ВА 70 10 Сохранение документации

1. Каждая организация и учреждение должны иметь специальный архив, надежно защищенный от пожара, предотвращающий повреждение документов и доступ к ним посторонних лиц. В архиве должны храниться документы, не требующиеся в текущей работе, предназначенные для временного или постоянного хранения. В архиве не должна храниться текущая документация, которая в течение года постоянно используется в делопроизводстве.

2. Соответствующие церковные организации и учреждения должны следовать инструкциям по хранению документов, которые можно получить в Архиве Генеральной Конференции и использовать с учетом местных нужд или в соответствии с требованиями и постановлениями, принятыми их органами управления или советами.

3. Папки с документами, хранящимися в архиве временно и подлежащими уничтожению, необходимо размещать таким образом, чтобы на каждой из них была ясно и точно указана дата уничтожения документов в соответствии с графиком хранения документации, утвержденным исполнительным комитетом или советом организации.

4. Папки с документами, предназначенными для постоянного хранения, могут храниться - по усмотрению соответствующего руководящего органа - либо в оригинале, либо в уменьшенном виде (микрофильмы и др.). Документы, предназначенные для временного хранения, могут храниться в том же помещении, но их необходимо отделить от документов постоянного хранения и соответствующим образом пометить. (132)