Контрольный пример

Целью данного примера является закрепление создания таблиц в режиме Конструктор и создание отношений между таблицами один- ко -многим (наиболее распространенный вид связей) и многие- ко -многим, построению на базе этих трех таблиц форм для корректировки и добавления данных и запросов.

1. В окне базы данных Студент выберем вкладку Таблицы, нажмем кнопку Создать, из представленного списка выберем Конструктор. В верхней части окна Конструктор заполним графы Имя поля и Тип данных. Напомним, что для заполнения Тип данных достаточно щелкнуть в соответствующей ячейке, раскрыв список значений, выбрать нужный тип.

Таблица Предметы:

Имя поля:	Тип:
Код предмета	счетчик;
Наименование	текстовый;
Семестр	текстовый
Кол-во часов	числовой
Кафедра	текстовый

Создадим ключ в поле Код предмета (См. Создание ключа). Сохраним таблицу под именем Предметы.

Опять Таблица - Создать - Конструктор.

Таблица Ведомость:

Имя поля:	Тип:
Номер зачетной книжки	числовой
Код предмета	числовой
Номер ВСК	числовой
Оценки	числовой
ФИО преподавателя	текстовый

Создадим составной ключ по полям Номер зачетной книжки, Код предмета, Номер ВСК (См. Создание составного ключа). Сохраним таблицу под именем Ведомость.

2 Вернемся опять в окно Конструктора, открыв таблицу Предметы.

Заполним параметры полей создаваемых таблиц на вкладке Общие в части Свойства поля, расположенной в нижней части окна Конструктор.

На вкладке Общие для каждого поля можно выбрать конкретные значения параметров, раскрыв соответствующее окно списка. Представленные значения параметров в списке зависят от типа данных, выбранных пользователем для данного поля. Конечно, значения параметров можно оставить и по умолчанию, но будьте внимательны, они должны вполне определенными при установлении отношений между таблицами. Например, поле типа Счетчик одной таблицы можно связать с полем типа Числовое другой таблицы, но необходимо, чтобы значение параметра Размер поля для поля типа Числовое было Длинное целое.

Установим параметры для полей таблицы Предметы:

Имя поля:на вкладке Общие

Код предмета все параметры по умолчанию

Наименование все параметры по умолчанию

Кафедра все параметры по умолчанию

Семестр все параметры по умолчанию

Кол-во часов Размер поля Целое (щелкнем на поле Кол-во часов)

Остальные параметры по умолчанию

При закрытии окна Конструктора напредупреждение о сохранении макетатаблицы отвечать Да.

Так же установим параметры для полей таблицы Ведомость, открыв ее в режиме Конструктора:

Имя поля:на вкладке Общие

Номер зачетной книжки Размер поля Длинное целое

Обязательное поле Да

Индексированное поле Да (Совпадения допускаются)

Код предмета Размер поля Длинное целое

Обязательное поле Да

Индексированное поле Да (Совпадения допускаются)

Номер ВСК Размер поля Целое

Условие на значение >0<4

Обязательное поле Да

Индексированное поле Да (Совпадения допускаются)

Остальные параметры по умолчанию

Оценки Размер поля Целое

Условие на значение >0<6

Остальные параметры по умолчанию

ФИО преподавателя Размер поля 25

Остальные параметры по умолчанию.

3 При закрытии окна Конструктора напредупреждение о сохранении макетатаблицы отвечать Да. Заполним записи таблиц Предметы, Ведомость. После заполнения таблицы будут иметь вид:

Таблица Предметы

Код предмета	Наименование	Семестр	Кол-во часов	Кафедра
	Математика для эк.			Высшей. математики
	Теория вероятностей			Высшей. математики
	Экономическая информатика	1-2		КС и Т
	СКТ	3-4		КС и Т
	Культурология			Философии
	Философия			Философии

Таблица Ведомость

номер зачетной книжки	Код предмета	НомерВСК	оценки	ФИО преподавателя
				Кельтенова Р.Т.
				Сурапбегенова З.А.
				Тунгатаров А.А.
				Исмаилова А.Р.
				Кельтенова Р.Т.
				Тунгатаров А.А.
				Кельтенова Р.Т.
				Сагитова А.У.
				Смагулова Н.И.
				Сагитова А.У.
				Смагулова Н.И.
				Кельтенова Р.Т.

