Документальное оформление и первичный учет в системе бухгалтерского учета, анализа и аудита

БУХУЧЕТ. Первичные данные о хозяйственной деятельности являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее – необходимая информация для лиц, принимающих решение.

Документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющим юридический факт совершения хозяйственной операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям: 1. своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах, 2. простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки, 3. рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

Несвоевременное оформление или неоформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией.

Все хозяйственные операции должны производиться с оформления первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документы бухгалтерского учета классифицируются по разным признакам: 1. По назначению – организационно-распорядительные – содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хоз.операции (приказы, распоряжения, указания, доверенности); - оправдательные (исполнительные) составляются в момент совершения хоз.операции, отражая её исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации (накладные, требования, ПКО, акты); - комбинированные, сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (платежная ведомость, РКО); - документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений, играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы (справки, расчет амортизации ОС). 2. По содержанию хозяйственных операций – материальные, отражают движение товарно-материальных ценностей (акт приемке-передачи); - расчетные, оформляются для расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам (счет-фактура); - денежные, для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами (ПП). 3. По степени обобщения учетной информации – первичные, составляются в момент совершения операций, отражая ее исполнение (накладные, акты); - сводные, для обобщения учетной информации из первичных документов (отчет кассира, товарный отчет). 4. По способу охвата операций – разовые, для отражения одной или нескольких однородных хоз.операций, совершаемых одновременно; - накопительные, для регистрации и накопления однородных хоз.операций, совершаемых в разное время. 5. По числу учитываемых позиций – однострочные, содержат одну учетную позицию; - многострочные, содержат две или более учетных позиций. 6. По месту составления – внутренние, оформление внутренних документов (ПКО); - внешние, поступают от других организаций (ПП). 7. По способу заполнения – вручную; - автоматизировано. 8. По основанию носителя – бумажный; машинный.

АНАЛИЗ. При анализе используются экономические данные, техническая и технологическая информация. Все источники данных для анализа делятся на нормативно-плановые, учетные и внеучетные. К нормативно-плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания. Источники информации учетного характера – это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация. Данные бухгалтерского учета и отчетности (первичные, сводные учетные регистры) обеспечивают принятие необходимых корректирующих мер, направленных на достижение лучших результатов хозяйствования. Данные статистического учета и отчетности используются для углубленного изучения тенденций основных показателей и фактов, формирующих их уровень. Оперативный учет и отчетность способствует более оперативному обеспечению анализа необходимыми данными, создают условия для повышения эффективности аналитических исследований. Учетным документом является и экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Значительная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяет провести многочисленные исследования динамики, выявить тенденции и закономерности развития экономики предприятия. Внеучетные источники информации – это документы, регулирующие хозяйственную деятельность, а также данные, характеризующие изменение внешней среды функционирования предприятия. К ним относятся: 1. Официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие (законы государства, указы президента, постановления, приказы). 2. Хозяйственно-правовые документы – договоры, соглашения. 3. Научно-техническая информация – публикации, отчеты. 4. Техническая и технологическая документация. 5. Сведения о состоянии рынка - объемы рынков, ставки рефинансирования, курсы валют.

АУДИТ. Федеральный аудиторский стандарт «Документирование стандарта» устанавливает единые требования к составлению документации в процессе аудита. Документация – это рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи м проведением аудита. Рабочие документы могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде. Аудитор должен составлять рабочие документы в достаточно полной и подробной форме, необходимой для обеспечения общего понимания аудита. Форма и содержание рабочих документов определяется такими фактами, как: 1. характер аудиторского задания, 2. требования, предъявляемые к аудиторскому заключению, 3. характер и сложность деятельности аудируемого лица, 4. конкретные методы и приемы, применяемые в процессе проведения аудита. К документам относятся:

1. Общий план аудита, с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита (основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур) – перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета;
2. Аудиторская программа, определяющая объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур (составляется в виде программы тестов средств контроля, либо в виде программы аудиторских процедур по существу) – перечень действий аудитора для детальных конкретных проверок.

