Правила оформления пояснительной записки

Текстовый материал пояснительной записки оформляется в соответствии с требованиями стандарта на оформление отчетов о научно-исследовательской работе (ГОСТ 7.32–91). Текст пояснительной записки подготавливается с помощью текстового редактора Microsoft Word версии не ниже 6.0 на листах стандартного формата А4 (210х297 мм). Основные параметры страницы текста: верхнее поле – 2,0 см; нижнее поле – 2,6 см; расстояние до нижнего колонтитула (номера страницы) – 1,8 см; левое поле – 2,5 см; правое поле – 1,0 см. Во избежание трудностей последующего форматирования параметры страниц необходимо задавать до начала набора текста. Набор основного текста осуществляется шрифтом Arial Cyr размером 12–13 пт с полуторным межстрочным интервалом. Допускается использование одинарного межстрочного интервала текста, при этом требуемый объем пояснительной записки уменьшается на 10%, т.е. соответственно 55–75 и 85–100 страниц текста.

Текст пояснительной записки разбивается на разделы (главы) и подразделы (параграфы), пункты и подпункты. Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всей пояснительной записки и обозначаться арабскими цифрами с точкой в конце. Введение и заключение не нумеруются. Подразделы нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номера раздела и подраздела, разделенных точкой.

Каждый раздел (главу) следует начинать с новой страницы. Заголовки разделов располагаются симметрично (выравнивание по центру без всякого смещения) тексту и выполняются прописными буквами. Подразделы (параграфы) набираются гладким текстом. Заголовки подразделов оформляются так же, как заголовки разделов – для их выделения в тексте используются отбивки перед абзацем. Заголовки пунктов и подпунктов в параграфах набираются строчными буквами (кроме первой прописной) и начинаются с абзацного отступа.

Заголовки могут состоять из двух и более предложений, разделяемых точкой. Переносы слов в заголовках не допускаются, предлоги и союзы в многострочном заголовке нельзя оставлять в предыдущей строке. Точка в конце заголовка не ставится. Подчеркивать заголовки не допускается. Заголовки должны форматироваться как абзацы документа с отбивками перед и после них, размеры которых уменьшаются от верхнего уровня к нижнему, например, для трех уровней заголовков можно взять отбивки 24, 18, 12 пт перед абзацами заголовков. Если текст раздела начинается с новой страницы, то заголовок делается со спуском (дополнительной отбивкой перед заголовком, например, 48 или 32 пт).

Титульный лист включается в общую нумерацию страниц, но номер на нем не ставится. В нумерацию страниц включаются листы задания (номер не проставляется) и аннотация. На всех последующих страницах номер проставляется в правом нижнем углу.

Иллюстрации (чертежи, схемы, графики, диаграммы), помещаемые в пояснительную записку, должны иметь название, которое размещается под иллюстрацией. Иллюстрации обозначаются словом “Рис.”, и нумеруются либо в пределах всей пояснительной записки (сквозная нумерация), либо нумерация делается в пределах каждого раздела. Иллюстрации должны быть расположены в тексте не ранее первого упоминания (ссылки) о них и так, чтобы их было удобно рассматривать без поворота записки или с поворотом по часовой стрелке. На все иллюстрации должны быть даны ссылки в тексте записки. При необходимости к иллюстрации дается поясняющий текст, который размещается выше названия рисунка. Иллюстрации целесообразно размещать непосредственно в тексте записки, а не на отдельных листах. Если размеры иллюстрации таковы, что она занимает целый лист формата А4, то ее можно оформлять как отдельную страницу. Допускается в записку помещать иллюстрации на листах формата А3, при этом лист сшивается в записке по короткой стороне. Иллюстрации, как и текст записки, выполняются средствами Microsoft Word версии не ниже 6.0. Предпочтительным в этом случае является использование средств более поздних версий, например, Office 97, Office 2000 или специального пакета вычерчивания схем Visio Drawinq, совместимого Microsoft Word. В старших версиях Microsoft Word содержит встроенные средства для рисования – набор основных обозначений, используемых при вычерчивании схем и объединенных в группу Автофигуры / Блок-схемы.