В случае необходимости можно добавить новые записи. Таблицы закроем.

4 Создадим между таблицами Анкета – Предметы отношения многие - ко - многим, когда одной записи в таблице Анкета может соответствовать несколько записей в другой таблице Предметы и наоборот.

Эта связь устанавливается только через третью таблицу, такой таблицей будет Ведомость.

Установим связь между таблицами Анкета и Ведомость – один -ко -многим, и между Предметы и Ведомость – один -ко -многим. (Определение типов связей -отношений - дано в примере 2 пункт 15). При создании связей надо помнить, что тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь.

Для установления связей между таблицами Анкета и Предметы осуществим следующие действия:

· Удалим старые связи таблицы Анкета. Удаляем связи в окне Схема данных: Правка - Очистить макет или в окне Схема данных команды Сервис надо выбрать линию связи (щелкнуть на линии связи) и нажать клавишу DEL.

· Откроем таблицу Анкета в режиме Конструктора и изменим ключевое поле. Поле Код удалим, а ключевым сделаем Номер зачетной книжки (При затруднении см. пример раздел Создание ключа). Сохраним макет таблицы.

· Следуя технологии определения связей, подробно описанной в примере, нажмите кнопку Схема данных на панели инструментов. Если диалогового окна Добавление таблицы на экране нет, нажмите кнопку Добавить таблицу на панели инструментов и дважды щелкните на именах таблиц, для которых требуется определить связи (Анкета, Предметы, Ведомость).

· В окне Схема данных надо переместить с помощью мыши поле Номер зачетной книжки из таблицы Анкета на эквивалентное поле таблицы Ведомость. Появится окно Связи. У достоверьтесь, что внешняя таблица - Анкета, а подчиненная - Ведомость и имена связываемых полей указаны верно, затем выставьте флажок Обеспечение целостности данных. Т ип отношения будет указан один- ко- многим. Параметры объединения нас устраивают по умолчанию, поэтому нажмите кнопку Создать. О кно Связи закроется, а на экране - вновь окно Схемы данных.

· Аналогично предыдущему пункту, установите связь между таблицей Предметы (внешняя) и таблицей Ведомость (связываемая) по полю Код предмета.

Таким образом, установлена связь один -ко- многим через таблицу Ведомость. А между таблицами Анкета и Предметы установлена связь многие- ко- многим.

Задание 5. Создание формы – 5 БАЛЛОВ

Создадим на базе трех связанных таблиц форму, позволяющую просматривать данные по любому предмету, имеющемуся в базе, по одному внутрисеместровому контролю и дополнять таблицу Ведомость новыми записями.

· Для этого в окне базы данных щелкнем по вкладке Формы, нажмем кнопку Создать и выберем из списка - Мастер форм. В качестве источника данных выберите таблицу Предметы.

· В окне Создание форм из окна Доступные поля перенесите в окно Выбранные поля - Код предмета и Наименование. Из списка Таблицы/запросы выберем следующую таблицу Ведомость, для которой также из окна Доступные поля перенесите в окно Выбранные поля – Номер зачетной книжки, Номер ВСК, Оценки, ФИО преподавателя. Наконец, в списке Таблицы/запросы установим таблицу Анкета и аналогично предыдущим действиям перенесем поля Фамилия, Имя.

· В следующем окне мастера из представленных кнопок выбора отметьте (если она не отмечена) кнопку Подчиненные формы.

· Перейдите к следующему шагу, нажав кнопку Далее. На этом шаге можно выбрать внешний вид формы: табличный или ленточный, сделайте выбор сами и нажмите Далее.

· Выберите стиль оформления формы из представленного списка (любой на Ваше усмотрение).

