Занятие 5. Деловые совещания

· Секрет удачного выбора сотрудников прост – надо находить людей, которые сами хотят делать то, что бы нам хотелось от них.

· Ганс Селье

· Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чье компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать.

· Типы совещаний: совещания по планированию; совещания по мотивации труда; совещания по внутрифирменной организации; совещания по контролю за деятельностью работников; совещания, специфические для фирмы.

· Подготовка совещания

· Цели. Цель совещания – это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке.

· Повестка дня – это, как правило,письменный документ, получаемый участниками совещания заранее и содержащий следующую информацию:

· · тема совещания;

· · цель совещания;

· · перечень обсуждаемых вопросов;

· · время начала и окончания совещания;

· · место, где оно будет проходить;

· · фамилии и должности докладчиков;

· · время, отведенное на каждый вопрос;

· · место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

· Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем.

· Время проведения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

· Число участников. Оптимальное число участников 6-7 человек. Не надо приглашать на совещание всех, а только тех, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решить вопрос. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия присутствующих, удлиняя совещания.

· Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещания, а только на момент обсуждения его проблемы.

· Лучше, если руководитель делегирует полномочия вести совещание тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений. Как говорил Геродот, чтобы найти правильное решение, нужно знать, какие еще имеются.

· Замечено, что когда совещание ведет первый руководитель, да еще в авторитарном стиле, то участники такого совещания стараются «не высовываться», думают не столько о проблеме, сколько о самосохранении и зачастую «одобряют» решение, предложенное руководителем, даже не считая его эффективным.

· Организация пространственной среды. Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Но необходимо позаботиться о совместимости персонала.

· Установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже – те, которые сидят рядом. Не привлекая внимания к этому, надо посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорваться и помешать совещанию.

· Кто есть кто на ваших совещаниях?

· Руководить совещанием легче, когда знаешь типологию людей, участвующих в нем. Так, Марк МакКормак в книге «Секреты бизнеса для всех» предлагает обратить внимание на типы участников совещания, за которыми нужно наблюдать в процессе его проведения.

· «Говорящие начистоту»

· Это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо защищать, так как они могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.

· «Мученики»

· Они хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность в том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем вы сумеете докопаться, кто и что стоит у истоков случившегося.

· «Каменные лица»

· Эти держат свои мысли при себе. Вам постоянно приходится гадать, какую игру эти люди ведут и на чьей они стороне.

· «Заводилы»

· Они усвоили поразительную силу слов: «Вы правы. Я никогда не думал об этом». Это хорошие участники совещания.

· «Ораторы»

· Проникновение в суть вещей подменяется у них эмоциями и краснобайством. Создается впечатление, что они из кожи вон лезут, чтобы убедить в первую очередь самих себя, а не вас. Обращайтесь с ними осторожно – или лучше не обращайте на них внимания.

· «Адвокаты дьявола»

· Для них все спорно. Хорошо то, что они часто докапываются до правды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят слишком много ран. На совещание следует приглашать не более одного из них.

· «Разрушители»

· Слова не могут произнести, чтобы не погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие.

· «Любители расслабиться»

· Они откидываются на спинку стула, поудобнее устраивают ноги, настраиваются на долгий приятный отдых и вовсе не торопятся решать вопросы, стоящие на повестке дня. Целесообразно встречаться с такими партнерами в холле или в помещении, где нет стульев.

· «Государственные мужи»

· Продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Теоретически к такому типу участников должен относиться руководитель совещания.

· Как контролировать дискуссию

· а) для сохранения единства участников совещания:

· · не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;

· · не высказывать первым свою точку зрения;

· · поддерживать новых работников, молодых специалистов и не позволять нападать на них;

· б) для активизации участников совещания:

· · иметь оптимальную стратегию принятия решения;

· · создать условия для творческой работы;

· · не использовать самому и не позволять другим оперировать деструктивной критикой и критиканством;

· · не давать участникам совещания возможности выключаться из работы;

· · не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения;

· в) для активизации обсуждения предложений:

· · задавать вопросы;

· · высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит конструктивные предложения;

· · побуждать возникновение альтернативных точек зрения;

· · не допускать резких выпадов в чей-либо адрес;

· · чем выше «температура» дискуссии, тем хладнокровнее должен вести себя ее организатор;

· · оказывайте всестороннюю поддержку новым прогрессивным идеям;

· · будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения;

· · не подавляйте мнение меньшинства, возможно, оно и есть перспективное.

Вопросы организатору

До совещания

· 1. Требуется ли вообще проводить совещание?

· 2. Какая есть возможность заменить совещание?

· 3. Должен ли я лично принимать в нем участие?

· 4. Возможно ли сведение моего участия до минимума?

· 5. Что сделать, чтобы сократить число участников до минимума?

· 6. Удобно ли выбрано время?

· 7. Закрыто ли для посторонних помещение?

· 8. Имеются ли все необходимые для проведения совещания материалы?

· 9. Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?

· 10. Как лучше рассадить участников совещания и какие приемы создания творческой атмосферы использовать?

После совещания

· 1. Был ли подобран правильно состав участников делового совещания?

· 2. Правильно ли участники совещания расположились в пространстве относительно друг друга?

· 3. Были ли заинтересованы участники в предмете обсуждения?

· 4. Возникали ли по ходу совещания спонтанные, плохо управляемые стратегии решения проблем?

· 5. Возникли ли у участников совещания противоречия между индивидуальными и групповыми целями?

· 6. Была ли дискуссия конструктивной или она шла хаотично, беспредметно, некорректно?

· 7. Возникали ли между участниками совещания противоречия, конфликты, если да, то что послужило поводом, причиной?

· 8. Время было потрачено на поиск причин и виновных или на поиск конструктивных решений?

· Вопросы для самоконтроля

· 1. Какие типы совещаний вы знаете?

· 2. Что включает в себя подготовка деловых совещаний?

· 3. Каковы профессиональные цели деловых совещаний?

· 4. Что необходимо предусмотреть организатору совещания?

· 5. Что нужно знать, чтобы контролировать дискуссию?

· 6. Какие можно выделить типы участников совещания?

· 7. Какие требования предъявляются к ведущему деловое совещание?