует. При этом на разницу в сумме делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов.

Например, совершена хозяйственная операция, списаны материалы в производство на сумму 20 000 руб. На бухгалтерских счетах указана сумма 2 000 руб. При исправлении ошибки методом дополнительной записи недостающую сумму (18000 р.) вписывают на счета такой же проводкой.

Счет 10 «Материалы» Счет 20 «Основное производство»

Дебет	Кредит		Дебет	Кредит
	2 0000	— >	2 000
	18 000		18 000

Назначение и порядок проведения инвентаризации

В целях обеспечения достоверности бухгалтерского учета и отчетности в организациях производится инвентаризация имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризация — это способ выявления фактического наличия хозяйственных средств предприятия на определенную дату путем их подсчета, измерения, оценки, а также состояния расчетов предприятия и сверка полученных данных с данными бухгалтерского учета.

Кроме того, в процессе деятельности предприятия происходят явления, которые невозможно сразу оформить документально, например, естественная убыль, хищение, ошибки в учете и т.д. Для того чтобы выявить фактическое состояние средств предприятия проводится инвентаризация, при которой сверяют документацию с фактическим наличием средств. Данные инвентаризации используются для уточнения и корректировки бухгалтерских записей.

Основными целями инвентаризации являются:

- установление фактического наличия основных и оборотных средств в целом и в разрезе ответственных за их сохранность лиц;

- наличие неполноценного и ненужного имущества;

- сохранность материальных ценностей и денежных средств;

- устранение недостатков в организации первичного и бухгалтерского учета;

- выявление причин, вызывающих расхождения фактического наличия средств с данными бухгалтерского учета.

В соответствии с федеральным законодательством все организации независимо от организационно-правовых форм и видов деятельности обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами — кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и другими нормативными актами организации самостоятельно определяют количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» при формировании учетной политики организации необходимо определять порядок и сроки проведения активов и обязательств организации. Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В зависимости от назначения и характера различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации проводят согласно плану (графику), в заранее намеченные сроки. Внеплановые - проводят по распоряжению руководителя организации, следственных и других контролирующих органов в случаях особой необходимости.

По полноте охвата различают полные, частичные, выборочные и сплошные инвентаризации. Полную инвентаризацию проводят в предусмотренные инструкцией сроки, при этом проверяют не только товарно-материальные ценности и денежные средства организации, но и правильность расчетов с другими юридическими и физическими лицами, выверяют сальдо по другим статьям баланса, например, в связи с составлением годового отчета. При частичной инвентаризации проверке подвергается лишь часть ценностей. Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных. Сплошные инвентаризации проводят одновременно в ряде организаций одной системы или во всех структурных подразделениях одной организации.

Руководитель организации для проведения инвентаризации издает приказ, в котором отражаются дата, место проведения, состав инвентаризационной комиссии с указанием председателя и ее членов; что подлежит инвентаризации (имущество, финансовые обязательства), время начала проведения и окончания, причина инвентаризации и в какие сроки следует сдать в бухгалтерию материалы по инвентаризации. Приказ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее, чем в двух экземплярах. В инвентаризационной описи отражается расписка материально-ответственного лица. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с помощью средств вычислительной техники, так и ручным способом.

Инвентаризационные описи, составленные вручную, заполняются шариковой ручкой. Никаких помарок и подчисток не допускается. Незаполненные строки описей прочеркиваются.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятия перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

На имущество, арендованное или находящееся на ответственном хранении, составляются отдельные списки.

По окончании инвентаризации все материалы по ней и протокол комиссии передают на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• излишек имущества приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации, либо увеличение финансирования у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя организации относится на издержки производства или обращения, сверх норм - за счет виновных лиц.

• взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы с разрешения руководителя организации может быть допущен только в виде исключения. При этом товарно-материальные ценности должны быть одного и того же наименования, в тождественных количествах, за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица. О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. руководитель организации принимает окончательное решение.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости.

Для отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации используются следующие счета:

Активный счет 94 «недостачи и потери от порчи ценностей»;

Активно-пассивный счет 73 «расчеты с персоналом по прочим операциям», который имеет субсчет 73.1 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Основные проводки по учету результатов инвентаризации

Содержание операции	Дебет	Кредит
1. Выявлены при инвентаризации: А) недостача готовой продукции; Б) излишки материалов.
2. Списана сумма недостачи на виновное лицо
3. Внесена виновным лицом сумма по возмещению ущерба в кассу
4. Удержана сумма по возмещению ущерба из заработной платы виновного лица
5. Списана сумма недостачи при отсутствии виновных: А) на затраты производства; Б) как прочие расходы

Формы бухгалтерского учета

В процессе исторического развития бухгалтерский учет менялся и совершенствовался. В каждой новой общественно-экономической формации возникали новые виды учетных регистров и использовались разные последовательности и способы записей в них. Применение технических средств в тех или иных комбинациях приводило к образованию различных форм бухгалтерского учета, отражавших особенности складывающихся в данных условиях учетных регистров. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать порядок сочетания различных видов учетных регистров, техники обработки учетных данных, последовательности и способов производства учетных записей. Внешний вид регистров и их структура, взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учетов, применяемая техника получения и обработки первичной учетной информации и записи ее в учетные регистры — все эти признаки определяют особенности отдельных форм бухгалтерского учета.