· На последнем шаге можно при желании изменить имена создаваемых форм, отменить просмотр и т. п.

· Нажмите Готово и на экран будет выведена созданная форма, которая не только позволит просмотреть результаты по внутрисеместровым контролям, но и дополнять таблицу.

· Для удобства работы с формой перенесите столбцы (поля) Фамилия и Имя после столбца Номер зачетной книжки с помощью мыши.

· Введите с помощью формы пять новых записей в таблицу Ведомость. Помните, что вводимые фамилии и номера должны соответствовать существующим записям в таблице Анкета.

5 Используя технологию создания запроса на выборку, описанную в примере 2, создайте Простой запрос по трем таблицам, содержащим сведения по полям - Группа, Фамилия и Имя студента, Наименование предметов, Номер ВСК, Оценка и ФИО преподавателя. Зададим имя: Сведения в деканат..

6 На базе простого запроса (см. выше) построим Запрос с параметром. В запросе с параметром программа перед тем, как вывести динамический набор данных, запрашивает параметры выборки, (параметров может быть несколько).

· Для создания запроса с параметрами: П редмету и Номеру ВСК откроем запрос, созданный в предыдущем пункте в режиме Конструктора.

· В строке Условия отбора в графе Наименование в квадратных скобках введем обращение к пользователю для ввода параметра, например, [Введите наименование предмета].

· Также введем обращение к пользователю для ввода параметра по графе Номер ВСК - [Введите номер ВСК].

· Закроем запрос, ответив Да на вопрос о сохранении, задав имя (любое).

· Теперь при открытии запроса программа запросит вначале Наименование предмета, по которому надо вывести результаты, а затем - Номер ВСК.

7 Создадим перекрестный запрос.

Перекрестный запрос - это операция построения таблицы для вычисления итоговых значений на основе существующей таблицы или запроса.. Перекрестный запрос редактировать нельзя. Если перекрестный запрос должен содержать сведения из нескольких таблиц, то вначале необходимо создать простой запрос, содержащий все поля, участвующие в создании перекрестного запроса. Будем создавать перекрестный запрос на базе запроса Сводный запрос из пункта 6, предварительно убрав из него в режиме Конструктора введенные параметры.

· На вкладке Запрос щелкнем кнопку Создать - Перекрестный запрос-Ок.

· Из списка в верхней частидиалогового окна выберем таблицу или запрос (в данном случае Сводный запрос). Затем щелкнуть кнопку Далее.

· На следующем шаге пользователь должен определить поля, которые являются заголовками строк (не более трех). Выберем: Фамилия, Имя, Наименование предмета.

· На следующем этапе пользователь определяет поля, которые являются заголовками столбцов (только одно поле). В качестве такого поля выберем - Номер ВСК.

· Теперь необходимо выбрать поле, значение которого Вы хотите рассчитать и вывести на пересечении каждых строки и столбца (в данном случае поле Оценка).

· В диалоговом окне Функции щелкните функцию, которую хотите использовать в своих расчетах (в данном случае укажите функцию avg - вычисляющую средний балл по трем ВСК).

· В флажке Вычислить итоговое значение для каждой строки должно стоять Да, если Вам необходимо вычислить итоговое значение для каждой строки.

· Дайте имя этому перекрестному запросу – Сводная ведомость.

· На последнем шаге нажмите кнопку Готово. В результате будет построена таблица, содержащая сведения по трем семестровым контролям и итоговой семестровой оценки (средний балл) в разрезе предметов и студентов.

· Для того, чтобы значения в поле Итоговое значение оценки отображались на экране в виде целого числа, откройте созданный перекрестный запрос в режиме Конструктора, выделите это поле, в меню Вид - Свойства установите Формат поля – фиксированный. Число десятичных знаков – 0.

Задание 6. Создание отчета– 5 БАЛЛОВ

Создадим отчет, используя Мастер отчетов на базе перекрестного запроса – Сводная ведомость.

