Дайте определение понятия «опись дел». Назовите виды описей. Опишите порядок составления, оформления, согласования и утверждения описи дел структурного подразделения

Опись дел – это информационно-поисковый справочник, содержащий систематизированный перечень ед. хранения и предназначенный для их учета, закрепления систематизации, раскрытия состава и содержания. Опись служит также целям оперативного поиска дел в организации.

Описи дел составляются отдельно на:

Дела постоянного хранения;

Дела по личному составу;

Дела временного (свыше 10 лет хранения);

Дела состоящие из документов, заводимых только в данной организации (научные отчеты по темам, техническую и технологическую документацию).

Самостоятельные описи могут составляться и на некоторые виды ОРД (приказы, постановления, протоколы).

Дела профкома включаются отдельным разделом в НД организации и через год после завершения их делопроизводством также передаются в архв по отдельной описи, подготовленной профкомом. Дела профкома в архиве организации включаются отдельным разделом в годовой раздел сводной описи дел пост. хранения.

В СП описи дел составляются ежегодно по установленной форме под методическим руководством архива. Указанные описи представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве. Например, годовой раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 2008 году, должен быть представлен в архив не позднее 31 декабря 2010 г.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел СП несут руководители этих подразделений.

Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации. Производится просмотр дел, при котором проверяется:

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

правильность оформления и группировки документов, включенных в

дело;

качество подшивки или переплета;

нумерация листов дела;

наличие внутренней описи дела в случаях, оговоренных в нормативно-правовых актах, и правильность ее оформления;

наличие заверительной надписи и правильность ее оформления.

Все обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в СП.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, СП принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиски оказались безрезультатными, то на искомые дела составляется справка о причинах их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.

При составлении описи дел СП необходимо соблюдать следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе НД;

графы описи (порядковый номер, индекс, заголовок, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела) заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

при внесении в годовой раздел описи подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

Пример. Переписка с фирмой "Спектр" о поставке оборудования.

То же с фирмой "Технология".

Графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим СП организации, наличии копий и т.п.

В конце описи на отдельном листе составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК СП (при ее наличии) и утверждается руководителем СП подразделения организации.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух, а при наличии ЭК - в трех экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу ЭК.

После передачи дел в архив описи дел СП хранятся в архиве постоянно или до передачи дел в госархив в деле фонда. Экземпляры, не включенные в дело фонда, хранятся в структурных подразделениях.

Описи, подготовленные СП организации, служат для подготовки сводной описи дел организации, которую составляет зав. архивом. В организациях, где нет должности зав. архивом, составление годовых разделов описей дел осуществляет канцелярия (секретарь) или лицо, назначенного приказом руководителя ответственным за архив.

описательная статья описи дел СП включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела (указывается в описях дел, срок хранения которых свыше 10 лет, в том числе в описях дел по ЛС);

примечание.

Основными требования при составлении описи дел являются:

наличие полного комплекта включенных в опись документов (дел), образовавшихся в деятельности СП;

правильность описания дел;

соблюдение при составлении описи дел принципов систематизации дел;

составление описи в установленные сроки;

правильность оформления описи.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись, количеству заведенных дел по НД СП. При просмотре дела проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов дела; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дел; правильность нумерации листов в деле; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и правильность ее составления; наличие и правильность заверительной надписи дела; оформление обложки дела. Нарушения установленных правил формирования и оформления дел в СП должны быть устранены.

В опись включается весь комплекс дел на определенный вид документов, образовавшихся в процессе деятельности СП, то есть не только дела, заведенные в соответствии с НД, но и дела, поступившие из других СП или организаций и не предусмотренные НД. В описи включаются незавершенные делопроизводством (переходящие) дела, о чем в графе «Примечание» последующих разделов описей до их закрытия делаяется отметка: «Документы по данному году см. также в разделе за __________ год №________».

В описи дел пост. хранения могут включаться дела временного срока хранения, имеющие отметку ЭПК, например: «5 лет ЭПК»; «10 лет ЭПК». Как правило, это дела, вопрос об отнесении которых к постоянному или временному сроку хранения не был решен при проведении ЭЦ в СП.

