Створення нової форми

Часто дані необхідно розташовувати у такому вигляді, в якому зберігаються відповідні документи. Система Ассеss дозволяє розташовувати на екрані дані так, як того бажає користувач, тобто у вигляді різноманітних форм. Форма може використовуватись також для пошуку даних.

Система Ассеss може автоматично створювати три види форм: стовпцеву, стрічкову та табличну. Для створення нової форми потрібно:

- у вікні бази даних відкрити вкладинку Формы і натиснути кнопку Создать. У результаті відкривається вікно Новая форма;

- у вікні Новая форма відкрити список таблиць і вибрати одну з них, а саме ту, з якої будемо створювати форму. Вибираємо, наприклад, Таблица 1 (рис.29);

Рис.29

- створюємо першу стандартну форму — у стовпчик, для цього потрібно вибрати Автоформа: в столбец і натиснути кнопку ОК.

У результаті з’явиться вікно всі поля якого розташовані у стовпець і виведено тільки один запис. Перегляд послідовних записів таблиці здійснюється за допомогою кнопок прокрутки (рис.30).

Рис.30

При спробі закрити створену форму система робить запит про необхідність її збереження. Якщо форма зберігається, то видається ще один запит про збереження форми з означеним іменем. Можна ввести нове ім'я чи згодитися з тим, яке пропонує система, і після цього натиснути кнопку ОК.

Порядок створення інших форм, а саме, автоформа стрічкова і таблична аналогічний попередньому, з тією лише різницею, що у вікні Новая форма замість команди Автоформа: в столбец вибирається команда Автоформа: ленточная або Автоформа: табличная. У формі стрічковій кожний запис займає окремий рядок-стрічку (рис.31). Розміри форм стрічкової і в стовпчик можна змінювати. Форма таблична така ж як і при введенні даних.

Рис.31

Крім розглянутих трьох видів стандартних форм, користувач може сам створювати довільну форму. Для цього використовують майстер форм:

- у вікні бази даних відкрити вкладинку Формы і натиснути кнопку Создать. У результаті відкривається вікно Новая форма;

- у вікні Создание форм відкрити список Таблицы и запросы і вибрати одну з них, а саме ту, з якої будемо створювати форму;

- з доступних у вибрані перемістити поля, які будуть присутні у новій формі і натиснути кнопку Далее;

- у діалоговому вікні вибрати зовнішній вигляд форми і натиснути кнопку Далее (рис.32).

Рис.32

- у діалоговому вікні вибрати стиль таблиці і натиснути кнопку Далее (рис.33). У цьому ж вікні бачимо зразок вибраного стилю.

Рис.33

- у діалоговому вікні записуємо назву форми або погоджуємось на дану системою назву і натискаємо кнопку Готово.

В результаті на екрані з’явиться стрічкова форма з відповідним стилем даних таблиці, яку ми обрали для переоформлення (рис.34).

Рис.34

Звіти

Звіт - це об'єкт бази даних, який використовується для зображення даних в друкованій формі. Користувач має повний контроль над розміром і виглядом всіх елементів звіту, тому ці дані можна зобразити в зручному вигляді.

Для створення звіту потрібно:

- у вікні бази даних відкрити вкладинку Отчеты і натиснути кнопку Создать. У результаті відкриється вікно Новый отчет;

- у вікні Новый отчет відкрити список таблиць і вибрати одну з них, а саме ту, з якої будемо створювати звіт; вибрати форму звіту і натиснути кнопку ОК (рис.35).

Рис.35

В результаті на екрані з’явиться звіт по табличних даних у стовпцевій формі (рис.36). Можна створювати аналогічно звіт у стрічковій формі та у формі діаграми.

Рис.36

Крім розглянутого способу створення звіту користувач може створити звіт використовуючи майстер звітів. Для цього потрібно:

- у вікні бази даних відкрити вкладинку Отчеты і вибрати режим Создание отчета с помощью мастера і натиснути двічі ліву кнопку миші. У результаті відкривається вікно Создание отчетов;

- у вікні Создание отчетов відкрити список Таблицы и запросы і вибрати одну з них, а саме ту, з якої будемо створювати звіт;

- з доступних у вибрані перемістити поля, які будуть присутні у новому звіті і натиснути кнопку Далее;

- у наступних діалогових вікнах можна:

1) добавляти різні рівні групування;

2) задавати потрібний порядок сортування;

3) вибирати вид макету для звіту;

4) вибирати стиль;

5) задавати ім’я звіту.

Після встановлення всіх можливих режимів натиснути кнопку Готово. В результаті на екрані з’явиться, наприклад, таблична форма з відповідним стилем даних таблиці, яку ми обрали для переоформлення (рис.37).

Рис.37