Отчет - это гибкое средство для организации данных при выводе на экран или на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. Например, создать почтовые наклейки, вычислить итоговое значение, добавить эмблему или рисунок, сгруппировать записи по дате отправки, представить данные на диаграмме.

Отчет может быть создан на основе таблицы или запроса. Другие элементы отчета вводятся при его разработке.

Табличный отчет представляет собой напечатанную таблицу, в которой данные упорядочены по столбцам и строкам. Каждый из столбцов отчета содержит поле исходной таблицы, а строка представляет собой запись.

Отчеты в свободной форме позволяют устранить ограничения, свойственные табличным отчетам. С помощью конструктора отчетов можно разработать специальный формат отчета, где поля исходной таблицы будут расположены в требуемых местах отчета.

Для создания отчета необходимо выполнить следующую последовательность действий:

* Выберите вкладку Отчет - Создать.

На экране появится окно Новый отчет и Вам будет предложено выбрать один из мастеров (Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет) для создания отчета. Выберите Мастер отчетов. После чего необходимо Вам указать источник данных. В качестве источника данных можно выбрать таблицу или запрос. Выберем запрос Сводная ведомость.

* Появляется диалоговое окно Создание отчетов. Укажите поля, данные из которых должны быть отображены в отчете. Для этого выберите необходимые для отчета поля и нажмите кнопку >. Например, для нашего примера выберем следующие поля: Номер зачетной книжки, Фамилия и Имя. Если все поля должны входить в отчет, то нажмите >>.

Кнопки, расположенные в нижней части экрана позволяют возвратиться назад на один шаг или продвинуться далее. Нажмите кнопку Далее.

* Укажите поля, по которым вы предполагаете осуществить группировку (после выбора каждого поля необходимо нажать кнопку >. По окончании нажмите кнопку Группировка). Access допускает до четырех уровней вложенности.

* Появляется диалоговое окно Интервалы группировки. Необходимо задать интервалы группировки полей (См. ниже).

ПОЛЯ ГРУППИРОВКИ	ИНТЕРВАЛЫ ГРУППИРОВКИ
Фамилия	Обычный

Для отобранных полей укажите вид группировки. Вид группировки определяется типом текущего поля.

* После задания нажать ОК.

* Выберите поля, по которым нужно выполнить сортировку. Задайте требуемый уровень сортировки. В данном отчете записи целесообразно упорядочить по фамилиям и именам (от А до Я).

* Выберите требуемый вид макета отчета (Ступенчатый, Блок, Структура1, По левому краю1, По правому краю2) и ориентацию (Книжная или Альбомная).

* Выберите требуемый стиль (Черно-белый, Выделенный, Компактный, Простой, Строгий, Формальный).

10. Закрыть БД Студент

11. Выйти из Access.

Задание 7. Оформление и защита лабораторного практикума– 5 БАЛЛОВ

Порядок выполнения

Получив у преподавателя индивидуальное задание, необходимо:

1. Создать БД с уникальным именем.

2. В этой БД создать структуру таблицы 1 в Режиме конструктора согласно варианту. Ввод данных осуществить в режиме Формы - Автоформа в столбец. Выполнить все пункты из контрольного примера 1.

3. В этой БД создать таблицу 2, выполнив все пункты из контрольного примера 2, осуществив связи один - ко- многим между двумя созданными таблицами для конструирования Запроса-таблицы 3, объединяющей необходимые поля из первых двух таблиц. Создать вычисляемое поле.

4. Подготовить отчет на базе Запроса-таблицы 3 с группировкой и подведением итоговых значений.

5. Оформить лабораторную работу.

Максимальный балл за лабораторную работу – 35 баллов.

Срок выполнения –9-я – 15-я недели.

