Лекция 14. Основы работы с табличным процессором Excel: понятия и общая характеристика интерфейса; технология ввода данных

Основы работы с табличным процессором Excel: понятия и общая характеристика интерфейса; технология ввода данных, формулы, функции Excel; функциональные возможности, характеристика режимов и команд, графические возможности.

Табличный процессор Microsoft Excel предназначен для подготовки и обработки электронных таблиц. Электронная таблица - информационная технология для обработки данных, требующих арифметических вычислений и представляемых в табличном виде. Она представляет собой прямоугольную сетку на экране, ячейки которой могут содержать числа, текст и формулы. Пользователь может просматривать, задавать и изменять значения ячеек. Изменение ячейки приводит к автоматическому изменению зависящих от нескольких ячеек с замедленным отображением на экране. После создания электронной таблицы, содержащиеся в ней данные, могут быть представлены в виде диаграммы различного типа.

Важным преимуществом Microsoft Excel является возможность реализации технологии WYSIWYG. Кроме этого текстовый процессор поддерживает технологию связывания и внедрения объекта OLE-2.

Microsoft Excel-2000 обеспечивает выполнение следующих функций:

§ огромный набор средства ввода, редактирования и форматирования табличных данных;

§ автоматическое проведение вычислений по заданным формулам;

§ наглядность и естественную форму таблицы, представляемой на экране;

§ построение различного рода диаграммы и графиков на основе табличных данных;

§ оформление и печать табличных данных;

§ организация обмена данными с другими программными средствами;

§ средства программирования и автоматизации действий пользователя.

Для работы с Microsoft Excel-2000, согласно рекомендациям корпорации Microsoft, требуется:

§ IBM PC c процессором Pentium 75 MHz и выше;

§ операционная система Windows-98;

§ 20 Mb оперативной памяти и 150 Мb на жестком диске;

§ для работы с полной справочной системой необходимо установить программу Internet Explorer 5.0 или выше;

Документом Excel является файл с расширением.xls. В терминах Excel такой документ называется рабочей книгой.

Рабочая книга (work book) представляет собой файл, используемый для обработки и хранения табличных данных. В каждой рабочей книге может размещаться до 256 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом. Книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Рабочий лист (work sheet) служит для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными. Имена листов отображаются на вкладках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует выбрать соответствующую вкладку.

В представлении пользователя электронная таблица состоит из 65536 строк (row) и 256 столбцов (column), размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 65536, а столбцы обозначены латинскими буквами А, В, С...Х, Y, Z, AA, AB... IV. Ширину столбца и высоту строки можно изменять.

Рис. Ячейка с адресом A1.

На пересечении столбца и строки располагается структурный основной элемент - ячейка (cell). В ячейку можно ввести текстовые и числовые данные, формулы и диаграммы. Для указания на конкретную ячейку таблицы используется адрес, который состоит из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится.

Например: A1, AB25, F5.

Ввод формулы. Формулы - это выражения, состоящие из числовых величин, адресов ячеек и функции, соединенных знаками арифметических операций. Для ввода формулы, строку надо начинать с символа =. Если в формуле есть ссылка на другую ячейку, то необходимо задать ее адрес.

Примеры формулы:

=(А3 + В4)/2

=А4*(С8 +Н3)

Если ячейка содержит формулу, то в ней самой выводится посчитанное значение, увидеть же непосредственно формулу можно в Строке формул.

Функции. Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов, стоящих в скобках после ее имени. Функцию можно считать частным случаем формулы. Пример функции:

СУММ (C2:С8) - функция вычисления суммы чисел, находящихся в ячейках С2, С3, С4, С5, С6, С7 и С8.

Абсолютная ссылка - это не изменяющейся при копировании и перемещении формулы адреса ячейки, содержащей исходное данное. Для указания абсолютной адресации вводится символ $. Различают два типа абсолютной ссылки:

§ полная;

§ частичная.

Относительная ссылка - это изменяющейся при копировании и перемещении формулы адреса ячейки, содержащей исходное данное. Изменение адреса происходит по правилу относительной ориентации ячейки с исходной формулой и ячеек с операндами. Формы написания относительной ссылки совпадает с физической записью.

Диаграмма - это способ представления полученных результатов в графической форме. Она повышает наглядность для оценки результатов и показывает соотношение различных значений и динамику из изменения.

Окно программы

Microsoft Excel – табличный процессор, программа для создания и обработки электронных таблиц. Ярлык Microsoft Excel имеет вид

Microsoft Excel позволяет работать с таблицами в двух режимах:

¯ Обычный – наиболее удобный для выполнения большинства операций.

¯ Разметкастраниц – удобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой. Границы между страницами в этом режиме отображаются синими пунктирными линиями. Границы таблицы – сплошной синей линией, перетягивая которую, можно изменять размеры таблицы.

Для перехода между режимами Обычный и Разметкастранициспользуются соответствующие пункты меню Вид.

Меню

Под заголовком окна находится строка меню, через которую можно вызвать любую команду Microsoft Excel. Для открытия меню необходимо щелкнуть мышью на его имени. После этого появятся те команды этого меню, которые используются наиболее часто.