Особенности функционирования БУИС на предприятиях малого

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании БУИС на предприятиях малого и среднего бизнеса. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы.

.При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу мини бухгалтерий. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним человеком - бухгалтером.

При втором подходе кроме финансового, учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два человека (бухгалтер и его помощник) либо на одном рабочем месте путем разграничения доступа, либо на двух рабочих местах.

Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера.

Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров. В отличие от крупных предприятий на небольших предприятиях основное внимание уделяется ведению финансового учета, который по трудоемкости и значимости занимает главное место. Он направлен на обобщение и синтез учетной информации.

Рис. 2. Схема взаимосвязи и распределения АРМ по уровням учета в БУИС
на крупном предприятии

Ведение же учета по отдельным участкам, например таким, как учет труда и заработной платы, учет готовой продукции и ее реализации, учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценностей, сводный учет и др., осуществляется посредством применения отдельных программных модулей (блоков).

Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильности оформления хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильности формирования отчетной документации. Работа бухгалтера становится более рациональной, ПК превращается в главный инструмент его деятельности.

Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях представлен на рис.3.

Рис. 3. Структура программного комплекса автоматизации бухгалтерского, учета на малых и средних предприятиях.

В заключение обзора принципов функционирования БУИС перечислим некоторые рекомендации, которыми имеет смысл руководствоваться при выборе системы автоматизации бухгалтерского учета.

1. Функциональное соответствие выбираемого пакета системе управления и бухучета на предприятии. Программа должна обеспечивать автоматизацию всех принятых на фирме процедур. Если это невозможно (например, в силу каких-то исторических причин на предприятии до сих пор применяются устаревшие, плохо формализуемые правила), следует убедиться в том, что можно будет быстро и без лишних хлопот привести свои методы управления в соответствие алгоритмам, заложенным в основу программного комплекса.

В первую очередь следует обратить внимание на специализированные «отраслевые» пакеты. Хотя, в общем, и в целом бухучет — вещь универсальная, но его отдельные разделы могут сильно зависеть от специфики деятельности предприятия.

2. Класс пакета. Все пакеты можно разделить на три класса — комплексы АРМ, интегрированные бухгалтерские пакеты и мини бухгалтерии. Небольшому предприятию ни к чему приобретать комплекс АРМ, в то время как автоматизация бухучета крупного завода с помощью мини бухгалтерии практически невозможна. Чтобы точнее определить, подходит ли предлагаемое программное обеспечение (ПО) Вашей организации, следует изучить список клиентов, уже выбравших этот продукт, — по аналогии станет понятно, «ваша» эта программа или нет.

3. Взаимосвязанность всех модулей комплекса. Вся актуальная информация должна вводиться единожды и обрабатываться различными, способами. Такое свойство системы называется «отсутствием повторного ввода данных».

Необходимо помнить, что при автоматизации предприятия «по кускам» есть большая вероятность возникновения ошибок на том или ином этапе. Поэтому, выбирая ПО, проследите, является ли оно частью комплексной системы или, по крайней мере, обеспечивает экспорт проводок в существующую бухгалтерскую программу. Хотя первоначальная автоматизация предприятия - дело, в общем-то, нелегкое, но замена пакета, переставшего удовлетворять вашим требованиям, — просто мучение.

4. Удобство пользовательского интерфейса. Этот критерий хотя и является субъективным, но очень важен. Поэтому рекомендуется сначала познакомиться с демонстрационной версией продукта, чтобы понять, насколько программа удобна именно для вас и легко ли будет ее освоить.

Следует обратить внимание на скорость ввода информации по первичным документам, вид экранных форм для этого ввода (насколько он приближен к первичным бланкам кассовых ордеров, платежных поручений, счетов и т.д.), возможность оперативного доступа к справочникам, корректировки и пополнения их содержимого и т.д.

5. Гибкость программы. Уже имеются бухгалтерские комплексы, адаптированные практически к любым, даже самым непредвиденным капризам нашего законодательства. Купив такое «гибкое» ПО, можно его использовать в течение нескольких лет, даже после исчезновения разработчика с рынка.

6. Наличие гарантийных обязательств и комплекс услуг, предоставляемых фирмой-разработчиком и ее дилерами. Программ без ошибок просто не бывает, а потому важно не столько их отсутствие, сколько скорость исправления (кстати, стоит поинтересоваться о ней у клиентов выбранной вами фирмы). Если разработчики отказываются от внедрения системы или обучения работе с ней, мотивируя это тем, что и так все ясно, то трудностей на первом этапе внедрения пакета вам не миновать. Стоит проверить и скорость реакции создателей продукта на ваши вопросы по горячей линии (если она имеется).

7. Самый последний критерий выбора — цена продукта. Почему последний? В первую очередь, следует руководствоваться всеми вышеперечисленными принципами, а уже потом выбирать продукт наиболее доступный по цене среди равных по возможностям.

Банковские информационные системы

Сегодня трудно представить себе российский коммерческий банк без современной комплексной системы автоматизации его деятельности, которая в значительной степени влияет на технологию решения банковских задач. Такая система содержит базу данных, интегрирующую информацию обо всех видах деятельности коммерческого банка, обеспечивает оперативную обработку данных в режиме реального времени, поддерживает технологии, которые применяются банком в настоящем, и те, которые позволят ему развиваться в будущем.