Варианты заданий к лабораторному практикуму 3

Вариант 1

Таблица 1. Номенклатура-ценник

Артикул	Наименование материала	Единица измерения	Цена
	Сатин	м	44,15
	Габардин	м	345,00
	Крепдешин	м	288,70
	Драп	м	645,78
	Велюр	м	900,00
	Cитец	м	65,56
	Штапель	м	150,50
	Шифон	м	500,90
	Вельвет	м	120,00
	Шелк	м	155,45

Таблица 2. Отпущено в производство

Номер ателье	Артикул	Количество

Таблица 3. Ведомость учета расхода тканей

Номер ателье

Артикул

Наименование материала

Единица измерения

Цена

Количество

Сумма

Сумма= Цена * количество

Итого по ателье *

Итого по документу *

Вариант 2

Таблица 1. Справочник подетальных норм расхода материалов

Код детали	Наименование детали	Единица измерения	Норма расхода
	Поршень	шт
	Кольца	кг
	Гильза	т	157,80
	Втулка	ц	130,70
	Граната	м	290,90
	Колодка	м	100,70
	Шайба	т	575,00
	Аммортизатор	шт	800,00

Таблица 2. Расход материалов на производство деталей по цеху

Код детали	Количество
	2,80
	10,40
	640,80
	451,10
	188,90
	974,80

Таблица 3. Ведомость потребности в материалах на выпуск деталей по цеху

Код детали

Наименование детали

Единица измерения

Количество

Норма расхода

Потребность

Потребность=Норма расхода * Количество

Итого *

Вариант 3

Таблица 1. Справочник подетальных расценок

Код операции	Наименование операции	Единица измерения	Расценка
	А	Кг	2.40
	Б	Кг	4,50
	В	М	4,00
	Д	М	1.60
	Г	Шт	4,10
	Е	Шт	3.00
	К	Кг	4,70
	Н	М	5,10
	Р	Кг	2.50
	С	Шт	7,00

Таблица 2. Нормативная заработная плата на сменный выпуск деталей

Цех	Код операции	Количество

Таблица 3. Ведомость заработной платы

Цех

Код операции

Наименование операции

Единица измерения

Расценка

Количество

Сумма заработной платы

Сумма заработной платы=Расценка * Количество

Итого по операции *

Итого по цеху *

Вариант 4

Таблица 1. Справочник категорий работающих

Код категории	Наименование категории
	Высшая
	Первая
	Вторая
	Третья
	Четвертая
	Пятая
	Тринадцатый
	Четырнадцатый
	Шестая
	Десятая

Таблица 2. Список работающих

Табельный номер	Код категории	Ф И О	Сумма начислений	Сумма удержаний
		Оспанова А,Н	1730,80	115,70
		Бегалиев Р,Р	1900,50	120,90
		Иванов И,В	1700,50	500,70
		Аманжолов М,Е	2000,90	750,70
		Калиева С,К	2150,70	120,25
		Уголева Р,И	1930,90	950,70
		Куатов Г,Г	1850,70	119,90
		Габдеева И,И	1470,15	117,30

Таблица 3. Ведомость начислений и удержаний

Табельный номер

Код категории

Ф И О

Наименование категории

Сумма начислений

Сумма удержаний

К выдаче

К выдаче= Сумма начислений - Сумма удержаний

Итого * * *

Вариант 5

Таблица 1. Справочник материалов

Код материала	Наименование материала	Единица измерения	Цена
	трубы д20	м
	кирпич к-30	шт
	трубы д30	м
	Плитка	шт
	Бетон	т
	кирпич к-40	шт
	Цемент	т
	вагонка №3	шт
	Доски	м
	Кафель	шт

Таблица 2. Сведения о наличии материалов на складах

Номер склада	Код материала	Количество

Таблица 3. Ведомость о наличии материлов на складах

Номер склада

Код материала

Наименование материала

Единица измерения

Цена

Количество

Сумма

Сумма=Цена * Количество

Итого по складу *

Итого *

Вариант 6

Таблица 1. Ведомость начисления заработной платы

Код отдела	Ф И О	Начислено повременно	Прочие начисления
	Антонов В,В	7000,00	1000,00
	Иванов О,Б	10000,50	500,00
	Нигай Р,А	7000,00	500,00
	Сидоров Е,А	4800,89	1000,00
	Ахметова Д,К	5600,00	1500,00
	Оспанов М,Р	15000,00	1500,00
	Досжанов М,Г	15000,00	750,00
	Нам Н,Н	4800,89	450,00
	Петров А,А	2000,90	750,00
	Сидоров Р,Н	2000,90	450,00

