FINE POINT. Структура выставочного справочника

Структура выставочного справочника

В справочник для экспонентов и посетителей выставки можно включить информацию и контактные телефоны следующих аутсорсинговых структур:

• общая информация для участников;

• строительство и дизайн выставочных стендов;

• дополнительное оборудование;

• подключение электроэнергии, телефона, другие технические услуги;

• охрана и уборка павильона;

• страхование;

• транспортировка грузов;

• таможенные услуги;

• услуги флориста;

• размещение в гостинице;

• трансфер;

• экскурсионное обслуживание;

• вызов такси;

• обменный пункт/банк;

• химчистка;

• парикмахерская;

• почта, телеграф;

• врач выставки;

• аптека;

• общественный транспорт;

• транспорт выставки;

• скорая помощь;

• пожарная служба и др.

Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва

При отсутствии той или иной услуги непосредственно в павильоне можно дать координаты ближайшего учреждения (обменный пункт, химчистка, парикмахерская, телеграф) — главное, чтобы посетитель или экспонент имел достоверную информацию.

Информационную прозрачность для посетителей и экспонентов обеспечивают также экспозиционные планы с указанием номеров стендов и инфраструктуры выставки. Обычно такие планы включаются в общий путеводитель по выставке. Целесообразно указать на плане офис дирекции, бухгалтерии, информационный центр, пресс-центр, бизнес-центр, конференц-залы, рестораны/кафе, гардероб, парковки, туалеты, медпункт, склад, сувенирные киоски и т. д.

Для обеспечения ряда услуг на площадке целесообразно создание представительских офисов сервис-компаний. Это касается тех услуг, где необходимо непосредственное общение с клиентами: строительство и дизайн стендов, экспедиция, услуги флориста, туристическое обслуживание (размещение в гостиницах, трансфер, организация экскурсий), юридические консультации, медпункт, фотоуслуги.

Важнейшие для жизнеобеспечения выставки услуги оказывает бизнес-центр выставки: ксерокопирование, телефонная и факсимильная связь, ламинирование, доступ в Интернет, работа на PC, вывод файлов на печать, передача сообщений, аренда аудиовизуальной аппаратуры.

В информационном центре выставки посетитель должен иметь возможность получить следующие услуги и консультации:

• информация обо всех видах услуг для экспонентов и посетителей;

• поиск компаний по товарным группам и по алфавитному списку;

• консультации по мероприятиям деловой программы;

• продажа каталогов, рекламной и сувенирной продукции выставки.