Адміністративні методи управління

Адміністративні методи управління ґрунтуються на властивих системі управління відносинах влади і підпо­рядкування. Характерними особливостями їх є прямий вплив на керований об'єкт, обов'язковий характер вико­нання вказівок, розпоряджень, наказів керівників для підлеглих, суворо визначена відповідальність за вико­нання вказівок і розпоряджень. Адміністративні методи прямо впливають на бажання виконавців і можуть не поєднуватися з економічними інтересами працівників. Од­нак вони щільно пов'язані з методами матеріальної мо­тивації: без економічного заохочення неможливо забез­печити ефективне виконання вказівок, а матеріальне стимулювання неможливе без адміністративного впливу.

Адміністративні методи управління використовують у нерозривному зв'язку з соціальними і психологічними методами. Сприйняття колективом адміністративних впливів залежить від його зрілості, від того, наскільки ці впливи доповнюються вирішенням соціальних завдань, враховують психологію людей, їхні потреби.

В адміністративних методах управління реалізується функція організації, яка передбачає організаційний і роз­порядчий вплив. Ці форми впливу доповнюють один одного.і разом являють собою адміністративні методи уп­равління. Організаційний вплив відбиває статику управ­ління, за його допомогою визначають організаційну структуру управління, розподіляють права, повноваження, відповідальність в апараті управління, що передба­чено в актах тривалої дії —статутах, положеннях, пра­вилах, інструкціях та ін. Організаційний вплив перед­бачає організаційне регламентування, нормування і організаційно-методичне інструктування.

Методи розпорядчого впливу відбивають динаміку процесу управління. Розпорядчий вплив — це пряма ад­міністративна вказівка, яка має обов'язковий характер і адресується керованим об'єктам або особам. Класифі­кацію адміністративних (організаційно-розпорядчих) методів управління подано на рис. 1.3.1.

Одним із видів організаційного впливу є організацій­не регламентування, яке полягає в установленні осново­положних правил, що регулюють створення і діяльність підприємств, підрозділів і посадових осіб. Організацій­не регламентування здійснюється за допомогою таких документів, як статути, положення.

Статут є основним документом підприємства, не­залежно від форми власності. Тільки після державної реєстрації статуту підприємство може здійснювати фі­нансово-господарську діяльність. У статуті підприємства обов'язково зазначають:

найменування, адресу підприємства, його засновни­ків;

види діяльності;

статутний фонд;

форму власності і правову форму підприємництва;

Рис. 1.3.1. Класифікація організаційно-розпорядчих методів управління

систему органів управління підприємством, їхні функ­ції, повноваження, відповідальність;

правила призначення і звільнення з посади керівни­ків підприємства

порядок припинення діяльності і ліквідації підпри­ємства.

У статуті визначено цілі і завдання підприємства, повноваження керівника для здійснення фінансово-гос­подарської діяльності, завдяки чому дії керівника набу­вають законності. Тому накази, розпорядження керів­ників є обов'язковими для виконання підлеглими.

Важливим документом організаційного регламенту­вання є положення, які розробляють з метою роз­межування прав, функцій, повноважень і відповідальності у системі управління підприємством, регламентації ді­яльності структурних підрозділів і посадових осіб. На практиці використовують положення про структурні під­розділи управлінського апарату і про посадові особи. Наприклад, у положенні про структурний підрозділ від­бивають такі основні питання:

- найменування структурного підрозділу і кому він під­порядкований;

- основні завдання і функції;

- повноваження керівника підрозділу і порядок його призначення.

Положення затверджує керівник підприємства.

Організаційне нормування як вид впливу передбачає розробку і використання організаційних нормативів для стабільного, збалансованого і стійкого управління. У практиці управління підприємствами використовують такі нормативи: технічні (стандарти, нормалі, креслення), технологічні (послідовність виконання різних видів робіт), трудові (тарифні ставки, оклади, норми тривалості робочого дня, чисельності, обслуговування, керованості), еконо­мічні (нормативи амортизаційних відрахувань, створен­ня різних фондів та ін.). При цьому нормативи розроб­ляють як органи державної влади і управління, так і самі підприємства. Так, держава встановлює податкові ставки, амортизаційні відрахування, тривалість робочого дня, мінімальну заробітну плату. Підприємство само­стійно може встановлювати норми чисельності, обслу­говування, керованості, виплати дивідендів акціонерам та ін.

Організаційно-методичне інструктування здійснюєть­ся розробкою і практичним використанням інструктив­них матеріалів, що визначають порядок і методи вико­нання управлінських робіт. Актами організаційно-мето­дичного інструктування є інструкції і правила.

Інструкція — правовий акт, створюваний з метою встановлення правил, які регулюють організаційні, тех­нологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльно­сті підприємства, їхніх структурних підрозділів і поса­дових осіб. Розрізняють інструкції, пов'язані з виконан­ням окремих видів управлінських робіт, наприклад інструкція про діловодство, інструкція про порядок про­ведення інвентаризації та ін., посадові інструкції. У по­садових інструкціях передбачено функції, обов'язки, права працівника, взаємовідносини (зв'язки по посаді), по­рядок оцінювання праці і відповідальність. Інструкція визначає статус працівника в системі управління під­приємством, закріплює за ним певні види діяльності і надає повноваження, необхідні для виконання посадових обов'язків. Тому розробка і використання посадових ін­струкцій є важливими умовами ефективної праці управлінського апарату. Посадові інструкції розробляють ке­рівники підприємств або структурних підрозділів на основі посадових інструкцій і кваліфікаційних характе­ристик посад службовців підприємств з врахуванням конкретних особливо­стей роботи підприємства. Посадова інструкція обов'яз­кова для виконання після затвердження керівником підприємства.

Правила — це службові документи, що наближаються за формою і змістом до інструкцій. У них викла­дають вимоги, які визначають порядок будь-яких дій, або регламентують дії, визначені більш загальними до­кументами. Правила можуть входити до складу інструк­цій.

Сучасний період становлення ринку сприяє розши­ренню діяльності підприємств, ускладненню економічних зв'язків, посилен­ню конкуренції. У цих умовах для забезпечення ритміч­ної, узгодженої діяльності апарату управління не до­сить використовувати тільки методи організаційного впливу. На практиці часто вдаються до глибоких адмі­ністративних заходів впливу, спрямованих на усунення порушень зв'язків, пропорцій, узгодженість і ритмічність процесів господарської діяльності підприємств, що передбачає застосування методів розпорядчого впли­ву, які мають різний ступінь регламентації і деталізації. На відміну від організаційних методів, спрямованих на формування системи управління, розпорядчі дають змо­гу вирішити тільки окремі питання. Розпорядчий вплив не припускає будь-які варіанти у виборі прийомів ви­конання певної дії, крім запропонованого, забезпечує чіткі дії управлінського апарату, налагоджену працю системи управління. Залежно від змісту і рівня управління розпорядчий вплив може набувати форм наказів, розпоряджень і вказівок.

Наказ—розпорядчий документ, виданий керівни­ком підприємства, яке є самостійним господарським суб'єктом, з метою вирішення основних і оперативних завдань, поставлених перед ним. Залежно від змісту роз­різняють накази із загальних питань, пов'язаних із ство­ренням, організацією, ліквідацією, перейменуванням, зміною масштабу діяльності підприємства або структур­ного підрозділу, затвердженням або зміною положень, інструкцій, правил, структури, і накази по особовому; складу, якими оформлюють призначення, переміщення, звільнення, заохочення, стягнення та інші дії щодо пра­цівників. У підготовці проекту наказу, як правило, бере участь підрозділ або посадова особа, яких безпосередньо стосується цей наказ або діяльність яких пов'язана з його виконанням.

Накази із загальних питань видають для виконання рішень державних органів влади, з ініціативи керівника або підпорядкованих йому структурних підрозділів. Текст наказу складається з констатуючої і розпорядчої частин..У першій викладають події, факти, які є підставою для видання наказу, у другій — дії. Текст розпорядчої час­тини наказу в разі потреби поділяють на пункти, кож­ний з яких містить вказівку виконавцю, дії і строки ви­конання їх. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, на яких покладають контроль за вико­нанням наказу.

Накази по особовому складу видають на підставі за­яв, доповідних записок та інших документів. Звичайно пункти у них розташовують у такій послідовності: при­значення на посаду, переміщення, звільнення від робо­ти, надання відпустки та ін. Проект наказу в разі потре­би погоджують з керівниками заінтересованих підрозді­лів, юрисконсультом.

Накази із загальних питань і по особовому складу мають окрему нумерацію, яка починається з початку кожного календарного року. З наказом мають бути ознайомлені всі зазначені в ньому особи, які ставлять підпис на одному з примірників наказу або,на спеці­альному бланку. В окремих випадках накази доводять до відома всього персоналу підприємства і вивішують на дошці.

Розпорядження — правовий акт, виданий керівником структурного підрозділу для вирішення опера­тивних питань. Аналогічно до наказу текст розпоряджен­ня має констатуючу і розпорядчу частини. В останньому пункті розпорядження зазначають осіб, на яких покладають обов'язки з контролю за виконання їх. Розпоряд­ження звичайно мають обмежений строк дії і стосуються вузького кола питань і виконавців.

Найбільш поширеною формою розпорядчого впливу усна вказівка керівника. Найчастіше цю форму впливу застосовують керівники низової ланки: адміністратори, завідуючі виробництвом, секціями і відділами. На вищих щаблях управлінської ієрархії кількість усних вказівок зменшується.

У цілому обсяг розпорядчих впливів залежить від якості підготовки кадрів управління, уміння, досвіду, авторитету, ініціативи та інших факторів. Форми розпо­рядчого впливу тісно пов'язані між собою і з формами організаційного впливу. З поглибленням розподілу праці в апараті управління, більш повним і чітким його доку­ментуванням завдяки розробці положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій, а також загальному вдосконаленню управлінської діяльності потреби в офор­мленні деяких управлінських рішень за допомогою ви­дання наказів, розпоряджень немає. Тому чим кращий на підприємстві організаційний вплив у формі регла­ментування, нормування, методичного інструктування, тим рідше доводиться вирішувати питання за допомогою форм розпорядчого впливу.

При використанні організаційно-розпорядчих методів впливу керівники мають пам'ятати про те, що правової сили ці методи набувають за умов відповідності чинно­му законодавству. Тому адміністративна діяльність на всіх ланках управління торговим підприємством має враховувати правові аспекти і відбуватися в рамках за­конів.