Информационное обеспечение финансового менеджмента. Термин «информация» происходит от латинского слова «informatio», что означает сведения, разъяснения

Термин «информация» происходит от латинского слова «informatio», что означает сведения, разъяснения, изложение.

Информация — это настолько общее и глубокое понятие, что его нельзя объяснить одной фразой. В это слово вкладывается различный смысл в технике, науке и в житейских ситуациях. В обиходе информацией называют любые данные или сведения, которые кого-либо интересуют.

Одно и то же информационное сообщение (статья в газете, объявление, письмо, телеграмма, справка, рассказ, чертёж, радиопередача и т.п.) может содержать разное количество информации для разных людей — в зависимости от их предшествующих знаний, от уровня понимания этого сообщения и интереса к нему.

В случаях, когда говорят об автоматизированной работе с информацией посредством каких-либо технических устройств, обычно в первую очередь интересуются не содержанием сообщения, а тем, сколько символов это сообщение содержит. Применительно к компьютерной обработке данных под информацией понимают некоторую последовательность символических обозначений (букв, цифр, закодированных графических образов, звуков и т.п.), несущую смысловую нагрузку и представленную в понятном компьютеру виде.

Итак, всю информацию, которую использует сотрудник компании (организации), можно разделить на 3 вида (табл.3)

Таблица 3 – Характеристика информации

Хорошая (качественная) информация	Бесполезная информация	Плохая (некачественная, вредная) информация
информация, правильно отражающая действительность и необходимая для принятия конкретного решения.	информация, необходимая для принятия конкретного решения, но неправильно отражающая действительность	информация не необходимая для принятия конкретного решения.
не имеющая отношения к делу	избыточная информация

Источник: составлено автором

Информация, не имеющая отношения к делу. Очевидно, что когда необходимо принять решение запускать ли в производство новый товар, рецепт приготовления какого-либо блюда является бесполезной информацией.

Избыточная информация — информация сверх необходимой для принятия решения. В отличие от информации, не имеющей отношения к делу, избыточная информация имеет отношение к принятию конкретного решения, но в ней нет необходимости в данный момент времени для принятия этого решения. Примерами избыточной информации могут служить — ненужная детализация, повторная информация, случаи, когда об одном и том же говорят разными словами и т. д. Негативным результатом использования избыточной информации является потеря времени и отвлечение внимания от главного. Иногда этим пользуются в целях сокрытия главного. Как говорится, «лист легче всего спрятать на дереве».

Далее необходимо рассмотреть «плохую» информацию, которая позволит понять, что представляет собой «хорошая» информация (рис.2).

Неполная информация представляет собой один из самых распространенных и самых «коварных» видов дезинформации. Недаром иезуиты говорили: «Говори правду, только правду, ничего, кроме правды, но не дай тебе Бог сказать всю правду». Каждый может вспомнить много примеров получения неполной информации, когда что-то умалчивалось, недоговаривалось.

Несколько информаций в одном оригинале – в письме одного из банков содержалась просьба о выделении кредитных ресурсов, только в одном месте письма стояла сумма 12,5 млрд. руб., а в другом — 12,5 млн.. руб.

Плохая информация
Дезинформация	Псевдоинформация	Неверная параинформация (неверно предполагаемая информация)
вымышленная или неточная (извращенная) информация	неполная информация	неясная информация	неправильно обобщенная информация	возникает у получателя информации под воздействием принятых информаций
несколько информаций отражают один оригинал в действительности	информация в сведении неверна	возникает параинформация, которая не существует в действительности	не обнаруживается (не возникает) параинформация, которая существует в действительности	возникает неточная параинформация, т.е. не та, которая существует в действительности
	несколько оригиналов в действительности отражаются в одной информации	предполагаемая информация
необоснованно предполагаемая информация;	неудачно предполагаемая информация;	неточно предполагаемая информация
большая возможность появления некачественной информации, чем у фактической информации

Рис. 2 – Характеристики «плохой» информации

Источник: составлено автором

Несколько оригиналов в одной информации – в инструкции по пользованию телефоном говорилось, что для выполнения определенной функции необходимо нажать среднюю кнопку в комбинации с другой кнопкой. Однако в данном телефоне имелось два вида кнопок — функциональные и для набора номера (текста), и неясно, какая кнопка имелась в виду.

Неправильно обобщенная информация.

Обобщенная информация — это информация, к которой сведено множество информаций. Одно из проявлений обобщенной информации — это вывод. Неправильно обобщенная информация — когда информация, в которой сведено множество информации, неверна.

Вот пример, который приводится в одной книге. Во время войны в Персидском заливе одно из сообщений британских ВВС было об успешном бомбометании (было сообщено, что около 80% бомб достигли своих целей). Однако не было сказано, что противнику нанесены незначительные разрушения и что значительная часть из пораженных целей были макетами. В данном случае обобщенная информация «успешное бомбометание» — неправильно обобщенная информация.

