Формирование отчетов

Отчет – это средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В нём можно получить результаты сложных расчетов, логических и статистических сравнений, введённых с помощью Построителя выражений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Отчет можно разработать самостоятельно в режиме Конструктор или создать с помощью мастера. Мастер за несколько шагов выводит диалоговые окна, в которые вводятся необходимые данные, затем отчет создается на основании ответов пользователя. На первом шаге выбирается таблица или запрос, для которого создаётся отчёт и переводятся доступные поля. На втором, если нужно, добавляются уровни группировки. На третьем выбирается

уровень сортировки, через окно клавиши Итоги вводятся формулы для вычисления суммы (Sum), среднего (Avg), минимума (Min) и максимума (Max) значений числовых полей, на 4-м - вид отчёта, на 5-м задаётся стиль,

на 6-м – Имя отчёта. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. При работе с мастером в зависимости от того, какой отчет необходимо создать (т.е. как вы отвечаете на вопросы мастера), Access предлагает различные варианты макетов отчета. Например, если создается простой отчет без группировки данных, то предлагается три варианта макета: в столбец, табличный и выров-

ненный. При этом в небольшом окне представляется вид этих макетов. Если заданы уровни группировки (т.е. по каким признакам надо сгруппировать данные, например по должности), то предлагаются шесть видов макетов – структурный, блок и т.д.

Рисунок 9 Мастер форм, шаги 1, 2, 3 и 4

Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты – для просмотра данных. В формах используются вычисляемые поля с помощью вычислений в полях текущей записи. В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируется на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно сделать и с отчетом. Форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.

2.1 Создание отчётов

Для создания отчета надо в окне базы данных выбрать объект Отчетыи щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно Новый отчет, в котором приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчетов: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет в столбец, Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки (рис. 10).

Рисунок 10 Окно БД Штат и окно выбора вида отчёта

Конструктор позволяет самостоятельно создать отчет, но это непросто даже для опытного пользователя. Мастер отчетов автоматически создаёт отчет на основе выбранных полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ создания отчетов является наиболее удобным как для начинающих, так и для опытных пользователей.Самый простой способ формирования отчетов - создание Автоотчета в столбец и Автоотчета ленточный –: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает мастер отчетов. Мастер диаграмм также может создать отчет в виде диаграммы, а Мастер Почтовые наклейки создаёт отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

Пример 2 Созданиеотчёта с группировкой данных