Письма. Факсы

Деловая переписка неотъемлемое средство связи предприятия с внешними органами.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

По содержанию и назначению письма могут быть:

- инструкционное

- гарантийное

- информационное

- рекламное

- коммерческое

- письмо-извещение

- письмо-запрос

- письмо-приглашение

- письмо-ответ и т.д.

Письма инструкционные исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления. Они, как правило, содержат рекомендации, указания, разъяснения – это касается в основном вопросов отчетности, налогов, экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки, качества продукции и т.д.

К информационным относят письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные содержат рекламу, цены предлагаемых товаров и услуг.

Коммерческие составляются при заключении контрактов. Они в основном представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах и услугах, а также, ответы продавцу, рекламацию.

В рекламационных письмах (письма претензионные)- это когда требуется возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения контракта и подтверждающие факты.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму контрагента дать ответ на письмо.

В письмах-факсах название документа не указывается.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны быть представлены объективно. Стороны излагаемого вопроса должны освещаться достаточно полно, кратко и ясно.

Варианты обращения в письмах:

Уважаемый Иван Иванович!

Господин Зорин!

Уважаемый господин Зорин!

Уважаемые господа!

В ответных письмах:

Мы были рады получить Ваше письмо.

В основном все письма продолжаются:

В связи с ……… (недопоставкой) – основная часть письма.

В соответствии с ……………..

Направляем Вам ………………..

Напоминаем Вам, что ……………

Ставим Вас в известность, что……………

Письма-просьбы:

Пожалуйста, сообщите…………….

Просим оплатить в течении 10 дней ………………

Письмо-гарантия:

Оплату гарантирую…………..

Качество продукции наша фирма гарантирует……………

Письмо-предложение:

Мы рады предложить Вам…………

Мы можем рекомендовать……………..

Предлагаем Вам…………

Мы уверены, что вы заинтересуетесь…………

Отказ:

К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам………..

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем по причинам…………

К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за таких-то причин……..

Предупреждение:

Задержка поставок может привести…………..

Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены прервать контракт…………

Фирма оставляет за собой право обратиться……….(в арбитражный суд), если Вы не………………..(в ближайшее время недопоставите то-то, то-то)

Заканчиваются письма:

Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной…………

Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества…………

С уважением……………

Письма по финансовым вопросам подписываются главным бухгалтером фирмы и руководителем. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия заверяются печатью фирмы.

Деловая переписка делится на две части:

1) поступающие в фирму письма или входящие

2) отправляемые с фирмы письма (исходящие)

Должностные инструкции

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции.

Должностная инструкция – это нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфиденциальных ситуаций между работником и работодателем. Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

Основные разделы должностной инструкции:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

Общие положения: устанавливается область деятельности специалиста, порядок его назначения и освобождения от должности, замещение во время отсутствия, квалификационные требования, подчиненность специалиста, должностные лица, которыми он руководит. В этом разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

Функции: перечисляются основные направления деятельности специалиста.

Должностные обязанности: определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

Права: устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

Ответственность: указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.

Общие положения

(для секретаря-референта)

1.1 Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2 Основными задачами секретаря-референта является организационное и документное обеспечение управленческой деятельности.

1.3 Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4 В своей деятельности секретарь-референт руководствуется законодательными актами РФ, уставом предприятия, положением о функциональных службах предприятия, приказами, указами руководства предприятия, нормативным методическим материалом по организации и делопроизводству, настоящей должностной инструкцией.

1.5 На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним или специальным образованием, стажем работы не менее года или без стажа, но при условии прохождения курсов секретарей-референтов.

1.6 Секретарь-референт должен владеть следующими вопросами:

- перспектива развития предприятия, его финансово-хозяйственная деятельность.

- организация работы с документами, составление документации, организация управленческого труда.

- применение средств вычислительной и оргтехникой.

- перевод служебной документации на иностранные языки коммерческого партнера.

- культурой труда и служебной этики.

- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Функции:

1) Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2) Методическое руководство и контроль, за организацией делопроизводства в структурных подразделениях.

3) Документирование деятельности в совещательных органах предприятия.

4) Оперативно-организационное обслуживание руководства.

5) Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора).