Теоретичні відомості. Під час занесення даних у форму користувачеві іноді потрібно не вводити дані з клавіатури, а вибирати їх з інших таблиць чи навіть запитів

Під час занесення даних у форму користувачеві іноді потрібно не вводити дані з клавіатури, а вибирати їх з інших таблиць чи навіть запитів. Для реалізації такої можливості зручно користуватися таким елементом управління, як вибір даних у полі зі списком чи у списку.

Список може містити фіксований набір значень або значення із заданого поля однієї таблиці. Дозволяє не вводити дані, а вибирати їх із списку.

Поле зі списком використовується так само, як і список, але займає менше місця в формі, оскільки список відкривається тільки після клацання на кнопці, що розкривається. Відмінність між списком і полем зі списком полягає в тому, що із списку можна вибрати лише значення, а в полі зі списком можна вибрати пункт списку чи ввести значення із клавіатури. Цей механізм забезпечує швидкість і точність введення даних.

Форма з використанням поля зі списком зображена на рисунку (рис. 8).

Рис. 8. Зразок форми яка містить поле зі списком.

Для того, щоб створити поле зі списком потрібно скористатися панеллю елементів керування з кнопками (див. Лабораторна робота 2, рис. 5), вибравши кнопку поле зі списком, клацнути на формі у точці вставляння.У вікні Майстра є доступні для вибору дві опції: Запомнить і Сохранить в поле. Якщо вибрати опцію Запомнить, то після вибору певного значення в полі зі списком, при переході на наступний запис це значення автоматично підставлятиметься і для даного запису, тобто для всіх записів можна встановити тільки одне фіксоване значення. Для того, щоб для кожного запису можна було встановити окреме значення, спершу слід створити порожні поля в деякій таблиці, в яких зберігатимуться вибираємі дані. Потім, при створенні поля зі списком, вибираємо опцію Сохранить в поле і вибираємо необхідне поле. Тепер при виборі в полі зі списком певного значення, воно автоматично заноситиметься у відповідне поле і зберігатиметься там.

Якщо потрібно вивести дані із кількох таблиць і редагувати дані більше ніж однієї таблиці, то потрібна буде складна форма. Для цього потрібно створити дві таблиці і встановити між ними зв’язок.

У форму можна вставляти інші форми до трьох рівнів вкладеності. Щоб змінити розмір елемента управління підпорядкованої форми або будь-який елемент управління, в якому виводяться кілька рядків, можна скористатись командою: Формат → Розмір → По розміру даних. Команда: По розміру даних встановить ширину елемента управління, базуючись на ширині підпорядкованої форми. Крім цього, ця команда “зменшує” висоту форми, щоб на екрані виводилось ціле число рядків. Для того, щоб збільшити висоту елемента управління і щоб помістити в нього ще один рядок, потрібно перетягнути нижній край елемента управління вниз, а потім скористатись командою: По розміру даних. Щоб зв’язати головну і підпорядковану форму, потрібно встановити три властивості елемента управління. Якщо для створення незв’язаного елемента управління підпорядкованої форми користуються відповідною кнопкою на панелі елементів, то потрібно в стрічці властивості: Об’єкт – Джерело ввести ім’я форми, яка буде використовуватися як підпорядкована. Якщо перетягнути підпорядковану форму в головну, то Access уже сам встановить цю властивість. В якості значення властивості: Основні поля потрібно ввести ім’я елемента управління головної форми, значення якого означає, що виведе Access в підпорядковану форму. Далі потрібно ввести з клавіатури ім’я зв’язаного поля підпорядкованої форми в якості значення властивості: Підпорядковані поля.

Рис. 9. Зразок складної форми.

Якщо джерелом головної і підпорядкованої форми є таблиця (а не запит) і зв’язок між двома таблицями визначений, Access автоматично призначить значення двох властивостей (Основні поля і Підпорядковані поля), використовуючи зв’язані поля (в тому випадку, якщо перетягували підпідпорядковану форму в головну). Access також встановить зв’язок між головною і підпорядкованою формою (якщо головна форма базується на таблиці, а в підпорядкованій формі є поле з іменем, що співпадає з іменем первинного ключа базової таблиці головної форми).