Как правило, что чем выше ранг руководителя, тем более обобщенную информацию он получает. Соответственно возрастает и возможность получения неправильно обобщенной информации.

Неверная параинформация — это информация, которая возникает у получателя информации под воздействием принятых информаций, а не поступает откуда-либо. Например, при получении информации о том, что банк не выполняет требование Национального банка о приведении в соответствие с размером собственного капитала размера привлеченных вкладов населения в иностранной валюте, возможно возникновение параинформации: «Банк будет не в состоянии ответить по своим обязательствам в случае оттока вкладов населения».

Не всегда параинформация соответствует действительности. Возможные случаи возникновения неправильных параинформаций следующие:

1. когда возникает параинформация, которая не существует в действительности;

2. когда не обнаруживается (не возникает) параинформация, которая существует в действительности;

3. когда возникает неточная параинформация, т.е. не та, которая существует в действительности.

Другим названием параинформации, обычно используемым в жизни, является предполагаемая информация. Структура неверно предполагаемой информации будет выглядеть следующим образом в соответствии со структурой неправильной параинформации:

1. необоснованно предполагаемая информация;

2. неудачно предполагаемая информация;

3. неточно предполагаемая информация.

Пример неточно предполагаемой информации, который носит несколько курьезный характер: заместителю председателя правления Национального банка Республики Беларусь (это было в 2003 г.) был отправлен документ, который вернулся с резолюцией: «Что это такое?» На основе данной информации было сделано предположение, что руководителю не совсем понятен смысл документа. Поэтому в течение дня сотрудники Департамента монетарного регулирования подготовили подробную разъяснительную информацию. Предположение оказалось неточным. Точная параинформация была: «Почему на такой плохой бумаге напечатан документ?»

Иногда плохая информация может поставляться с целью создания необходимых поставщику параинформаций. При этом возможность комментировать информацию, это, кроме всего прочего, возможность создавать нужные комментатору параинформации. Достигается это не только с помощью поставки плохих информаций, но и с помощью добавления собственных оценок поставляемой информации, способных вызвать у получателя информации нужные поставщику параинформации.

Говоря о предполагаемой информации, необходимо помнить, что потенциально она несет в себе большую возможность появления некачественной информации, чем фактическая информация, в силу своей природы. Поэтому очевидно, что лучшим способом проверки предполагаемой информации является получение фактической информации. Однако не всегда менеджер, осознавая (или, может быть, недостаточно осознавая), что он имеет дело с предполагаемой информацией и, имея возможность получить фактическую, реализует эту возможность. Другими словами, иногда человек предпочитает долго предполагать, чем сразу спросить. Кстати, так и было в вышеприведенном примере. Был потрачен целый день, чтобы подготовить разъяснительную записку, которая оказалась ненужной.

Переходя к анализу хорошей информации (рис.4), можно сказать, что хорошая (качественная) информация — это информация, в которой отсутствуют все виды плохой информации. Таким образом, качественная информация обладает следующими семью характеристиками — это невымышленная, точная, полная, ясная информация, в которой отсутствуют избыточные информации, обобщенные информации являются правильными, а предполагаемые информации — верными.

Хорошая (качественная) информация
отсутствуют виды плохой информации
невымышленная	точная	полная	ясная	отсутствие избыточности	обобщение дает правильную информацию	предполагаемые информации - верные
метаинформация – информация об информациях, возникающая в результате сопоставления информаций	ценность – определяется важностью решений, принимаемых на базе этой информации	критерии поиска
важность решений, зависит от иерархии целей в определенный момент времени, для достижения которых принимаются решения	обобщающие информации	ключевые слова	вопросы
Мета2 информация	Информация об информации	Проблема вопроса
Неточность постановки (формулировки) вопроса Вариации вопроса

Рис.4 – Характеристики «хорошей» информации

Источник: оставлено автором

Формы информации

Возьмем бухгалтерскую отчетность какой-либо компании. Это информация. Вместе с тем существуют правила (в самом подробном виде), как должна вестись данная отчетность. Это также является информацией. Аудиторская фирма проверяет данную компанию и делает заключение (отчет) о ведении бухгалтерской отчетности в рассматриваемой компании, сравнивая (сопоставляя) фактическое состояние дел с требуемым. Заключение (отчет) аудиторской фирмы будет метаинформацией.

Метаинформация — это информация об информациях, возникающая в результате сопоставления информаций.

