Общего отдела (секретариата, отдела кадров)

Секретариат и отдел кадров в учебной фирме могут функционировать раздельно или объединяться в общий отдел. Это зависит от количества учащихся, одновременно работающих в учебной фирме. Опыт работы учебных фирм показал, что отдел кадров очень загружен работой в период оформления сотрудников на работу. Текущей работы в отделе кадров мало. В секретариате постоянно есть текущая работа, но она не очень трудоемка, поэтому целесообразно объединить эти два отдела (функции выполняет офис-менеджер).

Ниже приводятся отдельно основные обязанности секретаря и менеджера по кадрам.

Секретарь учебной фирмы:

• принимает документы, предназначенные на подпись руководителя фирмы;

• ведет протоколы собраний, совещаний;

• подготавливает приказы по основной деятельности;

• сортирует документы по срочности и контролирует их своевременное исполнение;

• по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

• ведет прием и регистрацию входящей документации, отправку и учет всей и исходящей документации (посредством телефона, факса, Интернета, почты);

• использует оргтехнику для копирования документов;

• получает входящую почту, регистрирует ее и передает на рассмотрение руководителю;

• обеспечивает текущее хранение документов: ежедневно распределяет документы по делам и обеспечивает их хранение.

• обеспечивает проведение собраний и совещаний;

• организует прием посетителей.

Менеджер по кадрам в своей деятельности руководствуется: Трудовым кодексом РФ, приказами, указаниями и распоряжениями руководителя фирмы, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими.

Менеджер по кадрам:

• ведет прием и оформление сотрудников на работу;

• осуществляет оформление переводов работников с одной должности на другую внутри фирмы в рамках проводимой ротации кадров, увольнение и командирование;

• составляет проекты кадровых приказов (формы см. приложение)

• составляет необходимые организационно-правовые документы;

• ведет табель учета рабочего времени сотрудников фирмы (форму см. приложение);

• делает записи в трудовых книжках и формирует личные дела сотрудников фирмы (форму см.приложение).

Подбор и прием сотрудников.

После регистрации фирмы необходимо провести подбор и прием сотрудников на работу в учебную фирму. Это предполагает прохождение следующих процедур:

• Учредители заключают контракт с директором учебной фирмы на основании протокола собрания учредителей

• Директор издает приказ о назначении главного бухгалтера фирмы

• Директор утверждает Положение о персонале фирмы, должностные инструкции (формы см.приложение).

• Директор утверждает штатное расписание

• Соискатели на должности работников учебной фирмы оформляют резюме.

• Директор и менеджер по персоналу проводят собеседование с соискателями.

• По итогам собеседования соискатели пишут заявление о приеме на работу на предложенную должность.

• На основании заявлений составляют приказ о приеме на работу.

• С каждым сотрудником заключают трудовой договор (контракт).

• Формируют личные дела сотрудников, в которые рекомендуется включать следующие документы:

- заявление о приеме на работу (Пример 4.2.2)

- личная карточка(приложение);

- трудовой договор (контракт), (типовой договор см.приложение);

- выписка из приказа о приеме на работу;

- копии документов об образовании.

Основная ответственность по набору персонала и работе с ним лежит на директоре учебной фирмы. Но часть функций он может передать менеджерупо персоналу, который помогает интервьюировать будущих сотрудников, оформляет кадровую документацию, формирует личные дела, проводит работу по формированию дружеских корпоративных отношений.

В целях информирования и привлечения деловых партнеров необходимо составить информационное письмо (Пример 4.2.3),

Пример 4.2.1. Приказ об утверждении штатного расписания(к директору?)