Заняття 4. Робота з господарськими операціями

Кожний факт господарського життя відображається відповідним документом. Документ цей може бути зареєстрований в Системі, але може і не реєстуватися повністю, достатньо тільки перенести із нього потрібні дані в журнал обліку господарських операцій (тобто зарегестировать хозяйственную операцию). Як тільки дані документа потрапили в журнал обліку господарських операцій, вони відразу відображаються на рахунках – бухгалтерського обліку і в бухгалтерській звітнгості. Тому в межах Системи поняття «отработан в журнале учета хозяйственных операций» і «отработка в бухгалтерском учете» фактично співпадають.

При веденні обліку господарських операцій за допомогою Системи можна виділити такі етапи роботи:

- реєстрація господарської операції;

- формування звітів з обліку господарських операцій.

Кожна зареєстрована в журналі обліку господарська операція в Системі складається із заголовка і спецификации. Заголовок включає в себе загальні характеритики господарської операції. Спецификация складається із бухгалтерських проведень, кожна із яких включає в себе рахунок-дебет і рахунок-кредит, найменування матеріальних цінностей, кількість і суму.

Регистрацию хозяйственной операции в Системі можна виконати одним із таких способів:

· реєстрація вручну;

· реєстрація з використанням даних раніше зареєстрованої операції;

· реєстрація з використанням зразка, підготовленого користувачем раніше;

· реєстрація з використанням даних раніше підготовлених платіжних, внутрішніх і інших господарських документів;

· реєстрація з використанням даних відомостей обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами;

· реєстрація із інвентарної картотеки і картотеки МНА.

Задаючи значення характеристик проведення, треба враховувати ряд особливостей:

- Після задання рахунку, для якого в плані рахунків предбачені аналитические счета, буде відкритий доступ для задання аналітичних розширень до п’ятого рівня.

- Якщо в проведенні присутній материальный счет, то будуть доступні графи «Наименование ТМЦ» і «Количество».

- Якщо реєструєте операцію по приходу материальных ценностей, Система пропонує використовувати облікову ціну відповідної позиції «Номенклатора материальных ценностей» для автоматичного розрахунку підсумкової суми проведення. Однак, можна внести суму із розрахункових документів, вводячи її із клавіатури.

- Якщо реєструєте операцію по списанию (премещению) материальных ценностей і для оцінки матеріальних цінностей використовуються методи «Средние цены», то сума проведення може бути невідома. У цьому випадку Система може автоматично розрахувати суму проведення з урахуванням методу оцінки матеріальних цінностей (метод задається в плані рахунків) і наявності матеріальних цінностей на рахунку, що кредитується, закріплених за матеріально-відповідальною особою, зазначеною в полі «от кого» форми реєстрації господарської операції. Розрахунок сум проведень, у відповідності з використовуваним методом оцінки матеріальних цінностей, можна виконати для поточного проведення.

- Якщо хоча б один із рахунків має ознаку «валютный», то можна задавати суму або у валюті, або у гривнях, а розрахунок іншої суми довірити Системі. Після введення однієї із сум Система розрахує гривневий або валютний еквівалент з використанням даних словника.

Під час реєстрації господарської операції з використанням зразк а, Система може підрахувати суми проведень за розрахунковими формулами, заданими у зразку. В залежності від використовуваних операндів розрахункові формули можуть бути двох типів:

· Первый тип формул використовується для поділу загальної суми операції на складові або для утворення сум кількох проведень, похідних від суми одного (головного) проведення.

· Второй тип формул формул використовується для виконання попередніх підрахунків на підставі вже існуючих облікових даних про обороти і залишки на рахунках (субрахунках).