Продолжим наш пример. Допустим, что сотрудники аудиторской компании вошли в сговор с менеджментом проверяемой компании и представили дезинформацию о состоянии дел в компании. То, что такое может произойти, доказывают нашумевшие примеры с компаниями Enron и WorldCom. Допустим, выявилось это после того, как неангажированная аудиторская фирма подготовила свой отчет. Заключение, построенное на базе сопоставления отчета первой аудиторской компании (метаинформация) с отчетом другой (метаинформация), будет представлять собой мета-метаинформацию или двойную метаинформацию. Таким образом, информация может принимать множество форм в зависимости от глубины сопоставления информаций.

Еще один пример метаинформации — это информация о том, где и какие расположены информационные ресурсы компании или ее подразделения, то есть информация об информации. Часто компании недооценивают значение метаинформации в повышении эффективности менеджмента и не организуют управление метаинформацией.

Свойства информации

Качественная информация обладает важным свойством — ценностью. Категория «ценность информации» должна служить критерием выделения информации именно среди качественных информаций. Можно говорить, что одна качественная информация более ценная, чем другая качественная информация. Не стоит утверждать, что одна информация более ценна, потому что она, например, точнее другой.

Ценность информации определяется важностью решений, принимаемых на базе этой информации. Важность решений, в свою очередь, зависит от иерархии целей в определенный момент времени, для достижения которых принимаются решения.

Критерии отбора (поиска) информации

Наиболее употребимым критерием в настоящий момент является использование обобщающих информаций. На этом же принципе структурирована информация и в Интернете, где поиск организован по ключевым словам, а переход к более детальной информации осуществляется через гиперссылки. Однако поиск через обобщающие информации гораздо менее эффективен, чем поиск через Вопросы, потому что по определению, обобщающим информациям в соответствие ставится множество детальных информаций.

Наоборот, каждой информации может быть поставлен вопрос, ответом на который и является данная информация. Конечно, Вопросу может быть сопоставлена и обобщающая информация. Таким образом, Вопрос является более точным, более гибким, а, следовательно, более эффективным и удобным критерием отбора информации. Кроме того, Вопрос несет в себе и познавательный импульс, т.е. он используется не только для поиска уже существующих информаций, но и для генерации новых. В психологическом аспекте решение повседневных задач также происходит в формате постановки и решения Вопросов.

Будущее за структурированием информации именно на базе Вопросов, а не обобщающих информаций. На этом пути, правда, необходимо будет преодолеть проблему неточности формулировки Вопроса, поскольку один и тот же Вопрос можно поставить в разных вариациях.

Основой получения информации для финансового менеджмента является управленческий учет.

Управленческий учет (Managerial accounting) – это новый вид деятельности в системе управления. Его целью является обеспечение управленческого звена фирмы информацией оперативного и финансового учета, необходимой для анализа результатов финансово-хозяйственной деятельности фирмы, принятия на этой основе оптимальных управленческих решений и контроля за их реализацией. С развитием технических средств информационного обеспечения управленческой деятельности – компьютерной сети, телекоммуникаций – стало возможным, с одной стороны, накапливать базы данных внутрифирменной информации, а с другой – получать незамедлительно всю необходимую для оперативной деятельности информацию и использовать ее в процессе управления.

В зависимости от целевого назначения информации, состава ее пользователей, различают бухгалтерский финансовый учет и бухгалтерский управленческий учет, каждый из которых выполняет свои специфические функции и имеет определенные формы отчетности. При этом российская и зарубежная практика дают различные трактовки учета как системы.

Бухгалтерский учет (Accounting) с точки зрения североамериканской школы представляет собой глобальную информационную систему о результатах текущей хозяйственной деятельности фирмы, предназначенную для оперативного управления и обеспечения финансовой и статистической отчетности фирмы. Цель бухгалтерского учета – создание информационной базы для управления.

Бухгалтерский учет – это не только ведение бухгалтерских записей (book-keeping), но и их анализ и интерпретация, что предполагает установление зависимости между финансовыми результатами и теми событиями, которые привели к этим результатам. Такую информацию необходимо иметь управленческому звену при выборе лучшего варианта действий в будущем.

Оперативный учет (Operating accounting) обслуживает текущее повседневное управление фирмой. В его основе лежит бухгалтерский учет. Информация оперативного учета всегда направлена на управление определенными видами хозяйственной деятельности или отдельными операциями. Иными словами, оперативный учет в основном выполняет функцию текущего регулирования и контроля за научно-технической и производственно-сбытовой деятельностью фирмы.

Основными показателями оперативного учета являются доходы и затраты, включая калькулирование себестоимости всех видов выпускаемой продукции (Cost accounting).