Отдельные дела, необходимые работникам СП в работе на протяжении длительного периода времени и оставленные на хранение в СП, подлежат обязательному включению в годовые разделы описи дел. После их описания в архиве в годовом разделе сводной описи дел архивом организации оформляется акт передачи этих дел во временное пользование СП, хранящему их.

Если обнаружено, что в СП отсутствуют дела, числящиеся по НД, принимаются меры по их розыску. Найденные дела затем включаются в опись. На дела, не обнаруженные в процессе розыска, факт уничтожения которых установлен, в СП составляется справка о причинах отсутствия этих дел. Справка подписывается руководителем СП и передается вместе с описью этого СП в архив организации.

При составлении описи дел СП соблюдаются следующие правила.

Аннотация документов или повторные указания заголовков дел (отсылочные заголовки) порядковых номеров не имеют.

Нумерация дел в описи производится в валовом порядке. Ошибочное повторение номеров дел устраняется путем проставления буквенных обозначений к повторному номеру дела (литерные номера). Для удобства заполнения первой графы описи целесообразно, чтобы количество дел, внесенных в нее, не превышало четырехзначного числа. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером.

Во вторую графу описи выносятся индексы дел по НД (01-04, 02-08, 03-05).

В том случае, если дело сформировано из нескольких дел, указываются индексы этих дел. При этом следует учитывать, что при внесении в опись в опись дел по ЛС уволенных работников их индексами (графа 2 описи) будут являться порядковые номера, присвоенные им по книге учета личных дел.

		Личные дал уволенных работников
		Андреев Иван Григорьевич	13.011995 30.12.2005		75 л. п. 216.2
		Денивос Петр Сергеевич	10.02.1995 11.05.2005		75 л. п. 216.2
		Харитонов Павел Васильевич	06.01.1995 04.05.2005		75 л. п. 216.2

В третьей графе описи указывается заголовок дела, аннотации документов, обозначение годового раздела описи (если опись СП составляется по хронологическому принципу, то есть за 2-3 года одновременно).

Заголовок дела, включаемого в опись, должен полностью совпадать с заголовком на обложке дела.

При последовательном внесении в опись дел с однородным содержанием и однотипными заголовками полностью выносятся только заголовок первого дела. Последующие заголовки обозначаются словами «То же» с вынесением в заголовок всех различий (дата, номера документов, количество листов в деле, буквы алфавита) и номера тома (части) дела. Номер тома (части) дела обозначается арабскими цифрами.

	01-03	Приказы №№ 1-60 директора предприятия по ОД. Т.1	02.01.2001 02.06.2001
	01-03	То же с № 61по № 150 т.2	03.06.2001 31.12.2001

В описи дел по ЛС, подготовленной кадровой службой, соблдается аналогичное правило.

	03-08	Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «О». Т. 1»			75 л. п. 216.2
	03-08	То же с буквы «П» по букву «Я». Т.2			75 л п.216.2

Следует иметь в виду, что на каждом новом листе описи заголовок дела вновь воспроизводится полностью. Систематизация дел в описи определяется видом документов, включаемых в нее. При составлении описи дел СП систематизация дел устанавливается архивом организации. Расположение наименований дел в третьей графе описи дел постоянного срока хранения аналогично расположению их в НД СП. Вначале указываются дела с организационными документами, затем дела с распорядительными документами вышестоящей организации и дела с распорядительными документами руководителя данной организации. После этих дел помещаются протоколы, планы, отчеты, договоры, докладные записки, переписка.

В описи дел по ЛС, составляемой кадровой службой, дела составляются также в определенной последовательности, что облегчает их поиск. Все дела располагаются по делам их составления. Если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в котором они были закончены, т.е. к году увольнения.

Примерная схема расположения дел в описи по ЛС:

Приказы по ЛС (прием, перемещение, увольнение);

Личные карточки работников;

Личные дела уволенных работников №

Список (штатно-списочный состав) работников;

Невостребованные трудовые книжки и другие личные документы работников.

В годовом разделе описи дел по ЛС личные дела и личные карточки, невостребованные личные документы систематизируются по алфавиту.

В организациях, где за год образуется небольшое количество дел по ЛС, могут составляться не годовые разделы описи кадровой службы, а разделы описи по ЛС, включающие дела за 2-3 года

На отдельные категории дел по ЛС (личные дела уволенных работников, личные карточки уволенных работников) допускается составлять отдельные описи дел (приложение 5.) Даты документов и кол-во листов в деле полностью переносятся с обложки дела и указываются, соответственно, в четвертой и пятой графах описи.