Технология вычерчивания в этом случае достаточно проста. Предварительно страницу документа необходимо расчертить на отдельные поля (клетки). Размер клетки определяет минимальный размер условного графического обозначения (символа). Высота символа может варьироваться в зависимости от объема информации, помещаемой в него. Целесообразно предварительно сформировать библиотеку основных символов, откуда их можно копировать и, если нужно, пропорционально помещаемому в символ тексту изменять его высоту. Все схемы, помещаемые в пояснительную записку должны оформляться в виде рисунков.

Таблицы используются, как правило, для оформления цифрового материала. Таблица располагается не ранее первого упоминания ее в тексте. На все таблицы в тексте записки должны быть даны ссылки. При необходимости к таблице дается поясняющий текст (например, расшифровка обозначений в таблице), который размещается непосредственно сразу за таблицей до основного текста и оформляется шрифтом, отличным от него. Таблицы, как и иллюстрации, нумеруются последовательно арабскими цифрами в пределах всей пояснительной записки (сквозная нумерация), либо нумерация делается в пределах каждого раздела. Номер таблицы размещается в правом верхнем углу над заголовком таблицы после слова “Таблица”. Если в пояснительной записке одна таблица, ее не нумеруют и слово “Таблица” не пишут. Целесообразно таблицы размещать без разрыва непосредственно в тексте. Если размеры таблицы таковы, что она не помещается на одной странице, то делается перенос части таблицы на другую страницу. Над перенесенными частями таблицы пишется слово “Продолжение таблицы”. Если в пояснительной записке несколько таблиц, то после слова “Продолжение” указывают номер таблицы, например: “Продолжение табл. 12”. Последнее «продолжение» таблицы указывается как ”Окончание табл. 12”. В порядке исключения допускается оформление больших таблиц на листах формата А3, как и иллюстраций.

Заголовки граф таблиц должны начинаться с прописных букв, подзаголовки – со строчных, если они составляют одно предложение с заголовком, и с прописных, если они самостоятельные. Делить заголовки таблицы по диагонали не допускается. Графу “№ п.п.” в таблицу включать не следует.

Если повторяющийся в графе таблицы текст состоит из одного слова, его допускается заменять кавычками; если из двух или более слов, то при первом повторении его заменяют словами “То же”, а далее – кавычками. Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводятся, то в ней ставят прочерк. Для удобства оформления таблиц текст в теле таблицы можно набирать шрифтом, отличным от основного, если это улучшает ее читаемость и размеры. В текстовом материале таблицы межстрочные интервалы целесообразно устанавливать минимальными, размер шрифта уменьшить по сравнению с базовым на 1–2 пункта. При многострочном тексте в ячейках таблицы необходимо внимательно следить за переносом слов, так как редактор Microsoft Word не обеспечивает переноса по слогам (!!).

Таблица 15

Перечень элементов

Наименование элемента	Тип	Выполняемая функция

Рис. 1. Пример оформления таблицы

Формулы набираются с помощью встроенных средств Microsoft Word. До и после формул при необходимости можно делать дополнительные отбивки не более 6–9 пт. Пояснение значений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в какой они даны в формуле. Значение каждого символа и числового коэффициента следует давать с новой строки. Первую строку объяснения начинают со слова “где” без двоеточия.

Формулы нумеруются арабскими цифрами в пределах записки. Номер формулы указывается у правой границы листа на уровне формулы в круглых скобках. Рекомендуется либо сквозная нумерация формул, либо в пределах каждого раздела (номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы в разделе, разделенных точкой).

. A + B * C

(2.17)

где A – пояснение, в конце которого ставится точка с запятой;

B –..........;

Рис. 2. Пример набора формулы

С – последнее пояснение заканчивается точкой.

Если формула не помещается на одной строке, то перенос делается либо после знака арифметической операции (лучше сложения-вычитания, так как умножение требует явного обозначения, а деление записывается как двоеточие), либо на знаке равенства. При переносе формулы на другую строку знак операции или равенства повторяется на новой строке.

Ссылки на иллюстрации указываются порядковым номером иллюстрации, на формулы – порядковым номером формулы в скобках, например, “,,, в формуле (17)”. Ссылки на разделы, подразделы, пункты, иллюстрации, таблицы указывают их порядковым номером, например, “... в разд. 4”. Всякая последующая ссылка на иллюстрации и таблицы начинается со слов “см. рис. …“, “см. табл. …“.