Система счетов в бухгалтерском учете (их классификация, типовой и рабочий планы счетов).

Для управления, планирования, оперативного руководства, анализа и контроля, а также для выявления резервов повышения эффективности производства требуется самая разнообразная информация. Система счетов — это способ экономической группировки, текущего отражения и оперативного контроля за активами организации и хозяйственными операциями. Каждый счет предназначен для отражения конкретных объектов бухгалтерского учета. На счетах на основании первичных документов накапливаются и систематизируются текущие данные только по однородным хозяйственным операциям. Классификация счетов должна представлять собой взаимосвязанную систему, отражающую перечень хозяйственных фактов и процессов, формы функционирования средств и хозяйственных операций, источников формирования средств и результатов деятельности предприятий. Классификация счетов производится по признакам, наиболее существенными из которых являются: - отношение счетов к бухгалтерскому балансу; -степень детализации, получаемых показателей; -назначение и структура счетов; -экономическое содержание счетов. Существенным признаком группировки бухгалтерских счетов по отношению к балансу является их дебетовая или кредитовая сторона, где отражаются остатки, формирующие актив или пассив баланса. К таким счетам относятся счета, на которых объектами учета выступают активы, собственный капитал и обязательства перед кредиторами. По степени детализации, получаемых на счетах показателей различают счета синтетического и аналитического учета.

Классификация счетов по экономическому содержанию. Принцип классификации счетов по экономическому содержанию показывает, какой экономический объект учета должен быть отражен на счете.

По экономическому содержанию выделяются три группы счетов: I. Счета учета хозяйственных средств – предназначена для учета состава и движения хозяйственных средств, из которых можно выделить четыре подгруппы: -счета для учета средств труда - 01; -счета для учета предметов труда – 10,11 «Животн.на выращ.и откорме»; -счета денежных средств – 50,51,52; -счета средств в расчетах – 62,71,76. II. Счета хозяйственных процессов, предназначены для наблюдения за движением средств в хозяйственных процессах (снабжение, производство, реализация). Для учета указанных объектов ведутся такие счета, как: 20 «Осн.произв»,23 «Вспомогат.произв»,29 «Обслуживающ.произв.и хоз-ва»,26 «Общехоз-ные расходы». Процесс реализации продукции отражается на счетах 90 «Продажи»; 91 «Прочие доходы и расходы» и др. III. Счета источников образования средств, объединяемые в третью группу, делятся на две подгруппы, в зависимости от характера объектов учета: - счета источников собственных средств - уставный, резервный и добавочный капитал, нераспределенная прибыль и целевое финансирование;-счета источников привлеченных средств - используется для учета источников привлеченных (заемных) средств. Счета 60, 68,70 и др.

Классификация счетов по назначению и структуре. Все счета в зависимости от назначения и структуры делятся на: I. Основные счета предназначены для учета и контроля за наличием и движением средств и их источников. Основные счета могут быть активными, пассивными и активно-пассивными. Основные активные счета принято называть инвентарными (материальные счета), так как они предназначены для учета средств труда, предметов труда, денежных ресурсов. К инвентарным счетам относятся:01,04,10,41,50,51 и др. Основные пассивные счета принято называть фондовыми счетами. Они используются для наблюдения и контроля за состоянием и изменением источников формирования собственных средств предприятия. К фондовым счетам относятся:80,82,83,84. К основным счетам относятся счета расчетов. Счета расчетов предназначены для обобщения информации о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами предприятия. Используются счета:76,19,45,66,67,68,69,70,60,62,75,76 и др.

