Додаткові обмеження витрат на службові відрядження працівників бюджетних установ

Види, які обмежуються	Відрядження
у межах України	за кордоном
1. Витрати на проживання понад встановлені граничні норми та витрати на перевезення понад 30 кг багажу — з дозволу керівника установи	+	+
2. Витрати на побутові послуги в готелях — не більш як 10 % норм добових витрат за всі дні проживання	+	+
3. Витрати на проїзд відрядженого працівника в м’якому вагоні, у каютах, що оплачуються за 1—4-ю групами тарифних ставок, у каютах 1-ї та 2-ї категорій на судах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та біз­нес-класу — з дозволу керівника	+	+
4. Витрати на службові телефонні переговори — у розмірах, погоджених з керівником	+	+

Порядок видачі та використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструктивними матеріалами про порядок організації, проведення й оплати наукових експедицій науково-дослідними установами НАНУ.

Видатки на наукові експедиції здійснюються через підзвітних осіб авансом відповідно до затвердженого кошторису, масштабів та умов роботи експедиції. Авансові суми видаються начальникам експедицій чи загонів на виплату заробітної плати, оплати проїзду членів експедиції до місця роботи експедиції та назад, добових, квартирних, орендної плати за користування транспортом, технікою, для здійснення земляних робіт, наймання приміщення для тимчасових комор, лабораторій, на придбання паливно-мастильних матеріалів, а також малоцінного інвентарю для потреб експедицій, поштово-телеграфних витрат, на оплату замовлень, виконуванихзатрудовими угодами, та інших витрат.

За фактом витрачання коштів на відрядження як у межах України, так і за кордоном підзвітна особа складає авансовий звіт (табл. 3.16).

Таблиця 3.16

ДПІ в Шевченківському районі м. Луцька

Проведення №

Розписка   Прийнято на перевірку від Іванова П. М. аванс Звіт № 25 від 21 червня 2001 р. на суму Сімнадцять грн.   Документів Один (1)   Підпис

Відділ Бухгалтерія Посада Старший бухгалтер

Від «21» червня 2001 р.

Професія

Дебет

Кредит

Сума

Прізвище, ім’я, по батькові Іванов Петро Михайлович

Рах.

Карт.

Рах.

Карт.

Авансовий звіт № 25 від 21 червня 2001 р.

Призначення авансу На господарські витрати (купівлю паперу)

Залишок поперед­нього авансу

Сума

Доцільність проведених витрат підтверджую «21» червня 2001 р. Підпис

Одержано аванс (від кого й дата)

1. 20.06.2001

Звіт перевірено До затвердження 17 грн 00 коп.

2.

3.

Усього одержано

Бухгалтер «21» червня 2001 р.

Витрачено

Перевитрата

—

Бухгалтер

Залишок

—

Звіт затверджено в сумі, грн. Сімнадцять грн. 00 коп. (словами) «21» червня 2001 р. Підпис

Додаток 1 документів

Залишок внесено в сумі _________________________________

грн за касовим ордером № ________

від 200___ р.

«___» ______________ 200 __ р.

Підпис

Зворотний бік авансового звіту

Дата	Порядковий № документа	Кому, за що та за яким документом виплачено	Сума	Дебет
грн	коп.	Рах.	Карт.
20.06	Чек № 2453674	Магазин «Канцтовари», папір формату А4
Разом

До авансового звіту обов’язково додаються виправдовувальні документи: посвідчення на відрядження, проїзні документи (транспортні квитки, багажні квитанції, страхові документи), документи про наймання житла, чеки, квитанції.

Авансовий звіт подається протягом трьох днів після повернення з відрядження. Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи в термін здавання авансового звіту й повертається до каси у валюті, в якій було видано аванс. Якщо працівник під час відрядження викорис­тав корпоративні пластикові картки міжнародних платіжних систем, то звітувати він повинен не пізніше 10-ти робочих днів, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) — 20-ти робочих днів. Заборгованість працівників установи в разі неповернення у встановлений термін виданого під звіт на службове відрядження авансу в національній валюті України за рішенням керівника установи підлягає утриманню з заробітної плати. В іноземній валюті така заборгованість стягується з працівника в сумі, еквівалентній потрійній сумі, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Національного банку України на день погашення заборгованості.

У бухгалтерії установи здійснюється арифметична перевірка авансових звітів: перевіряється правильність оформлення первинних документів, законність здійснених видатків. Керівник установи зобов’язаний не пізніш як за три робочі дні прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.

Облік розрахунків з підзвітними особами здійснюється на актив­ному рахунку № 362 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом зазначеного рахунка фіксуються суми, видані під звіт, а також суми перевитрат, що їх відшкодовує підзвітна особа, за кредитом — витрати суми авансу й повернені залишки підзвітних сум.

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформлюються такими бухгалтерськими проведеннями:

Видача авансу підзвітній особі:

Дебет субрахунка № 362 Кредит субрахунків № 301, 302

Списання на видатки установи затвердженої суми витрат згідно з поданим авансовим звітом:

Дебет субрахунків № 801, 811 Кредит субрахунка № 362

Повернення невикористаного залишку авансу до каси установи:

Дебет субрахунків № 301, 302 Кредит субрахунка № 362

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в меморіальному ордері № 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами», ф. № 386 (бюджет), за кодами економічної класифікації видатків (табл. 3.17).

Операції за розрахунками з підзвітними особами,щоздійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому ордері за даною формою.

Залишок на кінець місяця за субрахунком № 362 розраховується як загальний, так і окремо за кожною підзвітною особою за кодами економічної класифікації видатків. При цьому він може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Дебетовий залишок вказує на наявність в обліку авансових сум, за якими ще не подано звіти, кредитовий відбиває розмір перевитрат за авансовими звітами порівняно із сумами, отриманими під звіт.

У балансі бюджетних установ дебетове сальдо показується у складі оборотних активів, кредитове — у складі зобов’язань установи.

Схему відображення в обліку розрахунків з відрядженими особами наведено на рис. 3.9.

Рис. 3.9. Схема облікового процесу розрахунків
з підзвітними особами за відрядженнями

Таблиця 3.17