Таблица 2. Ведомость удержаний с заработной платы

Код отдела	Ф И О	Аванс	Прочие удержания
	Антонов В,В	3500,00	100,90
	Иванов О,Б	5000,00	200,00
	Нигай Р,А	3000,00	100,00
	Сидоров Е,А	2000,00	45,00
	Ахметова Д,К	3550,00	100,00
	Оспанов М,Р	7500,00	250,00
	Досжанов М,Г	7500,00	250,00
	Нам Н,Н	2000,00	50,00
	Петров А,А	1000,00	20,00
	Сидоров Р,Н	1000,00	20,00

Таблица 3. Платежная ведомость

Код отдела

Ф И О

Сумма начислений

Сумма удержаний

Сумма к выдаче

Роспись

Сумма к выдаче= Сумма начислений - Сумма удержаний

Итого по отделу * * *

Всего * * *

Вариант 7

Таблица 1. Справочник товаров

Артикул	Наименование товара	Код группы товаров	Единица измерения	Цена
	Макароны		кг	45,00
	Соломка		кг	20,00
	Рожки		кг	40,00
	Вермишель		кг	40,00
	Лапша		кг	45,00
	Сахар-песок		кг	50,00
	Сахарная пудра		шт	25,00

Таблица 2. Сведения о товарах

Код группы товаров	Наименование группы товаров	Количество
	А
	В
	Б
	Е
	Г
	Д
	А

Таблица 3. Ведомость о наличии товаров

Наименование группы товаров

Код группы товаров

Артикул

Наименование товара

Сумма

Сумма= Цена * Количество

Итого по группе *

Всего *

Вариант 8

Таблица 1. Справочник оборудования

Код оборудования	Наименование оборудования	Балансовая стоимость	Год ввода
	Технологическое
	Строительное
	Кибернетическое
	пуско-наладочное
	Монтажное
	Конструкторское
	Буровые
	Техническое
	Электрическое
	Бытовые

Таблица 2. Расчет амортизационных отчислений

Код оборудования	Норма амортизации в %	Сумма амортизации
	20%
	30%
	10%
	20%
	20%
	25%
	25%
	10%
	40%
	40%

Сумма амортизации=0,01 * Балансовая стоимость * Норма амортизации

Таблица 3. Сводная ведомость амортизационных отчислений

Код оборудования

Наименование оборудования

Сумма амортизации

Всего *

Контрольные вопросы

1.Что такое СУБД?

2.Для каких целей используется СУБД Access?

3.Какие объекты входят в СУБД Access?

4.Можно ли в одной СУБД создать несколько таблиц?

5.С каким расширением создается файл базы данных?

6.В каких режимах создается таблица?

7.Для чего нужен режим Конструктора?

8.Что такое типы данных в таблице?

9.В каком режиме меняются типы данных таблицы?

10.Что такое запрос? Отличается ли запрос от фильтра, если отличается, то в чем отличие?

11.Когда удобно представить таблицу в виде формы?

12.Для чего нужен отчет?

13.Для чего используются ключевые поля?

14.Могут ли значения нескольких полей входить в ключ?

15.Какие действия предпринять для создания составного ключа для несмежных столбцов?

16.Для чего осуществляются связи между таблицами? Какие связи бывают?

17.Какие условия надо соблюдать для связывания нескольких таблиц?

18.Описать порядок объединения двух таблиц,

19.Можно ли связать две таблицы отношением один- ко –многим, если у них ключевые поля типа Счетчик, если нет, то какого типа должны быть поля при такого вида связи?

20.Какие условия налагаются на третью промежуточную таблицу при установлении отношений многие – ко –многим?

21.Что такое группировка в отчете?