II. Регулирующие счета применяются для характеристики объектов учета, корректирования (уточнения) оценки средств, показанных на основных счетах. Они подразделяются на дополнительные, контрарные и контрарно-дополнительные. Дополнительными называются счета увеличивающие (дополняющие) оценку средств, указанную на регулируемом счете. Контрарными называются счета уменьшающие оценку средств, указанную на регулируемом счете. К регулирующим счетам относятся:02,05,42 и др. III. Операционные счета – группа счетов бухгалтерского учета, объединяющая распределительные, калькуляционные и сопоставляющие счета. Распределительные счета предназначены для отражения хозяйственных процессов путем предварительного учета затрат и контроля за их распределением между объектами калькуляции или отчетными периодами, с целью правильного определения себестоимости работ. Собирательно-распределительные счета используются в учете для отражения затрат в отчетном периоде по определенному хозяйственному процессу. К этим счетам относятся: 25,26,28. Бюджетно-распределительные счета используются для учета доходов и расходов, которые сделаны за счет будущих отчетных периодов с целью их распределения между бюджетами соответствующих периодов и включения их в показатели хозяйственной деятельности того периода, к которому они относятся (независимо от времени их возникновения). В эту группу входят такие счета как: 96,97,98. Калькуляционные счета предназначены для учета фактических затрат и определения себестоимости произведенной продукции и выполненных работ. К этим счетам относятся: 08,20,23,28,44. IV. Финансово-результатные (сопоставляющие)счета служат для определения результатов производственно-хозяйственной деятельности. К сопоставляющим счетам относится счет 90 «Продажи» предназначенный для обобщения информации о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности организации, а также для определения финансового результата по ним.

Все рассмотренные счета независимо от их принадлежности к той или иной группе, имея остатки (наличие средств или источников), показываются в балансе и поэтому называются балансовыми счетами.

К забалансовым относятся счета, предназначенные для обобщения информации: -о наличии и движении ценностей, не принадлежащих предприятию, но временно находящихся в его пользовании (арендованных основных средств, материальных ценностей, находящихся на ответственном хранении, в переработке и т.п.); -условных прав и обязательств; -для контроля за отдельными хозяйственными операциями.

План счетов бухгалтерского учета. Система счетов бухгалтерского учета способна обеспечить любой информацией, необходимой для целей планирования, нормирования, управления и контроля за выполнением заданий, но для единообразия содержания экономической информации о хозяйственных средствах, источниках, хозяйственных процессах, а также для правильного и четкого построения и организации бухгалтерского учета необходим четкий перечень и конкретная характеристика каждого счета. Таким документом является План счетов бухгалтерского учета – систематизированный перечень счетов бухгалтерского учета. План счетов разработан на основе экономической классификации счетов. В Плане счетов приведены наименования и коды синтетических счетов (счета первого порядка) и субсчетов (счета второго порядка). Сгруппированы по признаку экономического содержания отражаемых хозяйственных процессов и расположены в определенной, экономически обоснованной последовательности. По Плану счетов бухгалтерский учет должен быть организован на предприятиях всех отраслей народного хозяйства и видов деятельности (кроме банков и бюджетных учреждений) независимо от подчиненности, формы собственности, организационно-правовой формы, ведущих учет методом двойной записи. Субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются исходя из требований анализа, контроля и отчетности. Предприятия могут уточнять содержание отдельных из них, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению утверждены приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 № 94н. В Плане счетов счета сгруппированы восемь разделов. Отдельно выделены забалансовые счета. Основой группировки счетов по разделам являются экономические особенности учитываемых объектов. В каждом разделе отражены экономически однородные виды имущества, обязательств и хозяйственных операций. Разделы расположены в определенной последовательности, в соответствии с характером участия имущества в его кругообороте: разделы со счетами имущества, необходимого для производственного процесса (раздел 1 «Внеоборотные активы», раздел II «Производственные запасы»), затем разделы (III «Затраты на производство», IV «Готовая продукция и товары, V «Денежные средства», VI «Расчеты»). Таким образом, в первых шести разделах сгруппированы счета имущества и процессов в сферах производства и обращения. Имущество отражено по разделам по принципу ликвидности - от труднореализуемого к легкореализуемому. В последующих разделах отражены (VII «Капитал», VIII «Финансовые результаты») организации.

