Задание 2. Создание таблицы Документы МНТ

Создайте таблицу Документы МНТ, которая содержит информацию обо всех внутренних документах предприятия. Создайте в таблице поле, которое будет содержать гиперссылку на документ. Установите по виду документа связь «один – ко – многим» с таблицей Внутренние.

1. В режиме Конструктора таблиц создайте новую таблицу Документы МНТ со структурой, представленной на рис. 3.

Рис. 3. Структура таблицы «Документы МНТ»

Пояснения к структуре:

· Поле Код Регистр Карты («код регистрационной карты») имеет тип данных Счетчик и является ключевым. При занесении в таблицу нового документа, в этом поле автоматически появляется порядковый номер. Таким образом, это поле задает сплошную нумерацию всем внутренним документам в порядке занесения их в таблицу;

· В поле Дата Документа заносится дата создания документа. Поскольку дата документа очень часто совпадает с днем его подписания и занесения в базу данных, удобно в свойствах поля ввести в строку Значение по умолчанию формулу вычисления даты:= Date(), а в строке Формат выбрать «Краткий формат даты». Тогда при заполнении базы данных в этом поле будет автоматически появляться текущая дата. При необходимости ее можно исправить;

· Поле Вид Документа является полем подстановки, связанным с созданной таблицей Внутренние. Создание Столбца подстановок рассматривалось во втором задании лабораторной работы №2;

· В поле Peг. Номер ( «регистрационный номер») предполагается заносить порядковые номера создания и внесения в базу данных отдельных видов документов. Таким образом, значения в этом поле могут повторяться. Например, может быть и приказ по основной деятельности №1 и приказ по личному составу №1;

· В поле Краткое содержание предполагается заносить заголовок документа и ссылку на место его хранения. Тогда при просмотре базы данных вы можете сразу по ссылке открыть и просмотреть нужный документ.

2. Закройте все таблицы.

3. Откройте окно Схема данных, Установите связь «Один- ко- многим» между таблицами Внутренние и Документы МНТ. Введение связи «О дин –ко – многим» означает, что в базе данных может быть много документов одного и того же вида. Эта связь, как правило, создается автоматически при создании столбца подстановок, поэтому вам достаточно просмотреть в окне Схема данных, что связь организована правильно (Рис. 4).

Рис. 4. Схема связи

4. Установите обеспечение целостности данных (см. ЛР№3).