Применяемые термины и определения должны быть едиными и соответствовать установленным стандартам или, при их отсутствии, являться общепринятыми в технической литературе. В случае большого числа сокращений, используемых в записке, перед введением приводится список используемых сокращений и терминов.

Оглавление включает наименование всех разделов (глав) и подразделов (параграфов) с указанием номеров страниц, на которых размещается начало материала соответствующего раздела или подраздела. Мелкие пункты и подпункты в оглавление не выносятся. Если после названия раздела сразу следует название подраздела (текст между ними отсутствует), то в оглавлении номер страницы указывается только для подраздела (!).

Список литературы дается с заголовком “ЛИТЕРАТУРА”. Список должен содержать перечень всех источников, использованных при выполнении работы. На эти источники в тексте записки в необходимых местах обязательно должны быть ссылки. Ссылки на источники указываются порядковым номером по списку источников, выделенным либо прямоугольными скобками, либо двумя наклонными чертами.

Оформление библиографии производится по следующим основным правилам.

1. Фамилия и инициалы автора. Если авторов не более трех, то перечисляются все. Если авторов четыре, то все четыре автора указываются после названия книги через косую черту (/), точка после которой не ставится, но инициалы автора каждого должны быть впереди его фамилии. Если авторов более четырех — указываются первые три автора, а далее вместо остальных пишется “и др.”.

2. Название источника приводится без кавычек. Сокращений в названии не допускается. Если есть подзаголовок, он пишется с большой буквы после основного и отделяется двоеточием. После названия ставится точка и тире. Если в названии обязательно указывать редактора, то его приводят в виде — /Под ред. <инициалы и фамилия редактора>. Аналогично указывается в библиографии, если источник переводной — /Пер. с англ. <инициалы и фамилия переводчика>, Под ред. <инициалы и фамилия редактора>. Описание названия книги, создаваемой коллективом авторов, должно начинаться с названия, а не с фамилий. В этом случае фамилии авторов указываются после названия через /<инициалы и фамилии авторов>.

3. Место издания (город, перед которым ставится точка и тире) пишется с большой буквы полностью. Допускаются только сокращения М., Л., СПб. После названия города ставится двоеточие.

4. Название издательства пишется с большой буквы без кавычек. Если в название издательства входит слово "Издательство", его пишут сокращенно "Изд-во" без кавычек, а само название может быть в кавычках (как в оригинале). После издательства ставится запятая.

5. Год издания. Слово “год” не пишется. После года (числа) ставится точка и тире.

6. Следующий элемент – после тире указывается объём источника (книги) в виде числа с буквой “с” (страниц).

7. При ссылке на статьи и журналы указывается: фамилия и инициалы автора. Название статьи. //Название журнала. — Год выпуска.— Номер журнала. — Номера страниц, занимаемые статьей.

8. В случае использования электронных источников информации дополнительно указывается полный электронный адрес, по которому получен доступ к использованной в работе информации.

ЛИТЕРАТУРА

1. Касаткин А.И. Системное программирование. – Минск: Вышэйшая школа, 1993. – 300 с.

2. Бек Л. Введение в системное программирование. – М.: Мир, 1988. – 448 с.

3. Нортон П., Уилтон Р. IBM PC и PS/2. Руководство по программированию. – М.: Радио и связь, 1994. – 335 с.

4. Мутушев Д.М., Филиппов В.Н. Объектно-ориентированные базы данных. // Программирование, 1995. – № 6. – С. 59–76.

5. Морс С.П., Альберт Д.Д. Архитектура микропроцессора 80286 / Пер. с англ. – М.: Радио и связь, 1990. – 304 с.

6. Соболенко Р. Компакт-диски. // Hard’n’Soft. – 1999. – №8. – http://www.hardnsoft.ru

	Рис. 3. Пример оформления списка литературы

Приложения оформляют как продолжение пояснительной записки на следующих его страницах, располагая их в порядке появления ссылок в тексте. Каждое приложение следует начинать с нового листа (страницы) с указанием в правом верхнем углу слова “ПРИЛОЖЕНИЕ”, напечатанного прописными буквами, и иметь содержательный заголовок. Если в отчете более одного приложения, их нумеруют последовательно арабскими цифрами (без знака №), например, ПРИЛОЖЕНИЕ 1, ПРИЛОЖЕНИЕ 2 и т.д. Помещаемая в приложении программная документация оформляется в соответствии с требованиями ЕСПД.