Порядок выполнения. Задание 1.Создайте файл новой базы данных

Задание 1. Создайте файл новой базы данных.

Запустите Microsoft Access. В открывшемся окне нажмите на значке – Новая База Данных. Введите имя файла – «Библиотека». По умолчанию база данных создается в папке Мои документы (My Documents), для изменения пути необходимо кликнуть на иконке слева от поля Имя файла.

Задание.2. Создайте таблицу при помощи шаблонов таблиц.

2.1. Перейдите на закладку Создание. Нажмите Шаблоны таблиц, выберите Контакты. В результате получили таблицу с готовыми именами столбцов, при необходимости можно добавить свои столбцы (двойной клик левой клавишей мыши на последнем столбце Добавить поле и ввести имя нового столбца), или удалить лишние столбцы.

2.2. Заполните таблицу данных записями, как показано на рисунке 4.1 и сохраните под именем «Контакты».

Рис. 4.1. Таблица данных Контакты

Задание.3. Создайте таблицу с помощью конструктора таблиц.

3.1. Кликнем на закладку Таблица. Переходим в режим конструктора, на предложение сохранить таблицу вводим имя «Книги».

3.2. В открывшемся окне конструктора таблиц добавьте поля и назначьте им тип данных, как показано на рисунке 4.2.

Рис.4.2. Заполнение полей таблицы

3.3. Заполните таблицу данных записями, как показано на рисунке 4.3 и сохраните под именем «Книги».

Рис.4.3. Таблица данных Книги

3.4. Создайте аналогично таблицу «Записи». Имена полей и типы данных показаны на рисунке 4.4.

Рис.4.4. Заполнение полей таблицы Записи

3.5. В режим таблицы и заполните ее записями по примеру на рисунке 4.5.

Рис. 4.5. Таблица данных Записи

Задание.4. Создайте связь таблиц.

4.1. Перейдите на закладку Работа с базами данных и нажмите на кнопку Схема данных. В открывшемся окне последовательно добавьте все три таблицы. Создаем связь – Помещаем указатель на пункт «Код» из таблицы «Книги», нажимаем левую клавишу мыши и, не отпуская ее, перетаскиваем в пункт «Код книги» из таблицы «Записи». В появившемся окне ставим флажок Обеспечение целостности данных. Этот режим не позволит Access оставлять в таблице «Записи» записи, для которых нельзя подобрать запись таблицы «Книги» с подходящим значением поля «Код».

Установка флажка Каскадное удаление связанных записей приведет к тому, что при удалении записи таблицы «Книги» будут удалены все соответствующие записи таблицы «Записи». Если указанный флажок сброшен, удаление тех записей таблицы «Книги», на которые ссылается хотя бы одна запись таблицы «Записи», запрещено.

Установка флажка Каскадное обновление связанных полей приведет к тому, что при обновлении поля «Код» таблицы «Книги» будут автоматически обновляться одноименные поля в соответствующих записях таблицы «Записи». Нажимаем кнопку Создать. Аналогично связываем оставшиеся таблицы.

Задание.5. Создайте список подстановки.

При заполнении таблицы «Записи» новыми данными использование для этого id-кода очень неудобно, для облегчения заполнения таблицы в Access есть список подстановки.

5.1. Откроем таблицу «Записи» в режиме конструктора.

Для имени поля «Код книги» в поле Тип данных выбираем пункт – Мастер подстановок, установив – Объект Столбец подстановки будет использовать значения из таблицы. В отрывшемся окне Создание подстановки оставляем переключатель как показано на рисунке 4.6. Мастер подстановки и нажимаем Далее >.

Рис.4.6. Мастер подстановок

5.2. Выбираем таблицу «Книги», добавляем поля «Название» и «Автор». Можно выполнить сортировку записей по возрастанию или по убыванию, выбрав название поля из списка, нажимаем Далее >. Для создания подстановки нажимаем Готово. Теперь в таблице «Записи» вместо кода книги будет отображаться название книги и ее автор. Теперь аналогично проделайте со столбцом «код контакта», добавив из таблицы «Контакты» поля имя и фамилия. А для добавления новой записи будет появляться список книг или контактов.