Простейшие базы данных

Простейшие базы можно создавать, не прибегая к специальным программным средствам. Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна иметь структуру (поля) и быть форматирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось. Простейшие базы можно создавать даже в текстовом редакторе Блокнот, то есть обычный текстовый файл при определенном форматировании тоже может считаться базой данных. Это приложение включается в комплект программ Оffice, начиная с самой первой версии, и на протяжении столь длительной эволюции претерпело серьезные изменения. Следуя нашей традиции, сравним рабочие экраны версий Мicrosoft Office Access 2003 и Мicrosoft Office Access 2007 (рис.1. и 2. соответственно).

Быстрый старт

В версии Мicrosoft Office Access 2007 появилась новая страница Быстрый старт, обес­печивающая быстрое создание приложений. Здесь вы можете найти профессиональные шаблоны баз данных, выбор которых позволит вам за "два щелчка мышью" создать базу данных. В частности, вы можете создать собственную базу данных либо воспользоваться одной из существующих. В данном случае идет речь о реляционной базе данных, сформированной на основе таблиц с данными, между которыми устанавливают­ся связи.

Рис. 1. Рабочий экран Мicrosoft Office Access 2003.

Рис. 2. Рабочий экран Мicrosoft Office Access 2007.

Если до сих пор вы имели дело с программами, используемыми для создания и обработки текста, электронных таблиц и презентаций, т.е. традиционными "офисны­ми" приложениями, то теперь мы научимся работать с программой, которая позволит формировать приложения, которые прежде могли создавать только профессиональные программисты. Конечно, возможности СУБД Access уступают возможностям такого ин­струмента профессионального разработчика баз данных, как Огасlе, но все же их вполне достаточно для создания "офисных" баз данных.

Благодаря подобным базам вы получите возможность накапливать и систематизиро­вать самую различную информацию, искать и сортировать объекты в соответствии с вы­бранными (либо заранее заданными) критериями, создавать формы для ввода данных, а также генерировать на основании имеющихся записей изысканно оформленные отчеты.

Любая база данных представляет собой набор структур, предназначенных для хране­ния больших объемов информации, а также совокупность программных модулей, осуще­ствляющих управление данными. Под управлением данными подразумевается выборка, сортировка, вывод, а также иные подобные действия.

Информация, закодированная в базе данных, фактически находится в составе одной таблицы либо целого набора подобных объектов. Таблицы представляют собой набор последовательно расположенных записей одного типа — строки таблицы. Пользователи вольны распоряжаться строками таблицы по своему усмотрению — могут добавлять, удалять или изменять их. Структура записи представляет собой совокупность именован­ных полей (ячеек), которые могут включать произвольную информацию. Так, вы можете закодировать в таблице базы данных такие простейшие сведения, как ваш табельный но­мер, в соответствии с которым начисляется зарплата в бухгалтерии, а можете хранить та­кие сложные структуры данных, как иллюстрированное описание процесса изготовления атомной бомбы. Учитывая, что последняя информация считается особо секретной, вы можете скрыть ее от взора чрезмерно любопытных пользователей, получая к ней эксклю­зивный доступ на правах администратора базы данных. Если в состав различных записей входят поля, имеющие один и тот же тип, они формируют столбец таблицы.

Записи, относящиеся к одной таблице, как правило, включают связи с данными иной таблицы. Так, например, таблица, включающая штатное расписание сотрудников, может быть связана с таблицей, содержащей сведения о штатных окладах и начисленных пре­миях. При этом мы имеем дело с таким понятием, как связь в базе данных.

Существует целый набор структур баз данных, с помощью которых обрабатываются сведения, находящиеся в таблицах. Так, например, используя формы, вы сумеете осуще­ствлять форматированный ввод визуальной информации. Используя заранее созданные запросы, проводится выборка данных, отвечающих заранее определенным условиям.

Отчеты предназначены для вывода (на экран либо принтер) отформатированного пе­речня записей, включающего заголовки на различных уровнях.

Схема базы данных — это структура связей между полями и таблицами.

ЭЛЕМЕНТЫ БД. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ.

Таблицы – основные объекты база данных. В них хранятся данные.

Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных. С помощью запросов данные упорядычивают, фильтруют, изменяют, объединяют, т.е. обрабатывают.

Формы – это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Отчеты – это формы «наоборот». С их помощью данные выдаются приемлемом для пользователя виде.

Макросы – это самые простые средства автоматизации выполнения повторяющиихся операций.

Модули – это программные процедуры, описанные на языке Visual Basic for Application.

БД Access, как и большинство других баз данных, имеют табличную структуру. Это позволяет присвоить каждой записи своё – образный адрес, который будет определяться пересечением строк и столбцов. Напомним: в базах данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру баз данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Поля – это основные элементы структуры баз данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносит в поле, а какие – нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле, например, совершать математические операции. Поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.

Основным свойством любого поля является его длина. Длина поля выражается в символах или, что то же самое, в знаках. От длины поля зависит, сколько информации в нем может поместиться. Подпись – это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Ее не надо путать с именем поля, хотя если подпись не задана, то в заголовке отображается имя поля. Разным полям, например, можно задать одинаковые подписи. Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.

Основное свойство текстового поля – размер (максимальный размер – 255 символов).