Эти системы поддерживают все актуальные в настоящее время направления деятельности коммерческих банков:

- организацию платежного документооборота;
- межбанковское взаимодействие;
- работу отделений и филиалов;
- валютную бухгалтерию;
- кредитно-плановую деятельность;
- работу с частными вкладами;
- депозитарные операции.

Справочно-правовые информационные системы

Справочно-правовая система "Консультант Плюс" — универсальная система по законодательству России, функционирующая с 1992 года. Основой информационного банка системы "Консультант Плюс" являются нормативные акты Российской Федерации, составляющие систему законодательства.

Справочная информационная система "Консультант Плюс" предоставляет юристам информацию, находящуюся в следующих подсистемах:

1, Консультант Плюс: Версия Проф. — подсистема включает все нормативные документы РФ, документы более 100 федеральных министерств и ведомств.

2. Консультант Плюс: Эксперт — подсистема включает углубленные сведения по правовым вопросам.

3. Консультант Плюс: Российское законодательство — подсистема содержит все нормативные документы РФ, регулирующие гражданско-правовые отношения предприятий и граждан.

4. Консультант Плюс: Региональный выпуск — подсистема содержит документы органов власти и управления более 50 субъектов РФ. Среди них законы, распоряжения глав регионов, постановления городской и местной администрации о собственности и приватизации, о предприятиях и предпринимательской деятельности, о введении местных налогов, об инвестициях и многое другое.

5. Консультант Плюс: Арбитраж — подсистема содержит сведения о том, как рассматривались в суде те или иные категории дел, практически все значимые документы, содержащие официальную точку зрения высших судебных органов, — письма и постановления Высшего Арбитражного Суда, Верховного Суда, а также судебные решения.

6. Консультант Плюс: Россия — СНГ — подсистема включает документы, регулирующие отношения России с ближним зарубежьем: международные акты, касающиеся создания и функционирования СНГ, соглашения об органах сотрудничества, документы по межпарламентскому, политическому и экономическому сотрудничеству, по военным вопросам, по вопросам транспорта, таможенным и налоговым вопросам и т.д.

7. Деловые бумаги — подсистема содержит типовые формы, бланки, необходимые в повседневной деятельности предприятия.

Справочная система «Гарант» создана в 1990 году. Она позволяет решать проблемы информационно-правового обеспечения, как государственных структур, так и предприятий любого профиля.

Система «Гарант» предоставляет нормативные документы, которые требуются в работе специалиста любой квалификации. Каждый пользователь системы Гарант имеет доступ к следующим информационным ресурсам:

1. Законодательство России — универсальная база данных, содержит

документы по вопросам гражданского, налогового, банковского, страхового,
предпринимательского, трудового права и права социального обеспечения.

2. Таможенное законодательство - специализированная база данных

содержит нормативные акты Государственного таможенного комитета (ГТК).

3. Банковское законодательство — специализированная база данных содержит нормативные акты Центрального банка РФ по вопросам банковской деятельности.

4. Землепользование. Недропользование. Природоохрана — специализированная база данных содержит документы по вопросам купли-продажи земли, экологии и т.д.

5, Жилищное законодательство — специализированная база данных содержит документы по вопросам приобретения и регистрации, прав на недвижимость, оценке нежилых помещений, приватизации и т.д.

6. Международное право — специализированная база данных содержит документы стран Содружества Независимых Государств.

7. Уголовное и административное право — специализированная база данных содержит документы по вопросам, предусматривающим уголовную и административную ответственность, по порядку применения мер ответственности к нарушителям законодательства.

8. Налогообложение, бухгалтерский учет — база данных содержит нормативные акты и ответы экспертов Государственной налоговой службы, Минфина РФ, аудиторских фирм на вопросы из бухгалтерской практики.

9. Формы правовых документов — база содержит новые бланки деловых бумаг.

10. Региональные базы данных — содержат нормативные акты, утвержденные местными органами власти и управления и полностью отражающие правовую специфику региона.

Ежедневно новые документы из системы доставляются на компьютеры клиентов по телекоммуникационным сетям. Реализован доступ к базам системы «Гарант в Интернете.

Информационная система «Договор» осуществляет сбор, обработку и использование социально-правовой и иной информации в области экономики в целях решения конкретных хозяйственно-правовых и гражданско-правовых задач.

Характерными особенностями этой системы являются:

- наличие в системе не только массива необходимых норм хозяйственного и гражданского права, но и всех образцов договоров и соглашений, которые используются в настоящее время в экономико-правовых отношениях;

- наличие в системе не только механизма учета договоров, но и картотек различных предприятий, фирм, концернов и др., которые являются участниками соответствующих экономико-правовых отношений;

- тесная функциональная взаимосвязь между действиями предприятий, фирм, концернов и др. и механизмом учета договоров, что гарантирует целостность системы данных и исключает возможность многократного дублирования информации;

- наличие гибкой системы справочников, которые позволяют заинтересованному субъекту производить необходимую классификацию предприятий, фирм, компаний, а также договоров по функциональным признакам;

- использование специальной подсистемы, которая дает возможность пользователю получать сведения о фактических затратах по сметам календарных планов договоров;

- наличие необходимых данных из области бухгалтерского учета и финансовой деятельности.

Система «Договор» оснащена гибкими в настройке структурами: справочниками, схемами, таблицами и т.д. В этом смысле она может использоваться практически на любом предприятии, в любой фирме, организации.