Тема 12. Інформаційне забезпечення системи управління

12.1. Класифікація, характеристика та носії інформації.

12.2. Комунікації і комунікаційний процес у менеджменті.

Інформація – основа процесу управління. Без неї неможливо сформувати мету, оцінити ситуацію, визначити проблему, підготувати й прийняти рішення. Технологія управління є технологією переробки інформації /1, с.136-141; 6, с.132-142; 10, с.165-190; 12, с.64-69; 15, с.167-185/.

Інформацію класифікують за різними ознаками:

- формою передачі: цифрова, буквенна, кодована, візуальна;

- джерелом отримання: зовнішня, внутрішня, вхідна, вихідна;

- рівнем обробки: первинна, вторинна;

- часом використання: прогнозна, нормативна, оперативна;

- роллю у процесі управління: планова, звітна, контрольна;

- змістом: статистична, бухгалтерська, кадрова тощо.

На основі сучасної електронно-обчислювальної та організаційної техніки здійснюється: передача інформації про стан і діяльність окремих підрозділів фірми на вищий рівень управління; обмін інформацією між усіма підрозділами фірми. Передача інформації – важливий фактор нормального функціювання фірми. У великих промислових фірмах створені й ефективно діють інформаційні системи, головні завдання яких:

- визначення основних напрямків розвитку технології обробки

інформації та зберігання первинних даних;

- координація діяльності щодо збирання та обробки інформації;

- розробка програмних засобів;

- визначення потреби в технічних засобах тощо.

Сучасні системи оперативного управління використовують міні ЕОМ для:

- розробки оперативних планів виробництва і контролю за їх виконанням;

- ведення обліку й звітності;

- аналізу показників діяльності;

- розрахунку заробітної плати;

- контролю рухів запасів матеріалів та ін.

До сучасних технічних засобів інформаційних систем належать:

- інформаційні бази даних;

- копіювальні пристрої;

- телекомунікаційна техніка;

- комп’ютери;

- диктофонна пошта;

- фотонабірна техніка;

- електронна пошта та ін.

Комунікаційний процес – це процес обміну інформації між двома і декількома працівниками з метою розв’язання певної проблеми /10, с.171/.

Елементами процесу комунікацій є:

- відправник (той, хто генерує ідеї. завдання, рішення);

- повідомлення (інформація, яка може бути закодована);

- канал (засіб передачі інформації);

- отримувач (споживач інформації).

Схеми організації інформаційних комунікацій дуже різноманітні умовні назви їх: „Зірка”, „Шпора”, „Коло”, „Тент”, „Дом” та ін. /12, с.64-67/.

На шляху комунікацій можуть виникати перепони, серед яких:

- неповне сприйняття споживачем інформації;

- семантичні перепони (нерозуміння слів, символів);

- поганий зв’язок;

- інформаційні перевантаження в системі комунікацій.

Удосконалення системи і ліквідація перепон в організаціях комунікацій здійснюється за допомогою:

- застосування сучасних інформаційних технологій, персональних комп’ютерів, електронної пошти, відео, телебачення тощо;

- раціоналізації структури комунікаційного процесу;

- удосконалення документообігу та ін.

Контрольні запитання

1. Сутність інформації у процесі управління.

2. Класифікація інформації.

3. Сутність комунікаційного процесу.

4. Схеми організації інформаційних комунікацій.