Редактирование штатного расписания

Редактирование информации о штатных единицах используется диалог — форма элемента справочника «Штатное расписание».

Следует помнить, что справочник «Штатное расписание» подчи­нен справочнику «Подразделения». Это значит, что каждая строка штатного расписания «принадлежит» конкретному элементу спра­вочника «Подразделения», т.е. запись о том, что по определенной должности выделено определенное количество ставок, относится к конкретному подразделению. При вводе новой должности в штатное расписание указывается количество ставок, максимальный и мини­мальный оклады.

Внимание. Рекомендуется все изменения в штатном расписании выполнять при помощи документа «Изменения в штатном расписании».

Комплексная конфигурация содержит константу «Использовать штатное», управляющую использованием штатного расписания. Если при внедрении системы вы ввели штатное расписание (значение константы «Использовать штатное» — «Да»), а при последующей эксплуатации системы выяснилось, что необходимость поддерживать штатное расписание отпала, вы можете в любой момент отказаться от использования штатного расписания, установив значение кон­станты «Использовать штатное» в «Нет»).

Справочник «Категории сотрудников»

Справочник содержит список категорий сотрудников предпри­ятия.

Для каждой категории в справочнике может быть указан кален­дарь рабочего времени.

Колонка «Хоз. оп.» («Хозяйственная операция») справочника по­зволяет регулировать формирование бухгалтерских проводок по ре­зультатам расчетов заработной платы. Она заполняется в том случае, когда начисленная заработная плата определенной категории работников распределяется на конкретный счет (например, вспомогатель­ный персонал).

Более подробно правила формирования проводок и заполнение всех данных, которые с этим связаны, описаны в п. «Справочник «Проводки хозрасчетные» на стр. 45.

Замечание. Если на вашем предприятии не предусмотрено разде­ление работников по категориям, вы можете не заполнять спра­вочник «Категории». Тогда обязательно следует указать ка­кой-либо календарь в качестве значения константы «Календарь по умолчанию».

Справочник «Графики сменной работы»

В конфигурации имеется возможность организовать учет рабоче­го времени при многосменной работе. Для этого в справочник «Гра­фики смен» вводится информация о рабочих часах смен.

Порядок заполнения справочника следующий. Для каждой рабочей смены в конфигурацию должны быть введе­ны по три календаря:

· основной, в нем указывается общее количество отработанных часов для смены;

· вечерних часов, в нем указывается количество отработанных часов, приходящихся на вечернее время;

· ночных часов, в нем указывается количество отработанных ча­сов, приходящихся на ночное время.

Порядок редактирования календарей описан в приложении «Ин­струкция администратора программы», в пункте «Календари для многосменной работы» раздела «Рекомендации по изменению кон­фигурации». Для редактирования календарей используйте пункт «Сменные календари» меню «Настройка».

Для каждой смены в справочник «Графики смен» должна быть введена отдельная строка:

В колонке «Наименование» указывается условное название сме­ны.

В колонке «Основной» из выпадающего списка календарей сле­дует выбрать календарь, в котором указано общее количество часов для смены.

В колонке «ВечерниеЧасы» следует выбрать календарь, в котором указано количество часов смены, приходящихся на вечернее время.

В колонке «НочныеЧасы» следует выбрать календарь, в котором указано количество часов смены, приходящихся на вечернее время.

Справочник «Сотрудники»

В справочнике «Сотрудники» собрана условно постоянная ин­формация о сотрудниках. Справочник используется как для расчета зарплаты работникам предприятия и выписки первичных докумен­тов, так и для ведения аналитического учета по счетам 70, 71, 73, 76.3 и 83, для которых в плане счетов установлено ведение аналити­ческого учета по сотрудникам предприятия.

Для удобства информацию о сотрудниках можно просматривать не всю сразу, а по частям, в зависимости от того, что нужно расчет­чику в данный момент времени. При этом можно обратиться к спи­ску данных о сотрудниках, просмотреть или ввести дополнительные налоговые льготы какому-либо сотруднику или получить список невыданных депонентов.

Справочник «Сотрудники» имеет несколько визуальных пред­ставлений, что позволяет просматривать данные о сотрудниках в нужных разрезах. При вызове справочника при помощи пункта «Справочники» из меню «Операции» главного меню системы 1С:Предприятие он будет открыт в режима администрирования.

Справочник «Сотрудники» имеет 5 уровней вложенности, что по­зволяет группировать сотрудников в справочнике в любые необхо­димые группы. В большинстве случаев, сотрудников в справочнике «Сотрудники» удобно группировать по фирмам: каждая группа справочника соответствует одной из фирм в справочнике «Фирмы».

В справочнике должна присутствовать предопределенная группа «Уволенные». В эту группу переводятся уволенные сотрудники.

Данная форма представления справочника «Сотрудники» позво­ляет переводить сотрудника из одной группы в другую или в группу уволенных сотрудников.

Чтобы выполнить эту операцию вручную, следует выбрать в таб­лице сотрудника, а в дереве групп — нужную группу, затем в меню «Действия» выбрать пункт «Перенести в другую группу».

Внимание. Перевод сотрудника в другую группу необходимо оформлять документом «Кадровые перемещения» или «Приказ об увольнении» (в случае увольнения сотрудника). В случае, если вы перенесете сотрудника в группу уволенных сотрудни­ков вручную, система при проведении расчетов будет проверять наличие у сотрудника «Приказа об увольнении» и, не найдя этот приказ, будет рассматривать сотрудника как уволенного без даты увольнения (т.е. очень давно).

форма справочника содержит кнопку «Новый сотрудник» ввода нового сотрудника, вызывающую «Помощника приема на работу», и кнопку вывода сокращенного списка сотрудников «Печать».

В данном режиме можно работать не только со списком сотруд­ников, но и с одним конкретным сотрудником в диалоге. Для этого в меню «Действия» главного меню программы отметьте пункт «Редак­тировать в диалоге» и дважды щелкните мышью на выбранном со­труднике. На экран будет выдан диалог — форма элемента справоч­ника «Сотрудники». Сведения в этот диалог могут вноситься после приема сотрудника на работу по мере необходимости.

Внешний вид формы диалога зависит от того, принят сотрудник на работу по договору гражданско-правового характера или по тру­довому договору.