Финансовый учет (Financial accounting) представляет собой систему сбора, обобщения и хранения информации об использовании всех денежных средств и ресурсов финансово-хозяйственной деятельности фирмы. В него входит учет расчетов с поставщиками, покупателями, другими организациями и физическими лицами, а также учет всех финансовых операций (акций и дивидендов, облигаций и векселей, кредитов и процентов, инвестиций). На основе данных финансового учета выявляется финансовый результат и составляется финансовая отчетность: балансовый отчет (баланс), отчет о доходах (отчет о прибылях и убытках), отчет о финансовом положении и др. Эта информация выражается совокупностью определенным образом сформированных экономических показателей, на которых строится финансовая отчетность фирмы. В свою очередь финансовая отчетность служит источником данных для инвесторов, банков, налоговых и статистических органов, для контролирующих органов (ревизоров), для составления периодической отчетности, представляемой акционерам фирмы.

Статистический учет (Statistical accounting) является обязательным для каждой фирмы, однако статистическая информация в отличие от финансовой может быть не сплошной, а выборочной. Статистический учет может осуществляться как по данным оперативного и финансового учета, так и с помощью самостоятельного наблюдения. Статистическая информация дополняет финансовую, в частности, о тех процессах и явлениях, которые не имеют стоимостной оценки.

Статистический учет ведется по другим принципам, нежели бухгалтерский. Статистическая отчетность представляет данные не только за отчетный год, но и за определенный период (5-10 лет) в виде таблиц и графиков, позволяющих проводить сравнительный экономический анализ деятельности фирмы.

Система управленческого учета и отчетности предоставляет информацию для внутреннего контроля и принятия управленческих решений, которая также может быть использована и для удовлетворения интересов внешних пользователей информации.

К внутренним пользователям информации относятся высшее руководство компании и менеджеры всех уровней управления. На основе анализа финансовой отчетности они определяют потребности в финансовых ресурсах; оценивают правильность принятых ранее инвестиционных решений и эффективность структуры капитала; делают оценки для внесения корректировок в плановые показатели; разрабатывают и реализуют политику дивидендов; вносят предложения о проведении структурной реорганизации фирмы.

В качестве внешних пользователей информации, принимающих на ее основе свои решения, выступают, в частности: акционеры (лица или банки), обеспечивающие финансирование фирмы (владельцы и кредиторы); поставщики и потребители товаров фирмы; служащие фирмы и профсоюзы; налоговые, законодательные органы и правительственные организации: аудиторские фирмы; консультанты по финансовым вопросам, фондовые биржи, пресса и информационные агентства, союзы предпринимателей, юристы и др.

Всем внешним пользователям нужна, как правило, прежде всего, информация о финансовом положении фирмы и результатах ее хозяйственной деятельности, позволяющая оценивать экономическое положение фирмы, движение ее наличных денежных средств.

К качеству экономической информации предъявляются определенные требования, прежде всего требование о том, чтобы она удовлетворяла пользователей информации, иначе говоря, была полезной.

Полезность (usefulness) информации оценивается внутренними и внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:

1. уместность и своевременность информации – способность повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку, т.е. информация, представленная своевременно;

2. достоверность информации – гарантия объективности и правдивости представляемых данных, что предполагает необходимость указания методов учета, а также процедур учета и оценки, чтобы пользователи могли правильно понимать назначение представляемой информации и проверить ее;

3. сопоставимость информации – возможность сравнения показателей отчетности фирмы с данными по другим фирмам, что требует применения набора определений, единиц измерения, методики обработки данных, сроков отчетности, соответствующих национальным или международным стандартам отчетности, а также международной коммерческой практике;

4. доступность и понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку. Для ясного понимания информации необходимо, чтобы формы представления отчетности (описательные заголовки, анализируемые понятия, базы классификации данных, содержание примечаний) отражали существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, правильно переведенными на иностранные языки; предоставление информации бесплатно предполагает целенаправленность ее распространения среди известных фирме пользователей;

5. конфиденциальность информации – предоставление пользователям лишь той информации, которая не нанесет ущерба фирме со стороны конкурентов. Отсюда строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за содержанием и характером отчетной информации.

Обычно обеспечение управленческого персонала соответствующей информацией зависит от распределения функций между исполнителями. С этой целью для каждого управляющего разрабатываются должностные инструкции, в которых перечисляются функции, которые он исполняет. На основании должностных инструкций определяется тот объем информации, который необходим для осуществления конкретных видов деятельности и принятия определенных управленческих решений.

Таким образом, информация, основанная на данных учета и отчетности, должна быть целенаправленной, ориентированной на потребности соответствующего уровня управления. Поэтому управленческий учет и отчетность тесно увязаны с организационной структурой управления фирмой, с распределением полномочий и ответственности между различными подразделениями аппарата управления. Считается, что система управления является ведущим, а система учета – обеспечивающим звеном в финансово-хозяйственной деятельности фирмы.