В описи дел пост. срока хранения графа «Примечание» заполняется с целью пояснения заголовка к делу, при изменении учетных сведений («выбыло», «передано»), при обозначении исковых данных аннотаций на документы или дела («См. д. №», «Утв. Приказом № ___от ______») и в др. случаях.

Кроме того, в данной графе делаются необходимые отметки о физическом состоянии дела или отдельных документов в нем, о передаче дел СП, о наличии копий.

В описях дел временного (свыше 10 лет срока) и по ЛС в графу: переносятся срок хранения и номер ст. По перечню, указанные в НД. В этих описях графа «Примечание» числится по номером 7.

При заполнении графы 6 (Срок хранения и ст. По перечню) используются два перечня типовых документов с указание сроков хранения. Это Перечень типовых документов органов госвласти и управления, учреждений, организаций и предприятий РБ по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению госимуществом, приватизации, внешенэкономическим связям с указанием срока хранения и Перечень типовых документов органов госвласти и управления, организаций РБ по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, соцзащите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения.

При определении сроков хранения документов руководствуются и так называемыми ведомственными перечнями. В ведомственных перечнях дан более полный список видов документов применительно к деятельности организаций тех или иных отраслевых систем.

После завершения составления описи дел СП она соотвествующим образом оформляется.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись. В итоговой записи цифрами и прописью указываются кол-во дел, внесенных в опись, первый и последний номер каждого дела по описи, а также литерные и пропущенные номера (если они имеются в деле).

Вслед за итоговой записью указываются должность и фамилия составлителя описи, проставляется его подпись и дата.

В данную опись внесено 10 (десять) дел с № 1 по № 10, в том числе и литерные номера: 8^а

пропущенные: 4

Зав. канцелярией подпись В.В.Андреева

00.00.0000

Затем опись СП согласовывается с руководителем СДОУ. Если, помимо экспертной комиссии организации, есть экспертная комиссия, созданная непосредственно в СП, опись согласовывается с экспертной комиссией этого СП. Утверждается опись дел руководителем СП. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу описи.

Кол-во составляемых экз. описи зависит от наличия экспертной комиссии в СП. Если такая имеется, то опись составляется в 3-х экз. 1-й – хранится в СП, 2-й – вместе с делами передается в архив организации, 3-й – прилагается к протоколам заседания экспертной комиссии, на которм опись дела былв рассмотрена.

При отсутствии экспертной комиссии в СП опись составляется в 2-х экз.:

1-й – передается вместе с делами в архив,

2-й – остается в качестве контрольного в СП.

На обложках дел, внесенных в опись дел СП по согласованию с архивом организации, производится временная шифровка дел. При шифровке дел их номера по описи проставляюстся в нижнем левом и правом верхнем углу обложки дела мягким черным карандашом. Эти шифры являются временными, так как после включения дел в годовые разделы сводной описи дел организцаии на них проставляются номера по этой сводной описи дел (архивный шифр дела).

Описи дел СП подразделений хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел организации пост, врем. (свыше 10 лет) и по ЛС с ЭПК, ЭМК госархива. Этот порядок установлен для госорганизаций, передающих документы на хранение в госархивы, и для негосударственных организаций, заключающих договор с госархивами.

Описям СП присваиваются номера по реестру описей, который вдется в архиве организации. Номер описи дел СП состоит из цифрового обозначения СП по НД и указания года составления описи: 01-2001; 02-2001; 03-2001.

Следует обратить внимание на особенности присвоения номеров описям дел временного (свыше 10 лет) хранения и по ЛС: в номера добавляется начальная буква наименования категории документов, включаемых в опись. Так, к описи дел временного (свыше 10 лет) добавляется буквенное обозначение «В», а к описи дел по ЛС – буквенное обозначение «л/с»: 02-л/с-2005, 01В-2005.

Передача дел СП в архив организации осуществляется по описи в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организации.

Описи, подготовленные СП, служат основой для подготовки годового раздела сводных описей дел пост., временного хранения и по ЛС, которую составляет архив организации (лицо, ответственное за архив).

Приложение