Головну і підпорядковану форму будемо створювати на прикладі накладної. Така форма буде мати приблизно такий вигляд, який представлений на рисунку 9.

Підпорядковані звіти (форми) створюються двома способами, або шляхом створення підпорядкованого звіту (форми) в існуючому звіті, або шляхом додавання існуючого звіту в інший існуючий звіт. В останньому випадку звіт (форма), що додається, стає підпорядкованим.

Підпорядкована форма як правило використовується для виводу даних із таблиць або запитів, зв’язаних з відношенням “ один до багатьох ”. Наприклад, таблиця “Типи” і таблиця “Товари” зв’язані відношенням “один до багатьох”. Кожний тип товарів складається із декількох товарів.

При включенні в головний звіт підпорядкованої форми або звіту, який містить дані, які відносяться до даних в головному звіті, необхідно встановити зв’язок підпорядкованої форми (звіту) з головним. Зв’язок забезпечує відповідність записів, що виводяться в підпорядкованому звіті (формі), записам в головному звіті.

При створенні підпорядкованого звіту (форми) за допомогою майстра або шляхом “перетягування” з допомогою миші звіту (форми) або таблиці в інший звіт, Microsoft Access автоматично виконає синхронізацію головного і підпорядкованого звіту (форми) в наступних випадках:

· Звіти (форми) базуються на таблицях, між якими встановлені зв’язки в вікні Схема даних. При створенні звіту на основі запиту або запитів синхронізація звіту з підпорядкованим звітом (формою) виконується автоматично, якщо зв’язки встановлені для базових таблиць запиту або запитів. Якщо зв’язки базових таблиць встановлені коректно, Microsoft Access виконає синхронізацію головного і підпорядкованого звітів (форми) автоматично.

· Головний звіт базується на таблиці, яка містить ключове поле, а підпорядкований звіт (або форма) базується на таблиці, яка містить поле з тим же іменем і з таким же або сумісним типом даних. Ця ж умова повинна виконуватись для базових таблиць запитів, якщо звіти (форми) базуються на запитах.

Рис. 10. Звіт з підлеглою формою.

Головний звіт може бути як приєднаним, так і вільним, тобто не базується на таблиці, чи запиті інструкції SQL.

Вільний головний звіт може служити контейнером декількох не зв'язаних між собою звітів або форм, які потрібно об'єднати.

Число підпорядкованих форм у звіті не обмежується. Більш того, головний звіт може містити підпорядковані форми чи звіти двох рівнів вкладеності. Наприклад, у звіті може міститися підпорядкований звіт, що у свою чергу містить підпорядковану форму чи підпорядкований звіт.

Хід роботи

1. Запускаю програму для опрацювання бази даних.

2. Створюю БД з іменем файлу – Білик.

3. Створюю таблицю з необхідними полями і зберігаю під назвою Таблиця1: номер, прізвище, ім’я, інф, мат, літ, фіз, мова.

4. На базі Таблиці1 створюю Форму1 за допомогою майстра (конструктора) форм.

5. Створюю другу таблицю під назвою Таблиця2, яка буде використовуватись, як джерело для поля: номер, прізвище, місто, група, вулиця.

6. Переходжу у режим конструктора для створення поля зі списком у формі. Вигляд → Конструктор.

команду Вигляд → Панель елементів.

7. Доповнюю Таблицю1 полями: Вулиця, Група, Місто.

Створюю поля зі списком для полів Вулиця, Група, Місто.

Для цього натискаю на кнопку Поле зі списком і клацаю на формі у точці вставлення. Після цього виконую ряд дій:

7.1. Вибираю опцію Постановка значень із таблиці чи запита і натискаю Дал і.

7.2. Виділяю Таблицю2 і натискаю Далі.