В зависимости от видов учетных регистров различают следующие формы бухгалтерского учета:

1. Журнал-Главная. 2. Мемориально-ордерная форма. 3. Простая форма бухгалтерского учета.

4. Упрощенная форма бухгалтерского учета. 5. Журнально-ордерная форма. 6. Автоматизированная форма.

Журнал-Главная ведется в организациях с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях и в некоторых финансовых органах. Регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединяются в одной комбинированной книге Журнал-Главная. В остальном учетный процесс фактически не отличается от регистрации, применяемой при мемориально-ордерной форме учета. Операции в книгу записываются с первичных или сводных документов или мемориальных ордеров с приложенными к ним документами. При этом аналитический учет ведется в книгах или на карточках. По аналитическим счетам составляются оборотные ведомости, которые сверяются с синтетического учета в книге Журнал-Главная.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета получила название от мемориального ордера, который составляется на основе сводного документа, объединяющего данные однородных первичных документов, или на основании итоговых показателей накопительной ведомости, в которой эти данные группируются по корреспондирующим счетам. Документы, являющиеся основанием для записи, обязательно прилагаются к ордеру.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета получила свое название по основному регистру, используемому при этой форме, – журналу-ордеру.

• Журналы-ордера — это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу, записи в которых ведутся по мере поступления документов либо как итоги в зависимости от характера и содержания операции. Они служат для отражения кредитовых операций по одному синтетическому счету, являются накопительными ведомостями. В конце месяца в журналах-ордерах выводятся итоги за месяц, которые переносятся в Главную книгу.

• Данная форма широко применяется в организациях различных форм собственности. Основой для ее использования является принцип накапливания и группировки данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций проводятся одновременно. При этом шахматную ведомость и оборотный баланс не составляют, а составляют сальдовый баланс по итогам Главной книги.

• Применение журналов-ордеров ускоряет составление необходимой отчетности, обеспечивает ежедневный контроль за правильностью учетных записей. По ряду главных счетов можно не вести специального аналитического учета. При этом достигается непосредственная увязка аналитического учета с синтетическим, а также с балансом.

Компьютерный вариант делает бухгалтерский учет более оперативным, достоверным, полным и качественным. Очень важно, что в журнально-ордерной форме детально отражается движение имущества предприятия, а это позволяет провести анализ деятельности предприятия, выявить недостатки и резервы по ее улучшению

Автоматизированная форма бухгалтерского учета — это сочетание, профессиональных качеств и функций пользователя с интеллектуальными возможностями ЭВМ, позволяющее получать необходимую для управления и оперативного контроля информацию в удобной форме в виде машинограмм и видеограмм. Автоматизация обработки информации с применением новейших технических средств является одним из основных направлений совершенствования бухгалтерского учета. Система автоматизированного учета должна отражать основные процессы, связанные с получением различных сводных показателей, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность организации. При этом информация идет по единому каналу и используется для оперативного, бухгалтерского и статистического учета.

Простая форма бухгалтерского учета рекомендована Министерством финансов РФ и применяется в организациях малого предпринимательства. При ведении этой формы мемориальные ордера не составляются, а Журнал регистрации операций и Главная книга объединяются в один регистр под названием «Книга учета хозяйственных операций» (ф. № К-1). Хозяйственные операции отражаются в последней в течение месяца, а по окончании его выявляется финансовый результат. Затем подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и кредиту всех счетов и выводится сальдо по каждому счету на 1-е число следующего месяца.

Наряду с Книгой учета хозяйственных операций ведется ведомость по форме № В-8 для учета расчетов по оплате труда. Дополнительно по общему правилу ведется кассовая книга для записи операций по кассе, которые дублируют записи в Книге учета хозяйственных операций.

Упрощенную форму бухгалтерского учета могут применять малые организации, имеющие на балансе основные средства, осуществляющие производство продукции и работ, большое количество банковских операций. При этом используются регистры: В- 1 — ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений. В- 2 — ведомость учета производственных запасов и товаров, а также налога на добавленную стоимость, уплаченного по ценностям, и т.д. В -9 — ведомость (шахматная). Хозяйственные операции отражаются в двух ведомостях: в одной по дебету счета с указанием корреспондирующего счета по кредиту, другая — по кредиту счета с указанием корреспондирующего счета по дебету. Остатки средств по ведомостям синтетического учета сверяются с данными кассовой книги и ведомостями аналитического учета.

Подведение итогов финансово-хозяйственной деятельности за месяц производится в шахматной ведомости, являющейся основанием для составления бухгалтерского баланса.