В силу того, что План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности, утвержденный Минфином России, является типовым для организаций всех организационно-правовых форм и отраслей, а также содержит большое количество альтернативных вариантов учета по многим объектам и направлениям, организациям целесообразно утверждать рабочий план счетов на основе типового Плана счетов. Согласно п.3 ст.6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" при принятии учетной политики организация должна утвердить рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности. Конструирование рабочего плана счетов должно включать ряд последовательных этапов и операций: 1) выбор признака выделения счетов; 2) определение числа уровней обобщения информации и критериев отнесения счетов к разным порядкам; 3) выделение счетов и их ранжирование; 4) выбор системы кодирования счетов и сам процесс кодирования; 5) выбор формы представления рабочего плана; 6) содержательное описание рабочего плана.

Имеется три основных подхода к построению плана счетов: линейного, матричного и иерархического. 1. Линейный подход - счета перечисляются в определенном порядке. 2. Матричный подход - все счета, входящие в рабочий план счетов, разделены на группы и подгруппы, в которых выделяются подклассы, подгруппы счетов и сами счета. 3. Иерархическое построение плана счетов. Такое построение рабочего плана счетов предполагает минимальное число синтетических счетов при максимальном выделении информационных признаков в субсчетах. Таким образом, рабочие планы счетов могут строиться по-разному и включать в себя различный перечень счетов в зависимости от принятой методики отражения данных на счетах и формирования обобщающих показателей в системе бухгалтерского учета.

61. Бухгалтерский баланс: назначение, принципы составления (конкретном предприятии).

Основной формой бухгалтерской отчетности (форма№1) является бухгалтерский баланс. Бухгалтерский баланс - это система показателей, сгруппированных в сводную таблицу, характеризующих в денежном выражении состав, размещение, источник и назначение средств предприятия на отчетную дату.

К бухгалтерскому балансу предъявляются следующие требования: правдивость, реальность, единство, преемственность. Условие правдивости вытекает из требования подтверждения показателей документами, записями на бухгалтерских счетах, бухгалтерскими расчетами, инвентаризацией. Под реальностью понимают соответствие оценок статей баланса объективной действительности. Единство баланса заключается в построении его на единых принципах учета, одинаковое содержание счетов, их корреспонденции. Преемственность баланса на предприятии, существующем несколько лет, выражается в том, что каждый последующий баланс должен вытекать из предыдущего.

В результате данные представляют в виде двусторонней таблицы, при этом сумма показателей в обеих сторонах таблицы должна быть одинаковой. Такой подход позволяет установить связи между отдельными группами данных, проанализировать динамику их изменения и проследить тенденцию процессов, влияющих на финансовое состояние организации. Баланс является отчетным документом, составляется, как правило, на первое число месяца и представляется в установленные адреса и сроки.

В активе баланса отражаются действующие финансовые ресурсы, которые носят активный характер. Актив баланса включает в себя следующие статьи: Внеоборотные активы – «Нематериальные активы», «Основные средства», «Незавершенное строительство», «Доходные вложения в материальные ценности», «Долгосрочные финансовые вложения», «Прочие внеоборотные активы»; Оборотные активы – «Запасы», «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты)», «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)», «Краткосрочные финансовые вложения», «Денежные средства», «Прочие оборотные активы».

В пассиве баланса отражается структура ресурсов предприятия по источникам их образования. Пассив включает в себя: Собственный капитал – «Капитал и резервы» – уставный капитал, резервный капитал, добавочный капитал, фонд социальной сферы, нераспределенная прибыль прошлых лет - показывает составную часть финансовых ресурсов – экономических обязательств организации перед участниками, учредителями, собственниками в связи с предоставлением ей ценностей как на этапе образования организации, так и в результате реинвестирования заработанной прибыли в течение всего периода ее деятельности с момента учреждения.. Заемный капитал – «Долгосрочные обязательства», «Краткосрочные обязательства» - представляет собой часть привлеченных в хозяйственный оборот организации финансовых ресурсов в виде ценностей, которые принадлежат третьим лицам.

Итоговая сумма остатков средств предприятия в активе и пассиве по строке «Баланс» носит название валюты баланса. Валюта баланса отражает в активной и пассивной частях бухгалтерское соответствие размеров экономических ресурсов организации объему финансовых ресурсов, предоставленных собственниками и кредиторами.