7.3. Включаю необхідне поле Таблиці2 в список стовпчиків мого поля зі списком і натискаю Далі.

7.4. Встановлюю ширину стовпчика і натискаю Далі.

7.5 Вибираю опцію Сохранить в поле і у випадаючому списку вибираю поле Таблиці1, яке відповідає створюваному полю зі списком. Натискаю Далі.

7.6. Зберігаю значення елемента управління в БД. Для цього потрібно вибрати опцію Зберегти значення в поле і натискаю Далі.

7.7. Вводжу підпис поля і натискаю Готово.

8. Зберігаю дану форму і переходжу у режим форм та використовую поле зі списком.

9. Створюю таблицю з необхідними полями і зберігаю під назвою Продаж: покупець (текстовий), товар (текстовий), кількість (числовий), ціна (числовий), сума (числовий), продавець (текстовий), дата (дата/час).

10. Створюю таблицю з необхідними полями і зберігаю під назвою Виробник: товар (текстовий), підприємство (текстовий), адреса (текстовий), дата виготовлення (дата/час).

11. Створюю таблицю з необхідними полями і зберігаю під назвою Постачання: товар (текстовий), постачальник (текстовий), кількість (числовий), ціна (числовий), сума (числовий).

12. Створюю таблицю з необхідними полями і зберігаю під назвою Ціни: товар (текстовий), ціна закупки (числовий), ціна оптового продажу (числовий), ціна дрібнооптового продажу (числовий).

13. Відкриваю таблицю Продаж і роблю поле номер ключовим.

14. Створюю статичний зв’язок між даними таблицями за допомогою Сервіс → Схема даних (здійснюється методом перетягування поля товар з таблиці Продаж у таблиці Виробник, Постачання, Ціни, потім у вікні, яке з’явилось, створюю даний зв’язок: один до багатьох).

Створюю форму для таблиці Виробник у вигляді таблиці, зберігаю її під назвою Виробник. Для цього вибираю закладку Форми → Створити → Таблицю.

15. Створюю форму для таблиці Постачання у вигляді таблиці, зберігаю її під назвою Постачання.

16. Створюю форму для таблиці Ціни у вигляді таблиці, зберігаю її під назвою Ціни.

17. Створюю форму для таблиці Продаж (див. Лабораторна робота № 2 – “Створення форм за допомогою Майстра форм ”) і зберігаю її з іменем (наприклад, Продаж).

18. Створюю підпорядковану форму.

Для цього Відкриваю форму Продаж і перетягую форми Виробник, Постачання, Ціни в форму Продаж.

19. Вводжу декілька нових записів для перевірки правильності роботи.

20. Створюю таблицю з необхідними полями і зберігаю під назвою Головна: номер (текстовий), дата (дата/час), довіреність (текстовий), через кого (текстовий).

21. Створюю таблицю з необхідними полями і зберігаю під назвою Підпорядкована: номер (текстовий), код (текстовий), кількість (числовий), ціна (числовий), сума (числовий).

22. Відкриваю таблицю Головна і зробіть поле номер ключовим.

Відкриваю в режимі конструктора.

23. Створюю статичний зв’язок між даними таблицями за допомогою Сервіс → Схема даних (здійснюється методом перетягування поля номер з Головної у Підпорядковану, потім у вікні, яке з’явилось, створюю даний зв’язок: один до багатьох).

24. Створюю форму для таблиці Підпорядкована у вигляді таблиці, зберігаю її під назвою Підпорядкована. Для цього вибираю закладку Форми → Створити → Таблицю.

25. Створюю звіт для таблиці Головна (див. Лабораторна робота №4) і зберігаю його під назвою Головний.

26. Створюю підпорядковану форму.

Для цього Відкриваю Головний звіт у режимі конструктора і перетягую мишкою підпорядковану форму в звіт.

27. Закриваю звіт зберігаючи його.

28. Закриваю БД.

29. Закінчую роботу, здаю звіт.